Czym jest macierz Eisenhowera i jak z niej korzystać?

Wszechobecny pośpiech i nieustanne próby wykorzystania każdej chwili sprawiają, że prędzej czy później tracimy kontrolę. Ile razy czułeś, że lista rzeczy do zrobienia cię przytłacza, a z pomocnego narzędzia stała się koszmarem? Jak skutecznie zapanować nad chaosem i zacząć zarządzać zadaniami? Czym jest macierz Eisenhowera i jak z niej korzystać? Czytaj.

Macierz Eisenhowera – spis treści:

1. Dlaczego Eisenhower jest uważany za wzór do naśladowania?
2. Pilne nie jest ważne, a ważne nie jest pilne
3. Macierz Eisenhowera
4. Ważne i pilne
5. Ważne, ale nie pilne
6. Pilne, ale nie ważne
7. Nie ważne i nie pilne
8. Jak korzystać z matrycy Eisenhowera?

Dlaczego Eisenhower jest uważany za wzór do naśladowania?

Dwight D. Eisenhower był generałem wojskowym i 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych. Nie jest jednak znany tylko z tego, że jest kimś ważnym. Uważany jest za jednego z najbardziej produktywnych ludzi w historii, a po jego śmierci jego produktywność i sprawność stała się przedmiotem licznych dyskusji. Podczas dwóch kadencji zrealizował i wdrożył wiele cennych procedur, które uczyniły świat takim, jakim jest dzisiaj. Co ciekawe, Eisenhowerowi udało się zachować produktywność przez całe życie.

Dlatego wielu badaczy, w tym Covey, zafascynowanych jego życiem, próbowało zgłębić jego sekret. W swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” przełożył ideę Eisenhowera na proste narzędzie ułatwiające ustalanie priorytetów. Kluczem jest odróżnienie spraw pilnych od ważnych.

Pilne nie jest ważne, a ważne nie jest pilne

To parafraza myśli, która przyświecała Eisenhowerowi i pomogła mu osiągnąć najwyższą produktywność. Tylko jak odróżnić ważne i pilne zadania? Te dwa słowa często funkcjonują w naszym słowniku jako synonimy, ale w tym przypadku są zupełnie inne.

Pilne zadania to te, które wymagają natychmiastowej reakcji. Są to zdarzenia awaryjne poza planowanym harmonogramem, które czekają na działanie. Pilne zadania są przyczyną chaosu w Twoim codziennym życiu, dawki stresu i frustracji. Z drugiej strony ważne zadania to długoterminowe, zaplanowane działania. Wymagają regularnej pracy, ale w konsekwencji prowadzą do istotnych zmian. Są to ważne projekty i podstawowe działania. Są to rzeczy, które sprawiają, że czujesz, że jesteś proaktywny i że twoje działania mają sens.

Jedną z głównych trudności jest odróżnienie spraw pilnych od ważnych. Wynika to głównie z faktu, że nie ma jasnej metody ani definicji, która może określić, które zadania są ważne, a które pilne. Tutaj należy poćwiczyć i poświęcić chwilę na przemyślenie danej czynności. Zrozumienie różnicy nie jest na początku tak oczywiste i może przysporzyć wielu problemów. Jednak tylko na początku. Po dłuższej analizie z pewnością dojdziesz do wniosku, które z działań są pilne, a które są ważne dla Ciebie lub Twojej firmy.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to narzędzie, które zarówno firmy, jak i osoby prywatne mogą z powodzeniem wykorzystać do planowania codziennych zadań i ustalania ich priorytetów. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej zaplanować ich realizację i ocenić, co tak naprawdę ma znaczenie i na czym warto się skupić. Jest to proste narzędzie, które dzieli czynności na cztery kategorie:

• Ważne i pilne – zadania do wykonania od ręki
• Ważne, ale nie pilne – zadania do zaplanowania na później
• Pilne, ale nieważne – zadania, które można zlecić innym
• Nieważne i niepilne – zadania do pominięcia, zignorowania

Ważne i pilne

Są to zadania, które wymagają natychmiastowej reakcji. Te, które powinieneś jak najszybciej skończyć i móc ruszyć dalej. Są to zadania, które pojawiają się nagle, ale muszą zostać wykonane, ponieważ ich niewykonanie może spowodować zakłócenia w dalszej pracy. Przy odpowiednim zaplanowaniu lista zadań w tym kwadrancie nie będzie długa i naprawdę będzie listą pilnych spraw.

Z drugiej strony dla tych, którzy źle zarządzają swoim czasem i nie planują regularnie swojej pracy, lista będzie znacznie dłuższa. Przykład? Jeśli zaplanowałeś regularne wizyty lekarskie, badania krwi i zadbasz o zdrową dietę i odpowiednią ilość ruchu na co dzień, wszelkie choroby, które sprawią, że będziesz niedysponowany, będą naprawdę rzadkie, a większość ludzi całkowicie uchroni się przed nimi podejmując działania profilaktyczne. środki.

Ważne, ale nie pilne

To miejsce na ważne zadania, które nie mają określonego terminu. Są one zwykle związane z celami rodzinnymi, zawodowymi lub samorozwojowymi. W rzeczywistości są bardzo ważne i cały czas o nich myślisz, ale nie są stresujące i cierpliwie czekają na wdrożenie.

Nie oznacza to jednak, że zawsze należy je stawiać na tylnym palniku. W szerszym ujęciu to ich realizacja determinuje najbardziej. Wpływają na jakość naszego życia, dlatego warto tym zadaniom poświęcić dużo czasu. Ich ukończenie wymaga dużo samozaparcia. Jest to jeszcze trudniejsze, gdy jesteś przytłoczony codziennymi sprawami, a także dlatego, że nie dostajesz za nie natychmiastowej „nagrody”. Działania długoterminowe wymagają dużej samoświadomości.

Pilne, ale nie ważne

Są to zadania, które czekają w kolejce do wykonania. Nie są one jednak tak ważne, że trzeba je wykonać samodzielnie. Oznacza to, że możesz z powodzeniem przypisać je innym członkom zespołu, a efekt końcowy będzie praktycznie taki sam. Tylko poświęcając dodatkowy czas, będziesz w stanie zrealizować priorytety bez odkładania innych zadań.

Nie ważne i nie pilne

Są to czynności, które pochłaniają czas i promują prokrastynację. To są zadania, które należy zignorować. Jeśli w twoim życiu jest ich zbyt wiele, po ich wyeliminowaniu na pewno zauważysz różnicę i odkryjesz, że masz więcej czasu. Do takich działań należą spotkania towarzyskie, przerwy kawowe czy przewijanie internetu i mediów społecznościowych.

Czy to pożeracze czasu? Z pewnością. Nie oznacza to jednak, że powinny całkowicie zniknąć z twojego życia. Są to chwile relaksu, które pomagają odprężyć się po intensywnej pracy umysłowej i są niezbędne do utrzymania zdrowej równowagi. Ale kiedy analizujesz swój dzień i widzisz, że zajmuje on zbyt dużo czasu, powinien to być wyraźny sygnał do zmiany.

Jak korzystać z matrycy Eisenhowera?

To narzędzie świetnie nadaje się zarówno do planowania jednodniowej pracy, jak i do długoterminowych projektów. Jest to skuteczna pomoc w zarządzaniu czasem, która pomaga ułożyć poszczególne zadania. Dzięki temu na pewno łatwiej będzie Ci zrealizować dany projekt. Po utworzeniu konkretnej listy możesz również skorzystać z innych metod zarządzania zadaniami.

Chociaż z pewnością nie jest to idealna metoda i nie będzie działać dla wszystkich, ma jedną ogromną zaletę. Często okazuje się, że dopiero wypisanie wszystkich czynności pozwala zobaczyć, które z nich są w rzeczywistości nieistotne, a które można z powodzeniem przekazać współpracownikom. W świecie, w którym otacza nas chaos i coraz trudniej jest zachować pełną koncentrację, wyeliminowanie rozpraszaczy to dobry początek w dążeniu do sukcesu.

Właśnie dowiedziałeś się, czym jest macierz Eisenhowera. Przeczytaj też: Jak rozpocząć dropshipping na Amazon.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty