4 sposoby, których możesz użyć w celu usprawnienia współpracy zdalnej

Najlepsze sesje współpracy często odbywają się wokół tablicy. Zapisanie myśli słowami lub naszkicowanie jej za pomocą wizualizacji lub diagramu pomaga lepiej myśleć, generować pomysły i szybciej wprowadzać innowacje.

Jednak czasy zespołu skupionego wokół tablicy w sali konferencyjnej i wypluwania pomysłów chwilowo się skończyły – przynajmniej do czasu całkowitego wyeliminowania COVID-19. I chociaż większość zespołów pracuje z domu, aby wesprzeć tę drugą sprawę, tablice cyfrowe lub internetowe stały się dla nich niezbędnym narzędziem.

W tym poście pokażemy, jak korzystać z Creately — wizualnej przestrzeni roboczej/tablicy online do współpracy w czasie rzeczywistym — w celu usprawnienia pracy zespołu w zdalnym zespole poprzez współpracę wizualną.

Znaczenie wizualnej współpracy dla zespołów zdalnych

Jeśli chodzi o współpracę, istnieje wiele sposobów i narzędzi ułatwiających ten proces. Jednak współpraca za pomocą środków wizualnych wyróżnia się z kilku dobrych powodów.

• Nasze mózgi potrafią uchwycić obrazy szybciej niż mowa czy tekst. Jeśli chcesz szybko coś wyjaśnić, dołącz do tego wizualizację w postaci diagramu, wykresu lub szkicu.
• Pomaga pokonać bariery językowe. Każdy rozumie obraz lub diagram, a rozbicie złożonego pomysłu za pomocą obrazu pomaga każdemu szybciej go przetrawić, niezależnie od języka, jakim się posługują.
• Zapewnia strukturę dyskusjom, spotkaniom i planowaniu sesji . Szkicowanie pomysłu, projektu, systemu lub procesu za pomocą mapy myśli, makiety interfejsu użytkownika, diagramu przypadków użycia lub schematu blokowego nadaje czemuś abstrakcyjnemu niesamowity kształt, który jest zrozumiały dla każdego — nawet dla kogoś, kto ma niewielką wiedzę techniczną.
• Poprawia pamięć. Kiedy słyszymy coś, zwykle zapamiętujemy tylko 10% z tego, ale towarzyszy nam wizualnie, prawdopodobnie pamiętamy 65% ​​informacji.
• Pobudza wyobraźnię, stąd innowacyjność. Chcesz szybciej generować nowe pomysły? Zacznij od mapy myśli. Pomaga uchwycić swobodny przepływ myśli i uporządkować pomysły w znaczący sposób.
• Pomaga budować wspólne zrozumienie szerszego obrazu . Kiedy każdy przyczynia się do opracowania pomysłu we wspólnej przestrzeni, pomaga to dostosować ich wizję i wiedzę na temat koncepcji.
• Zwiększa uczestnictwo i zaangażowanie. Tablica online daje wszystkim dostęp do tej samej przestrzeni, umożliwiając swobodne wyrażanie siebie za pomocą środków wizualnych.

Jak używać Creately do ulepszania zdalnej współpracy

Jako wizualna przestrzeń robocza do współpracy, Creately może być używany na wiele sposobów w celu zwiększenia wydajności przez zespoły zdalne.

Burza mózgów i rozwój pomysłów

W biurze burza mózgów zwykle odbywa się przed tablicą. Zespoły zdalne najczęściej używają do tego wideokonferencji lub platformy czatu.

Płótno online jest o wiele bardziej przyjazne dla burz mózgów niż jakakolwiek z powyższych metod. Daje wszystkim dostęp do tej samej przestrzeni, umożliwiając dzielenie się pomysłami i omawianie ich w czasie rzeczywistym.

Dzięki Creately możesz rozpocząć rozmowę wideo w samej aplikacji i obserwować, jak Twój zespół dodaje pomysły na kanwę podczas sesji. Aby przeprowadzić skuteczną sesję burzy mózgów na Creately,

• Utwórz dokument, nazwij go i dodaj współpracowników
• Zacznij od gotowego szablonu, takiego jak ten poniżej.

• Przypisz moderatora do opracowania diagramu i uporządkowania pomysłów na płótnie
• Oznacz kolorami diagram, aby wyróżnić pomysły dodane przez różne osoby
• Użyj tego samego płótna, aby omówić, sfinalizować i nadać priorytet zebranym pomysłom
• Użyj komentarzy, aby dodać notatki dla każdego, kto później odniesie się do mapy
• Udostępnij link do dokumentu na Slack, aby dać każdemu szybki dostęp do diagramu

Więcej zasobów

Niezbędny przewodnik dotyczący burzy mózgów online

Ostateczna lista podstawowych technik wizualnej burzy mózgów

Planowanie sprintu

Tablica jest niezbędna podczas każdego spotkania dotyczącego planowania sprintu. Na szczęście, dzięki dostępności tablic internetowych, zespoły pracujące w domu mogą nadal prowadzić sesję tak, jakby znajdowały się w tym samym pomieszczeniu.

Efektywne wykorzystanie Creately do planowania sprintu

• Przygotuj szablony przed każdą sesją i udostępnij je reszcie zespołu Planowania Sprintu. Możesz również skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w poniższych zasobach.
• Przypisz wyznaczoną osobę do obsługi i aktualizacji szablonów

Więcej zasobów

Niezbędny przewodnik po planowaniu sprintu z pracą w zespołach domowych

Przewodnik po Scrumie dla początkujących

Spotkania i warsztaty online

Dzięki wbudowanym systemom wideokonferencji, nieograniczonej przestrzeni roboczej, współpracy w czasie rzeczywistym i szerokiej gamie edytowalnych szablonów, Creately może wspierać cały proces prowadzenia spotkania lub warsztatu online.

Niektóre najlepsze praktyki dotyczące spotkań online Creately obejmują:

• Przygotuj szablony i udostępnij je zespołowi przed spotkaniem lub warsztatem

• Wyjaśnij wskazówki, jak z nich korzystać. Możesz dodać sekcję w samym szablonie lub zrobić to osobno
• Aby zapewnić łatwy dostęp, utwórz je za pomocą integracji Creately z Dyskiem Google, która pozwala na kontrolowanie uprawnień dostępu z tego miejsca. Lub udostępnij link umożliwiający edycję na odpowiednim kanale Slack.

Więcej zasobów

Jak przeprowadzić produktywne spotkanie zdalne

Planowanie

Niezależnie od tego, czy jest to projekt programistyczny, projektowy, czy marketingowy, możesz używać Creately do współpracy nad nim za pomocą odpowiednich narzędzi.

Creately oferuje dostęp do ponad 50 typów diagramów, w tym schematów blokowych, wykresów Gantta, diagramów UML, makiet interfejsu użytkownika, modeli szkieletowych, map myśli itp. Gotowe szablony obejmują szeroki zakres scenariuszy, od kart projektów po popularne modele marketingowe.

• Zaangażuj zespół we wszystkie spotkania planistyczne. Ich wkład można skutecznie uchwycić, dołączając szablony planowania projektu Creately wymienione w naszym wizualnym przewodniku po planowaniu projektu
• Utwórz osobny folder, który jest udostępniany zespołowi w programie Creately i przenieś do niego wszystkie dokumenty związane z projektem. Pozwala to zachować wszystkie zasoby we wspólnej lokalizacji.
• Użyj wykresu Gantta lub osi czasu projektu, aby oznaczyć postęp zadania/projektu. Przypisz komuś odpowiedzialność za regularne aktualizowanie dokumentu.
• Dziel się postępami z interesariuszami, wysyłając im tylko link do recenzji do odpowiednich dokumentów Creately

Więcej zasobów

Jak skutecznie zarządzać projektem zdalnie?

Prosty przewodnik po tworzeniu efektywnej osi czasu projektu  

Prosty przewodnik po stworzeniu karty udanego projektu

Zrozumienie faz cyklu życia zarządzania projektami

Jakie masz zdanie na temat współpracy wizualnej?

Wizualizacje sprawiają, że wszystko jest lepsze. Uważamy, że firma Creately już to ustaliła. Pytanie brzmi, jak włączyć współpracę wizualną, aby ulepszyć to, co robisz.

Spróbuj włączyć Creately do swoich codziennych zadań i zobacz, jak może pomóc Ci usprawnić przepływ pracy. Daj nam znać o swoich doświadczeniach w sekcji komentarzy poniżej.

Ten post jest częścią serii porad i najlepszych praktyk w serwisie Creately. Więcej tematów obejmuje

• Praktyczny przewodnik po pracy w domu jako zespół
• Niezbędny przewodnik dotyczący przeprowadzania burzy mózgów online
• Jak sprawić, by praca w zespołach domowych lepiej współpracowała?
• Kompletny przewodnik po przeprowadzeniu udanego wywiadu na odległość
• Najlepsze praktyki dotyczące zdalnego wdrażania pracowników
• 5 potężnych narzędzi do współpracy do pracy w zespołach domowych
• Jak szkolić zdalnych pracowników | Najlepsze praktyki i narzędzia
• Przewodnik menedżera dotyczący zdalnego zarządzania zespołem
• Jak uniknąć wypalenia WFH: przyczyny i zapobieganie
• Niezbędne wskazówki dotyczące cyberbezpieczeństwa dotyczące pracy z pracownikami domowymi