Jak skonfigurować wirtualne biuro w 5 prostych krokach

Firmy coraz częściej zwracają się do chmury w celu uzyskania aplikacji i narzędzi, które pomagają im w prowadzeniu codziennych operacji. Trend sprawił, że telepraca staje się coraz bardziej praktyczna i pożądana, ponieważ firmy spieszą się, aby obniżyć koszty, a pracownicy porzucają tradycyjne dojazdy. Gallup niedawno odkrył, że około 37 procent pracowników pracuje obecnie zdalnie, co sugeruje ogromną zmianę w sposobie pracy ludzi.

Rozwiązania oparte na chmurze i urządzenia mobilne uwalniają pracowników od biurek i biur firmy, zwiększając produktywność pracy zdalnej. Technologia wzmocniła także start-upy, freelancerów i samozatrudnionych, zapewniając cenne narzędzia, dzięki którym procesy biznesowe są szybkie i wydajne. Jednak pracownicy zdalni potrzebują środowiska biurowego, które naśladuje wiele elementów tradycyjnego miejsca pracy. Poniższe pięć wskazówek pokaże Ci, jak założyć wirtualne biuro, które wesprze Twoją karierę.

1. Zabezpiecz niezbędny sprzęt

Pracownicy zdalni potrzebują podstawowego sprzętu, aby wspierać ich sukces. Każdy pracownik zdalny potrzebuje laptopa, aby mógł pracować z dowolnego miejsca, w którym może znaleźć połączenie z Internetem. Pracownicy mogą z łatwością przenosić swoje komputery do witryn klientów i pracodawców, zapewniając im stały dostęp do oprogramowania i plików. Kup laptopa z dużą ilością pamięci i pamięci masowej, szybkim procesorem i wbudowaną kamerą, aby mieć pewność, że z łatwością wykonasz każdą część swojej firmy.

Telepracownicy polegają na oprogramowaniu w swojej pracy. W miarę upływu czasu programiści naprawiają błędy, poprawiają bezpieczeństwo i dodają funkcje do swoich produktów, dzięki czemu najnowsze wersje są niezbędne dla osób, które chcą zmaksymalizować swoją produktywność.

Urządzenia mobilne są również niezbędnym wyposażeniem dla pracowników zdalnych. Smartfony i tablety zapewniają łączność w ustawieniach, w których laptop wydaje się niepraktyczny. Pracownicy mogą synchronizować swoje urządzenia z komputerem, aby mieć pewność, że zawsze mają dostęp do swoich danych. Dzięki oprogramowaniu opartemu na chmurze pracownicy mogą płynnie przechodzić z jednego urządzenia na drugie, bez obawy o uszkodzenie danych lub konflikty wersji.

Jako pracownik zdalny możesz potrzebować innego sprzętu, w zależności od wymagań Twojej pracy. Jeśli masz luksus pracy w domu, możesz łatwo dostosować odpowiednią przestrzeń roboczą, aby uzupełnić skonfigurowane wirtualne biuro. Niektórzy pracownicy w domu używają zewnętrznych monitorów, pełnowymiarowych klawiatur, myszy i drukarki wielofunkcyjnej, aby poprawić efektywność swojego wirtualnego biura.

2. Pozostań w kontakcie

Teraz, gdy wiele aplikacji biznesowych działa w chmurze, pracownicy zdalni bardziej niż kiedykolwiek potrzebują niezawodnego połączenia internetowego. Szybkie połączenie w domowym biurze zapewni wystarczającą przepustowość dla połączeń głosowych i wideo, spotkań online i konferencji podczas przetwarzania plików i aktualizowania rekordów.

Pracownicy mobilni powinni zawsze mieć pod ręką mobilne urządzenie hotspot do użytku podczas podróży i do tworzenia kopii zapasowych, gdy połączenie domowe zostanie przerwane. Możesz skorzystać z funkcji hotspot na swoim smartfonie lub uzyskać dedykowane urządzenie hotspot, takie jak mobilny hotspot Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, Overdrive Pro firmy FreedomPop lub Verizon Wireless Jetpack MiFi, aby wymienić tylko kilka.

3. Wybierz odpowiednie narzędzia komunikacji i współpracy

Pracownicy zdalni muszą mieć dostęp do narzędzi do współpracy i komunikacji, które mogą zoptymalizować ich przepływ pracy. Najnowsze trendy w zarządzaniu projektami obejmują wirtualizację, cyfryzację i połączenia zdalne, więc upewnij się, że masz narzędzia, które pomogą Ci nadążyć za wymaganiami Twojej pracy. Podstawowe narzędzia komunikacyjne obejmują dostawcę poczty e-mail, takiego jak Outlook lub Gmail, wiadomości błyskawiczne, telefony programowe lub terminale telefonów IP współpracujące z dostawcą VoIP oraz konferencje internetowe, takie jak WebEx lub GoTo Meeting.

Narzędzia do współpracy, które mogą pomóc w efektywnej pracy z zespołami, obejmują Slack, aplikację do przesyłania wiadomości dla zespołów, Yammer, wiodące narzędzie sieci społecznościowych dla przedsiębiorstw, Asana, wiodące narzędzie do śledzenia projektów. WorkflowMax zapewnia kompleksowe narzędzie do zarządzania zadaniami, które pomaga w śledzeniu czasu, wycenach, fakturowaniu i raportowaniu. Gdy masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia, odkryjesz, że możesz pracować szybciej i mądrzej.

Możesz być jeszcze bardziej efektywny, korzystając z narzędzia komunikacji wizualnej, takiego jak Creately. Sprawdź nasze integracje z Dyskiem Google i Slack, jeśli chcesz dodać Creately do bieżącego przepływu pracy.

4. Przenieś swoje miejsce do przechowywania danych do chmury

W przeszłości telepracownicy mieli trudności ze śledzeniem swoich plików przechowywanych na różnych komputerach, urządzeniach i przenośnych dyskach USB. Teraz przechowywanie plików w chmurze zapewnia pracownikom dostęp do ich danych z dowolnego komputera lub urządzenia.

Właściwie użytkowana pamięć masowa online pomaga chronić dane i chronić przed utratą danych spowodowaną awarią komputera i dysku twardego. Usługi takie jak OneDrive, Dropbox, Google Drive i Box udostępniają aplikacje internetowe i mobilne, które umożliwiają łatwe zapisywanie, udostępnianie i organizowanie plików.

Jednak pomimo licznych korzyści oferowanych przez usługi w chmurze, pracownicy powinni być zaznajomieni z pewnymi zagrożeniami związanymi z przechowywaniem w chmurze, aby uniknąć naruszenia bezpieczeństwa cennych i wrażliwych danych biznesowych.

5. Bądź zorganizowany i dostępny

Nieodebrane terminy, zapomniane zadania i pominięte spotkania mogą wykoleić Twoją karierę jako telepracownika. Musisz dobrze zarządzać swoim czasem podczas wykonywania zadań. Co najważniejsze, musisz być dostępny dla swoich klientów i współpracowników. Wypróbuj aplikacje i narzędzia do organizowania zadań, notatek i spotkań, aby móc wypełniać wszystkie swoje obowiązki.

Produkty programowe, takie jak MyLife Organized, Organizer Pro i MyOrganizer ultimate, zapewniają scentralizowane miejsce do tworzenia list rzeczy do zrobienia, planowania, wyznaczania celów i przechowywania kontaktów. Aplikacje działające w podobny sposób to Kalendarz Google, Evernote, Trello i Toodledo. Niezależnie od dokonanego wyboru, możesz zsynchronizować swoje informacje do użytku na wszystkich swoich urządzeniach, aby mieć pewność, że nigdy więcej nie przegapisz ważnego zadania lub okazji.

Podziel się pomysłami, jak założyć wirtualne biuro

Zdalni pracownicy z wirtualnymi biurami zmienili krajobraz zatrudnienia. Chociaż w nowym sposobie pracy brakuje bezpośredniej komunikacji i relacji społecznych w miejscu pracy, telepracownicy mogą wykorzystać technologię, aby to zrekompensować. Mając odpowiedni sprzęt, oprogramowanie, narzędzia internetowe i aplikacje, możesz stać się bardziej produktywny i odnoszący sukcesy, niż kiedykolwiek sobie wyobrażałeś.

Biografia autora: Lisa Michaels jest niezależną pisarką, redaktorką i zaangażowaną konsultantką ds. marketingu treści z Portland. Jako samozatrudniona stara się być na bieżąco z aktualnymi trendami w świecie biznesu. Wolny czas spędza na wypróbowywaniu nowych przepisów lub czytaniu skandynawskich powieści kryminalnych. Zapraszam do kontaktu z nią na Twitterze i LinkedIn.