Zarządzanie czasem w projekcie | #43 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-03-13

Efektywne zarządzanie czasem w projekcie ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Jednak według badania PMI z 2021 r. tylko 55% projektów jest realizowanych na czas. Najczęściej Project Managerowie borykają się z problemami wynikającymi z nierealistycznych harmonogramów, braku elastyczności lub nieodpowiednich narzędzi. W końcu zarządzanie czasem polega na planowaniu, monitorowaniu, a także kontrolowaniu czasu projektu, podczas gdy Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za wyznaczanie celów i ustalanie priorytetów, aby zapewnić realizację zadań zgodnie z harmonogramem.

Zarządzanie czasem w projekcie – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Czym jest zarządzanie czasem w projekcie?
  3. Problemy zarządzania czasem w projekcie
  4. Metody zarządzania czasem projektu
  5. Metoda Pareto
  6. Metoda ABC
  7. metoda Eisenhowera
  8. Streszczenie

Wstęp

Projekty muszą zostać zakończone w określonych ramach czasowych, zgodnie z ustalonym harmonogramem, aby nie ponosić strat i nie stwarzać zagrożenia dla organizacji. Przesuwanie terminów generuje dodatkowe koszty, wpływa na inne zadania w firmie oraz prowadzi do spiętrzenia zadań i szybkiego wzrostu złożoności projektów. Jak więc dobrze zabrać się do zarządzania czasem w projekcie już na etapie planowania?

Czym jest zarządzanie czasem w projekcie?

Zarządzanie czasem w projekcie polega na:

  • planowanie,
  • monitorowanie i
  • bieżące monitorowanie terminów realizacji poszczególnych zadań i celów cząstkowych.

Kierownik projektu powinien wyznaczać cele i ustalać priorytety, aby zapewnić realizację projektu zgodnie z harmonogramem. W tym celu Kierownik Projektu powinien dokładnie zaplanować każdy etap projektu, biorąc pod uwagę czas potrzebny na wykonanie każdej czynności oraz najbardziej prawdopodobne przeszkody w ich realizacji.

Problemy zarządzania czasem w projekcie

Najczęstsze problemy związane z zarządzaniem czasem w projekcie to:

  1. Nierealistyczne harmonogramy – szczególnie podczas pracy z nowym zespołem lub w obszarze wysokiego ryzyka, stworzenie dokładnego harmonogramu i wyznaczenie realistycznych kamieni milowych wymaga doświadczenia i jest bardzo trudne; dlatego często podczas planowania projektu tworzy się harmonogramy, których nie da się wykonać w wyznaczonym czasie.
  2. Brak elastyczności – Brak elastyczności to zbyt ciasne ramy czasowe, brak czasu przewidzianego na wdrożenie nowych członków zespołu lub brak planu awaryjnego na przestoje spowodowane brakiem surowców lub oczekiwanym zainteresowaniem rynku.
  3. Nieadekwatne narzędzia – Kierownicy projektów często stosują nieodpowiednie narzędzia zarządzania czasem, co prowadzi do błędów w szacowaniu czasu trwania zadań i zależności.

Metody zarządzania czasem w projekcie

Aby uniknąć tych problemów lub zmniejszyć związane z tym ryzyko niepowodzenia projektu, Kierownik Projektu powinien przyjrzeć się bliżej metodom i narzędziom zarządzania czasem projektu: metodzie Pareto, ABC, metodzie Eisenhowera.

Metoda Pareto

Włoski naukowiec Vilfredo Pareto uprawiał groch w swoim ogrodzie. W ten sposób zauważył, że aż 80% nasion grochu znajduje się w 20% strąków. Ponieważ zajmował się głównie ekonomią, szybko przekonał się, że zasada ta dotyczy także innych dziedzin życia. Na przykład za jego czasów 80% ziemi we Włoszech należało do 20% populacji.

Szybko okazało się, że zastosowanie metody Pareto jest naprawdę szerokie, zwłaszcza w obszarze biznesowym. Pomaga między innymi zidentyfikować:

  • Najważniejsze zadania do wykonania w projekcie, jak również
  • Rodzaj zadań, które najczęściej powodują opóźnienia,
  • Najczęstsze przyczyny opóźnień, niezależnie od rodzaju zadania.

Metoda Pareto opiera się na założeniu, że 20% działań daje 80% efektów. W praktyce oznacza to, że aby uniknąć opóźnień Project Manager powinien skupić się na:

  • Zidentyfikowanie 20% najważniejszych zadań w projekcie i upewnienie się, że są one wykonane jako pierwsze,
  • Wykrywanie zadań powodujących opóźnienia i zrozumienie ich przyczyn,
  • Zdefiniowanie 20% najczęstszych przyczyn opóźnień i praca nad ich eliminacją.

Metoda Pareto jest często wizualizowana za pomocą diagramu Pareto. Łączy diagram słupkowy ze schematem liniowym, gdzie:

  • Na osi X zaznaczono np. przyczyny opóźnień, ułożone w kolejności od najczęstszych,
  • Na osi Y jest liczba ich wystąpień oraz procent całkowitej liczby opóźnień,
  • Wykres liniowy ułatwia określenie, które przyczyny opóźnień mieszczą się w najważniejszych dwudziestu procentach.
time management

Metoda ABC

Metoda ABC polega na oznaczaniu zadań według ich ważności – klasy A, B i C. Zadania klasowe:

  • A – są najważniejsze i wymagają najwięcej uwagi,
  • B – są ważne, ale mniej pilne,
  • C – są nieistotne i można je odroczyć.

Dzięki temu Project Manager może skupić się na najważniejszych zadaniach i nie tracić czasu na skupianie się na tych mniej ważnych.

Metoda ABC jest prosta w zastosowaniu i łatwa do zrozumienia. Jest to szczególnie przydatne w projektach z wieloma zadaniami o podobnym znaczeniu.

metoda Eisenhowera

Metoda Eisenhowera, znana również jako macierz Eisenhowera, jest prawdopodobnie najczęściej używanym narzędziem do ustalania priorytetów zadań, celów, a nawet całych projektów. Metoda polega na podziale zadań na pilne i niepilne, ważne i nieważne, a następnie skupieniu się na tych, które są jednocześnie pilne i ważne.

Zwykle przedstawiany jest jako dwie przecinające się linie dzielące arkusz na ćwiartki.

PILNY

ZAKTUALIZOWANO

WAŻNY Do zrobienia od zaraz Planowane wkrótce
NIEWAŻNY Do delegowania lub wykonania w miarę możliwości czasowych Być odrzuconym

Kierownik Projektu powinien ustalić, czy zadania są pilne i ważne, tylko pilne, tylko ważne, czy też ani pilne, ani w ogóle ważne. W ten sposób można skupić się na najważniejszych zadaniach i nie tracić czasu na te, które niewiele wnoszą do projektu.

Aby efektywnie wykorzystać macierz Eisenhowera, należy regularnie aktualizować status umieszczonych w niej zadań. Dzieje się tak dlatego, że często zadanie przeskakuje z dnia na dzień do kategorii najpilniejszych.

Streszczenie

Zarządzanie czasem w projekcie wpływa na jakość i powodzenie projektu, dlatego Kierownik Projektu powinien znać i posługiwać się narzędziami takimi jak metoda Pareto, metoda ABC i metoda Eisenhowera oraz na bieżąco aktualizować statusy wszystkich zadań w projekcie. Aby to zrobić, powinien stale komunikować się ze wszystkimi zaangażowanymi stronami i dostosowywać harmonogram do zmian, które mogą wystąpić.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

  1. Co to jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami?
  4. Metody zarządzania projektami
  5. Rodzaje projektów
  6. 4 przykładowe projekty
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Obszary działalności projektowej
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
  16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
  18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
  22. Znaczenie zamknięcia projektu
  23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
  24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
  25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
  26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
  27. Jak zostać kierownikiem projektu?
  28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
  29. Jak założyć zespół projektowy?
  30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
  31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
  33. Rodzaje spotkań projektowych
  34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  35. Jak napisać przekonujący
  36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
  37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
  38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
  39. Jak stworzyć kartę projektu?
  40. Co to jest rejestr interesariuszy?
  41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
  42. Jak stworzyć budżet projektu?
  43. Zarządzanie czasem w projekcie
  44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
  45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
  46. marketingu projektu
  47. Źródła i obszary zmian w projekcie
  48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
  49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami