Rodzaje spotkań projektowych | #33 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-02-09

Rozpoczęcie i zamknięcie, konfrontacyjne i negocjacyjne, dzienne i kontrolne… Różnią się uczestnikami, czasem trwania i agendą. Jednak wszystkie spotkania projektowe łączy jedno: podczas nich osoby związane z projektem przedstawiają problemy lub rezultaty, wspólnie omawiają realizację zadań.

Rodzaje spotkań projektowych – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Planowanie
  3. Szukasz rozwiązań
  4. Podejmowanie decyzji
  5. Kontrolowanie wyników
  6. Podsumowanie działań
  7. Streszczenie

Wstęp

PMBOK wyróżnia aż 16 rodzajów spotkań, które są kluczowe dla sprawnego zarządzania projektami! Każda z nich ma określony cel oraz listę uczestników, których obecność jest niezbędna, aby spotkanie się odbyło. Nie wymienimy wszystkich typów, zamiast tego skupimy się na tych podstawowych typach i odpowiemy na pytanie „Dlaczego odbywają się spotkania?”

Spotkania bardzo często kojarzą się ze stratą czasu, ale z założenia są kluczową częścią projektu i niezbędnym narzędziem komunikacji. Jednak aby tak się stało, uczestnicy muszą znać cel i najlepiej program spotkania. Potrzebna będzie również osoba odpowiedzialna za jego sprawne działanie. Dziś przyjrzyjmy się rodzajom spotkań z podziałem ze względu na cel, któremu służą.

Planowanie

Planowaniu zadań dla projektu służą spotkania inauguracyjne oraz spotkania cykliczne, na których zespół omawia cele i zadania projektu.

Spotkanie kick-off odbywa się na początku projektu, jego fazy lub konkretnej iteracji. Uczestniczą w nim wszyscy członkowie zespołu i kluczowi interesariusze, a jego kluczowymi elementami są:

  • Poznawanie siebie i członków zespołu,
  • Ustalanie oczekiwań
  • Planowanie – ustalenie pierwszego planu działania.

Z dobrze przeprowadzonego spotkania inauguracyjnego wszyscy uczestnicy powinni wnieść motywację do rozpoczęcia projektu i jasne zrozumienie:

  • Cel projektu,
  • Wiązane z nimi oczekiwania,
  • Dostępne zasoby i sposób ich wykorzystania,
  • Podział ról i odpowiedzialności w projekcie,
  • Ramy czasowe i zakres projektu,
  • Zadania, od których powinni zacząć.

Podczas kolejnych spotkań inauguracyjnych i planistycznych następuje stopniowe dostosowywanie planu projektu do okoliczności jego realizacji. Zespół planuje bardziej szczegółowe zadania, aby zdefiniować cele i sposoby ich osiągnięcia. W związku z tym jest również zaangażowana w poszukiwanie rozwiązań.

project meetings

Szukasz rozwiązań

Popularne burze mózgów i pogłębione spotkania problemowe to poszukiwanie sposobów radzenia sobie z trudnościami pojawiającymi się podczas realizacji projektów.

Celem burzy mózgów jest wygenerowanie wielu pomysłów i potencjalnych rozwiązań problemu lub wyzwania. Zwykle angażują tylko członków zespołu projektowego i czasami zaproszonych interesariuszy. Choć często są krytykowani za to, że faworyzują osoby, które lubią mówić szybko, dużo i głośno, są świetnym narzędziem do generowania wielu pomysłów, które następnie można przedyskutować w spokojniejszej atmosferze.

Spotkania rozwiązywania problemów są naturalną kontynuacją sesji burzy mózgów. Tutaj rozwiązania są omawiane bardziej szczegółowo, aby można było podejmować bardziej trafne, wyważone decyzje.

Podejmowanie decyzji

Odbywają się spotkania decyzyjne w celu omówienia dostępnych opcji i osiągnięcia porozumienia w sprawie konkretnego działania. Jeśli dotyczą one realizacji celów, uczestniczy tylko zespół projektowy. Jeśli natomiast decyzje dotyczą kwestii o poważnych implikacjach, biorą w nich udział także kluczowi interesariusze.

Kluczowe decyzje podejmowane są na „szczycie”, czyli komitecie sterującym. PMBOK definiuje to jako „spotkanie, na którym starsi interesariusze udzielają wskazówek i wspierają zespołowi projektowemu oraz podejmują decyzje poza kompetencjami zespołu projektowego”.

Kontrolowanie wyników

Cyklicznie odbywają się spotkania w celu wymiany i analizy informacji o wynikach prac projektowych. Nazywa się je „spotkaniami dotyczącymi aktualizacji statusu” lub po prostu „spotkaniami dotyczącymi statusu”. Pozwalają szybko identyfikować niekorzystne zmiany w funkcjonowaniu zespołu i reagować na pojawiające się zagrożenia.

Podsumowanie działań

Cykliczne podsumowania działań odbywają się podczas spotkań zwanych retrospekcjami. Odbywają się na zakończenie każdego ważnego etapu projektu, na przykład po osiągnięciu kamienia milowego. Ich celem jest refleksja z zespołem nad wykonywanymi zadaniami i sposobem, w jaki członkowie zespołu współpracują.

Oprócz retrospektywy PMBOK wspomina o ciekawym typie spotkania mającego na celu wyciągnięcie wniosków z przeszłych działań, tzw. „lekcje wyciągnięte”. Służy do podsumowania i podzielenia się wnioskami wyciągniętymi z całego projektu lub jego wybranej fazy. Jej efektem powinna być poprawa pracy zespołu projektowego, osiągnięta poprzez większą świadomość popełnianych błędów, a także poprzez konsekwentne stosowanie dobrych praktyk. Możesz organizować spotkania „wyciągnięte z lekcji”, aby omówić sytuacje w zespole, które można było rozwiązać lepiej. Najczęściej jednak jest poświęcony sukcesom, które zespół chce powtórzyć i rozwiązaniom, które przyniosły bardzo dobre rezultaty.

Streszczenie

Głównymi celami spotkań projektowych są:

  • ułatwienie komunikacji,
  • rozwiązywanie problemów,
  • podejmowanie decyzji i
  • śledzenie postępów prac projektowych.

Kluczem do ich skuteczności jest przejrzystość. Każde spotkanie projektowe powinno mieć jasno określony cel, agendę i listę uczestników oraz, jeśli to możliwe, facylitatora, którego obecność pomoże zapewnić jego płynny i efektywny przebieg.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Types of project meetings | #33 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

  1. Co to jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami?
  4. Metody zarządzania projektami
  5. Rodzaje projektów
  6. 4 przykładowe projekty
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Obszary działalności projektowej
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
  16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
  18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
  22. Znaczenie zamknięcia projektu
  23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
  24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
  25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
  26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
  27. Jak zostać kierownikiem projektu?
  28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
  29. Jak założyć zespół projektowy?
  30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
  31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
  33. Rodzaje spotkań projektowych
  34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  35. Jak napisać przekonujący
  36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
  37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
  38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
  39. Jak stworzyć kartę projektu?
  40. Co to jest rejestr interesariuszy?
  41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
  42. Jak stworzyć budżet projektu?
  43. Zarządzanie czasem w projekcie
  44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
  45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
  46. marketingu projektu
  47. Źródła i obszary zmian w projekcie
  48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
  49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami