8 wskazówek dotyczących tworzenia skuteczniejszych wirtualnych prezentacji

Słuchawki są włączone, a na ekranie jest otwartych siedem kart. Twój brzęczący telefon przykuwa twoją uwagę na sekundę, zanim pies zacznie szczekać. Laptop w jednej ręce, idziesz i słuchasz, sprawdzając, kto jest przy drzwiach…

Wszystko to, podczas gdy prezenter wirtualnej prezentacji kontynuuje buczenie, nieświadomy tysięcy rozpraszaczy, z którymi walczysz podczas pracy w domu.

Czy właśnie opisałem ostatnie wirtualne wydarzenie, w którym uczestniczyłeś? Nie jesteś sam.

W czerwcu 42% siły roboczej w USA pracowało z domu, a wydarzenia wirtualne wzrosły o 1000%. Kiedy domowe rozrywki łączą się z elastycznością wirtualnego świata, utrzymanie zaangażowania podczas wirtualnej prezentacji jest trudniejsze niż kiedykolwiek. To sprawia, że ​​poprzeczka tworzenia efektywnych wirtualnych prezentacji jest wyższa niż kiedykolwiek.

Jeśli jesteś prezenterem, jedynym sposobem na sprostanie tym nowym wyzwaniom jest zrozumienie, co wyróżnia wirtualną prezentację.

Jakie są różnice między prezentacjami osobistymi a wirtualnymi?

Jeśli uważasz, że całkiem nieźle radzisz sobie z wystąpieniami publicznymi i prezentacjami, kuszące może być myślenie, że automatycznie opanujesz wirtualną prezentację. Istnieją jednak kluczowe różnice między tymi dwoma formatami, które wymagają osobnego podejścia do utrzymania zaangażowania widzów. Zrozumienie różnic pomoże Ci skutecznie zmienić strategię.

Prezentacja osobista

Istnieją trzy główne elementy typowej prezentacji osobistej: prezenter, prezentacja i publiczność. Oto, co wchodzi w grę, gdy te trzy części oddziałują na siebie:

• • Charyzma i mowa ciała – ponieważ prezenter jest osobiście z publicznością, umiejętność oczarowania słuchaczy staje się przedmiotem zainteresowania. Prezenter może również używać mowy ciała i wchodzić w interakcje ze swoimi slajdami.
  • Umiejętność czytania sali – ponieważ prezenter znajduje się w tym samym miejscu co publiczność, ma lepsze wyczucie tego, jak jest odbierany. Może to pomóc im zmienić tempo, jeśli zauważą, że publiczność się nudzi.
  • Konwencja towarzyska — podczas osobistej prezentacji większość ludzi nie wstaje i nie wychodzi, ponieważ jest to uważane za niegrzeczne. Publiczność również żywi się sobą nawzajem. Śmiech i oklaski są zaraźliwe, więc nawet jeśli ktoś się wyłączy, może usłyszeć energię tłumu i włączyć się z powrotem.

Prezentacja wirtualna

Jeśli chodzi o prezentacje wirtualne, prezenter, prezentacja i publiczność to nadal trzy główne elementy, ale sprawy wyglądają inaczej.

• • Rozłączenie między mówcą a publicznością — podczas prezentacji wirtualnej prezenter często przebywa w domu, a jego publiczność może znajdować się w dowolnym miejscu na świecie. To sprawia, że ​​silna obecność jest trudniejsza do przekazania. Nawet najbardziej władczemu mówcy brakuje grawitacji, gdy ogląda się go w małym okienku na małym ekranie.
  • Wyciszona publiczność — zazwyczaj prezenter nie słyszy nic oprócz własnego głosu. Może to być denerwujące, ponieważ pętla sprzężenia zwrotnego z publicznością jest całkowicie przerwana.
  • Odwracanie uwagi publiczności — ponieważ widownia jest niewidoczna, czuje się ona bardziej wyzwolona i może wykonywać wiele zadań jednocześnie podczas wirtualnej prezentacji. W związku z tym poprzeczka do utrzymania uwagi jest znacznie wyższa podczas prezentacji online. Ponadto publiczność nie może żywić się energią innych uczestników. Więc jeśli ktoś jest dostrojony, pozostanie nastrojony. Śmiech i oklaski nie sprowadzą ich z powrotem.

8 wskazówek, jak tworzyć bardziej efektywne wirtualne prezentacje

Jak zatem sprostać tym wyzwaniom i stworzyć efektywną wirtualną prezentację? Istnieje wiele wskazówek, sztuczek i pomysłów, ale ostatecznie można zawęzić je do tych dwóch celów: eliminowania elementów rozpraszających uwagę i tworzenia atrakcyjnych treści .

Eliminowanie zakłóceń

Rozumiejąc, że w środowisku wirtualnym więcej elementów rozpraszających uwagę będzie kusić widzów niż kiedykolwiek wcześniej, ważne jest wyeliminowanie elementów rozpraszających uwagę, które można kontrolować. Oto kilka wskazówek, które pomogą utrzymać słuchaczy na bieżąco.

1. Przygotuj swoją technikę

Zapewnienie odpowiedniej konfiguracji technicznej do organizowania i uczestniczenia w spotkaniach jest absolutną koniecznością. Dwukrotnie lub trzykrotnie sprawdź mikrofon, kamerę internetową i połączenie internetowe przed rozpoczęciem prezentacji. Upewnij się, że masz wystarczającą przepustowość. Większość dostawców wirtualnych spotkań, takich jak Zoom , Microsoft Teams i Webex , sugeruje gdzieś w regionie między 2-2,5 MB zarówno dla prędkości pobierania, jak i wysyłania.

2. Ustaw scenę

Ponieważ nie prezentujesz się na oficjalnej scenie ani przed podium, profesjonalny wygląd może wymagać nieco więcej kreatywności. Oczyść swoje tło i rozważ prezentację przed pustą ścianą zamiast zagraconego pokoju.

Jeśli nie masz takiej możliwości, dobrym rozwiązaniem może być wirtualne tło. Zoom, Microsoft Teams i Webex oferują standardowe, szablonowe tła. Możesz też wykazać się większą kreatywnością i tworzyć własne, korzystając z narzędzia takiego jak Canva lub, jeśli jesteś nieco bardziej zaawansowany, Photoshop.

3. Porzuć bluzę

Ponownie, profesjonalny wygląd jest kluczem. Nie tylko staniesz się bardziej godnym zaufania źródłem, ale także poczujesz się bardziej dopracowany i przygotowany. Wybierając strój do prezentacji, rozważ unikanie przeszkadzających wzorów lub błyszczących materiałów, które mogą odbijać się w aparacie. Zachowaj prostotę swoich strojów; najlepsze są jednolite kolory. Celem jest skupienie uwagi odbiorców na tobie, a nie na ubraniach czy otoczeniu.

4. Komunikuj jasne oczekiwania

Nic nie rozprasza bardziej niż przeszkadzanie, zwłaszcza ze strony publiczności. Unikaj tego, jasno określając oczekiwania przed rozpoczęciem prezentacji. Poinformuj odbiorców, kiedy powinni zadawać pytania lub oczekiwać udziału. W przypadku większej liczby odbiorców skorzystaj z funkcji czatu platform wirtualnych spotkań w celu zadawania pytań. Dzięki temu wszyscy nie będą rozmawiać o sobie nawzajem. Poproś słuchaczy o wyciszenie się, zanim zaczniesz eliminować hałas w tle lub inne zakłócenia, które mogą rozpraszać uwagę.

Tworzenie atrakcyjnych treści

Drugim, ale równie ważnym krokiem do tworzenia skuteczniejszych wirtualnych prezentacji jest tworzenie atrakcyjnych treści. Brzmi dość oczywiste, prawda? Niestety wielu prezenterów nie wykonuje tego kroku — i to widać, zwłaszcza na platformie wirtualnej, gdzie prezentacja jest w centrum uwagi.

Oto kilka działań, dzięki którym Twoje treści będą bardziej atrakcyjne.

5. Użyj obrazów

To jest koniecznością. Według raportu Prezi State of Presentations , pomoce wizualne sprawiają, że prezentacje są o 43% bardziej przekonujące. Obrazy i pomoce wizualne mogą również pomóc w spójniejszym wyjaśnieniu złożonych informacji, prowadząc do lepszego uczenia się dla odbiorców. Jeśli rozumieją, co mówisz, jest mniej prawdopodobne, że się wyłączą, a bardziej zaangażują.

6. Mądrze wybieraj czcionki

Jak często po prostu uderzamy w czcionkę, ponieważ wygląda ładnie? Wiem, że jestem temu winien. Ale czcionki są ważne, zwłaszcza jeśli chodzi o tworzenie przyjemnych wrażeń wizualnych dla odbiorców. Ważne jest, aby wybierać czcionki, które nie rozpraszają uwagi, a jednocześnie mają szeroką gamę stylów, które pomogą zilustrować i podkreślić różne punkty. Rozważ unikanie czcionek takich jak Calibri, Cambria lub Arial, ponieważ te standardowe czcionki nie oferują opcji stylu. Lepszą opcją jest Helvetica, która występuje w szerokiej gamie gramatur i stylów.

7. Użyj animacji

Przy tak wielu różnych narzędziach do prezentacji animacja jest dość łatwa do włączenia do pokazu slajdów. Dodając ruch do tekstu, grafiki i obrazów, stworzysz bardziej dynamiczne i wciągające wrażenia dla odbiorców. Animacja może również pomóc jako prezenterowi przyspieszyć prezentację.

Użytkownicy programu Powerpoint mogą korzystać z narzędzia Morph , aby w łatwy sposób automatycznie animować, przesuwać i wyróżniać obiekty na slajdach.

Oto jak go używać:

• Utwórz slajd z umieszczonym na nim tekstem i/lub elementami graficznymi.
• Gdy skończysz z początkowym projektem slajdu, kliknij prawym przyciskiem myszy ten slajd w sortowaniu slajdów po lewej stronie i wybierz opcję „Duplikuj slajd”.
• Na nowym zduplikowanym slajdzie przesuwaj elementy/tekst, zmieniaj ich właściwości, dodawaj efekty itp.
• Mając nadal wybrany ten sam slajd, przejdź do zakładki „Przejścia” i wybierz „Przekształcenie”.
• Na koniec kliknij „Podgląd” po lewej stronie zakładki „Przejścia”, aby zobaczyć swoją animację w akcji! Gdy na dwóch slajdach ustawionych jeden za drugim znajdują się wspólne obiekty, program PowerPoint rozpoznaje to i stosuje płynne i proste przejście animacji między slajdami.

To narzędzie jest pomocne, gdy próbujesz przedstawić odbiorcom złożony pomysł. Jeśli masz szczegółową grafikę z wieloma różnymi elementami, zamiast pokazywać obraz jako całość, rozważ użycie przejścia Morph w celu powiększenia szczegółowych fragmentów grafiki. Przenieś swoją prezentację razem z nią, aby skupić się na określonych sekcjach w jej obrębie. Poniżej przykład działania tego narzędzia:

8. Utwórz sekcje

Liniowe prezentacje są nudne. 64% osób uważa, że ​​elastyczna prezentacja z dwukierunkową interakcją jest bardziej wciągająca. Może to stanowić wyzwanie w przypadku prezentacji wirtualnych, ponieważ pętla informacji zwrotnych od odbiorców jest przerwana. Ale tworzenie sekcji może pomóc w ponownym złożeniu rozłączenia. Sekcje umożliwią przerwę na pytania lub czas na włączenie sekcji „quiz/czat/lub ankiety”, aby zaangażować odbiorców. Możesz to osiągnąć w programie Powerpoint, korzystając z narzędzia powiększania slajdów .

Oto jak go używać:

• Najpierw musisz podzielić slajdy na sekcje, klikając slajdy prawym przyciskiem myszy i dodając nazwę sekcji.
• Przejdź do „Wstaw” i znajdź opcję „Powiększenie”.
• Kliknij „Powiększenie sekcji”.
• Wybierz slajdy, które chcesz, i wybierz wstawkę.
• Następnie masz miniaturę tego slajdu, której możesz użyć jako aktywnego łącza do tej sekcji.
• Utwórz „spis treści” za pomocą tych miniatur, a będziesz mieć łatwy sposób na podzielenie prezentacji i przeniesienie jej na różne sekcje.

Skorzystaj z oferty wirtualnych prezentacji Możliwości

Dużo rozmawialiśmy o wyzwaniach, jakie stwarzają wirtualne prezentacje, ale nie możemy też ignorować możliwości, jakie oferują. Jasne, różne procesy i cele stają się ważne, gdy przechodzimy do świata wirtualnego, ale jeśli przyjmiemy te zmiany, otworzymy nowe możliwości.

Tak, twoi słuchacze mogą być bardziej rozkojarzeni i być może bardziej chaotyczni, niż gdybyś miał przed sobą tłum. Ale dzięki wirtualnej prezentacji masz możliwość dotarcia do większej liczby osób niż kiedykolwiek wcześniej .

Ponieważ bariera związana z podróżowaniem została wyeliminowana, Twoi uczestnicy mogą być na całym świecie. Pamiętaj o tym, planując prezentację. Pamiętaj o różnicach czasowych i harmonogramach. I nie zapominaj o ogromnych możliwościach, jakie ty i twój przekaz macie dzięki temu rozszerzonemu zasięgowi.

Tworzenie i dostarczanie skutecznych wirtualnych prezentacji będzie wyglądało nieco inaczej niż tradycyjna metoda stacjonarna. Ale podejmij te wyzwania. Dzięki właściwej strategii i odpowiedniej treści otworzysz nowe drzwi możliwości