Przyszłość pomocy rządowej koncentruje się na człowieku

W ciągu ostatnich trzech lat wiele władz stanowych i lokalnych podjęło ogromne wysiłki, aby zaspokoić potrzeby członków swoich społeczności. Nie tylko stanęły w obliczu skutków pandemii COVID-19 na dużą skalę, ale także reagowały na szybko rozwijające się klęski żywiołowe i wspierały historyczne poziomy inwestycji federalnych.

Chociaż zbieżność wszystkich tych sił w krótkim okresie zintensyfikowała presję na wiele zespołów rządowych, nie jest to odosobniony moment. Przyszłość programów sektora publicznego zależy od zdolności administratorów do utrzymania rozmachu, który już stworzyli.

Bardziej niż cokolwiek innego ostatnie wydarzenia uwydatniły rzeczywistość, w której kwestie społeczne nakładają się na siebie i krzyżują. Gdy agencje rządowe opracowują programy mające na celu zaspokojenie potrzeb społeczności, muszą to robić z myślą o tych wzajemnych powiązaniach. Muszą też inwestować w odpowiednią technologię — technologię, która skupia ludzi i umożliwia transformacyjne zmiany.

Programy pomocy rządowej muszą zapewniać koncentrację ludzi w całym procesie projektowania, budowy i wdrażania. Praktyki muszą być zakorzenione w rzeczywistych doświadczeniach — zarówno personelu, jak i członków społeczności. Krótko mówiąc, procesy i technologia powinny służyć ludziom, a nie odwrotnie.

Technologia jest ważnym elementem tego przejścia na podejście skoncentrowane na człowieku, a oprogramowanie do zarządzania dotacjami jest ważnym elementem. Dobre oprogramowanie do grantów pozwala zespołom rządowym zaspokajać pilne i długoterminowe potrzeby społeczności poprzez otwieranie linii komunikacyjnych i zmniejszanie obciążeń administracyjnych zarówno dla personelu, jak i wnioskodawców.

Ale dobre oprogramowanie do zarządzania grantami to coś więcej niż sama technologia. Dzięki odpowiedniemu partnerowi w zakresie oprogramowania zespoły mogą skutecznie się rozwijać, korzystając z wiedzy specjalistów ds. wdrażania i wsparcia, którzy mają doświadczenie w przekształcaniu programów grantowych i pomocowych każdej wielkości. Ta zwiększona wydajność pozwala im strategicznie podchodzić do sposobu integrowania technologii, umożliwiając im skupienie się na ludziach w centrum ich programu.

Niezbędna równowaga

W przypadku pracowników sektora publicznego przejście na podejście skoncentrowane na człowieku wymaga elastyczności i intencji. Zespoły będą musiały zrównoważyć to, co może wydawać się przeciwstawnymi priorytetami.

Ewolucja i zgodność

Bez względu na to, jak ambitni administratorzy programów podchodzą do zmieniających się praktyk, rzeczywistość jest taka, że ​​ewolucja ta musi odbywać się w ramach istniejących ram zgodności. Nie chodzi o to, żeby zaczynać od zera. Zespoły rządowe muszą powtarzać swoje procesy, aby lepiej zaspokajać potrzeby społeczności, jednocześnie przestrzegając zasad i przepisów leżących u podstaw ich pracy.

Szybkość i równość

Administratorzy programów muszą działać szybko, ale nigdy kosztem równości lub przejrzystości. Usprawnienie procesów ułatwia rządom szybkie działania w celu zaspokojenia pilnych potrzeb społeczności. Ale ponieważ zespoły starają się uprościć doświadczenie wnioskodawców, muszą zachować dźwignie równości i odpowiedzialności.

Innowacyjność i niezawodność

Zespoły rządowe muszą naciskać na opracowywanie nowych pomysłów bez poświęcania niezawodności. Chcąc wprowadzać innowacje, muszą stawiać na pierwszym miejscu zapewnienie spójnych i niezawodnych doświadczeń dla kandydatów i personelu. Muszą stworzyć przestrzeń do eksperymentowania, wykorzystując sprawdzone rozwiązania, które mogą wdrożyć przy minimalnych zakłóceniach. Powinni szukać intuicyjnej, łatwej w obsłudze platformy, która jest dostępna dla wszystkich.

Przyjmując podejście skoncentrowane na człowieku

Bez względu na to, jak bardzo zespół rządowy jest zaangażowany w podejście skoncentrowane na człowieku, jeśli technologia nie jest oparta na tym samym etosie, prawdopodobnie będzie miał trudności z wprowadzeniem swoich pomysłów w życie. Właściwe rozwiązania technologiczne odpowiadają potrzebom zespołów rządowych i realiom życia członków społeczności, jednocześnie zmniejszając ryzyko nadużycia lub niewłaściwego wykorzystania funduszy.

Szybko uruchamiaj i skaluj

Wdrożenie odpowiednich systemów umożliwia rządom rozpatrywanie przyszłych wniosków lub całych programów w ciągu godzin lub dni, a nie tygodni czy miesięcy. Ta szybkość jest niezbędna, jeśli chodzi o reagowanie na nagłe sytuacje kryzysowe.

Dla wielu rządów przygotowanie odpowiedzi na pandemię COVID-19 było lekcją, dlaczego ważne jest, aby mieć dostęp do technologii, zanim pojawi się taka potrzeba. Agencje, które nie przyjęły jeszcze technologii przyznawania grantów, znalazły się w trudnej sytuacji. Wiele z nich przechodziło z systemów zarządzania opartych na papierze lub arkuszach kalkulacyjnych na rozwiązania programowe w zawrotnym tempie. To było jak próba zbudowania samolotu i latania nim w tym samym czasie.

W idealnym przypadku technologia powinna nie tylko przyspieszać proces udzielania pomocy, ale także wspierać skalowalność. Wiele samorządów lokalnych i stanowych otrzymało zadanie dystrybucji funduszy z ustawy CARES, pakietu pomocowego o wartości 2,2 biliona dolarów. Procesy, które wcześniej zapewniały wsparcie na małą skalę, nagle okazały się nie do utrzymania.

Odpowiednie rozwiązania technologiczne umożliwiają zespołom rządowym tworzenie i prowadzenie programów dotacji i pomocy dowolnej wielkości.

Aby zapewnić szybkość i skalowalność, administratorzy programów powinni szukać technologii, która obejmuje zaawansowaną automatyzację i analizę danych. Narzędzia te pozwalają małym zespołom rządowym zmaksymalizować ich wysiłki, skracając czas i energię potrzebną do uruchamiania programów i zarządzania nimi, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo i dostępność.

Bez względu na to, jak szybko zespoły przechodzą przez proces aplikacji i recenzji, jeśli nadal drukują i wysyłają papierowe czeki, tworzą niepotrzebne opóźnienia w swoim procesie. Technologia powinna ułatwiać cyfrową dystrybucję środków, aby uprościć pracę zespołu i przyspieszyć wypłaty potrzebującym.

Włącz udział w procesie

Jeśli chodzi o rządowe dotacje i programy pomocowe, równość musi być podstawową zasadą projektowania. Właściwa technologia zapewnia narzędzia i wgląd w realizację intencji dotyczących równości.

Kapitał nie jest teoretycznym dążeniem. Ma realny wpływ. A stawka jest wysoka. Na poziomie federalnym przywódcy FEMA konfrontują się z rzeczywistością, że rasa często wypacza pomoc ofiarom katastrof, a biali stale otrzymują więcej pomocy niż ludzie kolorowi.

Częścią przyjęcia sprawiedliwego podejścia jest uznanie obciążenia, jakie wniosek nakłada na osoby ubiegające się o fundusze. Niezależnie od tego, czy program jest skierowany do osób fizycznych, firm czy innych agencji rządowych, administratorzy muszą pamiętać, że po drugiej stronie aplikacji znajdują się prawdziwi ludzie. Wnioski powinny wymagać jedynie informacji, które są absolutnie niezbędne, a platforma powinna maksymalnie ułatwiać użytkownikom dostęp do formularzy i ich wypełnianie. Proces ubiegania się o środki nigdy nie powinien być na tyle uciążliwy, aby zniechęcać kwalifikujących się wnioskodawców.

Na każdym szczeblu rządy podejmują działania na rzecz równości. W ramach inicjatywy Justice40 rząd federalny postawił sobie za cel skierowanie 40% inwestycji klimatycznych do społeczności znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. Aby pomóc zespołom w realizacji takich celów, technologia musi przechwytywać dane potrzebne do oceny i ulepszania programów, jednocześnie ułatwiając wszystkie wymagane raporty i audyty.

Zintegruj nowe rozwiązania z istniejącą i znaną technologią

W sektorze publicznym ważne jest, aby technologia upraszczała doświadczenie dla wszystkich — zarówno osób prowadzących programy, jak i członków społeczności, którzy z nich korzystają. Dla wielu zespołów rządowych oznacza to, że każde nowe rozwiązanie musi dobrze integrować się z istniejącymi systemami.

Zespoły powinny dążyć do stworzenia bezproblemowego środowiska dla kandydatów, personelu i innych interesariuszy za pomocą oprogramowania, które jest intuicyjne i łatwe w użyciu. Interfejs technologii musi być nowoczesny i znajomy. Tutaj liczą się drobiazgi. Narzędzia powinny umożliwiać przeciąganie i upuszczanie, a kandydaci muszą mieć możliwość uruchamiania, zapisywania i powrotu do aplikacji bez utraty pracy. Jeśli obrazy lub dokumenty są częścią wniosku, kandydaci powinni mieć możliwość zrobienia zdjęcia za pomocą telefonu, a zespoły recenzentów powinny mieć możliwość przeglądania plików bez ich pobierania.

Technologia musi również umożliwiać współpracę w czasie rzeczywistym — zarówno dla wnioskodawców, którzy mogą pracować z kolegami lub rówieśnikami, jak i dla zespołu rządowego, który musi koordynować wysiłki w trakcie całego procesu przeglądu.

Ogranicz oszustwa i błędy ludzkie bez obciążania wnioskodawców

Oszustwa wysysają podstawowe zasoby z dala od ludzi, którzy ich potrzebują, niwecząc wysiłki na rzecz poprawy społeczności. Odpowiednie oprogramowanie daje zespołom rządowym możliwość radzenia sobie z oszustwami bez odciągania ich od ważnej pracy związanej z tworzeniem programów i zarządzaniem nimi.

Oszustwo nie tylko może wypaczyć wyniki, ale także osłabia zaufanie społeczne do procesów i instytucji, zagrażając przyszłym programom. Weźmy ostatnie skandale wokół pożyczek PPP, które stanowiły 80 miliardów dolarów kradzieży funduszy pomocowych COVID. Kiedy wyborcy i wybrani urzędnicy widzą tego rodzaju sprzeniewierzenie, znacznie bardziej wahają się przed wspieraniem wydatków na pomoc humanitarną na dużą skalę w przyszłości.

Aby skutecznie przeciwdziałać oszustwom, rządy powinny szukać partnerów technologicznych i konsultingowych, którzy przyjmą świadome i skoncentrowane na człowieku podejście do zrozumienia głównych intencji programów. Jeśli partnerzy nie dołożą starań, aby zrozumieć szerszy kontekst istnienia programu, będą mieli trudności z wyeliminowaniem oszustw bez obciążania wnioskodawców.

Ponownie wracamy do idei równowagi. Wyeliminowanie oszustw i błędów ludzkich jest niezbędne, ale jeśli obowiązujące zabezpieczenia utrudniają kwalifikującym się wnioskodawcom składanie wniosków, przypomina to ścięcie jabłoni w celu uratowania owoców.

Zespół rządowy musi szukać technologii, która może pomóc w walce z oszustwami bez dodawania uciążliwych kroków do procesu składania wniosków. Proste, ale skuteczne kontrole bezpieczeństwa mogą być tutaj niezwykle przydatne. Na przykład quizy uwierzytelniające oparte na wiedzy weryfikują tożsamość kandydatów, prosząc ich o udzielenie odpowiedzi na kilka pytań wielokrotnego wyboru, takich jak adresy lub pojazdy, z którymi byli powiązani. Inną opcją jest natychmiastowa weryfikacja tożsamości ze zdjęciem, w której narzędzie potwierdza, że ​​wydany przez rząd dokument tożsamości wnioskodawcy pasuje do selfie zrobionego w czasie rzeczywistym.

Chociaż błąd ludzki przyciąga mniej uwagi niż oszustwo, może stanowić duży problem, zwłaszcza dla zespołów, które obsługują dużą liczbę aplikacji. Łatwo popełnić błędy, gdy masz do przejrzenia tysiące lub dziesiątki tysięcy formularzy. Automatyzacja zdejmuje presję. Odpowiednia technologia może wyeliminować pracochłonność poprzez automatyzację zadań, takich jak weryfikacja danych z formularzy podatkowych lub analiza obrazów. Zautomatyzowana ocena może uchronić zespoły rządowe przed koniecznością wykonywania skomplikowanych obliczeń podczas przeglądania wniosków.

Dzięki odpowiedniej technologii nie trzeba iść na kompromis. Doświadczenie może być łatwe i proste dla wszystkich, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiednich kontroli i kontroli, aby zapobiec oszustwom i błędom ludzkim.

Przyszłość jest zbudowana na partnerstwie

Agencje rządowe w całym kraju znajdują się w kluczowym momencie. Mają rozmach — teraz chodzi tylko o ukierunkowanie tego rozpędu na długoterminową, transformacyjną zmianę. Nadszedł czas, aby przyjąć podejście skoncentrowane na człowieku i zainwestować w technologię i zasoby, które wspierają to dążenie.

Partnerstwa są kluczowe. W sektorze prywatnym, filantropii i jednostkach rządowych strategiczne koalicje umożliwiają zespołom służenie jednostkom i społecznościom.

Dlatego jesteśmy podekscytowani nową współpracą między Submittable i BDO. Wspólnie stworzyliśmy kompleksową usługę zarządzania dotacjami dostosowaną do potrzeb organizacji sektora publicznego.

Ta nowa wspólna usługa zapewnia solidne oprogramowanie i doświadczoną pomoc wdrożeniową potrzebną do zabezpieczenia programów dotacji przed wycofaniem, usprawnienia gotowości do audytów rządowych i utrzymania bieżącej dokumentacji. Dzięki przyjaznym dla użytkownika narzędziom, potężnym automatykom i kompleksowym usługom, BDO i Submittable pomagają agencjom rządowym administrować dotacjami łatwiej, skalowalnie i skuteczniej.

Dzięki wspólnej wizji przyszłości skoncentrowanej na człowieku, Submittable i BDO są w stanie wspierać rządy każdej wielkości w ich rozwoju.