Co to jest harmonogram projektu i do czego służy? | #18 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Gdy projekt uzyska akceptację interesariuszy, nadszedł czas na przygotowanie harmonogramu. Jeszcze zanim zespół projektowy spotka się po raz pierwszy, Project Manager przygotowuje strukturę projektu.

Harmonogram projektu – spis treści:

1. Wstęp
2. Jak stworzyć harmonogram projektu?
3. Czym różni się harmonogram projektu od planu projektu?
4. Przykład harmonogramu projektu
5. Streszczenie

Wstęp

Harmonogram projektu jest ogólnym dokumentem, który pozwala mieć przegląd poszczególnych zadań przeznaczonych do bieżącej realizacji. Są one zawarte w szczegółowym backlogu lub prezentowane na tablicy kanban. Harmonogram obejmuje kamienie milowe, zadania i kluczowe wydarzenia, a także perspektywę tego, gdzie znajduje się projekt na drodze do osiągnięcia celu.

Najczęściej harmonogram jest wizualizacją tego, jak cele projektu zależą od siebie iw jakiej kolejności postępować. Harmonogram projektu pokazuje również ramy czasowe z ustalonymi datami

Jak stworzyć harmonogram projektu?

Podczas tworzenia harmonogramu najlepiej jest przyjąć podejście oddolne. Podziel cały projekt na główne bloki problemowe lub obszary. Mogą to być obszary tak ogólne, jak budowanie zespołu, projektowanie UX, praca programistyczna czy marketing. Harmonogram projektu najłatwiej przygotować za pomocą dedykowanego oprogramowania. Umożliwi to:

• łatwe dodawanie i grupowanie zdarzeń , a także wprowadzanie zmian – np. może być tak, że podzielimy zadania rozdzielone jako projektowanie UX na osobne grupy projektowania wizualnego i przygotowania tekstu. Dzięki oprogramowaniu możemy to zrobić kilkoma kliknięciami, zamiast przestawiać plik tekstowy lub arkusz kalkulacyjny,
• wizualizacja czasu trwania każdego zadania – dzięki temu możemy łatwo zaplanować zadania z uwzględnieniem dostępności ludzi i zasobów potrzebnych do ich wykonania,
• wskazywanie współzależności między zadaniami – ustawianie ostrzeżeń o zależnościach to bardzo przydatna funkcja dostępna w niektórych programach, dzięki niej mamy pewność, że nikt nie podejmie się prac wykończeniowych w budynku, w którym nie została jeszcze położona instalacja.

Dzięki temu harmonogram będzie czytelny dla wszystkich zainteresowanych. jej aktualizowanie i uzupełnianie.

Harmonogram jest najczęściej reprezentowany przez następujące widoki:

• skalowalny kalendarz – z zaznaczonymi zadaniami do wykonania; za pomocą kalendarza łatwiej niż w innych widokach przejść do planowania, np. przydzielania pracy konkretnym osobom i umawiania spotkań,

• wykres Gantta lub podobna wizualizacja zadań na osi czasu – widok ogólny przedstawiający cały czas trwania projektu to jego harmonogram, natomiast wersja rozszerzona służy do tworzenia i uszczegóławiania planu projektu,
• mapy epików, zwane też zadaniami agregującymi – czyli wizualizacja pokazująca m.in. jaki procent zadań dotyczy konkretnego obszaru realizacji projektu, np. epika „testingowa” może zawierać zadania związane z testami wewnętrznymi prototypu oprogramowania, a także końcowe testy u klienta.

Czym różni się harmonogram projektu od planu projektu?

Harmonogram różni się od planu projektu przede wszystkim celem i poziomem szczegółowości. Harmonogram to szkielet projektu , który przede wszystkim przedstawia jego kluczowe obszary i kamienie milowe. Jego celem jest nakreślenie jasnego i uproszczonego obrazu całego projektu. Jednak tworzony jest plan projektu, aby przeanalizować realizację każdego zadania, aż do najdrobniejszych szczegółów, które warto spisać.

Harmonogram odpowiada na pytanie, co realizujemy. Znajdziemy tam ogólne wytyczne dotyczące czasu trwania poszczególnych etapów projektu oraz oznaczenie kluczowych momentów. Z drugiej strony plan projektu służy do opisu sposobu wykonania każdego zadania.

Z dobrego harmonogramu łatwo odczytać ścieżkę prowadzącą do realizacji celu projektu, gdyż pokazuje on jedynie kamienie milowe przedstawiające najbardziej ogólne i najważniejsze momenty realizacji. Jednak dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami granica między harmonogramem a planem projektu stała się dość płynna. Dzieje się tak dlatego, że mnogość sposobów wizualizacji danych umożliwia płynne przełączanie się pomiędzy szczegółowymi widokami poszczególnych zadań, a najbardziej ogólnym obrazem harmonogramu całego projektu.

Przykład harmonogramu projektu

Wyobraźmy sobie, że chcemy zrealizować projekt prezentacji gry przygodowej rozgrywającej się w wirtualnej rzeczywistości na międzynarodowych targach.

Aby stworzyć harmonogram, musimy zaznaczyć kluczowe daty – początek projektu, termin zgłoszeń wystawców na targi, a także datę targów i zakończenie projektu. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie celów i wpisanie ich do wybranego programu jako zadania sumaryczne, epiki lub ewentualnie tagi. W naszym przykładzie będą to:

• Przygotowanie gry – epos będzie obejmował takie zadania jak przygotowanie stabilnej wersji testowej gry, która będzie mogła zostać udostępniona publicznie, testowanie, instalacja na sprzęcie, który zostanie udostępniony na targach
• Przygotowanie stoiska – przygotowanie wyposażenia, materiałów promocyjnych, konkursów dla zwiedzających, zakup i zabezpieczenie sprzętu
• Planowanie podróży – rezerwacja hotelu, zakup biletów na imprezy, zapewnienie transportu
• Analiza powodzenia prezentacji po powrocie – czy gra zdołała przyciągnąć założoną liczbę klientów, czy udało się nawiązać kontakty biznesowe i partnerstwa, a także zmieściła się w budżecie przeznaczonym na promocję

Każda z eposów może mieć opiekuna – wyznaczonego do wzięcia odpowiedzialności za całość jej realizacji. W wielu projektach jednak tą osobą jest Project Manager, podczas gdy członkowie zespołu biorą odpowiedzialność tylko za poszczególne zadania.

Kolejny krok dotyczy oznaczania kamieni milowych. Ukończenie każdego kamienia milowego będzie prawdopodobnie składać się z zadań należących do wielu eposów. Jeśli pierwszym kamieniem milowym będzie przyjęcie prezentacji na targi przez organizatorów wydarzenia, będą to zadania należące m.in. do grup „networking”, „przygotowanie gry” i „przygotowanie prezentacji”.

Harmonogram dla każdego projektu jest opracowywany indywidualnie. Choć można się poczęstować gotowym szablonem, to i tak będzie on prawdopodobnie wymagał znacznych modyfikacji. Największą poprawą będzie wykorzystanie Twojego harmonogramu stworzonego wcześniej przy podobnym projekcie.

Streszczenie

Dobrze przygotowany harmonogram na wstępie projektu znacznie ułatwia pracę. Służy nie tylko Project Managerowi, który dzięki niemu zyskuje wgląd w strategię działania, ale także zespołowi projektowemu, który z łatwością widzi, na jakim etapie są prowadzone prace i jaki jest ich cel. Harmonogram jest również cennym narzędziem wspierającym przejrzystość realizacji, ponieważ umożliwia interesariuszom wgląd w strukturę projektu i samodzielne porównanie stanu realizacji z wyznaczonymi celami projektowymi.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
13. Cykl życia projektu
14. Do czego służy wizja projektu?
15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
20. Realizacja projektu
21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
22. Znaczenie zamknięcia projektu
23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
27. Jak zostać kierownikiem projektu?
28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
29. Jak założyć zespół projektowy?
30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
33. Rodzaje spotkań projektowych
34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
35. Jak napisać przekonujący
36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
39. Jak stworzyć kartę projektu?
40. Co to jest rejestr interesariuszy?
41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
42. Jak stworzyć budżet projektu?
43. Zarządzanie czasem w projekcie
44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
46. marketingu projektu
47. Źródła i obszary zmian w projekcie
48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami