Jak przeprowadziliśmy transformacyjne wydarzenie wolontariatu w ramach akcji Give to Get

Jedno wydarzenie wolontariackie zmieniło sposób, w jaki organizujemy nasze największe spotkanie w roku. I nie byliśmy pewni, czy uda nam się tego dokonać.

Z pomocą naszych przyjaciół z Give To Get, która organizuje wydarzenia CSR dla firm, nie tylko nam się to udało, ale przy okazji nauczyliśmy się wielu wskazówek i trików.

Zatem w ten sam sposób, w jaki zastanawialiśmy się nad wnioskami, jakie wyciągnęliśmy na temat prowadzenia programów darowizn od przedsiębiorstw, wdrażania praktyk opartych na zaufaniu i uruchamiania ERG, pomyśleliśmy, że poświęcimy trochę czasu na refleksję i podzielenie się radami, które możesz wykorzystać już dziś, aby przeprowadzić transformacyjne działania programy wolontariackie.

Przegląd transformacyjnego wydarzenia wolontariackiego

Sales Kickoff (SKO) to tradycja, w ramach której można przesłać ludzi z całej firmy, aby nadać ton temu rokowi. W 2024 roku w naszym biurze w Bellevue odbyło się SKO. Oprócz prezentacji, raportów i seminariów dodaliśmy wydarzenie wolontariackie. Dzięki Give To Get to wydarzenie wolontariackie stało się centralnym punktem SKO 2024 i może stać się dla nas nową tradycją.

Katie Fisher, asystentka wykonawcza w Submittable, współpracowała z Linneą Malmstrom z Give To Get przy organizacji wydarzenia wolontariackiego. Podczas wydarzenia wolontariusze stworzyli zestawy zapewniające wygodę dzieciom dla usług Wellspring Family Services, które zawierały wykonane przez wolontariuszy pluszowe misie i odręczne notatki od wolontariuszy.

Wydarzenie wolontariackie cieszyło się dużym zainteresowaniem zarówno wśród pracowników, jak i kierownictwa. Uczestnikom ogromnie poprawiło to nastrój i, anegdotycznie, wzrosło zainteresowanie wydarzeniami wolontariackimi w Submittable. Innymi słowy, doświadczenie to utkwiło w pracownikach w sposób, który nasz główny mówca SKO, Chris Jarvis z Realized Worth, mógłby określić jako „transformacyjny”.

Zapytany o to Fisher odpowiada, że ​​„CAŁKOWICIE zrobimy to jeszcze raz. Spodziewam się, że będzie to element wszystkich przyszłych SKO.” Badamy także stałą współpracę z Wellspring Family Services, aby zobaczyć, w jaki sposób pracownicy z możliwością zgłoszenia mogą w dalszym ciągu pomagać w ich sprawie.

Jedno wspaniałe doświadczenie w ramach wolontariatu zmieniło sposób, w jaki planujemy najważniejsze wydarzenie w roku w naszej firmie. Był jednak pewien problem: logistyka.

Przegląd wydarzeń

• Kiedy: 10 stycznia 2024 r
• Co: Stwórz zestawy dla dzieci dla Wellspring Family Services, które pomogą bezdomnym rodzinom stanąć na nogi.
• Jak: „Linia montażowa”, na której ochotnicy mogą wypchać pluszowe misie, pisać notatki i składać zestawy zapewniające wygodę dzieciom.
• Rezultat: 85 wolontariuszy stworzyło 150 zestawów zapewniających wygodę dzieciom, w tym karty wsparcia i wypchane przez wolontariuszy pluszowe misie.
• Wpływ: potencjalna trwająca relacja pomiędzy usługami Submitable i Wellspring Family Services.

Prawie się to nie zdarzyło (w tym roku)

Przygotowanie SKO to mnóstwo pracy. Pomysł zorganizowania wydarzenia wolontariackiego zrodził się u jednego pracownika na późnym etapie planowania, kiedy wiele szczegółów dotyczących SKO zostało już ustalonych. Gdyby organizacja Give To Get nie ułatwiła Fisherowi tak łatwej organizacji, istnieje szansa, że ​​moglibyśmy poczekać do 2025 roku, aby zacząć dodawać wydarzenie wolontariackie do SKO.

„Nie zgodziliśmy się od razu ze względu na obciążenia administracyjne” – mówi Fisher. Mówi, że pojawiło się wiele pytań, na które zespół planowania SKO musiał bardzo szybko odpowiedzieć:

• Która organizacja non-profit?
• Gdzie znajduje się organizacja non-profit w rejonie Seattle?
• Jak przyciągniemy tam ludzi?
• Czy organizacja non-profit zapewnia udogodnienia dla wszystkich naszych pracowników?
• Czy pracownicy w ogóle się pojawią?  

Fisher zwięźle podsumowuje te pytania: „Nie doszłoby do tego, gdybyśmy musieli przejść do organizacji non-profit”. Logistyka była zbyt trudna do rozwiązania w tak krótkim czasie.

Wejdź do drużyny Linnei Malmstrom z Give To Get. Przyjęli podejście „Przyjedziemy do Ciebie”, pomijając wiele obaw Fisher i jej zespołu. Dzięki pomocy Give To Get Fisher uzyskał zgodę i umieścił wydarzenie wolontariackie w swoim programie.

Czego dowiedzieliśmy się o prowadzeniu wydarzenia w ramach wolontariatu transformacyjnego

Prowadząc to wydarzenie wolontariatu, Fisher wiele się nauczył o tym, przez co przechodzi większość praktyków CSR – od niepokoju o to, czy ludzie rzeczywiście się pojawią, po zapewnienie poparcia kadry kierowniczej. Oto kilka lekcji, których się nauczyła.

Mała pomoc przyda się każdemu

Zespół Malmstroma przejął większość prac logistycznych w imieniu zarówno Submittable , jak i Wellspring Family Services, pełniąc funkcję bardzo potrzebnego pomostu między dwoma zapracowanymi zespołami.

Ta przepustowość pozwoliła Fisherowi skoncentrować się na strategii komunikacji i zwiększeniu uczestnictwa. Tymczasem Wellspring Family Services nie musiało wiele robić. Następnego dnia bez żadnego wysiłku z ich strony otrzymali przesyłkę z zestawami zapewniającymi wygodę dla dzieci.

Ta prostota stworzyła dobrą podstawę dla trwałego partnerstwa non-profit i korporacji. Fisher twierdzi, że jest to potencjalnie początek ciągłej współpracy pomiędzy Submittable i Wellspring Family Services.

Jedzenie na wynos: jeśli jesteś zajęty, możesz zwrócić się o pomoc do wolontariatu zajmującego się planowaniem wydarzeń (po naszym bezproblemowym doświadczeniu polecamy Give To Get). W rzeczywistości pomoc ta może być kluczem do zorganizowania udanego wydarzenia dla wszystkich zaangażowanych.

Niech to będzie prawdziwe wydarzenie

Fisher współpracował z Give To Get, aby zaplanować wydarzenie wolontariackie na środę, które odbędzie się w samym środku SKO, i które będzie centralnym punktem tygodnia. Włączyła to także w happy hour zespołu i kolację, która była już zaplanowana na ten wieczór. Zaplanowanie wydarzenia tak, aby było to nieuchronnie wydarzenie tygodnia, pomogło mu utkwić w pamięci ludzi.

Centralny moment sprawił, że wydarzenie wolontariackie stało się kotwicą całego tygodnia SKO. Była faza wydarzenia przed wolontariatem, podczas której wszyscy przybywali, oraz faza wydarzenia po wolontariacie, podczas której wszyscy zadomowili się w SKO i połączyli wspólne doświadczenia.

Połączenie wydarzenia wolontariackiego z wydarzeniem, na które ludzie już czekali i na które czekali z niecierpliwością – happy hour dla zespołu i kolacją – pozwoliło Fisher na nadanie pozytywnego tonu swoim informacjom na temat wydarzenia. Opisuje to jako: „Sprawdź, jaką niesamowitą rzecz robimy!” rodzaj wiadomości zamiast „Czy możesz wziąć udział?”

Ponadto, czyniąc wydarzenie wolontariackie wydarzeniem tygodnia, komunikacja może również obejmować pewne elementy uspokojenia i lekkie FOMO (strach przed przegapieniem). Brady Meltzer, dyrektor ds. przychodów w Submittable, jest gospodarzem tygodnia SKO. W swoich prezentacjach poprzedzających wydarzenie wolontariatu był w stanie powiedzieć różne wersje słów: „Nie będziesz sam, wszyscy jedziemy” i „Naprawdę wiele stracisz, jeśli nie pojedziesz! To będzie zabawa!"

Na wynos: aby wydarzenie utkwiło w pamięci ludzi, zamień je w prawdziwe wydarzenie – coś, na co naprawdę warto czekać.

Ułatw kierownictwu powiedzenie „tak”.

Pozwolenie kadry kierowniczej na wydarzenia wolontariackie (i tak naprawdę wszystko, do czego potrzebujesz ich zgody) zależy od Twojej umiejętności maksymalnego ułatwienia im wyrażenia „tak”. W przypadku tego wydarzenia wolontariackiego Fisher współpracował z Give To Get, aby ułatwić Meltzerowi i innym kierownictwu wyrażenie „tak”.

Utwórz zasobniki budżetowe

Jeśli możesz, włącz koszty wydarzenia w istniejące inicjatywy. Ta strona uwzględnia problemy budżetowe, co jest ważne, jeśli masz mało czasu i nie chcesz czekać, aż zespół finansowy przeanalizuje liczby.

Fisher mówi: „Pokryłem koszty administracyjne z mojego istniejącego budżetu SKO” i „koszty faktycznie przekazanych materiałów pokryliśmy z rocznego budżetu Submittable”. Roczny budżet darowizn jest wstępnie przydzielany w ramach naszego programu darowizn.

Wyprzedź problemy logistyczne

Jak wspomnieliśmy powyżej, w Give To Get znajdziesz wszystkie odpowiedzi na trudne logistyczne pytania firmy FIsher. Meltzer miał te same pytania co Fisher, a posiadanie partnera, który pomógł w sporządzeniu jasnego planu, pomogło rozwiać wszelkie wątpliwości Meltzera.

Daj im coś pozytywnego do posiadania

W końcu Meltzer został głównym organizatorem wydarzenia wolontariackiego, robiąc wszystko, od codziennych przypomnień po stanie na krześle podczas wydarzenia, aby je rozpocząć. Wynikało to częściowo z powiązania wydarzenia wolontariackiego z hasłem przewodnim SKO 2024: „Bądź różnicą”. Było dla niego jasne, że wolontariat jest oczywistym sposobem na utrwalenie jego ogólnego przesłania na tydzień SKO.

To dostosowanie pomogło stworzyć poczucie odpowiedzialności za naprawdę pozytywne wydarzenie, którym byli podekscytowani wolontariusze. To poczucie własności może zarazić innych menedżerów. Pierwszą grupą, która przeszła przez linię montażową, była kadra kierownicza, która nadawała ton wieczorowi.

Na wynos: im mniej szczegółów menedżerowie muszą podkreślać, tym większe jest prawdopodobieństwo, że kupią pomysł i ostatecznie pomogą sprawić, by wydarzenie zakończyło się sukcesem.

Ułatw sobie uczestnictwo

Uczestnicy nie powinni zaprzątać sobie głowy szczegółami wydarzeń w ramach wolontariatu korporacyjnego. Oto jak zespół Give To Get, kierowany przez Malmstroma, współpracował z nami, aby zmniejszyć obciążenie uczestników i pomóc wolontariuszom skupić się na wypychaniu pluszowych pluszów i pisaniu notatek.

Transport

Spotkanie wolontariackie odbyło się w restauracji kilka przecznic dalej, wkrótce po zakończeniu codziennych rozmów. Z biura i hoteli można było dojść szybko, w przeciwieństwie do potencjalnej podróży autobusem lub wydarzenia, na które ludzie musieli później dojechać sami. Give To Skoordynuj działania z lokalem, aby przygotować wszystko w restauracji. Jedyne, co wolontariusze musieli zrobić, to przejść dalej.

Wyczyść kroki

Give To Get stworzyło linię montażową z przejrzystymi etapami, które ludzie mogą śledzić. Wszyscy już wcześniej wiedzieli, czego się od nich oczekuje, wystarczyło spojrzeć na organizację wydarzenia. Dzięki temu wolontariat był szybki i łatwy. W żadnym momencie nie było pytań, co robić dalej, dokąd iść i dlaczego.

Monity

Częścią zestawów zapewniających dziecku wygodę były odręczne notatki wolontariuszy. Jeśli wolontariusz nie wiedział, co umieścić w swoich notatkach, funkcja Give To Get zapewniła mu podpowiedzi i sugestie, które mogą mu w tym pomóc. Zespół Malmstroma był również do dyspozycji, aby pomóc w burzy mózgów.

Bezpośredniość

Give To Zorganizuj dostawę zestawów zapewniających wygodę dla dzieci następnego dnia. Ta szybka zmiana pomogła wolontariuszom zorientować się w skutkach ich pracy. Wypchane przez nich misie nie miały zamiaru długo stać na półce, następnego ranka miały trafić w ramiona dzieci.

Ponadto organizacja Give To Get przedstawiła raport skutków dwa dni po wydarzeniu, co stanowi kolejny dowód na to, że działania wolontariuszy przyniosły prawdziwy skutek.

Centralny cyfrowy dom, aby poznać szczegóły

Wykorzystaliśmy naszą własną platformę Volunteer from Submittable, aby pomieścić proces rejestracji i wszystkie szczegóły wydarzenia. Volunteer zapewnia wolontariuszom centralną lokalizację, w której mogą znajdować wydarzenia i szczegółowe informacje na ich temat, a niektórzy pracownicy, na przykład członkowie grupy zasobów pracowniczych (ERG), mogą nawet tworzyć własne.

Więcej o Wolontariacie możesz dowiedzieć się tutaj. Być może zainteresują Cię także nasze comiesięczne serie demonstracji na żywo, podczas których oprowadzimy Cię po produkcie i umożliwimy zadawanie pytań.

Na wynos: Ułatwianie pracy wolontariuszom wymaga świetnych partnerów, takich jak Give To Get, i świetnej technologii, takiej jak Volunteer z Submittable.

Świetne uczucie od początku do końca

To, co mogło być stresującym dodatkiem do głośnego wydarzenia, przerodziło się w nową tradycję, która wzbudziła we wszystkich zaangażowanych ciepłe, niejasne uczucia. Dzięki naszym przyjaciołom z Give To Get po raz pierwszy odczuliśmy: „Jak nam się to uda?” szybko przerodziło się w oczekiwanie. A blask po wydarzeniu był prawdziwy. Czujemy to do dziś.

Możesz dowiedzieć się więcej o Give To Get tutaj. Odegrali kluczową rolę w zorganizowaniu tego wydarzenia w tak krótkim czasie.
Dużo piszemy i myślimy o transformacyjnych wydarzeniach wolontariatu i naszym celem jest pomóc Ci stworzyć takie własne. Tworzymy narzędzia CSR zaprojektowane tak, aby pomóc Ci wyeliminować obciążenie uczestników, dzięki czemu możesz skupić się na tworzeniu naprawdę niezapomnianych wrażeń. Umów się na demonstrację już dziś, aby dowiedzieć się więcej.