Oprogramowanie biura podróży: jakie są korzyści dla biznesu?

Chociaż coraz więcej osób planuje swoje podróże bez dodatkowej pomocy — dla niektórych nie jest to mniej ekscytujące niż samo podróżowanie — biura podróży wciąż mają swój udział w pracy. Oprogramowanie do rezerwacji i rozliczania podróży ma na celu automatyzację rutynowych działań biur podróży i usprawnienie ich pracy, a także uproszczenie planowania podróży dla klientów agencji. Nasz post pokaże Ci, w jaki sposób Ty jako biuro podróży lub właściciel biura podróży możesz skorzystać z takiej automatyzacji i czy potrzebujesz jej dla swojej firmy.

Zalety oprogramowania biura podróży dla agentów

Chociaż głównym obowiązkiem biur podróży jest wybieranie i organizowanie wycieczek dla klientów, w ich rutynie jest znacznie więcej. Biura podróży muszą koordynować transport, zakwaterowanie podróżnych, trasy i ubezpieczenie. Mają również prawo doradzać klientom w zakresie działań w miejscu docelowym, rozwiązywać ewentualne problemy i reklamacje oraz rozwiązywać konflikty. Wszystko to biorąc pod uwagę pogodę i wszystkie inne okazje, na które człowiek nie ma wpływu. W tym celu agent ma tylko standardowy 40-godzinny tydzień pracy.

Jakie są zatem zalety oprogramowania do zarządzania biurami podróży przy tak szerokim zakresie prac?

Regulowana zawartość

Jedną z rzeczy w oprogramowaniu biur podróży, której nie można nie docenić, jest łatwość i dostępność modyfikacji informacji dla klientów. Specjalistyczne oprogramowanie umożliwia agentom edycję informacji o cenach i opisach podróży, a także natychmiastowe powiadamianie klientów o tych zmianach bez konieczności aktualizowania wydruków i osobistego kontaktu z każdym klientem.

Oszczędzanie zasobów firmy

Kontynuując powyższy punkt, biorąc pod uwagę produkcję drukowaną, te błyszczące broszury z biur podróży są miłe do lekceważenia, jednak szybko się dezaktualizują. Dodatkowo, w przeciwieństwie do takich akcesoriów, specjalistyczne oprogramowanie pozwala na ograniczenie komunikacji telefonicznej, oszczędzając czas agentów. Zamiast telefonicznie informować wszystkich zainteresowanych o zmianach trasy lub innych aspektach podróży, z każdym korzystającym z oprogramowania można się kontaktować bez konieczności komunikowania się osobiście.

Wszystkie dane pod ręką

Prawdopodobnie używałeś lub używasz tabel i programów do przechowywania danych klientów, ale nadal zdarzają się sytuacje, w których trzeba to skoordynować między pamięciami masowymi. Oprogramowanie księgowe biur podróży umożliwia agentom przechowywanie wszystkich danych klientów, rezerwacji, historii wycieczek i wszystkiego, co uważasz za ważne, bez konieczności szukania gdzie indziej, co oszczędza czas.

Zalety oprogramowania biura podróży dla podróżnych

W świecie oprogramowania do planowania podróży rządzą integracje. Integrując popularne narzędzia do budowania tras oraz usługi rezerwacji lotów i hoteli, możesz uprościć planowanie wakacji dla podróżnych wielokrotnie i zaoferować im tyle alternatyw, ile mogą zobaczyć na ekranie swojego telefonu lub komputera.

Maksymalny komfort

Wraz z samoizolacją pandemia COVID-19 sprzed kilku lat przyniosła ludziom znaczny postęp w dziedzinie automatyzacji usług. Ograniczenia zostały zniesione, ale wygoda zapewniana przez usługi online jest nadal doceniana. Teraz, gdy granice są ponownie otwarte, ludzie lubią rezerwować podróże i sprawdzać pełne informacje o wyjazdach i pobytach z domu. Ze względu na godziny pracy nie są wymagane wizyty w biurze agenta — każda informacja jest dostępna w każdej chwili.

Możliwość porównywania alternatyw

Dla podróżnych, których celem jest oszczędność kosztów, ważne jest, aby móc porównać oferty z różnych agencji, dlatego ważne jest, aby Twoja znalazła się wśród dostępnych opcji. Posiadanie wszystkich alternatyw przed oczami jest z pewnością bardziej produktywne niż odwiedzanie biur podróży jedno po drugim i pamiętanie o nich wszystkich w tym samym czasie.

Wolność wyboru

Dla wielu osób po prostu wygodniejsze i mniej stresujące jest unikanie osobistych interakcji i ciche podejmowanie decyzji, bez naciskania nikogo. Klienci odwiedzający biura sprzedaży mogą mieć mało czasu na właściwe myślenie i w efekcie podejmowanie decyzji w pośpiechu. Oprogramowanie do rezerwacji wycieczek online przedstawia klientom potrzebne informacje, a także daje im wystarczająco dużo czasu na przemyślenie ich.

Rodzaje i funkcje oprogramowania dla biura podróży

Generalnie istnieją dwie duże grupy oprogramowania dla biur podróży. Oprogramowanie pierwszej grupy jest przeznaczone specjalnie do użytku wewnętrznego, tj. pracowników agencji (doradcy podróży, touroperatorzy, agenci sprzedaży rezerwacji, lokalni przewodnicy wycieczek itp.). Uważa się, że z drugiej grupy korzystają zarówno pracownicy, jak i klienci agencyjni. To, który z nich należy do której grupy, wynika z opisów typów. Poniżej każdego z typów oprogramowania agencji znajdziesz przykłady produktów oprogramowania na rynku.

Oprogramowanie do rezerwacji podróży

Jeśli interesuje Cię budowa strony internetowej lub aplikacji do wypożyczania, skorzystaj z poradnika, jak stworzyć aplikację taką jak Airbnb. Mówiąc o pełnoprawnym oprogramowaniu biur podróży, rezerwacja online to tylko jeden z wielu modułów, które może mieć. Ponadto rezerwacja może dotyczyć nie tylko noclegów na czas pobytu, ale także lotów, taksówek, wynajmu samochodów i wszelkiego rodzaju aktywności.

Przykłady: TravelPerk, Flightfox, Airbnb do pracy.

Narzędzia do zarządzania zapasami, rezerwacji i tworzenia wycieczek

Jeśli klient nie chce ograniczać się do wakacji typu all-inclusive i chce w pełni cieszyć się podróżą, oprogramowanie, które pozwala na zarządzanie zapasami, rezerwacje i budowanie wycieczek, zdejmie z jego barków dużą presję. Funkcje zawarte w takich narzędziach to:

• Zarządzanie łańcuchem dostaw;
• Zarządzanie cenami;
• Kontrola dostępności w czasie rzeczywistym;
• Edycja opisów produktów;
• Współdzielony dostęp dla wszystkich zaangażowanych.

Przykłady: Tourwriter, Amadeus for Touroperatorzy, Biuro przygód.

Relacje z klientami (CRM) i systemy zarządzania marketingiem

Niektóre oprogramowanie dla branży turystycznej są zaprojektowane specjalnie z myślą o generowaniu leadów i usługach agencji marketingowych. W tym celu w agencji CRM wdrażana jest pewna niezbędna funkcjonalność. Ten rodzaj oprogramowania przeznaczony jest dla managerów sprzedaży i specjalistów ds. relacji z klientami. Systemy zarządzania relacjami z klientami i marketingu dla branży turystycznej umożliwiają pracownikom agencji:

• Ustaw biuletyny e-mailowe;
• Planuj spotkania i rozmowy;
• Dystrybuuj leady wśród agentów;
• Zbieraj referencje klientów.

Przykłady: Dolphin Dynamics, Kapture CRM, HubSpot.

Oprogramowanie do rozliczeń, fakturowania i księgowości dla biur podróży

Umawianie się na wycieczkę to proces, który na pewno sugeruje wiele transakcji. Jedna wycieczka obejmuje między innymi transport, rezerwację hotelu, ubezpieczenie i wycieczki, za które trzeba zapłacić osobno.

Oprogramowanie do rozliczeń, fakturowania i księgowości pozwala na przechowywanie danych o wydatkach, paragonach i raportach w jednym miejscu w celu uzyskania możliwie najpełniejszej informacji rozliczeniowej, co pozwala biurom podróży na bieżąco śledzić działania sprzedażowe, sporządzać statystyki, dokonywać zwrotów oraz naliczać prowizje biur podróży . Najlepiej osiąga się to poprzez połączenie z bankami.

To, na co należy zwrócić szczególną uwagę, mówiąc o integracji z usługami finansowymi, to bezpieczeństwo. Jeśli masz zamiar tworzyć oprogramowanie do księgowości, najlepiej, aby wybrana przez Ciebie firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania dla biur podróży miała doświadczenie nie tylko w tworzeniu oprogramowania dla podróży, ale także w budowaniu systemów finansowych. Informacje na ten temat powinny być dostępne w portfolio firmy.

Przykłady: Spendesk, Trippeo, Expensify.

Kompleksowe oprogramowanie operatora podróży

Wreszcie, jest to oprogramowanie biura podróży w konwencjonalnym znaczeniu, zaprojektowane tak, aby obejmowało każdy aspekt zarządzania podróżami, od zarządzania relacjami z klientami po automatyzację marketingu i księgowość. Takie rozwiązania są równie przydatne dla operatorów turystycznych, obozów sportowych, rekolekcji jogi i wszelkich innych sprzedawców aktywności.

Przykłady: Bookinglayer, Toogo, Rezdy.

Idealne oprogramowanie biura podróży: jak to jest?

Upraszcza przepływ pracy w agencji. Oprogramowanie dla profesjonalistów z branży turystycznej nie ma komplikować im procesu pracy, ale go upraszczać i automatyzować. Zanim zbudujesz system biura podróży dla swojej firmy, podziel typowy proces na etapy i upewnij się, że oprogramowanie, które ma zostać zbudowane, odpowiada otrzymanemu wykresowi.

Przejrzysty i intuicyjny interfejs. Formuła oprogramowania z doskonałym projektem UX/UI (user experience/user interface) jest przyjemna dla oka i łatwa w użyciu. Specyfiką aplikacji podróżniczych jest zaawansowane mapowanie, czyli element wizualny, jeśli chodzi o rezerwację i szacowanie odległości z jednego punktu do drugiego.

Integracje. Integracje boczne są niezbędne dla aplikacji typu jack-of-all-trade, zwłaszcza map i usług płatniczych. Więcej interfejsów API to:

• API agregatora lotów (Amadeus, Skyscanner);
• Interfejsy API kont Google i mediów społecznościowych (Twitter, Facebook) do uwierzytelniania;
• Bankowe API do przeliczania walut (Open Exchange Rates API);
• API transportu publicznego (Google);
• API recenzji odwiedzających (Tripadvisor);
• API wypożyczalni samochodów (Sabre, Travelport).

Kalandrowanie i planowanie. Plany i perspektywy są najlepiej postrzegane, gdy są wyświetlane w kalendarzu. Funkcja kalendarza w aplikacji podróżniczej w połączeniu z powiadomieniami o nadchodzących wydarzeniach to działająca opcja usystematyzowania i wizualizacji danych dotyczących podróży.

Wyczerpujące raportowanie. Raportowanie umożliwi Twojej agencji zbieranie danych o najpopularniejszych kierunkach podróży, porach roku, wydatkach turystów i nie tylko. Informacje z raportów mogą pomóc w udoskonaleniu strategii biznesowej i lepszym zaspokajaniu potrzeb klientów.

Bezpieczeństwo na każdym kroku. Bazy danych biur podróży zawierają dane osobowe klientów, które należy chronić przed wyciekami. To samo dotyczy informacji o płatnościach, jeśli rezerwacja znajduje się wśród funkcji oprogramowania.

Oprogramowanie podróżnicze stworzone przez Anadea

Teoria jest dobra, ale przykłady z praktyki są cenniejsze. Firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania podróżniczego, Anadea, opracowała szereg rozwiązań dla firm na całym świecie, które z powodzeniem działają w swojej niszy.

Podróżnik

Tripaneer to wiodący rynek, na którym można zarezerwować wszelkiego rodzaju rekolekcje zdrowotne i wellness, którymi można się cieszyć podczas wakacji — joga, medytacja, uważność, rekolekcje w ciszy i wiele innych. Zapewniając zarówno doświadczenia offline, jak i online, Tripaneer to wybór dla ponad 160 000 podróżnych. Naszym zadaniem było stworzenie godnego zaufania i uspokajającego stylu wizualnego witryny, tak aby odwiedzający czuli się swobodnie zostawiając swoje dane i odnajdując interesujące wycieczki za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Ponadto Tripaneer umożliwia użytkownikom zarejestrowanie się jako partner, dzięki czemu biura podróży mogą promować własne wakacje za pomocą platformy. Z kolei dla podróżnych serwis oferuje:

• Inteligentny silnik rekomendacji. U góry strony głównej serwisu użytkownicy widzą listę najpopularniejszych wycieczek. Ponadto umożliwiają sortowanie podróży według czasu trwania, ceny, recenzji i wielu innych zmiennych.
• Wyszukiwanie i filtrowanie . Odwiedzający Tripaneer dostosowują kategorie podróży, kalendarz i filtry miejsc docelowych, aby opracować swoją prośbę o podróż powiązaną z datą przyjazdu, rodzajem aktywności i miejscem docelowym.
• Wiadomości. W Tripaneer odwiedzający mogą komunikować się ze sprzedawcami za pośrednictwem modułu wiadomości, aby dowiedzieć się więcej o ich podróży.
• Przelicznik walut. Użytkownicy mogą zobaczyć dowolną cenę w 30 różnych walutach. Kursy walut są importowane z Europejskiego Banku Centralnego na żywo. Domyślna waluta jest określana na podstawie adresu IP użytkownika.
• Możliwość wystawienia recenzji. Użytkownicy mogą wystawić opinię na temat tego, co im się podobało lub czego nie podobało się podczas podróży. Te opinie są następnie dostępne publicznie i wpływają na ogólną ocenę sprzedawcy.

Przeczytaj pełne studium przypadku pod linkiem.

Bahama Go

BahamaGo to internetowy system rezerwacji wycieczek dla internetowego biura podróży, który umożliwia użytkownikom szybkie i łatwe znajdowanie i rezerwowanie hoteli, wycieczek i linii lotniczych na Bahamach. Główne funkcje BahamaGo to:

• Silnik rezerwacji. Odwiedzający mogą rezerwować loty dla wszystkich głównych krajowych linii lotniczych, wyszukiwać i rezerwować hotele i wycieczki na Bahamach, a także organizować inne podróże.
• Generowanie rozwiązań pakietowych. Witryna jest nastawiona na tworzenie ofert i ofert specjalnych poprzez wyszukiwanie, stosowanie niestandardowych cen, łączenie różnych usług i publikowanie ich jako rozwiązań pakietowych.
• Przetwarzanie płatności. Użytkownicy mogą płacić za swoje podróże kartami kredytowymi lub debetowymi i dokonywać zwrotów pieniędzy przez Internet.
• Integracja z CMS. Z portalem zintegrowany jest zaawansowany system zarządzania treścią do edycji pakietów i ofert turystycznych.

Odwiedź stronę studium przypadku, aby uzyskać więcej informacji.

To zawsze odpowiedni moment na rozwój

Niezależnie od tego, czy chcesz zbudować oprogramowanie touroperatora, które zatoczy koło, czy narzędzie do automatyzacji tylko jednego aspektu działalności biura podróży, już zrobiłeś pierwszy krok w kierunku cyfryzacji. Być może próbowałeś skorzystać z popularnych, gotowych rozwiązań do zarządzania podróżami, takich jak Bookinglayer lub Toogo. Chętnie pomożemy Ci zbudować niestandardowy produkt dostosowany do Twoich potrzeb, na wypadek gdyby w tych produktach czegoś brakowało lub zawierały funkcje, których nie potrzebujesz.