Kompletny przewodnik po wirtualnym planowaniu strategicznym

Rok 2020 dobiega końca (*słyszalne westchnienie*).

Chociaż nie był dla nas zbyt miły, dał przedsiębiorstwom wiele lekcji, z których najważniejszą jest to, że przyszłość jest nieprzewidywalna i że nie można być wystarczająco przygotowanym.

W 2021 roku świat, który znaliśmy, zmienił się, niosąc ze sobą wiele nowych wyzwań, na które firmy muszą się przygotować. Biorąc pod uwagę wpływ COVID-19 na firmy, który ma się utrzymywać co najmniej do końca 2021 r., potrzeba planowania strategicznego stała się ważniejsza niż kiedykolwiek.

Jednak ponieważ większość zespołu – jeśli nie wszyscy – pracuje w domu, firmy musiały uciekać się do wirtualnego planowania strategicznego.

Czy bez wygody koordynowania wysiłków wszystkich osób znajdujących się w tym samym pomieszczeniu można skutecznie planować strategicznie online? W tym poście dzielimy się kilkoma skutecznymi wskazówkami dotyczącymi zdalnego przeprowadzania sesji planowania strategicznego, mając nadzieję, że pomoże to pomyślnie przeprowadzić spotkania.

Wirtualne planowanie strategiczne

Planowanie strategiczne to proces, w którym organizacje określają swoją wizję przyszłości i opracowują strategie, aby osiągnąć sukces. To wymaga:

• Przeprowadzenie analizy sytuacyjnej w celu oceny aktualnego otoczenia
• Ustalenie wizji tego, czym organizacja chce się stać
• Opracuj plany działania i strategie, aby się tam dostać

Nasz obszerny przewodnik po planowaniu strategicznym obejmuje proces krok po kroku i zapewnia przydatne techniki, których można użyć w celu uproszczenia przepływu pracy.

Podczas gdy prowadzenie sesji planowania strategicznego osobiście jest wystarczająco trudne, zrobienie jednej online, w której uczestnicy mają możliwość wyłączenia kamer i mikrofonów, i kontynuowania wszelkich innych zadań, jest jeszcze trudniejsze.

Zobaczmy, jak możesz przeprowadzić wirtualne spotkanie planowania strategicznego, w którym uczestnicy są rzeczywiście zaangażowani i pozostaną produktywni.

Planowanie sesji

Sesja planowania strategicznego wymaga obecności kadry kierowniczej firmy, która często ma już na co dzień wiele innych obowiązków. Jednak ich niezachwiana uwaga jest niezbędna do prowadzenia produktywnej sesji planowania strategicznego. Dlatego planując sesję, upewnij się, że uczestnicy nie mają żadnych innych obowiązków, którymi powinni się zająć w wybranym dniu/dniach.

• Upewnij się, że wszystkie dokumenty, raporty i dostęp do narzędzi, które będą używane podczas sesji, zostały już udostępnione uczestnikom przed spotkaniem
• Zachęć uczestników do przyłączenia się z wolnej od zakłóceń przestrzeni w ich domu
• Miej plan przedstawiający działania spotkania; ustaw czas na każdy z nich i trzymaj się limitów czasowych tak bardzo, jak możesz

Pomóż zespołowi wejść w sposób myślenia strategicznego przed spotkaniem przez:

• Stworzenie neutralnej przestrzeni pozbawionej hierarchii raportowania, w której wkład wszystkich jest jednakowo doceniany
• Zachęć uczestników do otwartego dzielenia się swoimi opiniami i sugestiami i pozwól im to robić bez przerw i sprzeciwów

Zwiększ zaangażowanie dzięki narzędziom do wideokonferencji

Wideokonferencje to kolejny najlepszy środek do komunikacji osobistej w środowisku zdalnym. Włączenie kamer to świetny sposób na upewnienie się, że wszyscy zwracają uwagę i pozostają zaangażowani.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype i Slack to jedne z najczęściej używanych platform do wideokonferencji i spotkań używanych przez zespoły zdalne. Możesz ich użyć tutaj również do prowadzenia sesji planowania.

Użyj wizualnej przestrzeni roboczej, aby stymulować kreatywne myślenie

Tablica jest niezbędnym narzędziem podczas sesji planowania strategicznego w biurze. To tam udostępniane pomysły są rejestrowane, kategoryzowane i priorytetyzowane. Pomaga stymulować i śledzić rozmowy oraz całkowicie usprawnić sesję planowania.

Na szczęście możesz użyć kanwy online, takiej jak Creately, aby naśladować to doświadczenie na tablicy biurowej, nawet podczas wirtualnej sesji planowania strategicznego.

Creately oferuje nieskończone płótno z dostępem do bibliotek kształtów ponad 50 typów diagramów i wykresów, a także możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, w tym wideokonferencje w aplikacji, edycję synchroniczną, wątki dyskusji z komentarzami, podgląd zmian w czasie rzeczywistym i śledzenie myszy. Dzięki niemu Ty i Twój zespół możecie

• Udostępniaj dane wejściowe na tym samym płótnie, rozmawiając ze sobą, tak jak robisz to za pomocą czatu wideo w aplikacji
• Współpracuj przy burzy mózgów wokół pomysłów, analizuj je i ustalaj priorytety za pomocą prostych narzędzi, takich jak mapy myśli i diagramy powinowactwa
• Planowanie prac do wykonania wraz z wyznaczeniem odpowiedzialnych stron i śledzenie postępów
• Używanie jednego płótna (lub jednego folderu ze wszystkimi odpowiednimi płótnami planowania strategicznego) do planowania i organizowania wszystkich rzeczy omawianych podczas sesji planowania
• Udostępniaj płótna zewnętrznym interesariuszom i zbieraj ich opinie w komentarzach – wątkach dyskusji, które możesz rozwiązać w miarę ich przeglądania
• Eksportuj wykresy danych i diagramy (jako PNG, SVG, PDF lub JPEG), nad którymi pracowałeś podczas sesji, aby móc je drukować, udostępniać, osadzić lub opublikować

Zapewnia również wiele szablonów opartych na scenariuszach, w tym kilka do planowania strategicznego;

Analiza SWOT

Podczas analizy sytuacyjnej możesz wykorzystać analizę SWOT do zbadania mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń.

Plan działania

Zaplanuj i zorganizuj kroki lub zadania, które musisz wykonać, aby osiągnąć cele strategiczne, które wyznaczyłeś za pomocą tego szablonu planu działania.

Diagram powinowactwa

Diagram powinowactwa może służyć do organizowania danych zebranych podczas burzy mózgów, dyskusji, analiz i badań podczas planowania strategicznego.

Płótno planowania strategicznego

Usprawnij proces wirtualnego planowania strategicznego i komunikację wokół niego, przenosząc wszystkie aspekty planowania na jedno płótno. Poniższy szablon składa się z analizy SWOT, przepływu procesów, mapy strategii, planu działania i osi czasu, a wszystko to na jednym płótnie dla łatwego dostępu i zarządzania. Powiększ konkretny obszar podczas pracy nad nim z zespołem.

Szablon OGSM

OGSM oznacza Cele, Cele, Strategie i Miary i jest to model planowania strategicznego używany do przekształcenia wizji firmy w wykonalną strategię biznesową i marketingową. Dowiedz się więcej o tym, jak z niego korzystać, korzystając z naszego zasobu tutaj.

OKR

Możesz użyć tego szablonu Cele i kluczowe wyniki do współpracy przy ustalaniu celów i zarządzaniu nimi z zespołem podczas planowania strategicznego.

Zrób serię krótszych sesji planowania

Zamiast całodniowej sesji planowania, która może tylko wyczerpać uczestników, zaplanuj kilka krótszych sesji w okresie 3-5 tygodni.

W przypadku dłuższych sesji planowania rób częste i dłuższe przerwy trwające 20-30 minut, aby umożliwić uczestnikom zarządzanie lokalnym środowiskiem domowym i zajęcie się wszelkimi problemami, które mogą się pojawić (np. karmienie zwierząt domowych), a także od czasu do czasu odświeżyć się.

Niech uczestnicy odrobią pracę domową przed spotkaniem

Niech uczestnicy przejrzą i przeanalizują odpowiednie raporty i dokumenty oraz zapiszą swoje pytania, obserwacje i zalecenia przed każdą sesją. Pomoże to bardziej produktywnie poświęcić czas na faktyczne planowanie, podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów podczas spotkania.

Utrzymuj wszystkie dokumenty uporządkowane i łatwo dostępne

Podczas planowania strategicznego wymieniane są liczne raporty, prezentacje, dokumenty, arkusze kalkulacyjne i aktywa marketingowe. I najczęściej są one rozproszone na różnych platformach i urządzeniach.

Zwłaszcza podczas pracy zdalnej, gdzie prośba o prosty raport danych może zamienić się w przedłużający się czat na Slack lub nawet kolejną przerażającą rozmowę wideo, ważne jest utrzymanie centralnej lokalizacji do przechowywania i zarządzania wszystkimi istotnymi plikami i dokumentami, aby każdy wiedział, gdzie znaleźć chcą bez pytania innego.

Użyj systemu zarządzania dokumentami i plikami, takiego jak Dysk Google lub OneDrive, aby uprościć współpracę nad udostępnionymi dokumentami.

Jakie jest Twoje zdanie na temat wirtualnego planowania strategicznego?

Solidny plan strategiczny ma kluczowe znaczenie dla rozwoju każdej firmy na stale zmieniającym się rynku, na którym konkuruje. Wraz z nowym zestawem wyzwań związanych z COVID-19, jeszcze ważniejsze staje się kontynuowanie strategii na przyszłość.

Na razie wciąż nie jest jasne, kiedy będziemy mogli w przyszłości prowadzić sesje planowania fizycznego. Jednak mimo że odbywa się to online, oddzielone ekranami, co może nawet stwarzać inny zestaw trudności, wirtualne planowanie strategiczne jest jedynym praktycznym sposobem, w jaki zdalne zespoły mogą się tym zająć w tej chwili. Dzięki powyższym punktom mamy nadzieję, że uda Ci się skutecznie usprawnić proces wirtualnego planowania strategicznego.

Masz więcej wskazówek na temat wirtualnego planowania strategicznego? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.