Przewodnik po przepływach pieniężnych w handlu elektronicznym: 6 kroków do zabezpieczenia swoich finansów

A co jeśli powiem Ci, że 82% małych firm upada z powodu złego zarządzania przepływami pieniężnymi?

Ta zdumiewająca statystyka powinna sprawić, że każdy właściciel firmy eCommerce usiądzie i zwróci na nią uwagę.

W końcu gotówka jest tlenem dla firm, a bez odpowiedniego przepływu gotówki nawet najbardziej obiecujące przedsięwzięcia mogą więdnąć i umrzeć.

Jak więc możesz mieć pewność, że Twój biznes eCommerce nie stanie się częścią tej bardzo niepokojącej statystyki?

Opanowując zarządzanie przepływami pieniężnymi . Łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda?

Zwłaszcza, gdy każdego dnia masz niezliczoną ilość innych obowiązków, które konkurują o Twój czas i uwagę.

Pozyskując nowych klientów, realizując zamówienia, obsługując zwroty, zarządzając zapasami i wszystkimi innymi czynnościami niezbędnymi do prowadzenia firmy, przepływ środków pieniężnych często jest zaniedbywany, aż do momentu wystąpienia kryzysu.

Ale co by było, gdybyś miał łatwy do stosowania podręcznik, który na dobre zabezpieczy Twoją sytuację finansową?

W tym ostatecznym przewodniku sprowadzamy mistrzostwo przepływu środków pieniężnych do 6 absolutnie kluczowych kroków zaprojektowanych specjalnie dla sprzedawców e-commerce.

Od optymalizacji zysków, przez zwiększanie kapitału obrotowego, po modelowanie najgorszych scenariuszy – te sprawdzone w praktyce strategie zapewniają całkowitą kontrolę nad swoim losem finansowym.

Gotowy, aby w końcu przestać martwić się o przepływy pieniężne? Zanurzmy się!

Przejdź do:

• Krok 1: Przeanalizuj swoje obecne przepływy pieniężne
• Krok 2: Ulepsz strategie sprzedaży i przychodów
• Krok 3: Efektywnie zarządzaj swoimi zapasami
• Krok 4: Optymalizacja warunków i procesów płatności
• Krok 5: Ogranicz niepotrzebne wydatki
• Krok 6: Zaplanuj podatki i nieprzewidziane wydatki

Źródło

Krok 1: Przeanalizuj swoje obecne przepływy pieniężne

Źródło

Shawn Plummer, dyrektor generalny The Annuity Expert , wyjaśnia: „Pierwszym krytycznym krokiem jest dokładna analiza i zrozumienie bieżących przepływów pieniężnych w Twojej firmie. Oznacza to śledzenie wszystkich pieniędzy wpływających i wychodzących z Twojej działalności e-commerce na poziomie szczegółowym .

W szczególności podziel i kategoryzuj swoje strumienie dochodów, w tym przychody ze sprzedaży, zwroty, a także zwroty pieniędzy i wszystko inne. Zrób to samo w przypadku swoich wydatków, takich jak zapasy, wysyłka, reklama, płace, podatki, a także wszystkie inne koszty operacyjne.

Utworzenie szczegółowego raportu przychodów i wydatków pozwala naprawdę zobaczyć, gdzie w Twojej firmie generowane i wydawane są środki pieniężne.

Analizuj dane, aby odkryć trendy, szczyty i doliny, a także wahania sezonowe.

Określ, które produkty lub usługi generują największe zyski, a które mogą Cię ściągać w dół.

Zidentyfikuj niepotrzebne lub nadmierne koszty, które można wyeliminować, aby poprawić przepływ środków pieniężnych.

Przeprowadzenie tej analizy przepływów pieniężnych rzuca światło na kondycję finansową, a także rentowność Twojego modelu biznesowego.

Kluczem jest wnikanie w najdrobniejsze szczegóły finansowe, a nie tylko patrzenie na najwyższe przychody.

Zrozumienie mechaniki stojącej za liczbami jest bardzo istotne przy prognozowaniu, budżetowaniu i podejmowaniu decyzji mających na celu optymalizację finansów i zabezpieczenie zrównoważonego przepływu środków pieniężnych na przyszłych etapach.

Poświęć więc czas na dokładną analizę i zapoznaj się z pieniędzmi przepływającymi przez Twoją firmę zajmującą się handlem elektronicznym.

Zidentyfikuj problematyczne obszary lub możliwości i przygotuj się na ulepszenia w miarę postępów w kolejnych etapach niniejszego przewodnika po przepływach pieniężnych.

Krok 2: Ulepsz strategie sprzedaży i przychodów

Źródło

Skoncentruj się na przekształcaniu większej liczby odwiedzających witrynę w płacących klientów.

Dokładnie przeanalizuj swój lejek sprzedaży i zidentyfikuj, gdzie występują porzucenia.

Czy odwiedzający dodają produkty do koszyka, ale nie dokonują transakcji?

Pomyśl o oferowaniu bezpłatnej wysyłki lub rabatów, aby zachęcić do zrealizowania zakupów.

Robert Kaskel, dyrektor ds. kadr w firmie Checkr , dodaje: „Zamiast po prostu sprzedawać produkty, pomyśl o nowych sposobach zarabiania pieniędzy. Możesz zaoferować usługę subskrypcji, współpracować z innymi w celu marketingu afiliacyjnego, sprzedawać cyfrowe produkty, takie jak e-booki, lub zapewniać dodatkowe usług towarzyszących Twoim produktom. Regularne zdobywanie pieniędzy, np. w przypadku subskrypcji, pomaga utrzymać stały przepływ środków pieniężnych. Nie chodzi tylko o sprzedaż rzeczy, ale o znalezienie różnych utworów do grania i upewnienie się, że pieniądze płynnie wpływają.

Optymalizuj strategie cenowe, korzystając z cen konkurencji i danych sprzedażowych, aby określić idealne punkty cenowe.

Unikaj dużych rabatów, które mogą obniżyć wartość produktów.

Zamiast tego oferuj bezpłatne produkty w pakiecie lub bezpłatną wysyłkę, aby zachęcić do zamówień o większej wartości.

Segmentuj bazę klientów i oferuj promocje dostosowane do każdej grupy.

Na przykład oferuj rabaty przy pierwszym zakupie, aby pozyskać wielu nowych klientów, zapewniając jednocześnie nagrody lojalnościowe stałym klientom. Spersonalizowane oferty konwertują lepiej niż oferty ogólne.

Stale testuj A/B różne elementy procesu sprzedaży.

Przetestuj przepływy transakcji , układy stron, wezwania do działania, ścieżki e-mailowe i nie tylko. Stopniowo ulepszaj każdy element poprzez eksperymenty i analizy oparte na danych.

Drobne optymalizacje z czasem przekładają się na wiele dużych korzyści.

Krok 3: Efektywnie zarządzaj swoimi zapasami

Dokładne śledzenie zapasów i zarządzanie nimi ma kluczowe znaczenie zarówno dla przepływu środków pieniężnych, jak i satysfakcji klienta.

Zacznij od uporządkowania swoich produktów w kategorie ABC – A to 20% najlepszych produktów generujących 80% sprzedaży, B to środkowe 30-40% przychodów, a C to dolne 40% lub mniej.

Skoncentruj większość uwagi na utrzymywaniu stanu zapasów, ustalaniu punktów ponownego zamawiania i zabezpieczaniu wiarygodnych źródeł, aby uniknąć braków w magazynie.

W przypadku towarów B i C należy rozważyć nałożenie limitów na zapasy w celu zmniejszenia kosztów utrzymania.

Analizuj dane dotyczące sprzedaży, aby określić idealne ilości – wystarczające do zaspokojenia popytu, ale bez nadmiernych zapasów.

Powolni sprzedawcy mogą potrzebować tylko kilku sztuk, które należy trzymać pod ręką i okazjonalnie uzupełniać, podczas gdy szybsze produkty wymagają wyższych poziomów zapasów, a także szybszego uzupełniania zapasów, gdy się wyprzedają.

Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami , aby zautomatyzować ponowne zamawianie, zapewnić nadzór nad licznikami w czasie rzeczywistym i szybkością sprzedaży oraz umożliwić zamawianie zwrotne w przypadku braku zapasów.

Taka widoczność umożliwia inteligentniejsze planowanie i zakupy w celu dostosowania się do prawdziwego popytu.

„Monitoruj produkty, które stoją w miejscu lub są przestarzałe, bez niedawnej sprzedaży. Corocznie usuwaj starsze towary poprzez wyprzedaże, pakiety lub darowizny, aby uwolnić gotówkę uwięzioną w niepłynnych aktywach. Utrzymywanie świeżych i ruchomych zapasów zapewnia właściwe dopasowanie produktu do rynku i lepszą gotówkę cykle konwersji i wydajność operacyjną.” — Brooke Webber, dyrektor ds. marketingu w firmie Ninja Patches .

Aktywne zarządzanie zapasami nie tylko usprawnia operacje, ale także pomaga zwiększyć sprzedaż , zapewniając, że najlepiej sprzedające się produkty są zawsze dostępne, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów.

Krok 4: Optymalizacja warunków i procesów płatności

Jeśli chodzi o efektywną obsługę przepływów pieniężnych, bardzo istotny jest czas wpływania i wypłaty płatności.

Optymalizacja warunków płatności i usprawnienie procesów może zapewnić znacznie szybsze otrzymywanie płatności i płynną kontynuację operacji.

Andrew Pierce, dyrektor generalny LLC Attorney , radzi: „Przyjrzyj się uważnie swoim warunkom płatności i sprawdź, czy jakiekolwiek zmiany mają sens. Czy możesz na przykład skrócić okna płatności, oferować rabaty za szybkie płatności i nakładać kary na zaległe płatności, aby zachęcić płatności na czas?

Nawet ogolenie się na 7-10 dni wolnego może bardzo znacząco przyspieszyć napływ gotówki. Dodatkowo możesz wygodnie dokonywać płatności za pomocą takich opcji, jak zapisane karty, PayPal i Google/ Apple Pay . Im łatwiej to zrobisz, tym szybciej otrzymasz zapłatę”.

Dokładnie sprawdź swoje procesy fakturowania.

Czy faktury są wystawiane szybko i dokładnie odzwierciedlają zamówienia?

Zautomatyzuj w jak największym stopniu, korzystając z reguł i szablonów oprogramowania księgowego.

Upewnij się, że ktoś ma za zadanie monitorować każdy etap – przyjęcie zamówienia, fakturowanie, termin płatności – tak aby wszystko nie umknęło uwadze.

Oceń wąskie gardła lub marnotrawstwo w przepływie pracy, takie jak ręczne wprowadzanie danych, które spowalnia zamienianie zamówień w gotówkę.

Zidentyfikuj słabe ogniwa i sprawdź, czy automatyzacja, integracja oprogramowania lub zmiana przypisania zadań mogą przyspieszyć realizację zamówienia.

Na przykład zintegruj swój system POS i oprogramowanie księgowe, aby płynnie przenieść szczegóły zamówienia na faktury i przyspieszyć ich przetwarzanie.

Optymalizacja podstawowych procesów i warunków otrzymywania płatności od klientów może zdziałać cuda w zakresie przepływu środków pieniężnych.

Oceń, gdzie występują nieefektywności, gdzie masz wpływ na dostosowanie warunków i w jaki sposób możesz ułatwić klientom szybsze płatności.

Kilka poprawek mogłoby przyspieszyć napływ gotówki o tygodnie w każdym cyklu płatności.

Krok 5: Ogranicz niepotrzebne wydatki

Jeśli chodzi o finanse e-commerce, bardzo ważna jest ocena wydatków i ograniczenie wydatków, które nie są niezbędne.

Bądź tutaj bezwzględny – każdy zaoszczędzony dolar trafia bezpośrednio na zyski.

Wdrożenie rygorystycznego śledzenia wydatków na tym etapie może odkryć, które wydatki nie przyczyniają się do rozwoju Twojej firmy, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących redukcji kosztów.

Puneet Gogia, założyciel Excel Champs , mówi: „Zacznij od sklasyfikowania wszystkich wydatków z ostatnich 3–6 miesięcy. Podziel je na stałe (takie jak niezbędne rzeczy, takie jak hosting i dostawy) lub zmienne (miłe rzeczy, które warto mieć jak reklamy i subskrypcje oprogramowania. Teraz przychodzi trudniejsza część – zdecyduj, które wydatki zmienne nie generują wystarczających przychodów lub wzrostu, aby uzasadnić ich koszt.

Na przykład ta usługa SEO, która nie poprawiła Twoich rankingów, lub menedżer mediów społecznościowych, który nie zyskał obserwujących. Choć to trudne, musisz odciąć nadmiar tłuszczu. Przeanalizuj zwrot z inwestycji w te usługi i usuń te, które nie są wnoszące żadnego wkładu.

Następnie sprawdź, czy możesz wynegocjować jakiekolwiek stałe wydatki, takie jak opłaty manipulacyjne dla handlowców i hosting.

Dostawcy usług chcą zatrzymać Cię jako klienta i często mogą oferować zniżki, więc nie zaszkodzi zapytać.

Zbadaj swoje tendencje. Często racjonalizujemy niepotrzebne zakupy jako „dla biznesu”.

Bądź tutaj bardzo szczery wobec siebie.

Czy naprawdę potrzebujesz tego drogiego oprogramowania ze wszystkimi bajerami i gwizdkami, czy wystarczy bardziej podstawowa wersja?

Każdy przedsiębiorca musi bardzo uważnie przyglądać się nawet niewielkim wydatkom.

Krok 6: Zaplanuj podatki i nieprzewidziane wydatki

• Planuj podatki

Źródło

Catherine Schwartz, redaktor ds. finansów w Crediful , podkreśla: „W miarę rozwoju Twojej firmy nie pozwól, aby obowiązki podatkowe Cię zaskoczyły. Odłóż szacunkowy procent każdej sprzedaży na pokrycie podatku dochodowego, podatku od wynagrodzeń, jeśli zatrudniasz pracowników, oraz podatku od sprzedaży jeśli ma to zastosowanie. Księgowy może pomóc w określeniu odpowiednich wartości procentowych, tak aby nie stracić wszystkich na raz, gdy nadejdzie czas rozliczenia podatkowego.

Ponadto dowiedz się, czy musisz dokonywać kwartalnych szacunkowych płatności podatkowych, aby uniknąć kar.

Jeśli tak, uwzględnij je w planowaniu przepływów pieniężnych.

Gdy Twoje dochody się zmienią, sprawdź ponownie procent odłożonego podatku, aby upewnić się, że nadal ma to sens.

• Posiadaj fundusz awaryjny

Gerald Lombardo, dyrektor ds. rozwoju w Popl, wyjaśnia: „Bez względu na to, jak dokładnie planujesz, nieuchronnie pojawią się nieoczekiwane wydatki – nowa kampania marketingowa, naprawy i wymiany sprzętu, a nawet konieczność zwrotu pieniędzy klientom. Dlatego właśnie powstaje fundusz awaryjny Bardzo krytyczne.

Staraj się zarezerwować co najmniej 6 miesięcy wydatków operacyjnych jako fundusz awaryjny, aby Twoja firma mogła przetrwać niezależnie od tego, co Cię spotka. Samoubezpieczenie w ramach pokaźnego funduszu awaryjnego oznacza, że ​​nie będziesz desperacko potrzebować kredytu ani pożyczki za każdym razem, gdy coś pójdzie nie tak.

• Uzupełnij w razie potrzeby

Po skorzystaniu z funduszu awaryjnego zadecyduj o jego jak najszybszej odbudowie.

W razie potrzeby ogranicz niepotrzebne wydatki, aż wrócisz do salda za 6 miesięcy.

Planując niespodziewane podatki i wydatki w swoim modelu przepływów pieniężnych, możesz poradzić sobie z tymi zabójcami przepływów pieniężnych, nie sabotując całej swojej ciężkiej pracy.

Twoja firma będzie cieszyć się większą odpornością finansową i spokojem ducha.

Wniosek

Zapewnienie zdrowego przepływu środków pieniężnych jest bardzo istotne dla każdej firmy zajmującej się handlem elektronicznym.

Postępując zgodnie z kluczowymi krokami opisanymi w tym przewodniku, możesz zapewnić swojej firmie stabilność finansową i sukces.

Najpierw przeanalizuj liczby, aby zrozumieć, na co idą Twoje pieniądze, a następnie zidentyfikuj obszary wymagające poprawy.

Następnie zoptymalizuj operacje, aby zwiększyć zyski, czy to poprzez redukcję kosztów, czy znalezienie nieefektywności.

Pomocne informacje można uzyskać, korzystając z systemów zarządzania zapasami i zamówieniami.

Dodatkowo skup się na przekształcaniu odwiedzających w stałych, lojalnych klientów.

Zadowoleni klienci, którzy wracają raz po raz, są kluczem do stałego przepływu środków pieniężnych. zapewnianie doskonałego doświadczenia użytkownika i solidna obsługa klienta pielęgnują te cenne relacje.