10 najlepszych narzędzi do współpracy dla startupów w celu zwiększenia produktywności

Znajomy zorganizował niedawno wirtualną konferencję z uczestnikami z całego świata i zaproszonymi prelegentami z trzech kontynentów. To był wspaniały sukces i wkrótce planuje zorganizować kolejny. Zdecydowała się na wirtualną konferencję, ponieważ było to bardziej opłacalne i łatwiejsze logistycznie.

Nasz świat ma teraz nieskończone możliwości, jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi do współpracy. Nowa rzeczywistość polega na tym, że większość rzeczy dzieje się wirtualnie. Nawet Walmart ogranicza ruch w sklepach i zamiast tego zachęca kupujących do zakupów online. Tak więc, jeśli Twój zespół lub firma nadal jest uzależniona od przestarzałych operacji i formularzy komunikacji biznesowej, ograniczy to Twoje możliwości skalowania i rozwoju.

Porozmawiajmy o niektórych z powodów, dla których warto częściej współpracować wirtualnie:

1. Śledź swoje postępy i wykonuj pracę szybciej.

2. Zmniejsz powtarzające się koszty fizycznego biura lub fizycznych spotkań.

3. Popraw efektywność swojej pracy, spontanicznie reagując na rozwój biznesu.

4. Osiągaj lepsze wyniki dzięki najlepszym talentom.

Dzięki współpracy nie ma usprawiedliwienia dla niepowodzenia.

4 rzeczy do rozważenia przed przyjrzeniem się narzędziom do współpracy

Źródło

Jeśli jesteś właścicielem startupu lub liderem zespołu, powinieneś rozważyć zakup narzędzia do współpracy, które ułatwi realizację celów w pracy i umożliwi śledzenie postępów.

Jedną z rzeczy, które zrobią narzędzia do współpracy, jest sprawdzenie twoich umiejętności przywódczych i komunikacyjnych. W związku z tym, zanim uzyskasz narzędzie do współpracy (jeśli jeszcze go nie masz), powinieneś wziąć pod uwagę następujące kwestie.

• Komunikacja

Bądź rozważny, w przeciwnym razie komunikacja będzie się zacinać, powodując nieporozumienia i utrudniając przepływ pracy. Skuteczna komunikacja jest celowa, starannie rozważona, co się mówi, do kogo to powiedzieć, jak to będzie odebrane i jaki jest cel.

Kiepska komunikacja : „Hej, potrzebuję kogoś do pomocy z raportem dotyczącym logistyki”.

Dobra komunikacja : „Hej John, czy możesz przesłać raport dotyczący logistyki z ostatniego kwartału?”

Twoja komunikacja musi być konkretna i uprzejma.

• Przywództwo

Ze względu na bezosobowy i niezwiązany z faktami charakter pracy wykonywanej za pomocą narzędzi do współpracy, liderzy zespołów powinni bardziej świadomie kierować swoim przywództwem. Muszą zidentyfikować prądy konfliktowe i bezproduktywne i szybko sobie z nimi poradzić. Dobre przywództwo wymaga dobrego słuchania i umiejętności zarządzania ludźmi.

Sposoby poprawy przywództwa na platformie współpracy

• Stwórz jasny podział zadań i poinformuj wszystkich zaangażowanych o ich roli w projekcie.
• Ustal terminy realizacji projektów.
• Dotrzyj do członków zespołu, których produktywność spadła.
• Jasno zdefiniuj kulturę zespołu.
• Daj dobry przykład ciężkiej pracy i przywództwa; nie mów tylko, co zrobisz, rób to, co mówisz.

• Rozwiązanie konfliktu

Rozwiązywanie konfliktów jest pochodną dobrego przywództwa i świadczy o twojej zdolności do rozwiązywania sporów z taktem. Podczas korzystania z narzędzia do współpracy na pewno pojawią się wyzwania; nieefektywna komunikacja, niepowodzenia w pracy zdalnej i frustracja związana z brakiem możliwości fizycznego komunikowania się od czasu do czasu dotykają członków zespołu.

Lider musi upewnić się, że podczas gdy te konflikty występują, nie przeżuwają do tego stopnia, że ​​wpływają na produktywność lub demoralizują członków zespołu. Jednym z najlepszych sposobów na skuteczne rozwiązanie sporu jest przewidzenie jego wystąpienia i określenie kroków prowadzących do rozwiązania problemu.

• Umiejętności analityczne

Zarządzanie wydajnością jest jedną z zalet narzędzia do współpracy; możesz śledzić postępy swojego zespołu i decydować, co należy zmienić, aby poprawić efektywność. Dlatego powinieneś doskonalić swoje umiejętności analityczne, aby nie ignorować luk operacyjnych.

Jak poprawić swoje umiejętności analityczne

• Dokumentuj wszystko i miej zapisy, które pokazują twoje postępy.

• Zidentyfikuj wskaźniki wzrostu, mierząc swoje KPI. Konsekwentnie sprawdzaj postępy swojego zespołu i aktualizuj statystyki swojego narzędzia.

Teraz, gdy omówiliśmy te kluczowe umiejętności, porozmawiajmy o dziesięciu najlepszych narzędziach do współpracy, których możesz użyć, aby zwiększyć swoją produktywność.

10 najlepszych narzędzi do współpracy dla Twojego startupu

Zanim wybierzesz jakiekolwiek narzędzie do współpracy, odpowiedz sobie na te pytania. Niektóre z tych narzędzi mają plany bezpłatne i płatne, więc przed podjęciem decyzji możesz skorzystać z bezpłatnej wersji.

Nie ma powodu, dla którego miałbyś utknąć z narzędziem do współpracy, które nie jest pomocne.

• Czy rozważyłem wszystkie opcje?
• Czy odpowiada potrzebom komunikacyjnym mojej organizacji?
• Czy są ogólnie dobre recenzje tego produktu?
• Czy mój startup może sobie teraz pozwolić na ten produkt?

1. Office 365: Excel i Word

Źródło

Microsoft Excel zapewnia doskonałe funkcje do analizy biznesowej i księgowości. Te produkty oprogramowania doskonale nadają się do tworzenia, przygotowywania i układania oficjalnych dokumentów i komunikacji biznesowej w kilku szablonach.

Dzięki funkcjom Notatki i Komentarze możesz omawiać raporty biznesowe, ustawiać formuły, importować skoroszyty, przeglądać prognozy finansowe, a nawet chronić swój dokument przed osobami trzecimi.

2. Dysk Google

Źródło

Będziesz musiał przechowywać ważne pliki w miarę rozwoju startupu. Dysk Google jest jak tradycyjna szafa na dokumenty, przechowująca najważniejsze pliki i zapisując je w chmurze.

Możesz je odzyskać, nawet jeśli zgubisz urządzenie lub przyznasz dostęp swojemu zespołowi. Podobnie jak w przypadku Dokumentów Google, możesz edytować uprawnienia, aby ograniczyć dostęp i przeglądać je samodzielnie.

3. Płótno

Źródło

Jeśli jesteś liderem zespołu projektowego, powinieneś poważnie rozważyć użycie tego narzędzia do zwiększenia swoich kreatywnych celów.

W serwisie Canva możesz tworzyć wspaniałe filmy i obrazy oraz zapraszać swój zespół do ich edytowania lub przeglądania. A jeśli nie jesteś kierownikiem zespołu projektowego, możesz zaprojektować swoje wizytówki, logo, broszury i papier firmowy, jeśli masz na to ochotę.

4. Brosix

Źródło

Brosix to wszechstronny, bezpieczny komunikator błyskawiczny, który jest skuteczny w przypadku współpracy zespołowej. Dzięki wszystkim funkcjom, których możesz potrzebować do komunikacji biznesowej: audio, wideo, tablica, udostępnianie ekranu, zrzut ekranu, czaty, wiadomości offline, przesyłanie plików itp. możesz poprawić wydajność pracy swojego zespołu, kontrolować uprawnienia użytkowników, zachować zgodność ze standardami branżowymi środki bezpieczeństwa (takie jak HIPAA i SAS-70) i ​​zwiększ produktywność.

Wielką zaletą Brosix jest nacisk na bezpieczeństwo. Oznacza to, że możesz bezpiecznie współpracować bez obawy o naruszenie danych lub sabotaż. Komunikacja w Brosix chroni połączenia peer-to-peer, kompresję danych i szyfrowanie.

5. Chanty

Źródło

Chanty to kolejne narzędzie do współpracy, które wspomaga komunikację w zespole. W Chanty możesz importować użytkowników ze Slack, Stride, Flock i HipChat, gwarantując nieprzerwany przepływ pracy. Możesz udostępniać duże bloki kodu swojemu zespołowi, aktywować ciemny motyw (dla użytkowników, którzy chcą chronić swoje oczy) i przypinać informacje, które chcesz przeczytać później.

Dzięki Chanty niczego nie przegapisz, nawet informacji o innych aplikacjach — aplikacja jest zintegrowana z innymi aplikacjami, takimi jak Dysk Google i Mailchimp, co ułatwia pozbycie się rozpraszaczy.

6. Luz

Źródło

Slack to alternatywa dla poczty e-mail, która umożliwia użytkownikom bezpośrednie oznaczanie innych użytkowników, którzy muszą brać udział w rozmowach.

W Slacku nie ma wskaźników otwarć ani kliknięć; członkowie Twojego zespołu mogą zobaczyć, co wymaga zaadresowania w jednym miejscu — i zająć się tym — bez martwienia się o przeglądanie listy nieotwartych e-maili.

7. Polowanie na produkty

Źródło

ProductHunt to doskonałe narzędzie do tworzenia list produktów do marketingu produktów technologicznych. Ale to znacznie więcej niż żółta strona produktów; dzięki sekcji dyskusji użytkownicy mogą oceniać Twój produkt i głosować na niego.

W ten sposób możesz pozyskać społeczność ludzi rozmawiających o Twoich produktach i dzielących się nimi z innymi. To także świetne miejsce do publikowania ofert pracy i tworzenia wydarzeń w celu odkrycia wielkiego talentu do współpracy.

8. ScreenRec

Źródło

Chcesz nagrać zawartość ekranu i udostępnić ją innym? ScreenRec to bezpłatne oprogramowanie do przechwytywania ekranu, które może przechwytywać filmy i dźwięk, aby udostępniać je dalej lub zachować.

To narzędzie będzie szczególnie pomocne we wdrażaniu; w zaciszu swojej lokalizacji możesz rozwiązywać problemy członków zespołu w pracy, nawet nie podnosząc telefonu. Mogą przesłać Ci przechwycone ekrany, a Ty możesz zapewnić rozwiązanie, robiąc to samo!

9. Zoom

Źródło

Zoom to świetne narzędzie do współpracy na spotkaniach i małych zespołach, które zajmują się wydarzeniami lub zarządzaniem wydarzeniami.

W Zoom możesz nagrywać spotkania, organizować seminaria internetowe, organizować spotkania zarządu, aby mieć pewność, że wszyscy są na bieżąco z rozwojem firmy, a nawet zatrudniać talenty z całego świata.

10. Zastosuj

Źródło

Apploye time tracker to niezwykłe narzędzie do śledzenia godzin pracy pracowników i produktywności całej firmy. Dla startupów jest to najlepsze rozwiązanie, ponieważ zapewnia mnóstwo funkcji śledzenia czasu, które mogą zwiększyć produktywność i usprawnić przepływ pracy w miejscu pracy. Apploye oferuje funkcje zdalnego śledzenia, takie jak zrzuty ekranu, śledzenie adresów URL i korzystanie z aplikacji, aby pomóc menedżerom monitorować ich zdalnych pracowników.

Dodatek śledzenia GPS pomaga śledzić lokalizację pracowników mobilnych w czasie rzeczywistym. Co więcej, zarządzanie kilkoma projektami, śledzenie czasu w odniesieniu do wielu zadań oraz intuicyjny pulpit nawigacyjny oparty na wydajności mogą pomóc Twojemu startupowi osiągnąć nowe wyżyny.

Te jedenaście narzędzi do współpracy zwiększy Twoją produktywność, dając więcej miejsca na konceptualizację nowych wyżyn dla Twojego startupu.

Biografia autora

Radina Skorcheva jest specjalistą ds. marketingu cyfrowego w Inbound Blogging, specjalizującym się w marketingu treści i SEO. Oprócz pasji do marketingu cyfrowego lubi podróżować i spędzać czas z rodziną. Możesz połączyć się z nią na LinkedIn.