Jak efektywnie zarządzać czasem podczas pracy zdalnej?

Podczas blokady może się wydawać, że wszystko, co mamy, to czas, więc możemy nie rozpoznać potrzeby skutecznego zarządzania nim i podejmowania świadomych decyzji w celu lepszego ustalenia priorytetów naszych zadań.

Ale częściej niż nie, nasze dni uciekają, a długa lista wszystkiego, o czym myśleliśmy, że możemy osiągnąć, zostaje przesunięta na następny dzień i następny, aż jesteśmy przytłoczeni ciężarem tego wszystkiego.

Wdrażanie narzędzi do zarządzania czasem jest trudne do wykonania w każdych okolicznościach, ale dodanie do tego złożoności rozproszonych zespołów, zdalnej koordynacji wysiłków z innymi, radzenia sobie z izolacją i samotnością blokady, staje się wyzwaniem wymagającym kreatywnych rozwiązań.

Nieskończona elastyczność niekoniecznie jest dobrą rzeczą

Praca zdalna wiąże się z naturalną utratą nadzoru. Pod wieloma względami kierujemy teraz własnym harmonogramem. Organizacje również nie skupiają się już na taktowanym czasie i są bardziej zainteresowane produktywnością i wynikami pracowników. Posiadanie nieograniczonej elastyczności w planowaniu dnia wymaga od nas dodatkowego poziomu dyscypliny w celu zorganizowania naszej pracy. Brakuje wbudowanej struktury zwykłego dnia pracy w biurze. Musimy znaleźć skuteczne narzędzia do zarządzania czasem, aby wypełnić tę pustkę.

Wielozadaniowość ≠ Produktywność

Terminy te są zwykle łączone. Podczas pracy w domu chęć robienia wielu rzeczy naraz jest wszechobecna. Uważamy, że możemy zająć się obowiązkami domowymi, odpowiadając na e-maile lub zajmować się dziećmi podczas telekonferencji.

Gdy granice między domem a pracą zacierają się, istnieje ciągła pokusa, aby przełączać się między zadaniami. Chociaż może się wydawać, że jesteśmy ciągle zajęci, w rzeczywistości możemy nie robić zbyt wiele.

Wyzwania

Proste przełożenie harmonogramu, który pracował dla Ciebie w biurze, na rutynę pracy w domu, może nie zadziałać. Aby zachować wydajność i produktywność podczas pracy w domu, należy wziąć pod uwagę cały szereg innych czynników.

Ryzyko przepracowania

Często odczuwamy potrzebę robienia zbyt wiele podczas pracy w domu. Ponieważ większość z nas ogranicza się do przebywania w pomieszczeniach, wydaje nam się, że nie ma nic innego do roboty poza pracą. To może sprawić, że weźmiemy na siebie więcej, niż powinniśmy. Nie wyłączamy się z naszego dnia pracy, co nie pozwala nam na przerwę, której potrzebujemy, aby pozostać wypoczętym i produktywnym.

Poczucie samotności

Największą stratą związaną z pracą w domu jest poczucie wspólnoty, jakiego doświadczamy w miejscu pracy. To poczucie izolacji może prowadzić do powolnego nastawienia psychicznego, powodując brak motywacji, co może mieć duży wpływ na to, jak zarządzamy naszym czasem.

Nigdy więcej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

  Prowadzenie aktywnego życia towarzyskiego poza pracą jest ważne dla naszej wydajności. Znalezienie sposobów na spełnienie, gdy nie mamy już dostępu do naszych regularnych czynności, wymaga dodatkowego wysiłku. Musimy znaleźć sposób na zakończenie naszych zadań roboczych, abyśmy mogli przejść do innych rzeczy.

Niekończące się rozrywki

Pomimo naszych najlepszych starań, praca w domu zawsze będzie rozpraszać. Znalezienie czasu poświęconego wyłącznie na produktywną pracę może być trudne, gdy w domu jest tak wiele innych rzeczy do załatwienia.

Dodaj strukturę, aby lepiej zarządzać swoim czasem

Ustal rutynę

Proste techniki, takie jak budzenie się i rozpoczynanie pracy o tej samej porze każdego dnia, mogą pomóc Ci w rozpoczęciu produktywności. Dzięki temu możesz lepiej określić pory dnia, w których jesteś bardziej wydajny i odpowiednio przydzielić zadania.

Przedstaw swój harmonogram swojemu zespołowi, aby dokładnie rozumieli, kiedy jesteś dostępny, aby nie przeszkadzać ci ciągle podczas zajmowania się innymi sprawami.

Wyznaczone cele

Podziel swoje zadania na łatwe do opanowania jednostki. Musisz być w stanie określić swoje długoterminowe cele i przełożyć je na bardziej natychmiastowe, możliwe do wykonania zadania. Ustal codzienne obciążenie pracą, które jest zgodne z osiągnięciem celów na koniec tygodnia. Dzięki temu możesz wielokrotnie oceniać swoje postępy i wprowadzać odpowiednie poprawki.

Bądź proaktywny i widoczny

Korzystaj ze Slacka i innych platform komunikacyjnych ze swoimi zespołami i stale dostarczaj im aktualności na temat tego, nad czym pracujesz. Daj im znać, kiedy jesteś poza domem i nie możesz chodzić do pracy. Jeśli nie możesz ukończyć czegoś na czas, powiadom odpowiednie osoby z wyprzedzeniem, aby sprawy nie wymknęły się spod kontroli.

Planuj przerwy – i trzymaj się ich

Wyłączenie się i poświęcenie czasu na czynności, które lubisz, jest kluczem do utrzymania odświeżenia i motywacji. Nie miej wyrzutów sumienia, że ​​poświęcasz czas w swoim dniu pracy na zapominanie o pracy. Rób głębokie, znaczące przerwy i daj ludziom znać, kiedy jesteś. Tworzenie „stref bez pracy” daje Ci coś, na co możesz czekać i pozwala wrócić bardziej skoncentrowanym.

Naucz się mówić nie

Podczas pracy zdalnej czujemy presję, aby podjąć się każdego zadania, aby udowodnić, jak ciężko pracujemy. Może to jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ przejmowanie zbyt wielu rzeczy może rozłożyć nas do punktu, w którym nie osiągniemy niczego tak skutecznie, jak to konieczne. Mówienie otwarcie o tym, co możesz, a czego nie możesz zrobić, zapewnia większą przejrzystość i pomaga Tobie i organizacji zaoszczędzić czas.

Wizualne narzędzia do zarządzania czasem w celu zwiększenia produktywności

Timeboxing

Timeboxing to narzędzie do zarządzania czasem, które dzieli Twój dzień na bloki czasu. Każde pudełko dedykowane jest jednej czynności lub grupie powiązanych czynności. Zamiast rozdzielać swój dzień na wiele czynności, które musisz usunąć z listy rzeczy do zrobienia w losowej kolejności, timebox pozwala Ci zorganizować działania w bardziej efektywny sposób, dzięki czemu możesz lepiej zaplanować swój dzień.

Jest to świetne, jeśli zajmujesz się różnymi projektami i obowiązkami, z których musisz się przełączać. Pozwala lepiej uwzględniać przerwy, dzięki czemu nie reagujesz stale na wiadomości e-mail lub nie zajmujesz się rzeczami w miarę ich pojawiania się.

Następnie wykorzystujesz ten czas i tylko ten czas, aby zająć się zadaniami określonymi dla konkretnego projektu. Ustalenie ścisłych limitów dedykowanych zadaniom zwiększa koncentrację i pozwala poświęcić proporcjonalną ilość wysiłku w zależności od tego, jak ważne jest zadanie.

Bez skutecznych narzędzi do zarządzania czasem może się okazać, że praca rozszerza się, aby wypełnić czas na jej ukończenie. Nie jest to zbyt skuteczny sposób podejścia do zadań, ponieważ może się okazać, że spędzasz zbyt dużo czasu na nieistotnych zadaniach.

Matryca Eisenhowera

Nie wszystkie miejsca pracy są sobie równe. Nie można efektywnie zarządzać czasem bez nadawania priorytetu zadaniom, które należy wykonać. Musisz znaleźć skuteczny sposób na dodanie wagi do tego, co masz w swoim harmonogramie, aby móc lepiej przydzielać czas. Matryca Eisenhowera to skuteczne narzędzie do zarządzania czasem, które pomaga w wizualizacji zadań, które należy wykonać iw jakiej kolejności.

To wizualne narzędzie umożliwia grupowanie zadań w oparciu o ich ważność i pilność, a także pozwala lepiej zrozumieć, w jaki sposób należy podzielić dzień.

Listy kontrolne

Proste i skuteczne, powinny stanowić podstawę podczas planowania dnia i tygodnia. Wystarczy wymienić wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, aby lepiej zaplanować dzień. Pracując w domu, należy wymienić wszystkie zadania niezwiązane z pracą, które należało wykonać w ciągu dnia, aby nie zaskoczyły Cię.

Korzystanie z narzędzi online, takich jak Kreator list kontrolnych online, umożliwia łatwe tworzenie listy zadań, dzięki czemu można je skuteczniej rozwiązywać.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta są doskonałym narzędziem do zwiększania widoczności zespołów pracujących zdalnie. Możesz wymienić wszystkie zadania, które należy wykonać w danym projekcie, określić kolejność ich wykonania oraz ramy czasowe. Jest to świetne narzędzie, ponieważ identyfikuje zależności i pozwala każdemu na pierwszy rzut oka zobaczyć, kto jest za co odpowiedzialny.

Dzięki wykresom Gantta możesz zidentyfikować różnicę między zadaniami sekwencyjnymi (takimi, które można rozpocząć dopiero po zakończeniu drugiego) a zadaniami równoległymi (takimi, nad którymi można pracować w tym samym czasie).

Dzięki temu zespoły zdalne mogą lepiej dzielić pracę i z łatwością koordynować między sobą.

Wskazówki, jak zapewnić lepsze zarządzanie czasem

Zidentyfikuj upływ czasu

Pochłaniacze czasu pochłaniają produktywność, są to rzeczy, nad którymi spędzasz zbyt dużo czasu, nie czerpiąc żadnych realnych korzyści. Odpowiadanie na zbyt wiele e-maili, które uniemożliwiają wykonanie prawdziwej pracy, uczestnictwo w licznych spotkaniach lub po prostu zbyt częste sprawdzanie mediów społecznościowych. Zidentyfikowanie największych umywalek w ciągu dnia pozwala zaplanować wokół nich.

Przeprowadź audyt czasu

Audyt czasu to proces identyfikowania i rejestrowania dokładnie tego, na co poświęciłeś czas w danym okresie. To świetny sposób na zidentyfikowanie nieefektywności w zdalnych zespołach i podjęcie działań naprawczych. Audyt czasu odpowiada na trzy podstawowe pytania:

Jak chcesz spędzić czas?

Jak właściwie spędzasz czas?

Jakie korekty możesz wprowadzić?

Grupuj podobne zadania razem

Proces grupowania podobnych zadań lub „grupowania czasu” to świetny sposób na rozbicie dnia. Na przykład zarezerwowanie czasu w ciągu dnia na wykonywanie połączeń lub odpowiadanie na e-maile może uniknąć ciągłego rozpraszania uwagi i może być świetnym sposobem na zwiększenie produktywności.

Wbudowane bufory

Zarządzanie czasem nie jest nauką ścisłą. Tworzenie harmonogramu powinno uwzględniać pewien stopień rozbieżności, w którym zadania przenoszą się na inne bez kaskadowego wpływu na ogólny harmonogram.

Jakie techniki zarządzania czasem sprawdzają się u Ciebie?

Znalezienie skutecznego sposobu na zarządzanie czasem podczas pracy w domu może natychmiast zwiększyć Twoją produktywność i ogólny nastrój. Jeśli znalazłeś lepsze narzędzia do zarządzania czasem, aby zorganizować swój dzień, daj nam znać w komentarzach poniżej. Więcej wskazówek, jak zachować produktywność podczas pracy zdalnej, znajdziesz w tym artykule.