Zastosowanie zwinności w HR

Elastyczna postawa i gotowość do zmian to dziś jedne z najbardziej pożądanych cech w środowisku pracy. Taka postawa ułatwia adaptację i przetrwanie w zmieniających się czasach. Zmiany te zachodzą bardzo dynamicznie, a coś, co do niedawna było uważane za abstrakcję, dziś jest na porządku dziennym. Praca zdalna jest tego doskonałym przykładem – pandemia w pewnym sensie wymusiła jej wprowadzenie i konieczność szybkiej adaptacji, ale ta zmiana utrwaliła się i zaczęła stać się naszą nową codziennością. Zespoły HR muszą zatem szybko reagować na zmieniające się okoliczności, aby cała organizacja mogła w porę dokonać transformacji. Pod tym względem podejście zwinne jest niezawodne.

Agile w HR – na czym polega?

Choć Manifest Agile pierwotnie odnosił się do zespołów tworzących oprogramowanie, jego zasady dotyczą innych dziedzin, w tym HR. Podstawa i główne założenia pozostają tu te same, a całość jest jedynie dostosowana do potrzeb zarządzania zasobami ludzkimi. Różnicą, jaką widać w zespołach HR pracujących według zasad zwinnych, jest podział dużych, skomplikowanych projektów na mniejsze kawałki, co przyspiesza pracę i tym samym wyraźnie prezentuje wartość dla pracowników i organizacji jako całości.

Najpierw zrozumiejmy, kim jest klient z oryginalnego manifestu: „Naszym najwyższym priorytetem jest zadowolenie klienta poprzez wczesne i ciągłe wdrażanie wartościowego oprogramowania”. W przypadku HR będą to pracownicy organizacji i to oni powinni być w centrum uwagi, a wszystkie praktyki powinny być zorientowane na ludzi.

Kiedy już ustalisz, do kogo skierowane są działania HR i kim są główni odbiorcy, czas określić, czego dotyczą te działania. Agile oznacza ciągłe testowanie, uczenie się i regularne informacje zwrotne. To samo tyczy się zespołów HR. Choć jest to dość odległe od stosowanego najczęściej sztywnego planowania całego procesu z wyprzedzeniem, jest to skuteczna metoda, która pozwala skupić się na pracowniku i jego potrzebach.

Ostatnią ważną częścią założenia zwinnego jest uznanie, że ludzie i procesy są ważniejsi niż stosowane narzędzia. Nie oznacza to, że należy je całkowicie porzucić, ale należy je traktować raczej jako pomoc, a nie główny element. W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi mogą to być tablice Scrum lub Kanban. Choć są pomocne w pracy, są jedynie pomocą, a nie głównym wyznacznikiem wartości.

Co zyskują organizacje, które wdrażają zwinne podejście do HR?

Agile kładzie duży nacisk na komunikację i często jest to element, który utyka w organizacji. Bez odpowiedniego przepływu informacji nie ma wysokiej produktywności zespołu i szybkiej reakcji na zmiany. Dlatego zespół HR powinien stać się centralną częścią firmy, aby mógł szybko i skutecznie reagować na potrzeby pracowników. To praca zespołowa sprawia, że ​​zmiany zachodzą szybko, sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami.

Kolejnym elementem komunikacji jest informacja zwrotna dla zespołów. Standardem w tradycyjnych działach HR są przeglądy okresowe oraz zestawienia miesięczne lub półroczne. W dynamicznym zespole to po prostu nie działa. Agile proponuje odejść od tego i przejść na ciągły przepływ informacji, dzięki czemu wszelkie zmiany można będzie wdrożyć znacznie szybciej.

Dodatkowe korzyści, które można dostrzec niezależnie od branży, w której działa firma, to:

• Lepsza współpraca pomiędzy zespołami
• Większe zaangażowanie, produktywność pracowników
• Wsparcie innowacyjności, większa kreatywność pracowników
• Sprawniejszy system ewaluacji – lepsza analiza wyników
• Skuteczna adaptacja do nagłych zmian
• Umiejętność dostrzegania luk w kompetencjach pracowników i reagowania na te potrzeby
• Większa elastyczność dla pracowników

Jak wdrożyć Agile w HR w Twojej firmie?

Jak widać zwinność w HR ma wiele wspólnego z klasycznym podejściem Agile. Jeśli chodzi o wykonanie, jest podobnie. Podobnie jak w pierwotnym założeniu, w Agile w HR nie ma jednego, sztywnego planu. Trzeba kierować się głównymi zasadami, ale też odnaleźć swoją drogę w oparciu o własne potrzeby i możliwości.

Przecież co innego będzie dobre dla dużego przedsiębiorstwa, a co innego dla małej firmy. Chociaż nie do końca wyznacznikiem powinien być sam rozmiar. Dla niektórych bardziej korzystne będzie wykorzystanie tablicy Kanban, dla innych zaś bardziej będzie pasować struktura Scrum. Być może nie od razu odnajdziesz właściwą drogę. Na tym właśnie polega Agile – ciągłym rozwoju, testowaniu i uczeniu się.

W tym miejscu wspomnieliśmy o głównych zasadach, którymi należy się kierować wdrażając metodykę Agile w HR. Jednym z nich jest podział na zespoły różnorodnych specjalistów, kierujące się jednorodnymi działami. W standardowych działach HR ktoś inny zajmuje się tematem talentów, a inny standardową rekrutacją. Gdyby zamiast tego pracowali razem, tworząc kompleksowy zespół, ich podejście byłoby bardziej innowacyjne, a przepływ informacji lepszy.

Jednym z popularnych narzędzi, które sprawdza się dobrze w przypadku różnych zespołów, jest panel postępu. Pomaga dostrzec priorytety i regularnie sprawdzać, na jakim etapie jest każdy zespół i czy wszyscy realizują założenia. Taka obserwacja pozwala także na szybką reakcję i wprowadzenie zmian w pierwotnych założeniach. Punkt ten może również obejmować odejście od tradycyjnego podziału obowiązków i ról w oparciu o umiejętności i dostępność.

Kolejną cechą wyróżniającą Agile w HR jest płynny rytm pracy. Standardem dla tradycyjnych zespołów HR jest praca kwartalna lub półroczna, podczas gdy Agile obejmuje krótsze cykle, aby informacje zwrotne były bardziej aktualne. To, czy jest to kwestia tygodniowego, czy dwutygodniowego rytmu pracy, zależy od potrzeb biznesu i aktualnie realizowanych projektów. Takie podejście ułatwia zmianę kierunku, gdy zauważymy, że coś idzie nie tak. To nie tylko zmniejsza ryzyko, ale także oszczędza czas i pieniądze.

Warto w tym miejscu również wspomnieć, że Agile polega na współtworzeniu, a nie zarządzaniu zmianą. Pracownicy mają wiele do powiedzenia na temat słabych i mocnych stron organizacji, a wysłuchanie ich może pomóc w zrozumieniu ich potrzeb. Co więcej, często mają gotowe pomysły na zmiany, które mogą stać się innowacyjnymi rozwiązaniami prowadzącymi do pozytywnej transformacji całej organizacji.

Stojąc przed decyzją o zmianie, warto z jednej strony wziąć pod uwagę ograniczenia narzucane przez organizację i nie wykraczać poza nasze możliwości, ale z drugiej strony wziąć sobie do serca to, że jeśli chcemy dokonać zmiany, nie wolno jej być jedynie kosmetyczną poprawą, ale gruntowną transformacją. Agile dla HR nie polega na wprowadzaniu ankiet czy narzędzi ułatwiających komunikację, ale na zmianie myślenia i podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi i postawieniu pracownika w centrum uwagi.

Co warto wiedzieć, jeśli jesteś nowy we wdrażaniu Agile w HR?

Od Ciebie zależy, na jakim zagadnieniu chcesz się skupić i w jakim stopniu dokonasz zmian. Mimo to możesz zastanawiać się, jak zacząć? Możesz zainspirować się studiami przypadków firm, które już przeszły tę ścieżkę. Zapoznaj się z nimi, zobacz, jakie kroki podjęli, co zadziałało i nad czym pracują.

Pamiętaj jednak, aby takie historie traktować bardziej jako inspirację niż instrukcję obsługi. Wybierz to, co jest dla Ciebie najlepsze i zacznij działać. Jeżeli nie masz zupełnie doświadczenia i nie czujesz się na siłach, aby samodzielnie wprowadzać tak duże zmiany, możesz skorzystać z pomocy doświadczonego trenera lub konsultanta, który przeprowadzi Cię przez odpowiednie szkolenie i określi, jakie zmiany należy wprowadzić w pierwszej kolejności.

Pozostań także w kontakcie ze swoim zespołem. Taka zmiana nie powinna być jednostronna; w końcu najważniejszym interesariuszem jest zespół. Wyznacz jasne cele i pokaż, jaki wpływ będą miały na organizację. Dzięki temu pracownicy lepiej zrozumieją sens wprowadzanych przez Ciebie zmian, a co za tym idzie, zaakceptują je.

Streszczenie

Agile w HR to szansa na przekształcenie zawodu i dostosowanie go do przyszłości. To także szansa na zrozumienie nowego podejścia do całej organizacji jako wspólnego zbioru, a nie odrębnych, niezależnych działów. Odpowiedzią na wyzwania stawiane przez szybko zmieniające się otoczenie biznesowe jest elastyczne, bardziej skoncentrowane na człowieku podejście.

Pamiętaj, że główną zasadą Agile jest ciągłe doskonalenie, testowanie i wprowadzanie zmian. Zacznij od małego kroku, zobacz jak to działa w Twojej organizacji, zbierz informację zwrotną. Pierwsze podejście nie zawsze będzie skuteczne i przyniesie sukces, więc bądź przygotowany na porażkę i wyciągnij z niej wnioski. Pracuj ze swoimi pracownikami, słuchaj ich, korzystaj z ich pomysłów i wprowadzaj zmiany zgodnie z potrzebami organizacji.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autorka: Nicole Mankin

Menedżer HR posiadający doskonałą umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał w utalentowanych ludziach i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty