Najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania czasem

Ciągły brak czasu i przepracowanie dotyczy zarówno freelancerów, jak i firm. Wpływa to nie tylko na produktywność i motywację, ale także na zdrowie. Na szczęście jest kilka wyjść. W dzisiejszym artykule dowiesz się, co zmniejsza produktywność w każdym biznesie. Nauczysz się także kilku skutecznych metod zarządzania czasem i poznasz przydatne narzędzia i aplikacje do przepływu pracy.

Najważniejsze wskazówki dotyczące zarządzania czasem – spis treści:

1. Co dezorganizuje pracę?
2. Techniki zarządzania czasem
3. Korzystaj z narzędzi do zarządzania pracą i zadaniami

Co dezorganizuje pracę?

W dzisiejszych czasach coraz więcej czasu spędza się w pracy. Nadgodziny i piętrzące się zamówienia stały się nową normą. Polacy i Grecy należą do najbardziej zapracowanych na świecie – według OECD spędzają w pracy prawie 2 tys. godzin rocznie, znacznie wyprzedzając Niemców, którzy pracują o 600 godzin mniej rocznie. Niestety ciężka praca nie oznacza produktywności. Ilustruje to fakt, że Polacy wypadli o 70 proc. niżej od Niemców w testowaniu wydajności pracy.

Co dezorganizuje pracę? Po pierwsze, 9 drobiazgów, które zabierają czas i paraliżują każdy biznes:

1. Wysyłanie niekończących się wiadomości e-mail – jeśli właśnie wysłałeś trzecią wiadomość w odpowiedzi, nie wysyłaj kolejnej. Jeszcze lepiej zadzwoń do osoby lub spotkaj się z nią osobiście,
2. Powiadomienia dźwiękowe o nowych wiadomościach e-mail – warto regularnie odpowiadać, ale nie wszystkie są warte odwrócenia uwagi od pracy,
3. Korzystając z opcji „odpowiedz wszystkim” ,
4. Pisanie raportów, które nie służą do podejmowania decyzji i doskonalenia firmy ,
5. Tworzenie raportów, których nikt nie przeczyta ,
6. Przekazywanie decyzji przełożonym ,
7. Organizowanie niekończących się spotkań ,
8. Odkładanie priorytetów ,
9. Planowanie spotkań dłuższych niż 45 minut – taka ilość czasu wystarczy. Zbyt często jest niepotrzebnie zaokrąglany do pełnej godziny.

Tak podsumowuje badanie Macieja Krzysiaka przeprowadzone w jego firmie, gdy objął stanowisko prezesa National Motor Club. Dodaj do tego niepotrzebną pracę administracyjną, dbanie o rzeczy, które nie są częścią naszego opisu stanowiska, wykonywanie osobistych rozmów telefonicznych, czytanie gazet i załatwianie sprawunków.

Tryb domowego biura nie ułatwia pracy przy całym domowym zgiełku. Serwisy społecznościowe, jedzenie i picie kawy, odwiedzanie znajomych i odkładanie zadań na „za chwilę”. Brzmi znajomo? Możesz poradzić sobie z tymi kłopotliwymi problemami, wyrabiając proste nawyki i ustalając przyjazny harmonogram pracy.

Techniki zarządzania czasem

1. Metoda Pomodoro

Jedną z najbardziej znanych technik, która może pomóc, jest metoda Pomodoro , wywodząca się z klasycznego minutnika w kształcie pomidora. Metoda polega na wypisaniu na kartce wszystkich zadań do wykonania, wybraniu jednego, ustawieniu timera na 25 minut i pracy nad zadaniem przez cały czas. Musisz być w pełni skoncentrowany, bez rozpraszania Facebooka lub wiadomości tekstowych.

Jeśli po 25 minutach zadanie nadal nie jest wykonane, zrób 5-minutową przerwę, a następnie wróć do niej, ustawiając zegarek na kolejne 25 minut.

Jednak po 2 godzinach takiej pracy (4 Pomodoro) mózg będzie potrzebował odpoczynku, więc zrób sobie 30-minutową przerwę, idź na spacer, zrób sobie herbatę lub obejrzyj jakiś serial. To prosta i skuteczna metoda na usprawnienie zarządzania czasem. Jest popularny na całym świecie.

2. Technika 5S

Inną polecaną techniką jest 5S , która pomaga uporządkować miejsce pracy i zwiększyć produktywność. Zmniejsza również koszty funkcjonowania firmy oraz poprawia jakość wytwarzanych towarów i usług.

5S jest popularny od dziesięcioleci wśród japońskich firm i składa się z pięciu zasad:

• selekcja – usuń wszystkie niepotrzebne elementy ze skrzynki,
• segregacja – przydziel miejsce na niezbędne przedmioty; muszą być łatwe do odnalezienia i odłożenia po użyciu, więc uporządkuj je za pomocą skrzynek narzędziowych, podpisów lub kolorowych etykiet (katalogowanie wiadomości),
• sprzątanie – codziennie sprzątaj miejsce pracy, eliminując źródło zanieczyszczeń (usuwanie SPAMU i wypisywanie się z niepotrzebnych newsletterów),
• standaryzacja – ustal standardowe godziny pracy (ustal konkretne godziny, w których odpowiadasz na e-maile),
• samodyscyplina – wyrób nawyk wykonywania powyższych 4 kroków.

3. Scrum

Czy masz pod ręką tablicę i kolorowy papier? Poznaj Scrum, metodę organizacji pracy na czas, często stosowaną przez startupy i programistów. Scrum to metoda, w której projekty i zadania są zapisywane na kartkach papieru i przypinane do kolumn na tablicy. Kolumny oznaczają kolejne elementy procesu (np. „planowane”, „w toku”, „testowane”, „pilne do zakończenia”, „wykonane”).

W pierwszej kolumnie tworzysz kolejkę zadań z priorytetami. Następnie przy każdym zadaniu piszesz ile godzin jest na nie przewidzianych (używając różnych kolorów kartek możesz je podzielić na kategorie). Karty są następnie przypinane od lewej do prawej w miarę postępu prac do sekcji „zrobione”.

Scrum pozwala śledzić postępy projektu, rozpoznawać nowe wyzwania, monitorować terminy i obserwować, ile zadań pozostało. Jest to bardzo praktyczne zarówno w organizacji czasu, jak i w kontaktach z klientem.

4. System kwadratowy

Metoda systemu kwadratowego opiera się na hierarchizacji przydzielonych zadań. Zgodnie z tą techniką kartka papieru jest podzielona na cztery równe pudełka. Każde pole odpowiada czterem kategoriom zadań:

• zadania pilne – ważne (1) i nieważne (2) – są zapisane w górnych kwadrantach,
• zadania niepilne – ważne (3) i nieważne (4) – umieszczane są w dolnych kwadrantach.

Zadania pilne i niepilne to te, którymi należy się zająć jak najszybciej, ale bez dotrzymywania określonego terminu (np. wykonanie telefonu). Pilne i ważne zadania to terminy, które należy szybko dotrzymać (np. opłacenie abonamentu).

Dzięki temu systemowi wiemy, które zadania wykonać jako pierwsze, a które mogą poczekać. To doskonałe uzupełnienie listy czynności zaplanowanych do wykonania na co dzień. Takie połączenie pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie czasem.

5. 80/20

Inną techniką jest wykonywanie zadań zgodnie z zasadą Pareto (aka 80/20) . Prawie sto lat temu Vilfredo Pareto zaobserwował, że 80% towarów znajduje się w rękach zaledwie 20% populacji. Szybko odkryto, że proporcje te dotyczą różnych dziedzin życia. Przykłady: 80% przychodów generuje 20% klientów, 20% usług firm generuje 80% przychodów, 80% czasu nosimy 20% ubrań, które mamy w szafie i tak dalej.

Według tej metody wykonanie 20% zadań wystarczy, aby osiągnąć 80% wyników. Sztuką jest rozeznanie, jakie dokładnie są te zadania i „odsianie ziarna od plew”. Oczywiście ta zasada nie jest bezbłędna – proporcje mogą się różnić 90/10, 70/30, 97/3 itd.

Zasada Pareto to metoda zarządzania czasem, która pomaga skoncentrować się na kluczowych kwestiach, trzymając się harmonogramu i unikając owijania w bawełnę.

6. Minuta lub dwie

Ostatnią i najprostszą techniką jest zasada 2 minut Davida Allena. Świetnie nadaje się do pracy i codziennych zadań. Zgodnie z tą zasadą, jeśli wykonanie czynności zajmuje nie więcej niż 2 minuty, należy to zrobić natychmiast. Jeśli to odłożysz, może to stać się ogromnym obciążeniem w przyszłości. Ta metoda jest najłatwiejsza do wdrożenia, ale zapewnia najlepsze rezultaty w krótkim czasie.

Poza tym zwiększa poziom satysfakcji. Wykonywanie kilku zadań w ciągu dnia, nawet tych niewielkich, daje satysfakcję i wzmacnia zaokrąglanie kolejnych.

Ponadto, oto dwie praktyczne wskazówki, których warto przestrzegać:

• Nie czekaj na większą ilość wolnego czasu – odkładanie wszystkiego na później nie jest najlepszym pomysłem; w wakacje chcemy odpocząć, a czasem pojawiają się niezapowiedziane sytuacje,
• Planuj tylko 60% czasu – często przeceniamy swoje możliwości; planując zadania, wymień priorytety, staraj się przewidywać niezapowiedziane wydarzenia i skreślać zjadaczy czasu.

Korzystaj z narzędzi do zarządzania pracą i zadaniami

Poza wykorzystaniem technik zarządzania czasem, warto również skorzystać ze wszystkich narzędzi do zarządzania pracą stworzonych w celu optymalizacji naszych codziennych procesów.

Dokumenty Google

To bezpłatne narzędzie Google do tworzenia, udostępniania i edytowania plików (plików tekstowych, arkuszy roboczych, prezentacji, formularzy) zarówno w trybie offline, jak i online. Działa na telefonie, tablecie lub komputerze. Co więcej, narzędzie jest kompatybilne z plikami Word – więc nie musisz kupować oprogramowania – i jest zintegrowane z Dyskiem Google (15 GB).

Biuro Online

Bezpłatna wersja pakietu Microsoft Office to kontynuacja potężnego narzędzia do zarządzania online, które umożliwia tworzenie, zapisywanie i udostępnianie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i notatników. Office Online obejmuje Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), skrzynkę pocztową Outlook.com, kalendarz i kontakty.

Dropbox

Dropbox to bezpieczny system do udostępniania i przechowywania plików, tworzenia kopii zapasowych i synchronizowania plików między komputerami. Umożliwia przesyłanie, przeglądanie i pobieranie danych zarówno przez zwykłą przeglądarkę, jak i przez dedykowaną aplikację zainstalowaną na komputerze.

Uwaga koloru

Prosta aplikacja na Androida – CollorNote pozwala szybko i łatwo edytować notatki, przypomnienia, e-maile, wiadomości, zakupy i listy zadań. Ta aplikacja umożliwia porządkowanie notatek według kolorów, blokowanie haseł i tworzenie kopii zapasowych.

Aplikacje do zarządzania czasem

W zgiełku współczesnego życia niezwykle trudno jest być na bieżąco ze wszystkim, czego potrzebujesz do ukończenia. Skuteczna aplikacja do śledzenia czasu nie tylko pomoże Ci przejąć większą kontrolę nad swoim dniem, ale także zwiększy produktywność Twojego zespołu i poprawi jego odpowiedzialność.

A jakie są Twoje sposoby na skuteczne zarządzanie czasem? Czy znasz inne ciekawe wskazówki, zasady lub aplikacje dotyczące zarządzania czasem? Zapraszam do przeglądania i udostępniania komentarzy.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty