Jakie są ważne wskaźniki KPI zarządzania projektami

W dzisiejszym dynamicznym krajobrazie biznesowym skuteczne zarządzanie projektami jest niezbędne do osiągnięcia celów organizacyjnych. Zrozumienie i wykorzystanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) jest integralną częścią sukcesu projektu.

Od pomiaru postępu po identyfikację obszarów wymagających poprawy, wskaźniki KPI odgrywają ważną rolę. W tym artykule omówiono znaczenie ważnych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami, dostarczając spostrzeżeń, które mogą poprawić wydajność projektu i zapewnić ogólny sukces.

Krótko mówiąc, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) stosowane w zarządzaniu projektami to wymierne wskaźniki stosowane do oceny wielu aspektów wydajności i postępu projektu. Pomagają w mierzeniu osiągnięć i obejmują wskaźniki związane z przestrzeganiem harmonogramu, zarządzaniem budżetem, jakością, satysfakcją interesariuszy, zarządzaniem ryzykiem, wykorzystaniem zasobów i nie tylko.

Typowe KPI zarządzania projektami obejmują między innymi odchylenia od harmonogramu , wskaźnik wydajności kosztowej , wynik zadowolenia klienta i wykorzystanie zasobów . Wskaźniki KPI w projekcie pomagają kierownikom projektów i interesariuszom mierzyć sukces i efektywność projektu, identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować decyzje oparte na danych w całym cyklu życia projektu.

Czym są kluczowe wskaźniki wydajności projektu (KPI)?

KPI oznacza kluczowe wskaźniki wydajności w zarządzaniu projektami. Odnosi się to do konkretnych wskaźników używanych do pomiaru lub pomiaru efektywności wyników zespołu w osiąganiu ustalonych celów.

Te KPI są zazwyczaj definiowane na wczesnych etapach projektu i są zgodne z ogólną wizją projektu organizacji, wspierając pracę zespołową między działami.

Chociaż każdy zespół ma swój własny zestaw obowiązków, każdy z nich indywidualnie przyczynia się do osiągnięcia kluczowych wskaźników wydajności. Zrozumienie roli wskaźników KPI w zarządzaniu projektami może ułatwić rozwój synergii w zespole i zapewnić ramy do monitorowania ogólnego sukcesu projektów korporacyjnych.

Wskaźniki KPI można ogólnie podzielić na cztery kategorie:

• Terminowość: pozwala ocenić, czy projekt zostanie ukończony w zaplanowanym terminie. Jeżeli nie, ważne jest, aby śledzić, gdzie odbiega się od harmonogramu, i pracować nad ustaleniem nowego przewidywanego terminu zakończenia.
• Budżet: Ta kategoria koncentruje się na monitorowaniu, czy projekt mieści się w przydzielonym budżecie, przekracza go lub dopasowuje się do wcześniej zdefiniowanych ograniczeń budżetowych.
• Jakość: w tym przypadku ocena koncentruje się na tym, czy projekt przebiega zgodnie z oczekiwaniami, utrzymuje wysokie standardy jakości i spełnia oczekiwania wszystkich zaangażowanych stron i zespołów.
• Skuteczność: Ta kategoria obejmuje ocenę, czy projekt jest zarządzany efektywnie, zapewniając efektywne wykorzystanie zarówno czasu, jak i zasobów finansowych.

Rozumiejąc i skutecznie wykorzystując te KPI, zespoły zarządzające projektami mogą usprawnić swoje podejście i zapewnić pomyślną realizację projektu.

Jak produktywnie tworzyć i wykorzystywać KPI projektu?

Tworzenie i efektywne wykorzystanie KPI w zarządzaniu projektami wymaga systematycznego podejścia, aby zapewnić ich zgodność z celami projektu i ich efektywne wykorzystanie w całym cyklu życia projektu. Oto kroki, jak produktywnie tworzyć i wykorzystywać KPI projektu:

• Jasno zdefiniuj swoje KPI: Upewnij się, że Twoje KPI są SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie . Na przykład strategiczny cel samorządu lokalnego, jakim jest zapewnienie różnorodnych opcji mieszkaniowych wysokiej jakości, można mierzyć poprzez zwiększenie liczby lokali mieszkalnych po przystępnych cenach, w celu rewitalizacji 1000 istniejących obiektów rocznie w celu zaspokojenia potrzeb publicznych.
• Wybieraj środki celowo: wiele organizacji śledzi kilka środków, nie biorąc pod uwagę ich znaczenia dla wcześniej zdefiniowanych celów. Ważne jest, aby skupić się na kilku kluczowych środkach, które bezpośrednio pokrywają się z Twoimi celami. Jeżeli danego KPI nie można uzasadnić jako ważnego, należy go ponownie rozważyć, aby uniknąć niepotrzebnego wysiłku w zakresie raportowania i przeciążenia informacjami.
• Zawsze wyznaczaj jasny cel dla swoich KPI: Przypisanie celu do każdego KPI stanowi podstawę do pomiaru i oceny. Dane historyczne lub badania branżowe można wykorzystać do podejmowania świadomych decyzji dotyczących ustalania celów, nawet w przypadku nowych inicjatyw.
• Rozpoznaj, kiedy odrzucić KPI: jeśli KPI nie wpływa na podejmowanie decyzji ani nie przyczynia się do strategii organizacyjnej, jego śledzenie może nie być warte wysiłku. Niezbędne jest okresowe ocenianie wartości zapewnianej przez każdy KPI i dostosowywanie go w razie potrzeby, aby zapewnić jego przydatność i skuteczność.

Wykonując te kroki, kierownicy projektów i interesariusze mogą tworzyć i skutecznie wykorzystywać wskaźniki KPI projektu do zwiększania produktywności, pomiaru sukcesu i osiągania celów projektu.

15 ważnych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami, które menedżerowie powinni wziąć pod uwagę

• Planowana wartość
• Aktualna cena
• Wartość wypracowana
• Zwrot z inwestycji (ROI)
• Różnica kosztów
• Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI)
• Koszt zarządzania procesami
• Planowane godziny pracy a rzeczywista sytuacja
• Zaległe zadania projektowe/przekroczone terminy
• Odchylenie od harmonogramu
• Przegapione kamienie milowe
• Indeks wydajności harmonogramu
• Procent wykonanych zadań
• Utylizacja zasobów
• Procent projektów zrealizowanych terminowo

Oto niektóre z najlepszych wskaźników KPI w zarządzaniu projektami lub wskaźników wydajności projektu, które pomagają kierownikom projektów w monitorowaniu KPI i wyciąganiu kluczowych wniosków z projektów. Obejmują one:

1. Wartość planowana: KPI projektu o wartości planowanej (PV) lub budżetowany koszt zaplanowanych prac (BCWS) reprezentuje szacunkowy koszt zaplanowanych działań projektowych na dzień sprawozdawczy. Porównując Planowaną Wartość z innymi KPI projektu, możesz sprawdzić, czy projekt wyprzedza harmonogram lub czy budżet został przekroczony.

Wartość PV można wyznaczyć za pomocą wzorów opartych na zaplanowanych godzinach projektu i procentu wykonania budżetu. Na przykład w projekcie rocznym z planowanym budżetem 10 000 USD Planowana Wartość po 9 miesiącach, jeśli zostanie zgodna z harmonogramem, wyniesie 2500 USD (25% całkowitego budżetu). Wszelkie rzeczywiste koszty przekraczające tę kwotę wskazują, że koszt rzeczywisty jest wyższy niż wartość planowana.

2. Koszt Rzeczywisty: KPI projektu Koszt Rzeczywisty (AC), znany również jako Rzeczywisty Koszt Wykonanej Pracy (ACWP) , oznacza całkowite wydatki poniesione w projekcie do chwili obecnej. Nie ma konkretnego wzoru na obliczenie rzeczywistych kosztów; polega raczej na podsumowaniu wszystkich poniesionych wydatków związanych z projektem. Budżet projektu opiera się na zaplanowanych godzinach, więc czas poświęcony na zadania służy do określenia rzeczywistych kosztów poniesionych na wynagrodzenia i zasoby.

3. Wartość wypracowana: Wskaźnik KPI projektu wartości wypracowanej (EV), znany również jako budżetowy koszt wykonanej pracy (BCWP), przedstawia budżet przydzielony na ukończone działania projektu do określonej daty, wskazując postęp i odpowiadające mu wykorzystanie budżetu.

Korzystanie z wielu pulpitów nawigacyjnych KPI i pulpitu podsumowującego dla wszystkich wyników projektu okazuje się korzystne w efektywnym zarządzaniu wieloma projektami. Co więcej, włączenie zaawansowanych wskaźników KPI projektu do dashboardu śledzenia projektu zapewnia kompleksowy przegląd wyników projektu i działalności biznesowej, niezbędnych do skutecznego zarządzania.

4. Zwrot z inwestycji: Zwrot z inwestycji (ROI) mierzy rentowność projektu i porównuje jego korzyści z kosztami. Należy pamiętać, że nie wszystkie projekty zapewniają natychmiastowy zwrot z inwestycji, ponieważ w przypadku niektórych projektów generowanie zysków może zająć więcej czasu. Niezbędne jest wykorzystanie mierzalnych komponentów, takich jak rzeczywisty koszt projektu i wartość wypracowana, w celu uzyskania wskaźników ROI na pulpicie nawigacyjnym KPI projektu.

5. Odchylenie kosztów: Odchylenie kosztów (CV) mierzy wydatki projektu i określa, czy szacowany koszt projektu odbiega od planowanego poziomu bazowego. Porównując budżet planowany z budżetem rzeczywistym w określonym czasie, można obliczyć odchylenie kosztów w celu oceny, czy projekt przekroczył zatwierdzony budżet, czy nie.

Analiza ta jest kluczowa dla monitorowania realizacji budżetu i identyfikacji wszelkich odstępstw od zatwierdzonego budżetu.

6. Wskaźnik wydajności kosztowej: Wskaźnik wydajności kosztowej (CPI) pomaga w określeniu statusu harmonogramu projektu, wskazując, czy jest on opóźniony, czy wyprzedzany. Oblicza się go jako stosunek planowanego budżetu do faktycznie poniesionych wydatków na realizację zadania. Wskaźnik ten służy jako miara efektywności kosztowej projektu i zapewnia wgląd w względną wartość wykonanej pracy.

7. Koszt zarządzania procesami: Uwzględnij wskaźnik „Koszt zarządzania procesami” w panelu projektu, aby monitorować czas i zasoby przydzielone na nadzór nad projektem i zarządzanie nim. Wysokie koszty zarządzania sygnalizują nieefektywność w zarządzaniu projektami, natomiast zbyt niskie koszty świadczą o złej organizacji zespołu.

Zespół często poświęca czas na spotkania projektowe i wysiłki koordynacyjne. Rozważ wdrożenie oprogramowania do automatycznego fakturowania i rozliczania czasu, aby odciążyć kierownika projektu i zaoszczędzić czas tygodniowo.

8. Planowane godziny pracy a rzeczywista sytuacja: Porównanie planowanych godzin pracy z rzeczywistą sytuacją pozwala na wgląd w rozbieżności pomiędzy zaplanowanym i rzeczywistym czasem spędzonym w procesach projektowych. Warto ocenić ten wskaźnik w różnych ramach czasowych i fazach projektu.

Jeżeli rzeczywista liczba godzin znacznie przekracza planowany czas, wymaga to ponownego oszacowania harmonogramu projektu. Korzystanie z oprogramowania do planowania pracy i planowania projektów może pomóc w organizowaniu projektów i skutecznym dotrzymywaniu terminów.

9. Zaległe zadania projektowe/przekroczone terminy: Włącz wskaźnik „ Zaległe zadania projektowe ” do panelu śledzenia projektu, aby monitorować liczbę zaległych działań projektowych. Ten KPI oblicza procent zadań z przekroczonymi terminami w stosunku do wszystkich zrealizowanych działań projektowych.

Wysoki odsetek zadań zaległych wskazuje na potrzebę ponownej oceny harmonogramu projektu i rozważenia zaangażowania nowych współpracowników.

10. Odchylenie od harmonogramu: Odchylenie od harmonogramu (SV) wskazuje, czy Twój projekt wyprzedza, czy opóźnia planowany budżet i harmonogram. Oblicza się ją poprzez odjęcie wartości wypracowanej projektu od jego wartości planowanej. Zasadniczo SV polega na odjęciu początkowo zaplanowanego czasu i budżetu od faktycznie wydanego czasu i budżetu.

Wynik ujemny oznacza, że ​​osiągnąłeś więcej niż planowałeś i masz większy budżet na pozostałe zadania.

11. Przeoczone kamienie milowe: Opóźnienia kamieni milowych, powszechny wskaźnik na panelu kontrolnym projektu, ujawniają, czy spóźnienia wynikają z przeszacowania, czy też konsekwentnego osiągania kamieni milowych. Chociaż w projektach długoterminowych sporadyczne opóźnienia są dopuszczalne, częste wzorce wskazują na potrzebę przeglądu całego procesu projektowego.

12. Indeks wydajności harmonogramu: Indeks wydajności harmonogramu (SPI) wskazuje, czy Twój projekt wyprzedza, czy opóźnia planowany harmonogram, zazwyczaj blisko jednego.

Oblicza się ją poprzez podzielenie wartości wypracowanej (EV) przez wartość planowaną (PV) , przy czym wynik poniżej jednego sugeruje potencjalne opóźnienia, a powyżej wskazuje, że projekt wyprzedza harmonogram. Ten KPI zapewnia wgląd w efektywność harmonogramu projektu i dotrzymywanie zaplanowanych terminów.

13. Procent wykonanych zadań: Aby szybko podsumować wyniki projektu, ustal KPI pokazujący procent wykonanych zadań. Wprowadź planowany czas każdego działania projektu, aby zapewnić dokładność i zapewnić wgląd w bieżącą fazę projektu.

Podejście to pozwala na bardziej precyzyjny obraz postępu realizacji zadań w oparciu o poświęcony czas, a nie liczbę zadań.

14. Wykorzystanie zasobów: Wykorzystanie zasobów zapewnia migawkę produktywności Twojego zespołu poprzez pomiar jego czasu pracy nad czynnościami płatnymi i niepodlegającymi rozliczeniu. Jest to szczególnie istotne dla organizacji pracujących z wieloma klientami, ponieważ pokazuje, ile czasu przeznacza się na rozliczane zadania projektowe w porównaniu z czynnościami niepodlegającymi rozliczeniu, takimi jak spotkania i planowanie. Ten KPI daje wgląd w efektywne wykorzystanie czasu członków zespołu i ich ogólną wydajność pracy.

15. Procent projektów ukończonych na czas: KPI „Procent projektów ukończonych zgodnie z harmonogramem lub czasem” jest niezbędny do zarządzania wieloma projektami. Odzwierciedla proporcję projektów ukończonych terminowo w stosunku do tych, których terminy zostały przekroczone. Utrzymanie tego odsetka powyżej 80% jest kluczowe, a jego spadek poniżej uzasadnia zatrudnienie nowych członków zespołu lub zmniejszenie liczby podejmowanych projektów.

Dlaczego warto używać KPI w zarządzaniu projektami?

Korzystanie z kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w zarządzaniu projektami oferuje szereg korzyści, takich jak przypisywanie odpowiedzialności, podejmowanie decyzji, mierzenie wyników, identyfikacja problemów i wiele innych. Przeczytajmy je szczegółowo poniżej:

• Pomiar wydajności: KPI zapewniają wymierne wskaźniki służące do oceny postępu, wydajności i sukcesu, umożliwiając interesariuszom śledzenie zgodności projektu z celami strategicznymi.
• Podejmowanie decyzji: oferują one wiedzę opartą na danych, umożliwiającą podejmowanie świadomych decyzji, identyfikowanie kluczowych obszarów wydajności, które menedżerowie projektów powinni ulepszyć, oraz efektywną alokację zasobów.
• Odpowiedzialność: KPI wyznaczają jasną odpowiedzialność poprzez ustanowienie mierzalnych celów i wspieranie kultury odpowiedzialności i przejrzystości wśród członków zespołu projektowego.
• Wczesna identyfikacja problemów: monitorując KPI, kierownicy projektów mogą z łatwością zidentyfikować wszystkie potencjalne problemy lub ryzyka, umożliwiając proaktywną interwencję w celu złagodzenia ich wpływu.
• Komunikacja z interesariuszami: KPI ułatwiają przejrzystą i skuteczną komunikację z interesariuszami, dostarczając obiektywnych mierników wydajności i sukcesu projektu.
• Ciągłe doskonalenie: Regularna ocena KPI zachęca do skupienia się na ciągłym doskonaleniu, napędzaniu ulepszeń procesów, wydajności i wyników.
• Dopasowanie celów: Pomóż dostosować działania projektu do celów organizacji, zapewniając, że wysiłki projektu przyczynią się do osiągnięcia szerszych celów strategicznych.

Podsumowując, wykorzystanie wskaźników KPI w zarządzaniu projektami oferuje ustrukturyzowane podejście do monitorowania, oceny i poprawy wyników projektu, ostatecznie przyczyniając się do pomyślnej realizacji projektu.

Rodzaje KPI zarządzania projektami

Poniżej znajdują się przykłady kluczowych wskaźników wydajności w zarządzaniu projektami, które ułatwiają usprawnione monitorowanie i realizację projektów. Różne przykłady KPI zarządzania projektami obejmują:

• Operacyjne/strategiczne lub procesowe KPI: mierzą efektywność i produktywność procesów biznesowych, takich jak czas potrzebny na dostarczenie produktu.
• Wskaźniki KPI zasobów lub wejściowych: monitorują aktywa i zasoby wykorzystywane do generowania wyników biznesowych, w tym wydatki na badania i rozwój, fundusze na szkolenia pracowników i jakość surowców.
• KPI wyniku lub produktu: oceniają finansowe i niefinansowe konsekwencje działań biznesowych, takie jak generowane przychody.
• Wiodące KPI: operacje śledzenia, które mogą znacząco wpłynąć na przyszłą wydajność.
• Opóźnione KPI: Odzwierciedlenie wyniku zdarzenia po jego wystąpieniu, powszechnie obserwowane w finansowych KPI mierzących wyniki przeszłych działań.
• KPI wpływu: odzwierciedlają ogólny wpływ lub korzyści uzyskane z operacji biznesowych, obejmujące wskaźniki takie jak utrzymanie klienta i rozpoznawalność marki.
• Jakościowe KPI: cechy opisowe, właściwości, opinie lub cechy, często oceniane za pomocą metod takich jak ankiety satysfakcji pracowników.
• Ilościowe KPI: Mierzalne cechy uzyskane poprzez pomiary numeryczne stanowią podstawę większości KPI. Przykładami są jednostki na osobogodzinę.

Jak śledzić kluczowe wskaźniki wydajności w zarządzaniu projektami?

Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności na potrzeby zarządzania projektami wymaga ustrukturyzowanego podejścia, aby zapewnić, że dane dostarczają znaczących informacji na temat wydajności projektu. Oto jak skutecznie śledzić KPI:

• Zdefiniuj jasne KPI: Jasno zdefiniuj matrycę KPI, która jest zgodna z celami projektu, zapewniając, że są one konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART).
• Ustal wartości bazowe: Ustaw wartości bazowe lub wzorcowe dla każdego KPI, aby zapewnić punkt odniesienia do porównywania i oceny postępów.
• Wybierz odpowiednie narzędzia: Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami i raportowania, które mogą skutecznie rejestrować i analizować dane KPI.
• Regularne gromadzenie danych: Wprowadź systematyczny proces gromadzenia danych KPI w określonych odstępach czasu, zapewniając spójność i dokładność.
• Analiza danych: Analizuj zebrane dane KPI, aby zidentyfikować trendy, wzorce i potencjalne obszary wymagające poprawy, ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
• Raportowanie i wizualizacja: przedstawiaj dane KPI w jasnym i zrozumiałym formacie za pomocą pulpitów nawigacyjnych, raportów lub wizualizacji, aby skutecznie komunikować wyniki interesariuszom.
• Wnioski przydatne do podejmowania działań: Wykorzystaj dane KPI, aby uzyskać praktyczne spostrzeżenia, które mogą pomóc w podjęciu działań lub środków naprawczych, udoskonaleniach procesów i podejmowaniu decyzji w celu zwiększenia wydajności projektu.
• Ciągłe monitorowanie: Stale monitoruj KPI przez cały cykl życia projektu, umożliwiając zespołowi projektowemu proaktywne reagowanie na zmiany i problemy.

Wykonując te kroki, menedżerowie projektów mogą skutecznie śledzić KPI, zdobywać cenne informacje i podejmować świadome decyzje, które wpływają na wydajność i sukces projektu.

Wniosek

Podsumowując, wskaźniki KPI zarządzania projektami są ważne dla oceny sukcesu projektu, monitorowania postępu i podejmowania świadomych decyzji. Od wskaźników finansowych, takich jak zwrot z inwestycji i wariancja kosztów, po CPI i wartość zarobioną, te wskaźniki KPI oferują cenne informacje umożliwiające skuteczne zarządzanie projektami.

Efektywnie wykorzystując KPI zespoły projektowe mogą mierzyć wydajność, identyfikować obszary wymagające poprawy i zapewniać pomyślną realizację projektu poprzez podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

KPI zarządzania projektami: często zadawane pytania