Jak oprogramowanie do śledzenia czasu zwiększa produktywność?

Oprogramowanie do śledzenia czasu jest używane przez niektóre współczesne firmy. Statystyki przedstawione przez Tech Jury pokazują, że 17% osób aktywnie korzysta z niektórych rodzajów narzędzi do zarządzania swoim czasem. Ostatnio wydajność pracowników spadła, a te wyniki to realne straty dla wielu firm. Najlepszym przykładem braku wydajności są Stany Zjednoczone, gdzie straty gospodarcze są poważne i wynoszą 50 milionów dolarów dziennie! Przeczytaj tekst, aby dowiedzieć się, jak oprogramowanie do śledzenia czasu może pomóc w zwiększeniu poziomu produktywności Twoich pracowników.

Jak oprogramowanie do śledzenia czasu zwiększa produktywność? – spis treści:

1. Oprogramowanie do śledzenia czasu – korzyści
2. Technika Pomodoro
3. Pogromcy mitów
4. Efekt synergii
5. Streszczenie

Oprogramowanie do śledzenia czasu – korzyści

Aby dokładnie pokazać potencjał dostępnych aplikacji do śledzenia czasu , warto zacząć od głównych problemów, które spowalniają wydajność podczas codziennej pracy. Czy kiedykolwiek słyszałeś o prawie Parkinsona? Czy wiesz, co oznacza ten termin?

Prawo Parkinsona to aksjomat, który mówi, że „Praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Taką zasadę stworzył Cyril Northcote Parkinson , który po raz pierwszy opisał swoje obserwacje w 1955 roku. Parkinson był brytyjskim pisarzem, historykiem i ekspertem administracji publicznej.

Podstawą jego teorii są pojęcia związane z biurokracją i organizacją. Prawo Parkinsona wskazuje na kluczowe czynniki, które powodują, że faza realizacji zadań jest dłuższa niż potrzeba – realizacja rozciąga się maksymalnie na możliwą długość. Zaburzenia, przerwy, brak koncentracji, perfekcjonizm i zwlekanie to czynniki opisane przez prawo Parkinsona.

Technika Pomodoro

Odpowiedzią na brak produktywności jest technika zarządzania czasem zwana Pomodoro . Nazwa metody wywodzi się od blatu kuchennego w kształcie pomidora, którego użył twórca techniki.

Skuteczność techniki Pomodoro opiera się na ogromnej prostocie i intuicyjności aplikacji. W pierwszym kroku należy przygotować listę zadań – pamiętaj, aby ułożyć zadania zgodnie z ich priorytetem.

Następnym krokiem jest użycie oprogramowania do śledzenia czasu . Istnieje wiele aplikacji i różnego rodzaju oprogramowania wykorzystujących technikę Pomodoro. Nowa technologia pozwala na komfortowe dopasowanie parametrów do indywidualnych potrzeb pracownika. Dodatkowo specjalne wtyczki w przeglądarce mogą automatycznie blokować wszystkie niepokojące powiadomienia.

Dźwięk rozpoczyna 25-minutowy cykl, który kończy się 5-minutową przerwą. Sekwencja powtarza się 4 razy i jest czas na dłuższą przerwę. Taka strategia pracy potęguje wydajność , pozwala zachować pełną koncentrację, dzieli projekt na mniejsze części i pomaga zachować świeżą perspektywę. To nie wszystko – oprogramowanie pokazuje wszystkie ukończone zadania, co zwiększa motywację osoby.

Pogromcy mitów

Wiele firm produkuje modele wielofunkcyjne. Zaangażowanie w kilka projektów jednocześnie bywa przedstawiane jako przykład i wysoki poziom zaangażowania pracowników – ale nic bardziej mylnego. Z badań wynika, że ​​tylko 2,5% osób ma tę ponadprzeciętną skłonność do wielozadaniowości podczas pracy.

Dla pozostałych pracowników wielozadaniowość oznacza zmniejszenie skuteczności perfumowanych obowiązków. Powodem takich wyników jest zwiększone ryzyko błędów i utraty koncentracji, a także zapominanie o niektórych elementach, które należy wykonać podczas zadania. Kultura wielozadaniowości zmniejsza kreatywność i zwiększa poziom stresu.

Mechanizmy działające w ludzkim mózgu pozwalają na skupienie się na jednej czynności na raz, stąd technika wielozadaniowości nie jest zintegrowana z głównym narządem w ludzkim ciele. Doświadczenia wykazały, że wielozadaniowość może przyczynić się do obniżenia wskaźnika IQ i uszkodzenia mózgu.

Pracodawcy muszą pamiętać, że powinni oferować świadczenia zarówno dla osób będących rodzicami, jak i dla osób samotnych i samotnych. Firma musi zaspokajać różne potrzeby i nie może nikogo zaniedbywać.

Profesjonalne oprogramowanie do śledzenia czasu pracy nie tylko powinno zwiększyć produktywność Twoich pracowników, ale także zapewnić ochronę przed negatywnymi skutkami nieefektywnego zarządzania. Śledzenie czasu zmusza użytkownika oprogramowania do pełnej koncentracji na jednym zadaniu.

Efekt synergii

Coraz więcej osób martwi się o swoje zdrowie zarówno fizyczne, jak i psychiczne. Rosnąca świadomość społeczna skłoniła firmy do poszukiwania jeszcze lepszych rozwiązań, wykraczających poza pakiety medyczne i sportowe. Niektóre firmy (zwłaszcza gabinety) zdecydowały się zaoferować bezpłatne usługi masażystom lub udostępnić fotele masujące w swoich budynkach.

Oprogramowanie do śledzenia czasu jest stale rozwijane, co sprawia, że ​​na rynku pojawia się coraz więcej uniwersalnych i funkcjonalnych narzędzi. Rejestrowanie wszystkich czynności pozwala na monitorowanie i kontrolę momentów, które zostały poświęcone poszczególnym zadaniom. Aby zoptymalizować cały harmonogram dnia, potrzebna jest pełna wiedza na temat zarządzania czasem.

Kontrola wyników pozwala zidentyfikować te elementy codziennego scenariusza, które mają największy wpływ na efektywność. Zgodnie z zasadą Pareto 20% wszystkich zadań może generować 80% ogólnej produktywności. Aby dowiedzieć się, które zadania są najważniejsze, trzeba świadomie zarządzać swoim czasem.

Zarządzanie czasem w grupach i zespołach jest równie ważne jak indywidualne zarządzanie czasem. Coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie specjalnych aplikacji ułatwiających administrowanie harmonogramem i tworzących sprawną sieć powiązań między pracownikami.

Takie decyzje mnie nie dziwią – statystyki pokazują 25% wzrost produktywności w organizacjach, w których poziom komunikacji jest wysoki. Nowoczesne aplikacje integrują wszystkich uczestników przedsięwzięcia, a co najważniejsze wyznaczają terminy wszystkich działań.

Streszczenie

Technologia kontroli czasu pozwala na automatyzację wszelkich niepotrzebnych czynności. Wszyscy członkowie zespołu mogą zostać poinformowani o zadaniu bez konieczności bezpośredniej ingerencji w ich harmonogram pracy. Co więcej, zbiorowa kontrola nad zadaniami zwiększa motywację do zakończenia projektu i eliminuje potencjalne wady, a efektywność pracy pozostaje na wysokim poziomie.

Czytaj też: Globalne trendy przywództwa w biznesie na lata 2022 i 2023

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty