Co musisz wiedzieć o używaniu programu Excel do swojego startu?

Jako nowy właściciel firmy możesz nie mieć luksusu zatrudniania księgowego na pełny etat. Jednak to nie zwalnia cię z konieczności prowadzenia ksiąg. Wszystkie Twoje dane muszą być w dobrym stanie, gdy nadchodzi sezon podatkowy.

Poleganie na notebooku i długopisie może nie być najlepszą opcją, zwłaszcza przy rosnących wymaganiach firmy i ograniczonej liczbie pracowników. Ponadto ograniczenia finansowe mogą stanowić przeszkodę w zakupie oprogramowania księgowego. Masz jednak gotowe narzędzie w swoim pakiecie Microsoft Office. I jest w postaci Microsoft Excel .

Obecnie z Excela korzysta ponad 750 milionów osób. Zapewnia rozwiązanie do zarządzania danymi, analizy, księgowości, generowania raportów itp.

A to nie jest nawet najlepsza część. Excel posiada funkcjonalności, które mogą pomóc w zarządzaniu biznesem. Działy nieksięgowe, takie jak HR, sprzedaż, marketing i obsługa klienta również mogą korzystać z Excela.

W naszym artykule przyjrzymy się kilku istotnym punktom, które każdy startup powinien wiedzieć o programie Excel.

1. Excel zapewnia rozwiązanie dla rachunkowości finansowej

Jednym z największych beneficjentów Excela jest dział księgowości . Zespoły używają arkuszy kalkulacyjnych do tworzenia budżetów, prognozowania, rozliczania płac i przedstawiania wyników finansowych.

Rzeczywiście, Excel oferuje podstawowe elementy programu księgowego. Możesz na przykład śledzić wydatki i dochody. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić niezbędne dane do wierszy w arkuszach kalkulacyjnych.

Pamiętaj jednak, że podczas wprowadzania danych należy zachować ostrożność. Błąd, taki jak puste wiersze/komórki, wpłynie negatywnie na wyniki obliczeń. Poprawienie takiego błędu jest łatwe, jeśli wiesz, jak usunąć puste wiersze w programie Excel. Poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak wyczyścić dane.

Jeśli zdecydujesz się ręcznie usunąć puste miejsca, zajmie to dużo czasu. Jednak Excel pozwala to zrobić w ciągu kilku sekund.

Inne błędy to duplikaty, błędy ortograficzne, tekst zamiast liczb i dodatkowe spacje. Wszystko to wpłynie na wszelkie wysiłki związane z analizą danych z Twojej strony.

I proszę, nie pozwól, aby arkusze kalkulacyjne i formuły Excela Cię przestraszyły. Przy odrobinie treningu okaże się, że jest łatwy w użyciu i bardzo przydatny.

2. Możesz użyć Excela do analizy biznesowej

Analiza biznesowa jest kluczowym elementem prowadzenia firmy. Dotyczy to zarówno startupów, jak i dojrzałych firm. Skąd możesz wiedzieć, co dzieje się na rynku, jeśli nie poświęcasz czasu na badanie otoczenia biznesowego?

Proces wiąże się z zebraniem dużej ilości danych. Musisz to zrobić z wielu źródeł, w tym sprzedaży, marketingu, obsługi klienta lub HR. Rodzaj informacji obejmuje analizę trendów do celów prognozowania.

Śledzenie zysków i strat, aby zobaczyć, co wchodzi lub wychodzi. Żadna analiza biznesowa nie byłaby również kompletna bez spojrzenia na konkurencję.

Potem następuje analiza danych. Jest to proces przekształcania surowych danych w coś użytecznego. Spostrzeżenia uzyskane z takich danych są podstawą każdego procesu decyzyjnego.

Otrzymasz dostęp do tabel przestawnych, wykresów i innych formuł. Wszystko to pomaga w zarządzaniu danymi, organizacji i wizualizacji. To ostatnie ma kluczowe znaczenie podczas przygotowywania raportów.

Trudno byłoby konsumować lub interpretować surowe dane tak, jak są. Prezentowanie wyników na wykresach ułatwia przetrawienie wszystkich informacji.

3. Excel odgrywa również rolę w HR

Dział HR może nie być na co dzień zaangażowany w sprawy finansowe. Ale Excel ma wiele funkcji, które mogą przynieść korzyści działowi. Na przykład zarządzanie pracownikami wymaga budowania baz danych. Dział HR może poświęcić dużo czasu na szukanie informacji, jeśli nie ma sposobu na uporządkowanie danych.

Arkusze Excela pozwalają na wpisanie takich danych do określonych kryteriów. Wyszukiwanie danych w arkuszach kalkulacyjnych jest łatwe dzięki narzędziom do filtrowania.

Jako startup możesz nie mieć możliwości przyjęcia wielu pracowników. Ale nadal musisz zarządzać tymi, które już masz. Dzięki programowi Excel śledzenie obecności, listy płac lub wyszukiwanie danych personelu jest łatwe.

Zapisz się na szkolenie Excel, aby uwolnić cały potencjał, który tkwi w nim. Nie martw się, że podczas kursu będziesz spędzać dużo czasu poza biznesem. Masz opcje online, które są równie skuteczne, jak zajęcia fizyczne.

4. Usprawnij sprzedaż i marketing za pomocą programu Excel

Zarządzanie sprzedażą i marketingiem w startupie będzie łatwiejsze dzięki Excelowi. Używaj arkuszy kalkulacyjnych do organizowania budżetów, analiz finansowych, celów sprzedaży i zapasów.

Weźmy za przykład tabele przestawne. Te proste tabele ułatwiają podsumowanie informacji o klientach lub danych dotyczących sprzedaży.

Masz również możliwość tworzenia dashboardów i automatyzacji raportów. Microsoft Excel jest również dość elastyczny, jeśli chcesz zintegrować go z innymi platformami. Możesz na przykład importować lub eksportować dane do iz platformy eCommerce. Może to być konieczne, jeśli musisz pracować na danych, ale brakuje Ci odpowiedniego oprogramowania na swojej platformie.

Użyj arkusza kalkulacyjnego do zarządzania informacjami o produktach i zapasami. Dodaj tyle wierszy lub kolumn, ile chcesz.

Niektóre kategorie mogą obejmować kody kreskowe, zapasy SKU i poziomy ponownego zamawiania. Automatyczne obliczenia stanów magazynowych dadzą Ci znać, kiedy trzeba uzupełnić zapasy. W ten sposób Twoje informacje będą zawsze aktualne. I nigdy nie zawiedziesz swoich klientów, gdy skończą się zapasy.

Inną opcją jest użycie arkuszy kalkulacyjnych Excel wraz ze skanerami kodów kreskowych. Ułatwia śledzenie i lokalizowanie zamówień oraz szybkie przetwarzanie żądań klientów.

Końcowe przemyślenia

Kapitał operacyjny może być dużym wyzwaniem dla wielu startupów. Dostępne pieniądze przeznaczane są na wydatki operacyjne. Początkowo może nie wystarczyć pieniędzy na zatrudnienie pełnoetatowych zasobów.

Właściciel firmy może być zmuszony do podjęcia większości zadań. Należą do nich księgowość, HR, sprzedaż, marketing i zarządzanie zapasami.

Odpowiednie oprogramowanie może być bardzo pomocne. Jednak na początku inwestowanie w takie technologie może nie być możliwe. Jednak idealne rozwiązanie jest w zasięgu ręki. Microsoft Excel może obsługiwać zadania z dowolnego działu w organizacji.

Najlepszą radą, jakiej możemy udzielić każdemu startupowi, jest zapisanie się na szkolenia z zakresu Excela. To prawda, że ​​nie musisz mieć specjalistycznej wiedzy, aby korzystać z arkuszy kalkulacyjnych Excel. Ale ograniczy Cię do najbardziej podstawowych funkcjonalności.

Szkolenie to jedyny sposób na odkrycie fantastycznych funkcji oferowanych przez pakiet. Przy dobrym zrozumieniu program Excel nie będzie tak zniechęcający, jak uważa wielu początkujących.

Nie przegap także naszego artykułu o najlepszych alternatywach dla programu Excel.