20 najlepszych wskazówek organizacyjnych dla wydajnego biura

Miejsce, w którym pracujesz, wpływa na to, jak funkcjonujesz. Praca w chaotycznym, chaotycznym lub zmiennym stanie wpłynie na twoją pracę i prawdopodobnie negatywnie.

Jeśli jesteś podobny do zwykłego specjalisty od informacji, inwestujesz dużą część swojej energii siedząc przed ekranem komputera. Pomimo tego, że twoja praca kręci się wokół komputera, twoje biuro, ogólnie rzecz biorąc, powinno ci pomóc w zarabianiu tak dobrze, jak byłoby to rozsądne.

Wydajne biuro ma ogromne zalety. W każdym razie daje poczucie kontroli i umiejętności, co skłania do większej wydajności. Po drugie, prosta prawda, że ​​jest rozwiązana, chroni przed dywersjami. Twoje uporządkowane biuro może przyswoić nadchodzącą pracę i zapewnić Ci postęp.

1. Zacznij od oczyszczenia

Nie możesz stworzyć dochodowego miejsca pracy bez The Purge.

W zależności od stanu twojego biura, oczyszczanie może trwać od kilku godzin do całego dnia. Ostatnim celem oczyszczania jest posiadanie biura, które jest całkowicie wolne od bałaganu.

2. Zrób miejsce na łapanie.

Każde biuro potrzebuje miejsca do odkrywania zbliżających się śmieci. Istnieją trzy podstawowe rodzaje śmieci, które napływają do biura:

1) archiwa imperatywne,

2) rzeczy, które musisz mieć (płaszcz, parasol, kubek podróżny),

3) odpady.

Przestrzeń typu catch-it powinna znajdować się w najbardziej przejrzystej strefie Twojego biura. W przypadku, gdy masz przedpokój, zrób miejsce na łapanie go po jednej stronie przedpokoju. W przypadku, gdy jesteś w miejscu pracy, złap go gdzieś blisko przejścia.

Miejsce na łapanie powinno mieć:

1) kredens lub tablicę archiwalną;

2) stelaż, wnyki lub pokrowiec na rzeczy niezbędne; oraz

3) kosz na śmieci.

Twoja przestrzeń do łapania zachęca do utrzymywania biura w czystości przy niewielkim wysiłku.

3. Utrzymuj miejsce pracy wolne od bałaganu

Najważniejszą fizyczną przestrzenią w biurze jest obszar pracy.

Wiele osób uważa, że ​​najbardziej opłaca się pracować w miejscu wolnym od bałaganu. Inne osoby, w większości obdarzone wyobraźnią, rozwijają się w niespokojnym otoczeniu.

Jeśli masz upodobanie do innowacji i tajemniczą miłość do zamieszania, w tym momencie zrób to, co ci odpowiada. Nasz styl pracy znajduje odzwierciedlenie w naszym środowisku pracy; idealna przestrzeń do pracy sprawia, że ​​proces pracy jest korzystny.

4. Umieść dwie tablice raportowe wokół obszaru roboczego

Rama dwupłytowa jest najmniej skomplikowana i najlepiej radzi sobie z zbliżającym się papierem.

Framework działa w ten sposób:

1) nowa tablica, nowe raporty;

2) stara tablica rejestracyjna, raporty, które otworzyłeś lub popatrzyłeś, i musisz sobie poradzić.

Wszystkie nowe, nowe lub nieotwarte rekordy trafiają na nową płytę. Ta tabliczka ma pomóc osobom, które wędrują do twojego biura, aby rzucać rzeczy po twoim obszarze roboczym. Wskaż talerz. Nowa płyta jest przeznaczona do rzeczy, którymi mimo wszystko trzeba zarządzać. Nieotwarte koperty, organizery, płyty – to wszystko jest dla Ciebie ciasne, idealnie ułożone, gdy jesteś na to przygotowany.

Stara tabliczka jest przeznaczona dla rzeczy, które otworzyłeś, a jednocześnie musisz nimi zarządzać – filtrować, dokumentować, przesyłać dalej i tak dalej. Przypomina plan na cały dzień, ale w każdym razie nie jest rozproszony w całym biurze

Jest to niezwykle podstawowa metodologia, która jednak zastanawia się nad usunięciem papierowego bałaganu z obszaru pracy, dzięki czemu możesz być coraz bardziej dochodowy.

5. Stwórz dwie strefy

Nie wszystkie prace są równoważne. Do kojarzenia biura należy podchodzić z tym dwustrefowym punktem widzenia.

Strefa 1: Praca przy komputerze. To jest twój konwencjonalny obszar roboczy. Inwestujesz tutaj ogromną większość swojej energii, wyrzucając rzeczy i kończąc rzeczy.

Strefa 2: Praca bez komputera. To jest miejsce, w którym robisz rzeczy niezwiązane z komputerem. Może to być podobny obszar roboczy, ale zasadniczo inna strefa, która jest oczyszczona z ekranów, lin i ładowarek. To miejsce, do którego się udajesz, gdy przeglądasz akta, korzystasz z iPada, podpisujesz dokumenty, sprawdzasz raporty lub pieczętujesz koperty – cokolwiek to jest, co nie wymaga praktycznego podejścia do pracy.

Dwustrefowy sposób radzenia sobie z biurem zachęca zarówno do aranżowania pracy, jak i sposobu radzenia sobie z wykonywaniem tego rodzaju spraw, którymi zarządzasz raz dziennie.

5. Umieść fizyczne przedmioty w szufladach lub na talerzu sortującym.

Większość miejsc pracy wymaga kilku przepisów. Rzeczywiście, nawet Andrew Hyde, niezwykły umiarkowany, który ograniczył swoją własność do 15 rzeczy, potrzebuje miejsca na iPhone'a, ładowarki, słuchawki, aparat, okulary przeciwsłoneczne i portfel.

Niezależnie od tego, czy masz 15 rzeczy, czy 500, potrzebujesz miejsca, w którym możesz wszystko powiedzieć – miejsca, którego nikt nie widzi.

Szafka do pracy to sensowne miejsce. Zachowaj strategiczną odległość od impulsu, aby Twój uroczy zszywacz, elegancki pojemnik na taśmę i uroczy uchwyt na ścinki papieru znajdowały się nad miejscem pracy. Ogólnie rzecz biorąc, te przepisy należy odłożyć w uporządkowane i otwarte miejsce, takie jak szafka.

6. Zdobądź większy kosz na śmieci

Większy kosz na śmieci brzmi trochę bezsensownie, ale tak naprawdę jest to kluczowy hack. Oto powód. Większość papieru, który trafia do biura, może zostać zutylizowana lub zdigitalizowana, a nie zapisana. Dokumentowanie dokumentów to jedno z zadań, które zajmuje najwięcej czasu i jest pod tym względem najbardziej opóźnione.

Ponieważ ogromny śmietnik jest stopniowo nie do pomylenia, generalnie będziesz o tym myślał coraz częściej. W momencie, gdy zbędny papier pojawia się w twoim miejscu pracy, na pewno wyrzucisz go do kosza na śmieci, niż ułożysz w pomiętej papierowej wieży „Bez wskazówek, co z tym zrobić”.

Większy śmietnik dodatkowo zapobiega zalaniu śmietnika. Jednym z najstraszniejszych rodzajów bałaganu w biurze jest kosz na śmieci, który osiągnął swoją zdolność trzy dni wcześniej. Zdobądź większą puszkę, a będziesz mógł coraz bardziej roztrwonić. Zadbaj o ponowne wykorzystanie!

7. Usprawnij swoją przestrzeń.

Zanim zrobisz cokolwiek innego, poświęć kilka minut na początek każdego dnia, aby skomponować i uporządkować swoje miejsce pracy.

Stan wolny od bałaganu zachęca do jaśniejszego myślenia i osiągania lepszych wyników. Uporządkowując i porządkując swoją przestrzeń, niesamowicie zwiększysz swoją rentowność i ograniczysz czas spędzany na skanowaniu rzeczy.

8. Uwzględnij muchy w cieniu lub żywe rośliny.

Cieniowanie może poważnie wpłynąć na twój stan umysłu i wydajność przez cały dzień. Niebieski tworzy uczucie gładkości i skłania do skupienia, natomiast czerwony jest niezwykły do ​​pracy wymagającej dokładności i skrupulatności.

Rośliny mogą również umożliwić jednostkom koncentrację: dochodzenie przeprowadzone na Washington State University wykazało, że specjaliści, którym przedstawiono rośliny w surowym miejscu pracy, byli mniej skoncentrowani, coraz bardziej dochodowi i czuli się coraz bardziej uważni.

9. Udekoruj swoją przestrzeń do pracy.

Niezależnie od zacienienia i roślinności, kilka indywidualnych drobiazgów w twoim miejscu pracy może sprawić, że poczujesz się coraz lepiej i luźniej, co ostatecznie może wesprzeć twoją wydajność.

na przykład wyróżnienia i nagrody oraz inne ożywiające rzeczy, które sprawiają, że czujesz się owocny, doceniany i napędzany.

————————-

10. Zabierz swoje najbardziej przerażające zadanie z utartej ścieżki.

Każdy ma nie mniej niż jedno zadanie w codziennym porządku dziennym, które wciąż jest odpychane, tylko dlatego, że perspektywa zrobienia tego naprawdę wydaje się tak straszna.

To zadanie jest naprawdę tym, które powinieneś starać się ukończyć jako pierwszy. Zamiast czekać do momentu, w którym ostatni moment na ukończenie zadania, przy najbliższej okazji, zdejmij go z talerza.

Twoje różne przedsięwzięcia będą wydawały się mniej przytłaczające dzięki korelacji i przestaniesz się martwić o to jedno zadanie w ciągu dnia, co sprawi, że ogólnie rzecz biorąc, będziesz coraz bardziej korzystny.

11. Organizuj i pośrednicz w różnych przedsięwzięciach.

Twoje centrum powinno najpierw zająć się najważniejszymi przedsięwzięciami, więc zastanów się nad wszystkim, co robisz i dokładnie, jak ważne lub małe jest to naprawdę.

Jeśli możesz, odłóż na bok rzeczy mało potrzebne i zastanów się nad ich wyznaczeniem lub przywłaszczeniem, abyś mógł zainwestować więcej energii w rzeczy, które podnoszą wartość Twojej pozycji i organizacji,

12. Usuń powiadomienia e-mail.

Zamiast przeglądać każdy e-mail w momencie jego otrzymania w skrzynce odbiorczej, spróbuj zabić ostrzeżenia i sprawdzić wiadomości tylko w określonych odstępach czasu.

Czemu? Konsekwentne ostrzeżenia e-mailowe pojawiające się na Twoim telefonie lub w miejscu pracy mogą naprawdę złamać Twoje podstawowe zainteresowanie.

Odzyskanie przez mężczyznę powiadomienia e-mail zajmuje 64 sekundy. Możesz wysyłać i otrzymywać podobne wiadomości w 20 procent krótszym czasie, rzadziej przeglądając pocztę,

13. Rób krótkie przerwy.

Niezależnie od tego, czy jest to spacer po placu, pośpiech do pobliskiej kawiarni, przeglądanie czasopisma, czy rozmowa ze współpracownikiem, krótkie przerwy, które nie mają związku z twoją pracą, mogą mieć ogromny wpływ na twoją egzekucję.

Twoja wydajność spada, im bardziej rezygnujesz z przerwy.

14. Poruszaj się.

Ćwiczenia są przydatne nie tylko dla twojego ciała — mogą również pozytywnie wpłynąć na twoją pracę. Wygląda na to, że ćwiczenia fizyczne wpływają na samopoczucie emocjonalne i centrum, powiedział McIntire.

Niesamowita metoda, aby poczuć się bardziej dopracowanym i coraz bardziej opłacalnym? Spróbuj biegać dalej w pierwszej części dnia lub rozpocznij dzień od ćwiczeń. Nie zaszkodzi też próbować wkradać się w jakąś aktywność podczas przerw.

15. Wsłuchaj się w muzykę.

Noszenie słuchawek nie zawsze oznacza, że ​​jesteś wycofany.

Podczas pracy dostrajanie się do ulubionych utworów może umożliwić Ci wejście do strefy i wyrzucenie listy rzeczy do zrobienia. W podobny sposób wysyła dyskretną flagę do Twoich współpracowników, że wolisz nie być zirytowanym.

16. Odśwież swój sprzęt

Jakie maszyny biurowe wspierają Cię lub komplikują Twój plan biura? Czy Twój komputer wymaga przeprojektowania pamięci lub dysku twardego?

Być może jest to świetna okazja, aby pozbyć się starej drukarki, faksu i skanera i umieścić zasoby w wielofunkcyjnej drukarce.

Lub z drugiej strony czas na aktualizację prostego telefonu z wybieraniem tonowym do zestawu głośnomówiącego. Zwiększ użyteczność swoich maszyn biurowych i zwiększ dostęp do przestrzeni roboczej.

17. Zamień obszary.

Jeśli szef na to pozwoli, poświęć trochę czasu w ciągu tygodnia na pracę w innej sytuacji.

Skieruj się prosto do biblioteki lub pobliskiego przystanku (pozwala na to klimat) lub odkryj miejsce, które jest spokojne i pełne charakterystycznego światła. To może pomóc skłonić nowe myśli lub rzucić nowe światło na stary problem, powiedział Khaitan.

18. Zapisz swoje codzienne cele.

Monitorowanie wszystkiego, co musisz zrobić, nie zawsze jest proste, więc codziennie rano zacznij od zapisywania celów na dany dzień.

W momencie, gdy twoje centrum jest zepsute lub w końcu się ociągasz, możesz wykorzystać to podsumowanie, aby utrzymać się na dobrej drodze.

Zapisz swoje podsumowanie na samoprzylepnej karteczce lub czymś, co jest bez wątpienia oczywiste z twojego miejsca pracy, w tym momencie wróć do tego, gdy będziesz wymagać powiadomienia o tym, co powinieneś odciąć.

19. Zastanów się ponownie nad ramami dokumentowania

W miarę jak całkowicie wkraczamy w zaawansowany wiek, zmniejsza się potrzeba przechowywania papierowych dokumentów.

Co może twój sklep ostrożnie? Czy można powiedzieć, że kopiujesz dokumenty? Możesz mieć możliwość zrezygnowania z części nagrań i organizatorów, z których korzystałeś wcześniej. Jeśli odkładasz dokumenty na komputer, upewnij się, że wykonujesz zwykłe kopie zapasowe.

Oto kilka przemyśleń na temat tworzenia płynnych ram nagrywania:

• Zrób kopertę zbiorczą – umieść w niej wszystkie „rzeczy, o których należy rozmawiać”, obok rzeczy, które należy przekazać, raportów, które należy przekazać i tak dalej. Umożliwi ci przygotowanie się na spotkania i oszczędzi zmartwień, nawet jeśli zebranie zostanie przeniesione razem.

• Zrób kopertę WOR – więc wiele naszych pogmatwanych dokumentów to rzeczy, które są wstrzymane, dopóki inna osoba nie zareaguje lub nie zadziała. Zamknij je w kopercie WOR (Oczekiwanie na odpowiedź). Sprawdzaj go co kilka dni, aby dowiedzieć się, jakie niezwykłe aktywności będziesz musiał nadrobić.

• Pudełka pojemnościowe – używaj tanich pudełek pojemnościowych, aby przechowywać udokumentowane zapisy i wydobyć je z obecnej przestrzeni zapisu.

• Pudełka na czasopisma — używaj pudełek lub okładek na czasopisma do przechowywania czasopism i list, których naprawdę potrzebujesz. Byłoby idealnie, gdybyś upewnił się, że naprawdę potrzebujesz ich do odniesienia lub badań, ogólnie używa ich ponownie lub rozdaje.

• Przeglądanie koperty — Wyznacz rekord artykułów do druku i archiwów, które musisz przejrzeć, a które nie są krytyczne.

• Dokumenty kronikarskie — Po zakończeniu przedsięwzięcia zbierz większość materiałów i zapisz je. Zachowaj „koperty robocze” na zadania, które są zaawansowane.

• Nagrywaj tydzień po tygodniu — nie daj swoim dokumentom szansy na nagromadzenie się. Umieść swoje dokumenty w organizerze „Do akt” i udokumentuj wszystko raz w tygodniu.

Koniec

Upewnij się, że skonsolidujesz własne ramy rentowności ze strategią stowarzyszenia biura. Niektóre strategie wydajności określają konkretny sposób radzenia sobie z porządkowaniem biura.

Bez względu na ulubioną strategię hierarchiczną lub ramy rentowności, nie wytrzymuj, aby uporządkować swoje biuro. Im dłużej robisz pauzy, tym dodatkowy czas marnujesz. Oto infografika kreatywna, która daje więcej pomysłów na temat organizowania wskazówek, jak być bardziej produktywnym.

Dodatkowe źródła