8 najlepszych rozwiązań oszczędzających czas dla pracowników biurowych

Czy kiedykolwiek spóźniłeś się z harmonogramem i musiałeś pracować w nadgodzinach? Obiecałeś komuś, że danego dnia skończysz swoją część projektu, ale w rezultacie nic z tego nie wyszło? Czy zastanawiałeś się kiedyś nad tym, że musisz szukać sposobów na zaoszczędzenie czasu w pracy, aby móc lepiej skupić się na priorytetowych zadaniach i przede wszystkim terminowo je realizować? Zapoznaj się z naszą listą najlepszych rozwiązań oszczędzających czas dla pracowników biurowych. Czytaj.

Oszczędzanie czasu dla pracowników biurowych – spis treści:

1. Rób regularne przerwy
2. Wyłącz powiadomienia w mediach społecznościowych
3. Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz
4. Delegat
5. Skorzystaj z techniki Pomodoro
6. Zaplanuj swój dzień
7. Uczyć się
8. Użyj narzędzi
9. Streszczenie

Rób regularne przerwy

Na pewno zastanawiasz się teraz, jak robienie regularnych przerw – które w praktyce „zabierają” czas – pomoże Ci go zaoszczędzić. Trzeba pamiętać, że nikt nie jest w stanie być produktywny przez 8 godzin pracy – zwłaszcza jeśli nie robi sobie przerw. Nasze mózgi potrzebują odpoczynku, nasze oczy potrzebują przerwy od ekranu, a nasze mięśnie potrzebują przynajmniej trochę ruchu.

Wstań, zrób kilka kroków, porozmawiaj z kimś, a następnie wróć do wykonywanego zadania. Ta zasada dotyczy również jednej dłuższej przerwy na lunch – organizm musi jeść, aby stać się bardziej produktywnym, więc niezależnie od obciążenia pracą nie rezygnuj z jednego większego, zdrowego posiłku.

Warto też zaznaczyć, że robienie przerw „od czasu do czasu” nie jest dobrą praktyką – za każdym razem, gdy idziesz na kawę, papierosa lub idziesz do sąsiedniego pokoju, aby zadać koledze z drużyny ważne dla Ciebie pytanie , dekoncentrujesz się, a kiedy wrócisz, musisz ponownie spróbować się skupić, co zajmuje kolejną minutę.

Z tego powodu warto robić sobie regularne przerwy, np. co godzinę dokładnie o tej samej porze. Co więcej, taki układ będzie Cię motywował – będziesz chciał dokończyć rozpoczęte zadanie do przerwy, więc w praktyce wykonasz je szybciej.

Wyłącz powiadomienia w mediach społecznościowych

Największym rozpraszaczem w pracy jest niewątpliwie Twój prywatny telefon. Każde odwrócenie uwagi od wykonywanego zadania, takie jak robienie przerw w dowolnym momencie, negatywnie wpływa na koncentrację i wydłuża czas potrzebny na jego ukończenie. Jeśli naprawdę chcesz zaoszczędzić czas w pracy, wysyłaj prywatne wiadomości tylko podczas wyznaczonych przerw.

Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz

Masz do wykonania jedno bardzo ważne zadanie, a jednocześnie dostajesz maila, kolega prosi Cię o pomoc, a specjalista HR pisze do Ciebie na firmowym komunikatorze? Nie rozpraszaj się – każda z tych rzeczy może poczekać, aż skończysz rozpoczęte zadanie.

Wyłącz powiadomienia ze swojej skrzynki e-mail i sprawdzaj ją tylko w wyznaczonych godzinach (np. po przyjściu do pracy lub na koniec dnia). Na wiadomości nie trzeba odpowiadać od razu (z wyjątkiem tych, które są dla Ciebie ważne ze względu na konkretne zadanie) – a ich sprawdzenie zawsze zajmuje dużo czasu.

Delegat

Nie zawsze musisz robić wszystko sam – nawet jeśli myślisz, że tylko ty będziesz w stanie wykonać zadanie prawidłowo. Pracując w zespole, zdecydowanie powinieneś wykorzystać fakt, że współpracownik ma więcej czasu i może zająć się Twoim zadaniem. Proszenie o pomoc to nie wstyd – a nie oddawanie zadań to doskonały sposób na marnowanie czasu w pracy.

Skorzystaj z techniki Pomodoro

Słyszeliście kiedyś o technice Pomodoro? Jest to metoda zarządzania czasem oparta na 25-minutowych odcinkach skoncentrowanej pracy, przerywanych pięciominutowymi przerwami. Każdy interwał pracy nazywany jest pomodoro. Został zaprojektowany, aby pomóc Ci zachować koncentrację. Jak tego użyć? Wybierz zadanie, które musisz wykonać, ustaw minutnik na 25 minut, pracuj nad zadaniem, a kiedy zadzwoni budzik, zrób sobie pięciominutową przerwę. Po czterech pomodoro zrób 20-30 minut przerwy.

Zaplanuj swój dzień

Nic nie działa lepiej niż planowanie zadań do wykonania z wyprzedzeniem. W ten sposób nie tracisz czasu na zastanawianie się, jakie są Twoje aktualne priorytety, w jakich spotkaniach musisz uczestniczyć danego dnia i od jakiego zadania zacząć. Kilka minut zaoszczędzonych, bo od razu możesz zabrać się do pracy? Co ty na to!

Uczyć się

W codziennej pracy z pewnością korzystasz z pakietu Microsoft Office i innych rozwiązań, które mają pomóc Ci w załatwianiu spraw. Ale czy na pewno poznałeś ich pełny potencjał? Nawet jeśli odpowiedź na to pytanie brzmi „tak”, w rzeczywistości większość aplikacji, z których korzystasz na co dzień, ma o wiele więcej funkcji, niż kiedykolwiek zdołasz poznać.

Postaraj się więc odkryć chociaż kilka, które ułatwią Ci pracę – w przypadku Powerpointa może to być np. funkcja projektowa (sugerowanie ułożenia tekstu i grafiki na slajdzie oraz przyspieszenie tworzenia prezentacji), w Wordzie możliwość śledzenia zmian w danym dokumencie , aw Excelu formatowanie warunkowe (prezentowanie danych kolorami w celu usprawnienia ich analizy).

Użyj narzędzi

Zamiast tracić czas na szukanie ikony konkretnej aplikacji na ekranie lub logowanie się do każdej usługi z osobna, możesz skorzystać z narzędzia, które oferuje różne funkcje w jednym miejscu. Takim narzędziem jest Firmbee, kompleksowy system do zarządzania firmowymi projektami i zespołami. Firmbee jest przeznaczony dla wielu branż, od HR, przez sprzedaż, po IT. Użytkownicy mogą śledzić postępy projektów, organizować zadania, rekrutować pracowników i monitorować finanse – wszystko za pomocą jednej platformy.

Top 8 oszczędzających czas – podsumowanie

Jak widać, sposobów na zaoszczędzenie czasu w pracy jest wiele. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to dowiedzieć się, jakie zadania zajmują najwięcej czasu. Niektóre osoby mogą na przykład spędzać godziny dziennie na e-mailach. Kiedy już wiesz, co pochłania Twój czas, spróbuj się ich pozbyć i zastąp je czymś bardziej produktywnym.

Właśnie przeczytałeś o 8 najlepszych sposobach oszczędzania czasu w pracy. Czytaj też: Grywalizacja w rekrutacji

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Wyświetl wszystkie posty