Rodzaje projektów | #5 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Duże i małe, wewnętrzne i zewnętrzne, produkcyjne i badawcze… Możemy kategoryzować projekty biznesowe według rozmiaru, czasu trwania, kosztów, zasad, celów, a nawet branż, których dotyczą. Ale dlaczego różnice między typami projektów są ważne dla biznesu?

Rodzaje projektów – spis treści:

1. Wstęp
2. Zakres projektu
3. Czas trwania projektu
4. Złożoność projektu
5. Źródło finansowania
6. Tematy projektów
7. Streszczenie

Wstęp

Czy dla kierowników projektów ważna jest odpowiedź na pytanie, jakiego typu projekty realizują? Mogłoby się wydawać, że to niewiele w porównaniu z zarządzaniem i skuteczną realizacją projektu.

Znajomość klasyfikacji projektów staje się jednak kluczowa przy wyborze sposobu ich realizacji, priorytetyzacji projektów w organizacji czy zadań w samym projekcie. Wpływa też znacząco na skład zespołu projektowego. Dlatego w oparciu o dostępną wiedzę i dobre praktyki przyjrzymy się najczęstszym typom projektów, aby dobrze przygotować się do ich zainicjowania i realizacji.

Zakres projektu

Zakres projektu może początkowo wydawać się diametralnie różny dla osoby zlecającej projekt i twórcy projektu. Dlatego tak istotne jest szczegółowe określenie, jakie zadania i budżet uwzględnić na liście. Zwłaszcza w przypadku, gdy projekt prowadzi zewnętrzny interesariusz, zwłaszcza nowy klient, zakres projektu jest więc kluczowym pojęciem, które często pojawia się w umowach i umowach. Zależy to przede wszystkim od celu stojącego za projektem.

Zdefiniowanie zakresu projektu jest więc kluczowe z biznesowego punktu widzenia przede wszystkim dlatego , że umożliwia kontrolę nad zadaniami w projekcie. Głównym zadaniem Project Managera jest zapobieganie niekontrolowanemu rozprzestrzenianiu się projektu (scope creep) lub utracie z pola widzenia celu stojącego za zadaniami.

Czas trwania projektu

Ze względu na czas trwania projektu można je podzielić na:

• krótkoterminowe
• średnioterminowe
• długoterminowy

Określenie czasu trwania projektu jest szczególnie istotne w przypadku umownego ustalenia terminu dostarczenia gotowego produktu do klienta lub organizacji wydarzenia w zaplanowanym z dużym wyprzedzeniem terminie. Określenie na wstępie, jakie ramy czasowe obejmuje projekt, pozwala efektywnie zarządzać czasem, monitorować budżet i zarządzać ryzykami w projekcie.

O ile sam projekt jest przedsięwzięciem wyjątkowym, o tyle możemy mówić o projektach jednorazowych i cyklicznych. Przykładem tego pierwszego jest modernizacja biura i wyposażenie go w energooszczędne oświetlenie, a drugim coroczne sadzenie drzew na należących do firmy gruntach. W przypadku projektów cyklicznych bardzo ważne jest posiadanie szczegółowej dokumentacji projektu, zawierającej np. dane teleadresowe podwykonawców czy porównanie kosztów dostawy. Dzieje się tak dlatego, że z dużym prawdopodobieństwem będą one przydatne w kolejnym cyklu wdrażania.

Złożoność projektu

Złożoność projektu jest jednym z kluczowych czynników determinujących sposób jego realizacji. Dzieje się tak dlatego, że nieskomplikowane projekty, których efekty są zbliżone do wykonanych wcześniej usług lub wprowadzanych na rynek produktów, nie wymagają rozbudowanego zarządzania. Jeśli zespół składa się z profesjonalistów, najlepiej sprawdzą się dla nich metody takie jak Kanban czy Scrumban.

Źródło: tablica kanban z bezpłatnego narzędzia do zarządzania projektami: www.firmbee.com

Z kolei projekty o wysokim stopniu złożoności wymagają dłuższego zastanowienia się nad wyborem metody zarządzania. Project Manager musi przede wszystkim ustalić odpowiedź na pytanie: czy uda się porozumieć z klientem na tyle, aby poprowadzić projekt w metodyce zwinnej? Czy interesariusze będą chętni do udziału w kolejnych fazach projektu, czy też woleliby polegać na klasycznym modelu kaskadowym i z góry ustalonym harmonogramie projektu?

Źródło finansowania

Kryterium finansowania to kolejny sposób rozróżniania typów projektów. Będą więc projekty finansowane ze środków:

• wewnętrzny
• zewnętrzny (nabyty)
• mieszany

Wśród środków zewnętrznych warto wymienić publiczne i prywatne źródła finansowania. Ogólnie rzecz biorąc, projekty finansowane wewnętrznie wymagają zwykle znacznie mniej dokumentacji, ponieważ budżet projektu nie musi być przygotowany i rozliczony według formalnych kryteriów interesariuszy zewnętrznych.

Tematy projektów

Tematy projektów są ważnym rodzajem klasyfikacji, zwłaszcza ze względu na specjalizację zawodową Kierowników Projektów. Aby zilustrować, jak różnorodne mogą być te tematy, spójrzmy na listę przykładów:

• administracyjna obsługa projektów – na liście zadań Kierownika Projektu znajduje się stworzenie architektury informacji w urzędzie oraz stworzenie zespołu osób klasyfikujących dokumenty w archiwum
• projekt badawczy – Kierownik Projektu odpowiada za zdefiniowanie celu badań, dobór niezbędnej aparatury i metod badawczych oraz za bieżące prowadzenie badań w projekcie
• Projekt IT – kierownik projektu musi nie tylko posiadać dogłębną wiedzę na temat wykorzystywanej technologii, ale także umieć przekonująco komunikować status projektu interesariuszom nieposiadającym takiej wiedzy

Streszczenie

Klasyfikacja rodzajów projektów może pomóc w wyborze najlepszej metody zarządzania, spisaniu najlepszej umowy, a nawet zdecydować, jak szczegółowa dokumentacja projektowa będzie potrzebna. Jasne zdefiniowanie współpracy interesariuszy, zakresu projektu i źródeł finansowania od samego początku planowania może mieć znaczący wpływ na powodzenie i codzienną efektywność realizacji projektu.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty