Co to jest e-faktura?

E-faktury stają się coraz bardziej popularne. Dlaczego tak jest? E-faktury są łatwe do wysłania. Są też szybko dostarczane do swoich odbiorców, dzięki czemu skraca się czas do zapłaty za towary i usługi. Nic dziwnego, że coraz więcej firm korzysta z tego rozwiązania. Co się stanie, jeśli otrzymam fakturę e-mailem? Czy ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa? W tym artykule znajdziesz najważniejsze informacje o e-fakturach.

Co to jest e-faktura? – spis treści:

1. Co się stanie, jeśli otrzymam fakturę e-mailem?
2. Czy e-faktury trzeba drukować?
3. Czy e-faktury mają taką samą moc prawną jak faktury papierowe?
4. Jak sprawdzić, czy e-faktura jest autentyczna?
5. Jak nie dać się nabrać na fałszywą fakturę?

Co się stanie, jeśli otrzymam fakturę e-mailem?

Jeśli jesteś freelancerem lub prowadzisz małą firmę, nie tylko sprzedajesz swoje towary i usługi, ale także okazjonalnie kupujesz coś dla swojej firmy. Robiąc zakupy w zwykłych sklepach, otrzymasz fakturę papierową. Jeśli jednak cenisz swój czas, lepszym rozwiązaniem będą zakupy online. W takim przypadku często otrzymasz fakturę elektroniczną.

Co zrobić, jeśli otrzymasz taką fakturę? Procedura jest taka sama jak w przypadku faktury papierowej. Musisz ją zapłacić w terminie wskazanym przez wystawcę. Jeśli korzystasz z programu księgowego lub aplikacji do fakturowania, sprawdź, czy oferują integrację z Twoim bankiem. Jeśli tak, wgraj fakturę do systemu i zleć przelew.

Jeśli jednak nie korzystasz z programów księgowych, musisz zalogować się na swoje konto bankowe i ręcznie wprowadzić wszystkie dane. Czego będziesz potrzebować, aby to zrobić? Będziesz musiał podać numer faktury elektronicznej, dane wystawcy i kwotę faktury. Możesz również określić, czego dotyczy faktura, ale nie jest konieczne wykonanie prawidłowego przelewu.

Czy e-faktury trzeba drukować?

Dawno minęły czasy, kiedy wszystko trzeba było drukować. Faktury elektroniczne nie muszą być drukowane. Czemu? Ponieważ zawsze będziesz miał do nich dostęp. Będą w twoim e-mailu. Nie drukujesz wszystkich swoich e-maili, prawda?

E-faktury mają dodatkowe zalety. Czym oni są? Takie faktury można łatwo wgrać do programu księgowego lub dowolnego innego programu, w którym oszczędzasz swoje wydatki. Większość rozwiązań oprogramowania księgowego umożliwia zapisywanie faktur w pliku .pdf, a nawet przesyłanie skanów faktur. Możesz to zrobić za pomocą kilku kliknięć. To dobry sposób na śledzenie terminów płatności, ponieważ w takim programie możesz na bieżąco monitorować zobowiązania, które musisz uregulować. Bezpłatna aplikacja do fakturowania firmy Firmbee daje Ci wszystkie te możliwości.

Czy e-faktury mają taką samą moc prawną jak faktury papierowe?

W przypadku faktur nie ma znaczenia, czy są one wystawiane w formie papierowej czy elektronicznej. Obie wersje mają taką samą moc prawną. Niezależnie od rodzaju faktury musisz ją przechowywać przez okres wymagany przepisami prawa. W przypadku faktur elektronicznych jest to o wiele łatwiejsze, ponieważ nie potrzebujesz do tego specjalnego archiwum.

Jeśli korzystasz z aplikacji do fakturowania, wszystkie faktury zakupu masz na wyciągnięcie ręki. To bardzo wygodne rozwiązanie, które zaoszczędzi nie tylko miejsce na papier, toner i dokumenty, ale także Twój czas.

Nie musisz się martwić, czy Twoje faktury będą przechowywane wystarczająco długo. Dobra aplikacja do fakturowania poinformuje Cię, ile czasu potrzebujesz na przechowywanie faktur w swoim archiwum elektronicznym, tak aby było zgodne z przepisami podatkowymi w Twoim kraju.

Jak sprawdzić, czy e-faktura jest autentyczna?

Najpierw sprawdź, czy faktura pochodzi od firmy, z którą już współpracowałeś. Jeśli tak, upewnij się, że zawiera numer konta bankowego, którego używałeś do poprzednich płatności. Jeśli numer konta bankowego jest inny, mógł zostać zmieniony. Zdarza się. Zanim jednak prześlesz jakiekolwiek pieniądze, upewnij się, że firma, która wystawiła fakturę, naprawdę istnieje.

Jeśli masz wątpliwości, czy powinieneś go zapłacić, najlepiej skontaktuj się z firmą, która go wystawiła. Być może w zgiełku codziennego życia zapomniałeś o zamówieniu i teraz zaskoczyła Cię faktura do zapłaty. Sprawdź, czy rzeczywiście zamówiłeś taki produkt lub usługę. Jeśli tak, to nie ignoruj ​​takiej wiadomości. Czemu?

Jeśli nie zapłacisz faktury w terminie, sprzedawca może obciążyć Cię odsetkami za zaległą płatność. Możesz również nie być w stanie kupować z odroczonym terminem płatności od takiego dostawcy. Nic dziwnego, nikt nie lubi klientów, którzy nie płacą rachunków.

Dlatego jeśli nie pamiętasz konkretnego zakupu, zadzwoń lub wyślij wiadomość e-mail do danego sprzedawcy, aby upewnić się, że nie popełniono błędu.

Jak nie dać się nabrać na fałszywą fakturę?

Co jeśli faktura budzi wątpliwości? Może się zdarzyć, że ktoś będzie chciał od Ciebie wyłudzić pieniądze. Jeśli udostępnisz dane swojej firmy w Internecie, ktoś może ich użyć do wystawienia fałszywej faktury i wysłania jej na Twój adres e-mail. Jak nie dać się oszukać?

Jeśli faktura pochodzi od firmy, z którą wcześniej współpracowałeś, spróbuj się z nią skontaktować i wyjaśnić. Mogłeś to zrobić przez pomyłkę. Zdarza się. Kontaktując się z wystawcą faktury, najlepiej skorzystać z informacji, które znajdziesz w Internecie. Czemu?

W treści wiadomości e-mail oszust mógł podać Twój numer telefonu jako numer telefonu firmy. Jeśli zadzwonisz pod ten numer, przekonają Cię, że faktura jest prawidłowa i powinieneś ją zapłacić. Z drugiej strony, jeśli zadzwonisz pod numer, który sam znajdziesz, możesz być pewien, że dzwonisz we właściwe miejsce.

Wysyłanie fałszywych faktur to przestępstwo. Możesz zgłosić taki incydent na policję. Na szczęście takie sytuacje nie zdarzają się zbyt często. Dzięki temu nie musisz martwić się o faktury, które otrzymujesz drogą elektroniczną, sugerujemy jednak zachowanie czujności.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty