Wpływ działu HR i liderów zespołów na retencję i zaangażowanie pracowników

W dobie ciągłych zmian i nowych możliwości zatrzymanie pracownika jest nie lada wyzwaniem dla działów HR i liderów zespołów. W rzeczywistości koszt utraty specjalisty może wynieść nawet 1,5-2-krotność jego wynagrodzenia. Jakie zatem strategie retencji pracowników warto wdrożyć w swojej firmie? Jaką rolę odgrywają w tym procesie liderzy zespołów i dział HR? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Wyzwania związane z utrzymaniem pracowników

Rotacja pracowników to odsetek pracowników, którzy odeszli z organizacji w określonym okresie i zostali zastąpieni przez nowe osoby. Może to być dobrowolne (pracownik decyduje się na odejście z firmy poprzez rezygnację lub przejście na emeryturę) lub niedobrowolne (pracownik zostaje zwolniony). W drugim przypadku takie decyzje są w większości przemyślane i kierowane dobrem organizacji.

Decyzja pracowników o dobrowolnym odejściu z pracy może być motywowana różnymi czynnikami, na przykład niską satysfakcją z pracy, brakiem możliwości rozwoju zawodowego lub brakiem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W takiej sytuacji firma musi radzić sobie z ryzykami związanymi z rotacją pracowników, takimi jak:

• obniżona produktywność – do czasu zatrudnienia nowej osoby, przejęcia dotychczasowych obowiązków pracownika przez innych członków zespołu lub wstrzymania prac.
• niższa jakość produktów/usług – obniżona efektywność i produktywność zespołu w połączeniu z brakiem doświadczenia nowych pracowników bezpośrednio prowadzą do pogorszenia jakości produktów.
• słabe morale – duża rotacja pracowników niekorzystnie wpływa na środowisko i atmosferę w organizacji – obecni pracownicy są przeciążeni pracą, a nowi często mają trudności ze zrozumieniem swoich zadań i obowiązujących procedur
• słabsza marka – wysoka rotacja skutecznie zniechęca potencjalnych kandydatów do wysyłania aplikacji na dane stanowisko, przez co działy HR mogą mieć trudności z obsadzaniem wakatów.

Strategie utrzymania pracowników

Biorąc pod uwagę wymienione powyżej zagrożenia, utrzymanie pracowników ma kluczowe znaczenie. Retencję pracowników można zdefiniować jako zdolność firmy do utrzymania pracowników w organizacji, o czym szczegółowo pisaliśmy w artykule: „Czynniki wpływające na retencję pracowników”. Omówmy teraz strategie, których możesz użyć, aby zatrzymać pracowników w swojej firmie:

1. Usprawnienie procesu rekrutacji i selekcji

Już na etapie rekrutacji warto zaproponować pracę kandydatom, których zatrzymanie z perspektywy firmy będzie korzystne. Niewłaściwie dobrani pracownicy mogą nie spełniać oczekiwań pracodawcy. W rezultacie mogą zostać zwolnieni lub napotkać trudności w przystosowaniu się do środowiska pracy, co skłoni ich do odejścia.

Trudno jednak poznać kandydata podczas jednej rozmowy kwalifikacyjnej. Dlatego warto zorganizować wieloetapowy proces rekrutacji, podczas którego będzie można dokładnie zweryfikować umiejętności kandydata, a także ocenić jego dopasowanie do kultury organizacyjnej i zespołu (np. poprzez testy osobowości).

2. Oferując możliwości rozwoju

Pracując przez długi czas w tej samej firmie, pracownik może dojść do punktu, w którym poczuje, że osiągnął pełnię swojego potencjału. A to rodzi pytanie: co dalej?” W tej chwili mają dwie możliwości: albo pozostać przy znajomej roli, która nie przynosi im już radości i spełnienia, albo szukać nowych wyzwań gdzie indziej.

Można jednak zapobiec takiej sytuacji. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników, firma może zaoferować benefity w postaci warsztatów, szkoleń czy dostępu do kursów, które pozwolą im podnieść kwalifikacje zawodowe. Należy jednak zaznaczyć, że nie każdy pracownik może być zainteresowany nauką. Niemniej jednak potrzebę rozwoju można zaspokoić, na przykład oferując awanse lub zmianę stanowiska.

3. Zachęcanie do informacji zwrotnej i otwartej komunikacji

Sami pracownicy najlepiej rozumieją przyczyny odejścia z pracy. Dlatego warto zapytać ich, dlaczego zdecydowali się odejść podczas procesu offboardingu i często rozmawiać z nimi o problemach, z jakimi się borykają i co ich zdaniem można zrobić, aby poprawić środowisko pracy.

Aby zapewnić efektywną komunikację w zespołach, niezbędne są regularne spotkania indywidualne. Dają możliwość oceny pracy i zaangażowania pracownika, a także przedyskutowania jego poglądów na rolę i obowiązki. Pomaga to skutecznie dopasować zadania do ich umiejętności, co zwiększy ich produktywność.

Kluczowa rola działu HR i liderów zespołów

Dział HR i liderzy zespołów odgrywają bardzo ważną rolę w zatrzymaniu pracowników i zwiększeniu ich zaangażowania w pracę. Jednak, jak wspomnieliśmy wcześniej, sam proces rekrutacji, a nawet to, co go poprzedza, również ma wpływ na retencję pracowników. Mowa o współpracy działu HR z liderem zespołu, który powinien w odpowiednim momencie zakomunikować potrzebę zatrudnienia nowego pracownika, a następnie stworzyć profil idealnego kandydata.

Na podstawie tych wytycznych rekruter tworzy ofertę pracy i rozpoczyna poszukiwania najlepszego kandydata. Ciągła komunikacja z liderem zespołu powinna być utrzymywana przez cały proces rekrutacji.

Po zatrudnieniu pracownika i zapoznaniu się z jego zadaniami ważne jest monitorowanie jego pracy. Należy jednak unikać nadmiernego nadzoru, ponieważ może to sprawić, że poczują się nieswojo. Celem monitorowania jest po prostu upewnienie się, że zadania nie zajmują zbyt dużo czasu. Jeśli nagle zaczną wykonywać pracę wolniej, lider zespołu i/lub dział HR powinien spróbować znaleźć przyczynę. Problem może wynikać z problemów zdrowotnych, a także nudy wynikającej z przyziemnych zadań lub przytłaczającego obciążenia pracą.

Ważne jest, aby nie zostawiać pracownika samego z problemem – należy wypracować rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony. W niektórych przypadkach przedłużające się wykonywanie zadań może wynikać z braku określonych umiejętności. Jedną z możliwości jest zatrudnienie nowej osoby, ale bardziej opłacalnym podejściem byłoby zapewnienie pracownikowi możliwości rozwoju, takich jak kursy, szkolenia lub dostęp do odpowiednich książek. Pozwoli im to podnieść swoje umiejętności i sprostać stojącym przed nimi wyzwaniom.

Spadek zaangażowania pracowników i myśli o odejściu mogą wynikać z poczucia bezradności i braku zrozumienia. Aby budować poczucie przynależności, pracownicy powinni być świadomi celu swoich działań i wymiernego wpływu, jaki wywierają na organizację. Upoważnienie ich poprzez przyznanie kontroli nad zadaniami i projektami sprzyja poczuciu odpowiedzialności. Jednak bardzo ważne jest, aby nie odłączyć się całkowicie, ponieważ mogą wymagać mentoringu i wsparcia.

Bardzo ważne jest również udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej. Lider powinien nie tylko mówić o porażkach pracownika, ale także chwalić go za osiągnięcia. Wraz z działem HR i zarządem mogą wdrożyć system premiowy jako dodatkowy motywator.

Jak Firmbee może pomóc w zatrzymaniu pracowników? – studium przypadku

Jak widać, utrzymanie pracowników w firmie jest dość trudne. Firmbee, kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i zespołami, zostało opracowane jako rozwiązanie, aby sprostać temu wyzwaniu. Jak efektywnie wykorzystać możliwości systemu w praktyce?

1. Rekrutacja

Zaplanuj cały proces rekrutacji, począwszy od stworzenia oferty pracy (możesz ją zapisać, także jako szablon i wykorzystać przy kolejnej rekrutacji), stworzenia bazy kandydatów i umówienia spotkań w kalendarzu, aż po zatrudnienie osoby i dodanie ich jako współpracownika.

Dzięki automatycznym sugestiom możesz skrócić czas potrzebny na ręczne sprawdzenie CV. Wystarczy określić pożądane wymagania kandydata, a na ich podstawie system wyświetli listę najlepiej dopasowanych osób z bazy danych.

2. Zarządzanie projektami i zespołem

Zbuduj swój zespół z określonymi talentami, a następnie określ lidera zespołu. Stwórz nowy projekt na tablicach Kanban, podziel zadania i przydziel je poszczególnym członkom zespołu. Nie zapomnij wyznaczyć celów dla trwającego projektu i dołączyć niezbędną dokumentację.

Zachęcaj pracowników do śledzenia godzin pracy, co da Ci wgląd w ich karty czasu pracy i pozwoli dowiedzieć się, ile czasu poświęcają na każde zadanie. W ten sposób będziesz mógł szybko zareagować, jeśli zauważysz jakiekolwiek zaniedbanie.

3. Współpraca i informacje zwrotne

Motywuj pracowników, przekazując informacje zwrotne poprzez komentarze dotyczące konkretnych zadań. Ustalaj regularne spotkania z zespołem i poszczególnymi członkami za pomocą udostępnionego kalendarza. Ułatwiaj rozmowy zarówno offline, jak i online dzięki integracji Firmbee z narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Zoom czy Slack.

Streszczenie

Zaangażowany pracownik nie tylko zostanie na dłużej, ale także przyniesie firmie wymierne korzyści. Działy HR i liderzy zespołów stoją przed trudnym zadaniem, wymagającym umiejętności analitycznych, wyciągania wniosków, identyfikowania nieprawidłowości i problemów oraz szybkiego reagowania. Jednocześnie muszą zadbać o to, aby pracownicy nie stracili do nich zaufania i nie poczuli się przytłoczeni.

Na szczęście narzędzia takie jak Firmbee pozwalają użytkownikom w nieinwazyjny sposób zarządzać zespołami i projektami oraz automatyzować niektóre zadania, na przykład proces rekrutacji. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na rozmowy z pracownikami i odpowiadanie na ich potrzeby.

Teraz już wiesz, jak HR i liderzy zespołów wpływają na utrzymanie i zaangażowanie pracowników. Czytaj także: Empatyczne przywództwo w miejscu pracy.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty