Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu? | #36 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Jeszcze zanim cykl życia projektu się rozpocznie, Kierownik Projektu zastanawia się nad zakresem projektu. Analizuje wymagania i oczekiwania klientów, zestawia je z dostępnymi zasobami i konfrontuje z ograniczeniami czasowymi. Dzięki temu potrafi dobrze określić zakres projektu. Jednak nawet wzorowe wykonanie tego zadania nie gwarantuje, że zakres projektu w trakcie realizacji nadmiernie się powiększy. Jak więc dobrze zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?

Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu? – spis treści:

1. Wstęp
2. Określenie zakresu projektu
3. Zrozumienie wymagań
4. Struktura podziału pracy (WBS)
5. Priorytety dla ryzykownych zadań
6. Ostatni odpowiedzialny moment (LRM)
7. Jak uniknąć pełzania zasięgu?
8. Streszczenie

Wstęp

Według PMBOK zakres projektu to „praca, którą należy wykonać, aby dostarczyć produkt, usługę lub wynik o określonych cechach i funkcjach”. Aby efekt projektu spełnił oczekiwania interesariuszy, a sam projekt zakończył się sukcesem, należy jak najdokładniej zdefiniować zakres.

Określenie zakresu projektu

Kierownik Projektu powinien już na wstępie sprawdzić, czy planowany projekt jasno określił następujące obszary:

• wymagania biznesowe i techniczne interesariuszy,
• struktura podziału pracy,
• priorytety dla zadań o największym ryzyku, czyli takich, które są najbardziej innowacyjne lub odbywają się po raz pierwszy,
• uzgodniono z interesariuszami podejście „ostatniego odpowiedzialnego momentu” (LRM, Last Odpowiedzialny Moment).

Przyjrzyjmy się, na jakie pytania powinien odpowiedzieć Project Manager definiując każdy z nich.

Zrozumienie wymagań

Kierownik Projektu powinien odpowiedzieć na następujące pytania, wcielając się przez chwilę w rolę interesariusza:

1. Jakie są korzyści finansowe i pozafinansowe tego projektu? – Korzyści finansowe mogą dotyczyć sprzedaży produktu lub usługi powstałej w projekcie. Jednak korzyścią może być również poprawa wizerunku firmy, skuteczność onboardingu, czy wdrożenie nowego oprogramowania ułatwiającego zarządzanie projektami, takiego jak Firmbee.
2. Na kogo wpłynie realizacja projektu? – Realizacja projektu wiąże się ze zmianami wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Dlatego warto zadać bardziej szczegółowe pytania:

A. Czy realizacja zadań projektowych będzie wymagała reorganizacji wewnątrz firmy, zmiany obowiązków pracowników, zatrudnienia nowych osób lub współpracy z freelancerami?

B. Czy efekty projektu będą widoczne w przestrzeni publicznej i będą miały wpływ na lokalną społeczność?

C. Kto skorzysta na jego wdrożeniu?

3. Jakie potrzeby powinny zaspokajać rezultaty projektu?
4. Jakie specyfikacje techniczne powinny mieć wyniki projektu?

Struktura podziału pracy (WBS)

Stworzenie struktury podziału pracy w projekcie polega na udzieleniu odpowiedzi na hierarchicznie ułożone pytania:

1. Jaki jest główny cel realizacji projektu?
2. Jakie są cele szczegółowe?
3. Na jakie zadania dzielą się cele szczegółowe?
4. Kiedy cele i cele powinny zostać osiągnięte?
5. Jakim specjalistom zostanie powierzony każdy z nich?

Tylko główny cel powinien pozostać całkowicie niezmieniony. Natomiast odpowiedzi na pytania od 2 do 5 są uszczegóławiane i wyjaśniane w trakcie realizacji projektu.

Priorytety dla ryzykownych zadań

Najważniejsze pytania dotyczące zadań ryzykownych związane są z ich dokładną identyfikacją i określeniem, w jaki sposób obszary ryzyka mogą wpłynąć na zakres projektu.

1. Które zadania obarczone są największym ryzykiem niepowodzenia?
2. Od jakich czynników zależy powodzenie każdego z tych zadań? Może to być dostępność materiałów, specjalistów lub, w przypadku projektów R&D, trudne do przewidzenia wyniki badań i eksperymentów, takie jak krzywa poprawy dokładności modelu sztucznej inteligencji podczas uczenia maszynowego.
3. Jaki wpływ niepowodzenie tego zadania będzie miało na resztę projektu?
4. Jak długotrwała realizacja tego zadania wpłynie na możliwość osiągnięcia celu projektu?
5. O ile możemy zwiększyć zakres projektu, aby wykonać to zadanie?

Ostatni odpowiedzialny moment (LRM)

Priorytetyzacja zadań jest ściśle związana z zasadą ostatniej odpowiedzialnej chwili (LRM), znanej również jako zasada najmniej odpowiedniego momentu.

Jest to strategia minimalizacji ryzyka polegająca na odkładaniu zadań do momentu, gdy dalsze ich odkładanie będzie bardziej ryzykowne niż ich natychmiastowe wykonanie. Pozwala uniknąć marnowania wysiłku, gdy zadanie okazuje się niepotrzebne lub wprowadzane są zmiany w celach lub wymaganiach projektu.

Zasada ta, wywodząca się z metodologii Lean, stosowana jest również w przypadku decyzji rozstrzygających dla projektu i trudnych do zmiany, takich jak:

• Zakup specjalistycznego sprzętu, który będzie potrzebny do dalszych etapów realizacji projektu,
• Zaprojektowanie struktury celów do spełnienia przez zadania do realizacji.

Pytania, jakie powinien sobie zadać Menedżer działający zgodnie z zasadą LRM, można sformułować w następujący sposób:

• Czy konieczne jest już rozpoczęcie pracy nad zadaniem?
• Co się stanie, jeśli odłożę zadanie?
• Jakie będą konsekwencje zbyt późnego podjęcia decyzji?
• Jakie mogą być konsekwencje zbyt wczesnego podjęcia decyzji? Na przykład odkrycie później, że jest niepotrzebne lub że zmieniły się wymagania, że ​​rozwiązanie nie jest używane lub wartość biznesowa stała się przestarzała.

Jak uniknąć pełzania zasięgu?

Nawet najlepiej zaplanowane projekty mają tendencję do rozrostu (pełzania zakresu) w trakcie ich realizacji, np. produkt, który pierwotnie miał mieć dwie funkcje, nagle ma mieć sześć. Aby tego uniknąć, Kierownik Projektu powinien ustalić z interesariuszami bezpieczne pełzanie zakresu. Podstawą minimalizacji zakresu projektu jest – oprócz określenia zakresu zadań i oczekiwań biznesowych – bieżąca komunikacja z zespołem i interesariuszami. Jednak najważniejsze mechanizmy obronne przed pełzaniem zakresu to:

• Dobrze przygotowany harmonogram,
• Sprawne wykorzystanie oprogramowania do planowania zadań i komunikacji z zespołem,
• Informowanie wszystkich zainteresowanych o kluczowych zmianach w projekcie.

Warto również pamiętać, że unikanie pełzania zakresu jest procesem ciągłym. Dlatego zakres projektu wymaga regularnego monitorowania i kontroli, a Kierownik Projektu powinien być na miejscu, aby szybko reagować i podejmować decyzje w sytuacjach, które mogą prowadzić do pełzania zakresu.

Streszczenie

Zakres projektu jest kluczowym elementem dobrze zaplanowanego projektu, ponieważ jasno określa, co powinno zostać wdrożone, a czego nie obejmuje projekt.

Zadaniem Project Managera jest zatem określenie zakresu projektu przed rozpoczęciem prac poprzez:

• Analiza wymagań i oczekiwań klientów,
• Zestawienie ich z dostępnymi zasobami i
• Konfrontacja z ograniczeniami czasowymi.

Jednak nawet dobrze zdefiniowany zakres projektu może ulec zmianie w trakcie realizacji. Aby uniknąć rozszerzania się zakresu projektu, znanego jako pełzanie zakresu, trzymaj się struktury podziału pracy, starannie ustalaj priorytety ryzykownych zadań i stosuj podejście „Ostatni odpowiedzialny moment”.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami