Tworzenie świetnego cotygodniowego raportu SaaS OKR

Niezależnie od tego, czy byłeś w stanie poczynić znaczne postępy w tym tygodniu, czy też czujesz się rozczarowany tym, co udało Ci się osiągnąć, promowanie wglądu w to, gdzie stoisz w stosunku do kwartalnych celów za pomocą raportu OKR, jest niezbędne. Oprócz utrzymywania odpowiedzialności zespołu za jego cele, OKR (cele i kluczowe wyniki) pozwalają im szybko i łatwo przedstawić swoje najważniejsze priorytety na dany kwartał.

Przy szybkości, z jaką muszą działać firmy SaaS, OKR są niezbędnym narzędziem pozwalającym Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrować się na długoterminowych celach i projektach oraz zapobiegać rozproszeniu uwagi w miarę pojawiania się nowych zadań i projektów w ciągu kwartału. Regularne raportowanie na ich temat gwarantuje, że są traktowane priorytetowo i poświęca się im tyle uwagi, ile wymagają.

Czy częste raportowanie OKR jest warte czasu?

Niezależnie od tego, czy przybiera to formę regularnego spotkania, przeglądania wszystkich OKR zespołu, przygotowanych slajdów czy jakiejkolwiek innej formy, spędzanie co najmniej godziny tygodniowo na zastanawianiu się nad celem może być frustrujące. Jednak te spotkania raportujące OKR mogą dać Twojemu zespołowi wgląd w obszary, w których coś nie działa i gdzie mogą wspierać i zmieniać priorytety, aby upewnić się, że posuwasz się w kierunku swoich najważniejszych celów.

Sprawdzanie i regularne zgłaszanie OKR daje również pewność, że te OKR pozostają na pierwszym miejscu. W miarę upływu kwartału często pojawiają się nowe priorytety i zadania, które spychają OKR z listy zadań Twojego zespołu. Jeśli jednak upewnisz się, że co tydzień poświęcasz czas na przejrzenie swoich OKR, będziesz mieć ciągłe przypomnienie, na czym powinieneś się skupić.

Skąd więc możesz mieć pewność, że wykorzystujesz czas poświęcony na raportowanie swoich celów w sposób najbardziej efektywny? Tutaj przyjrzymy się niektórym z typowych podejść do raportowania OKR, gdzie są one skuteczne, a które nie, oraz jak znaleźć najlepsze podejście dla siebie.

Synchronizować czy nie synchronizować

Być może najczęstszym sposobem sprawdzania i zgłaszania OKR jest spotkanie. Niezależnie od tego, czy patrzysz na wyniki zespołu, dzielisz się postępami z menedżerem w trybie 1:1, czy też poświęcasz czas w grupie na przeglądanie OKR wielu osób, te synchronizacje umożliwiają zadawanie pytań i odpowiedzi w czasie rzeczywistym oraz dyskusję na temat tego, co idzie dobrze, a co nie. Spotykanie się na OKR w ten sposób przynosi pewne korzyści, ale można je łatwo przeważyć, gdy spotkania te odbywają się zbyt często.

Jeśli często biegasz w czasie tych spotkań lub nie masz żadnych nowych pytań ani komentarzy do udostępnienia, spróbuj ograniczyć te synchronizacje do miesięcznych lub półkwartalnych. To, że częste udostępnianie OKR ma wartość, nie musi oznaczać, że każdego tygodnia będzie wiele aktualizacji do udostępnienia lub próśb od Twojego zespołu. W takich przypadkach ich i Twój czas nie powinien być marnowany na cotygodniowe synchronizacje.

Skoncentruj swoją uwagę

Najlepszym sposobem na skrócenie czasu poświęcanego na raporty OKR i zwiększenie ich wartości jest świadome skupienie się na najważniejszych elementach raportów OKR. Jeśli od ostatniej aktualizacji niewiele się zmieniło w Twoich postępach w osiąganiu niektórych celów, nie ma potrzeby rozwodzić się nad obecnym stanem tych kluczowych wyników. Zamiast tego poświęć czas na podkreślenie tych kluczowych wyników, które wymagają natychmiastowej uwagi.

Mocny raport odpowie na te podstawowe pytania:

• Co ja zrobiłem?
• Gdzie stoję?
• Co dalej?
• Gdzie potrzebuję pomocy?

Jeśli przyłapiesz się na tym, że mówisz obszernie na tematy, które nie mają związku z jednym z tych podstawowych pytań, prawdopodobnie będziesz musiał ponownie skoncentrować się na swoich raportach i skupić się na tym, co jest ważne: dolnych celach i kluczowych wskaźnikach efektywności (tj. OKR) i jakie bezpośrednie kroki podejmujesz lub musisz podjąć, aby je osiągnąć.

Nagraj to na taśmę

Zamiast poświęcać co tydzień część dnia pracy swojego i innych osób na spotkanie, rozważ podsumowanie swojego tygodniowego raportu OKR w krótkim filmie. Korzystając z platformy takiej jak Loom, możesz uchwycić swoje wyjaśnienie, gdzie znajdują się Twoje OKR, w połączeniu z raportami, liczbami i wszelkimi innymi pomocami wizualnymi. W ten sposób inni mogą je przeglądać w dowolnym momencie bez konieczności blokowania swoich kalendarzy na spotkanie.

Po wysłaniu nagrania przekaż wszystkie slajdy lub notatki, do których odwołujesz się w swoim filmie, aby umożliwić innym pozostawienie komentarzy i zadawanie pytań.

Chociaż ta opcja zapewnia większą elastyczność harmonogramu, niekoniecznie oszczędza dużo czasu osobie zgłaszającej te OKR. Nadal będą musieli przygotować i zaprezentować, potencjalnie z wieloma ujęciami, to, nad czym pracowali i co osiągnęli.

Dave Gerhardt omawia korzyści i najlepsze praktyki tego stylu raportowania w swoim odcinku „Marketing wewnętrzny i czego naprawdę chce dyrektor generalny od zespołu ds. marketingu” w podcaście Exit Five. Posłuchaj całego odcinka tutaj.

Zautomatyzuj to

Jedną z opcji przyspieszenia cotygodniowego raportowania OKR jest zautomatyzowanie dużych jego części za pomocą narzędzia do zarządzania OKR, takiego jak Leapsome, Gtmhub, Weekdone lub własne narzędzie do zarządzania OKR firmy Kalungi. Niezależnie od tego, czy są to konfigurowalne pulpity nawigacyjne, czy automatycznie generowane podsumowania, usługi te mogą znacznie przyspieszyć dzielenie się postępami w osiąganiu celów.

Cotygodniowy e-mail z migawkami z narzędzia OKR aplikacji Kalungi

Należy zauważyć, że chociaż te zautomatyzowane raporty mogą być doskonałym narzędziem, nie zastępują całkowicie spotkań ani nagranych aktualizacji. Posiadanie raportu, który wskazuje, które wyświetlacze poczyniły postępy i jakie cele są opóźnione, jest cenne i może zmniejszyć potrzebę częstych spotkań osobistych. Jednak posiadanie czasu na omówienie i wyjaśnienie, w jaki sposób pracujesz nad tymi celami, nawet jeśli tylko raz w miesiącu, jest nadal niezbędne.

WKRÓTCE

Twoje marketingowe OKR zasługują na coś lepszego niż arkusz kalkulacyjny

Narzędzie OKR firmy Kalungi umożliwia szybkie ustawianie OKR, rozliczanie członków zespołu i udostępnianie aktualizacji kierownictwu.

Uczyń swoje priorytety priorytetem

Chociaż czasami mogą wydawać się uciążliwe, dostarczanie zespołowi i kierownictwu częstych aktualizacji postępów w realizacji najważniejszych celów to najlepszy sposób, aby upewnić się, że pozostaną one priorytetem. Nie tylko przypominasz sobie, na czym powinieneś się skupić, ale także dajesz innym znać, gdzie należy spędzić czas oraz kiedy i jak możesz skorzystać z ich wsparcia.

Aby Twoje OKR były uporządkowane i najważniejsze, spróbuj użyć menedżera OKR Kalungi. Dzięki aplikacji Kalungi możesz szybko rozmieścić OKR swojego zespołu w scentralizowanym centrum, jednocześnie przypisując właścicieli, śledząc postępy z lepszą widocznością i informując interesariuszy dzięki powiadomieniom w aplikacji i cotygodniowym aktualizacjom e-mail. Zacznij od 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego tutaj.