Czym jest projekt? | #1 Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami

Czym jest projekt? Projekty, projekty, projekty – na stałe weszły do ​​słownika menedżerów biznesu. Są to krótkoterminowe, złożone działania o wcześniej zaplanowanych ramach, nastawione na konkretny wynik. Bez nich trudno wyobrazić sobie terminową realizację celów biznesowych i planowanie budżetów zadaniowych. Rynek odchodzi jednak od modelu, w którym jednorazowo tworzymy i dostarczamy produkt. Stawia na długoterminową relację z użytkownikami, ciągły kontakt, zwinne doskonalenie, dostosowywanie i dostrajanie bez końca. Czy zatem planowanie i realizacja projektu nie ma już sensu? Czy projekt to modne hasło, określające przestarzały sposób prowadzenia biznesu? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Czym jest projekt? – spis treści:

1. Czym jest projekt?
2. Tymczasowy charakter projektu
3. Przedsiębiorstwa gimnastyczne
4. Początek i koniec projektu
5. Unikalne wyniki
6. Streszczenie

Czym jest projekt?

Największą na świecie organizacją zrzeszającą osoby zajmujące się zarządzaniem projektami jest Project Management Institute (PMI). Założona w 1969 roku, ma blisko 3 miliony osób pracujących jako Project Managerowie lub studiujących różne aspekty zarządzania. Wiek organizacji nie oznacza jednak, że wiedza, którą promuje, nie jest aktualizowana i dostosowywana do wymagań dzisiejszego rynku. Projekty biznesowe mają się dobrze, a PMI szacuje, że do 2027 r. liczba kierowników projektów wzrośnie nawet o 33%, tworząc 22 miliony nowych miejsc pracy na całym świecie.

PMI okresowo wydaje nowe i ulepszone wersje książki pt. Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Najnowsza, siódma wersja została wydana w sierpniu 2021 roku i w przeciwieństwie do poprzednich, została właściwie przepisana. W końcu zarządzanie projektami zmienia się ostatnio niemal tak szybko, jak cyfrowe środowisko pracy.

Jednak definicja projektu, koncepcja kluczowa dla PMI, prawie się nie zmieniła. Projekt definiuje się w następujący sposób: „Tymczasowe dążenie do wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Tymczasowy charakter projektów wskazuje na początek i koniec projektu lub fazę pracy nad projektem. Projekty mogą być realizowane samodzielnie lub stanowić część programu lub portfolio.”

Słowo „projekt” określa wtedy bardzo konkretne i celowe działanie, dzięki któremu produkt lub organizacja przechodzi oczekiwaną metamorfozę, której rezultaty można zmierzyć. W poniższym tekście omówimy i wyjaśnimy elementy definicji z PMBOK. Odpowiemy na pytania:

• Co to znaczy, że projekt jest przedsięwzięciem tymczasowym?
• Co oznacza początek i koniec projektu?
• Jak rozumieć wyjątkowość rezultatu projektu?

Poświęcimy jednak osobne teksty na omówienie etapów, z których składa się projekt i jakie są rodzaje projektów.

Tymczasowy charakter projektu

Projekty mają określone ramy czasowe i jednorazowy charakter. Dlatego tymczasowość jest jedną z najważniejszych cech projektu, która pomaga odróżnić go od produktu. Jednorazowy charakter i unikalny wynik pozwalają odróżnić projekty od procesów realizowanych w firmie. Projekt może być zatem:

• budowa osiedla domów jednorodzinnych
• otwarcie oddziału firmy w innym mieście
• organizacja imprezy firmowej
• przeprojektowanie strony internetowej
• przygotowanie wniosku o dofinansowanie firmy ze środków europejskich

Przedsiębiorstwa gimnastyczne

W tradycyjnym podejściu za integralną część projektu uznano szczegółowy plan realizacji projektu. Zespół projektowy udał się więc do pracy wyposażony w szczegółowy harmonogram zadań obejmujący cały czas trwania projektu – od początku do końca. Jednak wraz z dojrzewaniem metod zarządzania projektami podejście to ulegało stopniowej zmianie.

W raporcie PMI pt. „Puls zawodu 2021: Poza zwinnością” firmy, które swobodnie podchodzą do nowego podejścia, wykorzystując metody i zasady zarządzania projektami zgodne z wymogami rynku, zostały nazwane gimnastyką. Stosują „właściwe podejście we właściwy sposób we właściwym czasie, aby dostarczyć to, co jest potrzebne”.

Choć na papierze takie zarządzanie wygląda nieco mniej imponująco niż tradycyjne metody, w praktyce sprawdza się bardzo dobrze. Szczególnie w zarządzaniu projektami wysokiego ryzyka oraz zespołami hybrydowymi i zdalnymi.

Początek i koniec projektu

W miarę odchodzenia od podejścia kaskadowego (metoda Waterfall) i rosnącej popularności metod zwinnych (Agile) i ich wariantów (takich jak Scrum i Scrumban), popularne stało się uważanie za normę stopniowego rozwiązywania zadań, ich szczegółowego budżet i środki wykonania.

Niezmiennie jednak projekt różni się od innych przedsięwzięć tym, że ma ściśle określony początek i koniec. Rozpoczynając projekt mamy jasno określony cel i wizję tego, co chcemy osiągnąć. Mamy też określony budżet, harmonogram zadań i kryteria realizacji.

Unikalne wyniki

Każdy projekt, poza tym, że ma charakter tymczasowy, konkretny cel, początek i koniec – ma unikalny efekt. W przypadku wymienionych powyżej przykładów wyniki będą jednorazowe – wybudowanie osiedla domów jednorodzinnych pod konkretnym adresem lub zorganizowanie imprezy firmowej w hotelu Sunrise 29 lutego 2023 roku.

Jednorazowy charakter projektu sprawia, że ​​ponowne wykorzystanie wiedzy i umiejętności nabytych podczas realizacji projektu wymaga dostosowania ich do nowych warunków. Na przykład, jeśli raz uda nam się pozyskać dofinansowanie na rozwój firmy z UE, nie oznacza to, że nasza kolejna aplikacja również zakończy się sukcesem. Każda kolejna aplikacja będzie wyjątkowa, ponieważ zmieni się wiele czynników:

• Parametry wydajności
• realia rynkowe
• realizowane zadania
• ramy czasowe
• kryteria określające początek i koniec projektu

Choć realizacja projektu wiąże się z dużym przedsięwzięciem, warto pamiętać, że projektem może być nawet odświeżenie mebli w firmowym ogrodzie. Dzieje się tak dlatego, że o tym, czy przedsięwzięcie jest projektem, nie decyduje liczba zaangażowanych osób ani planowany lub faktyczny czas realizacji.

Streszczenie

Zarządzanie projektami to jedna z najbardziej pożądanych umiejętności na rynku pracy. Dlatego tak ważne dla biznesu jest zrozumienie czym są projekty i elastyczne podejście do ich realizacji.

Właśnie odpowiedzieliśmy na pytanie: Czym jest projekt? Sprawdź naszą inną serię o Pythonie i JavaScript!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście, TikTok.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Czym jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Agile kontra Scrum
5. Zwinność kontra wodospad
6. 4 przykłady projektów