Prosty przewodnik po stworzeniu karty udanego projektu

Jednym z pierwszych kroków w fazach cyklu życia zarządzania projektem jest opracowanie karty projektu. Pomaga poinformować wszystkich członków zespołu, za co są odpowiedzialni i co należy zrobić.

Zdefiniujmy statut projektu i omówmy jak go stworzyć. Dodaliśmy kilka przydatnych szablonów karty projektu, które pomogą Ci rozpocząć projekt. Dostosuj je do własnych upodobań i wyeksportuj jako obrazy lub pliki SVG, aby dodać je do prezentacji lub dokumentów.

Co to jest karta projektu?

Karta projektu to dokument, który określa wizję projektu, zakres, cele, zespół projektowy i jego obowiązki, kluczowych interesariuszy i sposób jego realizacji lub plan wdrożenia. Jest również znany jako zestawienie projektu i raport definicji projektu.

Pomaga określić poziom autorytetu kierownika projektu i kierunek projektu.

Karta projektu

• Opisuje cel i wyniki projektu
• Prawnie upoważnia do rozpoczęcia projektu
• Pomaga śledzić terminy projektów
• Pomaga zidentyfikować ograniczenia i zagrożenia oraz określić środki zapobiegawcze
• Przedstawia ogólny przegląd budżetu
• Pomaga dostosować cele projektu do interesów interesariuszy

Karta Projektu a Plan Projektu

Karta projektu jest dokumentem inicjującym wysokiego szczebla, który składa się tylko z kilku stron. Wymienia cele projektu, zakres, wizję, zespół oraz ich obowiązki i interesariuszy.

Z drugiej strony plan projektu to szczegółowy dokument opisujący, jak osiągnąć cele projektu. Wyjaśnia rezultaty projektu, plan działania, wymagane zasoby i kamienie milowe.

Jak opracować kartę projektu

Tutaj przyjrzymy się, jak stworzyć kartę projektu, identyfikując jej kluczowe elementy.

1. Zidentyfikuj wizję projektu

Wizja projektu wyraża się poprzez jego cel końcowy i jego przeznaczenie. Można go podzielić na,

Zakres: Wyjaśnij granice projektu pod względem celów projektu, rezultatów, kosztów, terminów i pracy do wykonania. Zdefiniowanie zakresu projektu na wczesnym etapie cyklu życia projektu jest ważne, ponieważ wpłynie to na koszt projektu i harmonogram.

Cele: Wyznaczając cele, upewnij się, że są one zgodne z kryteriami SMART, czyli innymi słowy, że są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i aktualne. Biorąc pod uwagę ogólne cele organizacji, wyznacz około 5 celów do zrealizowania do końca projektu.

Wyniki: Wypisz produkty, które zostaną wytworzone na koniec każdego pomyślnego osiągnięcia celu.

2. Zidentyfikuj Interesariuszy i Klientów

Interesariusze to osoby, które mają kluczowy udział lub są zainteresowane pomyślnym zakończeniem projektu. Mogą znajdować się w firmie lub poza nią i obejmować osoby, które finansują Twój projekt, a także członków zespołu i klientów.

Możesz użyć mapy interesariuszy, takiej jak ta poniżej, aby skategoryzować interesariuszy i sprawić, by informacje, które masz pod ręką, były bardziej widoczne i łatwe do zrozumienia.

3. Utwórz schemat organizacyjny

Teraz, gdy już zidentyfikowałeś zespół projektowy, wyjaśnij jego obowiązki.

Użyj schematu organizacyjnego, aby wymienić ich nazwiska, role i obowiązki. Jednocześnie możesz podkreślić relacje sprawozdawcze między członkami za pomocą linii łączących.

4. Zdefiniuj kamienie milowe projektu

Kamienie milowe reprezentują ważne wydarzenia w cyklu życia projektu i obejmują daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, pomyślne ukończenie kluczowych produktów itp.

5. Utwórz plan zasobów

Wypisz wszystkie zasoby, których potrzebujesz do projektu; sprzęt, maszyny, ludzie, materiały itp. To może pomóc w alokacji budżetu.

6. Ustal budżet projektu

Wypisz wydatki, które Twoja organizacja będzie musiała ponieść, aby zrealizować plan. Ponieważ wydatki te mogą ulec zmianie w trakcie projektu, możesz dokonać przybliżonych szacunków. Zanotuj również osobę, która będzie odpowiedzialna za autoryzację zatwierdzenia wydatków.

7. Wypisz zależności, ograniczenia i zagrożenia

Zależności: Zidentyfikuj i wypisz zależności projektu lub działania, które będą miały wpływ na zainicjowanie lub zakończenie innego zadania.

Ograniczenia: Określ czynniki, które utrudniałyby progresję wyników projektu. Na przykład brak zasobów lub czasu.

Ryzyka: Ryzyka mogą wystąpić na każdym etapie cyklu życia projektu. Ważne jest, aby wcześniej je zidentyfikować i podjąć środki ostrożności. Oto kilka świetnych technik zarządzania ryzykiem, które mogą się tu przydać.

8. Sporządź plan wdrożenia

W tym miejscu ułożysz plan działania, podkreślając kluczowe daty lub kamienie milowe.

Wizualizuj kartę projektu

Zazwyczaj karta projektu obejmuje 5-6 stron. Jest to jeden z głównych powodów, dla których są pomijane w procesie zarządzania projektami. Łatwiejszym sposobem napisania karty projektu, którą każdy może szybko przeczytać i zrozumieć przy minimalnym wysiłku, jest wizualizacja.

Karty projektów, które zawierają elementy graficzne, takie jak te poniżej, pomagają zebrać wszystkie elementy karty projektu na jednej stronie. Są łatwe do odczytania i przyjemne wizualnie.

Poniżej znajduje się kilka przykładów wizualizacji kart projektu. Możesz edytować je online, dodawać lub usuwać elementy i dostosowywać je do potrzeb projektu. Pobierz je jako pliki SVG lub obrazy, aby dodać je do prezentacji, stron internetowych, firmowych wiki, dokumentów itp.

Szablon 1

Szablon 2

Szablon 3

Jakie są twoje przemyślenia na temat przewodnika?

W całym cyklu życia projektu karta projektu odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu porządku. W tym przewodniku omówiliśmy, czym jest karta projektu, jak ją utworzyć, wraz z kilkoma edytowalnymi szablonami karty projektu.

Jakieś najlepsze praktyki, które stosujesz podczas tworzenia karty projektu? Podziel się nimi z naszymi czytelnikami w sekcji komentarzy poniżej.