Jak lepiej zarządzać projektami za pomocą tablic Kanban

Opracowane przez Toyotę w latach 40. XX wieku jako system harmonogramowania do wykonywania produkcji just-in-time, tablice Kanban stały się obecnie narzędziem niezbędnym w prawie każdej branży, szczególnie w tworzeniu oprogramowania.

Niezależnie od tego, czy planujesz następne wakacje, czy tworzysz następną aplikację, tablice Kanban mogą pomóc w rozwoju Twoich projektów i skutecznym osiągnięciu celów. Oto kompletny przewodnik dotyczący korzystania z tablic Kanban do lepszego zarządzania projektami.

Czym jest Kanban

Kanban to powszechna metodologia zwinnego zarządzania projektami, która została opracowana w celu usprawnienia procesów. Jest to metoda kontroli procesu, która pierwotnie była stosowana przez firmy z branży produkcyjnej w celu lepszego zarządzania zapasami i umożliwienia produkcji na czas.

Tablica wizualna służy do organizowania całego procesu Kanban i zawierania projektu lub przepływu pracy. Podczas gdy tablica jest podzielona w celu przedstawienia różnych etapów lub etapów procesu, karty służą do zapisywania zadań. Karty te będą przechodzić przez kolejne etapy procesu na tablicy po zakończeniu każdego projektu.

Etapy pracy tablicy Kanban będą przebiegać od lewej do prawej, zaczynając od zaległości, a kończąc na zakończonych zadaniach. Podczas gdy nowe zadania będą dodawane na dole kolumny zaległości, te na górze powinny zostać popracowane i przeniesione jako pierwsze.

Tablica Kanban pomaga kierownikom projektów zarządzać nieefektywnością projektu, pomagając im upewnić się, że istnieje limit liczby zadań oznaczonych w kolumnie w toku. Stosowanie tych ograniczeń z kolei pomaga zapewnić, że zespół pracuje z maksymalną wydajnością i nie wykonuje wielozadaniowości w sposób, który może sparaliżować jego produktywność.

Tablice Kanban pomagają zespołom projektowym;

• Zidentyfikuj różne procesy, które należy zakończyć, aby osiągnąć ostateczny cel
• Zobacz wąskie gardła w procesach i znajdź sposoby ich szybkiego rozwiązania
• Zachowaj przejrzystość i dostosuj zespoły do ​​celów organizacyjnych
• Śledź postęp prac między różnymi działami
• Usprawnij spotkania zespołu i komunikację dzięki tablicom Kanban, które wyraźnie wyświetlają statusy zadań, terminy i właścicieli

Cechy Kanban

Główne cechy, które pomagają odróżnić Kanban od innych metodologii zarządzania projektami, są następujące;

• W zespole nie ma predefiniowanych ról; raczej członkowie zespołu są zachęcani do pomocy, gdy inny członek zespołu nie nadąża za swoimi zadaniami.
• Produkt jest dostarczany zgodnie z potrzebami i nie ma ustalonego czasu, w którym funkcja powinna zostać ukończona. Chociaż istnieją terminy płatności, są one określane na podstawie rzeczywistych potrzeb, a nie ustalonych terminów.
• Członkowie zespołu rozpoczęliby pracę nad nową funkcją dopiero po ukończeniu i dostarczeniu poprzedniej.
• Ponieważ większość zmian jest wprowadzana w trakcie Kanban, pozwala to na ciągłe doskonalenie przed zamknięciem projektu.

Jednym z powodów, dla których Kanban stał się popularny wśród zespołów na całym świecie, jest to, że jest bardzo wizualny. Podczas gdy większość zwinnych podejść do zarządzania projektami ma w swojej praktyce tablice wizualne, Kanban umieszcza techniki wizualne w samym centrum wszystkiego w Twojej organizacji. Tablice Kanban tworzą kolorową i wizualną reprezentację postępów, które Ty i Twój zespół poczyniliście w projekcie.

Jak stworzyć skuteczną tablicę Kanban

Wybierz swoje narzędzie do stworzenia tablicy

Możesz użyć fizycznej tablicy lub utworzyć ją na platformie cyfrowej. Podczas gdy tablica fizyczna może być odpowiednia dla zespołu znajdującego się w kolokacji, tablica cyfrowa może być bardziej korzystna dla zespołu zdalnego.

Niektóre z narzędzi online, które możesz rozważyć, to:

Twórczy

Creately to wizualna przestrzeń robocza do współpracy. Jest wyposażony w nieskończone płótno i potężne możliwości tworzenia diagramów. Ułatwia współpracę w czasie rzeczywistym poprzez synchroniczną edycję, śledzenie myszy na żywo, zsynchronizowane podglądy zmian, wątki dyskusji z komentarzami i wideokonferencje w aplikacji. Może służyć jako tablica online, na której możesz tworzyć i zarządzać swoją tablicą Kanban. Dzięki niemu możesz scentralizować wszystkie dokumenty związane z projektem w celu łatwego dostępu i współpracy; intuicyjna tablica Kanban, łączenie kart z plikami, łatwe osadzanie tablic Kanban na stronach Confluence ze zmianami odzwierciedlanymi w czasie rzeczywistym i nie tylko.

Trello

Trello to internetowa aplikacja do zarządzania projektami Kanban. Oferuje tablice, listy i funkcje kart, które idealnie odwzorowują system Kanban. Możesz dołączać pliki do kart, dzielić zadania na podzadania za pomocą list kontrolnych, przypisywać zadania członkom i powiadamiać ich o nich, a także współpracować w czasie rzeczywistym ze swoim zespołem podczas pracy nad projektem.

Fawroń

Favro to zwinna, oparta na chmurze platforma do planowania i współpracy, używana przez zespoły do ​​organizowania się wokół tego, co należy zrobić i jak to zrobić. Chociaż narzędzie oferuje wiele sposobów wizualizacji przepływów pracy, jednym z nich jest widok Kanban, w którym można wizualizować pracę z kartami przepływającymi od lewej do prawej na tablicy. Możesz przypisywać członków, dodawać listy kontrolne i łatwo śledzić postępy w projekcie.

Asany

Asana to kolejne popularne oprogramowanie do zarządzania projektami, którego można używać do tworzenia tablic Kanban i zarządzania nimi online. Dzięki niemu możesz zarządzać zleceniami pracy, organizować przepływy pracy i planować mapy drogowe produktów.

Inne narzędzia do tworzenia tablic Kanban online to Basecamp, Jira i Airtable.

Stwórz swoją tablicę Kanban

Tablica Kanban jest podzielona pionowo na kolumny, które reprezentują różne etapy procesu. Po utworzeniu tablicy określ te różne etapy procesu;

• To-do – zawiera listę zadań do wykonania
• In-progress – składa się z zadań, nad którymi aktualnie pracujemy
• Wykonane – zadania, które zostały zakończone są przenoszone do tej kolumny

Chociaż są to najbardziej podstawowe stany, które można dodać do tablicy Kanban, w zależności od charakteru projektu i zespołu oraz sposobu jego funkcjonowania, można dołączyć dodatkowe kolumny, takie jak „w przeglądzie”, „anulowane” lub „ odrzucony'.

Zadania w kolumnie „Do zrobienia” są uporządkowane według priorytetów od góry do dołu. Gdy otworzy się miejsce w kolumnie w toku, zadanie do wykonania o najwyższym priorytecie może zostać przeniesione. W ten sposób Twój Kanban zapewnia przejrzysty przegląd zadań projektowych i ich postępu, umożliwiając łatwe identyfikowanie wąskich gardeł.

Ustaw wyraźny limit dla WIP

Limit pracy w toku jest ważnym elementem systemu Kanban. Termin nie wymaga wyjaśnień; odnosi się do limitu liczby zadań, które mogą znajdować się w kolumnie w toku na tablicy Kanban w dowolnym momencie. Po osiągnięciu limitu WIP nie należy dodawać żadnych nowych zadań. Pomaga to zapewnić, że zespoły pracują z pełnym potencjałem bez wielozadaniowości.

Chociaż dokładna liczba będzie się różnić w zależności od liczby członków zespołu, ich wydajności lub rozmiaru projektu, przed podjęciem decyzji o dobrym limicie WIP należy wziąć pod uwagę obecną zdolność pracy zespołu. Celem limitu WIP jest zapewnienie, że każdy ma wystarczająco dużo pracy do wykonania, ale nie wielozadaniowość lub siedzenie bezczynnie podczas sprawdzania jego pracy. Jednak po ustaleniu limitu obserwuj proces pracy i w razie potrzeby dostosuj limit WIP.

Dodaj karty

Po przygotowaniu planszy następnym krokiem jest dodanie kart. Karta może zawierać informacje takie jak;

• Krótki opis przedmiotu
• Status
• Właściciel
• Terminy

Umieść karty na tablicy w oparciu o ich priorytet i harmonogram dla odpowiednich zadań lub projektów; z najbardziej krytycznymi pozycjami u góry kolumny, a reszta płynie w oparciu o ich kolejność ważności.

Karta powinna reprezentować tylko jeden przedmiot. Jeśli zakres karty wydaje się zbyt szeroki, podziel ją na kilka kart.

Ustaw oczekiwania

Określ, kto ma uprawnienia do dodawania, zmiany, usuwania lub przenoszenia kart Kanban. Ogranicz liczbę osób, które mogą, aby uniknąć zamieszania. Chociaż możesz przypisać jednej osobie prawa do edycji, jeśli inni chcą wprowadzić zmianę, mogą ją zgłosić.

Ważne jest również, aby wyjaśnić cele i przeznaczenie tablicy Kanban. Aby Twój zespół mógł na nim polegać, powinien najpierw docenić jego wartość.

Zbierz opinie

W miarę rozwoju organizacji, zmian produktów i rozwoju zespołów procesy mogą wymagać dostosowania.

Od czasu do czasu zastanów się nad procesem Kanban. Zbieraj opinie i sugestie od interesariuszy i wprowadzaj poprawki do swojej tablicy Kanban, aby lepiej służyć potrzebom Twojego zespołu i organizacji.

Najlepsze praktyki korzystania z tablic Kanban

Kanban najlepiej nadaje się do projektów o szerszym zakresie priorytetów, które mogą się często zmieniać w czasie. Poniżej znajduje się kilka najlepszych praktyk, których możesz użyć, aby efektywniej prowadzić swoje projekty za pomocą Kanban.

Zacznij od tego, co wiesz

Konfigurując proces Kanban w swojej organizacji, zacznij od tego, co już wiesz. Chociaż Kanban można łączyć z innymi metodami zarządzania projektami, weź istniejący przepływ pracy i spróbuj dostosować go do koncepcji korzystania z tablicy Kanban. Możesz także nadal korzystać z bieżących procesów i tytułów.

Pomoże to jeszcze bardziej ulepszyć sam przepływ pracy, zapewniając zespołowi wyraźną wizualną reprezentację tego, nad czym pracują.

Uprość rzeczy

Powstrzymaj się od dodawania zbyt wielu kolumn do tablicy Kanban, co czyni ją zbyt skomplikowaną i ostatecznie prowadzi do zamieszania. Dlatego ogranicz liczbę kolumn do minimum, aby wyglądały bardziej atrakcyjnie.

Jednocześnie unikaj dodawania do tablicy zadań, które nie zostały jeszcze w pełni omówione z zespołem. Niezastosowanie się do tego spowoduje tylko większe zamieszanie wśród członków zespołu i zmniejszy ich skupienie i produktywność.

Jednak zbyt prosta tablica Kanban może w równym stopniu powodować zamieszanie, ponieważ zbyt prosta tablica – pozbawiona wystarczającej ilości informacji – może pozostawiać miejsce na błędną interpretację.

Najpierw pracuj nad najważniejszymi sprawami

Podczas projektu Kanban wszystko odbywa się na zasadzie just-in-time. Upewniając się, że zespół ma wystarczająco dużo pracy, nie należy planować zbyt dużo pracy z wyprzedzeniem. Dzięki temu interesariusze i właściciel produktu mogą niemal natychmiast podejmować decyzje dotyczące priorytetów i pozostawia zespołowi miejsce na dostosowanie się do zmieniających się potrzeb.

Poprzez nadanie priorytetu pracy nad najważniejszymi zadaniami w pierwszej kolejności i wykonanie tylko tego, co konieczne, zespół może skutecznie eliminować marnotrawstwo. Na przykład, jeśli użytkownicy nie są naprawdę podekscytowani konkretną funkcją produktu, nad którą zespół ma pracować, możesz nadać priorytet innej funkcji, która ma większe zapotrzebowanie ze strony klienta.

Zaangażuj zespół

Zaangażuj członków ze wszystkich zespołów/działów podczas definiowania przepływu pracy i odpowiednich działań podczas konfigurowania tablicy Kanban. Na przykład podczas definiowania kolumn tablicy Kanban, poza oczywistymi, mogą pojawić się wyróżniki, które są znane innym działom lub podkolumny reprezentujące wewnętrzne etapy danego procesu w ich wydziałowych przepływach pracy.

Umożliwi to stworzenie tablicy Kanban, która będzie ważna dla wszystkich interesariuszy.

Gotowy do stworzenia własnej tablicy Kanban?

Tablice Kanban wykorzystują moc wizualnego zarządzania projektami, aby zmaksymalizować ich wydajność, zmniejszyć wąskie gardła i stale dostarczać produkty wysokiej jakości. Jest to metoda łatwa do wdrożenia i łączona z prawie każdą inną metodą zarządzania projektami, do której może być przyzwyczajona Twoja organizacja. Możesz go łatwo wdrożyć, aby zarządzać swoimi procesami przy minimalnych zmianach w dotychczasowych działaniach operacyjnych zespołu.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci dowiedzieć się, czym jest tablica kanban i skutecznie ją stworzyć dla Twojej organizacji. Podziel się swoim doświadczeniem w komentarzach poniżej.