Co to jest faktura?

Faktura to dokument potwierdzający transakcję. Dotyczy to zarówno świadczenia usług, jak i dostarczania towarów, w tym dostarczania treści cyfrowych. Może mieć formę papierową lub elektroniczną. Faktura określa wartość towarów i usług oraz jest podstawą do naliczenia należnych podatków. Choć faktura często pojawia się w relacjach B2B (business to business), to nie jest tylko obszarem przedsiębiorców. Osoby prywatne spotykają się również z fakturami wystawionymi w modelu B2C (business to consumer). W tym artykule wyjaśnimy, czym jest faktura i do czego służy.

Co to jest faktura? Jaki jest jego cel? - spis treści:

1. Podstawowe informacje o fakturze
2. Faktura jako potwierdzenie sprzedaży
3. Faktura jako dokument księgowy
4. Czy do skorzystania z gwarancji konieczna jest faktura?
5. Jak łatwo wystawić fakturę?

Podstawowe informacje o fakturze

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji pomiędzy sprzedającym a kupującym. Z tego powodu faktura musi zawierać pełne dane obu. Powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron transakcji.

Kolejnym ważnym elementem faktury jest jej unikalny numer i data wystawienia. Zawiera informacje o sprzedanych towarach i usługach, takie jak ich ilość, cena i wartość. W przypadku krajów, w których naliczany jest podatek VAT (podatek od wartości dodanej), faktura będzie również zawierać stawkę i wartość tego podatku.

Faktura wskazuje sposób zapłaty za dostarczone towary i usługi. Może to być przedpłata, płatność gotówką, przelewem bankowym lub kartą kredytową. W przypadku sprzedaży z odroczonym terminem płatności, faktura będzie również zawierać datę uregulowania takiego zobowiązania.

Faktura może być wystawiona w formie papierowej, ale może być również sporządzona w formie elektronicznej, która ma taką samą moc prawną. Zgodnie z e-fakturowaniem / e-rachunkami. Raport Digitalizacja i Automatyzacja, rocznie wystawianych jest ponad 370 miliardów faktur, z czego tylko 10% to faktury elektroniczne.

Jednak ze względu na to, że usługa e-faktury jest znacznie tańsza od jej papierowego odpowiednika, z roku na rok takie rozwiązanie cieszy się coraz większą popularnością. Korzystając z automatyzacji podczas fakturowania, możesz obniżyć koszty nawet o 30%.

Faktura jako potwierdzenie sprzedaży

Sprzedając jakiekolwiek towary lub usługi, musisz udokumentować takie zdarzenie w odpowiedniej formie. W przypadku sprzedaży osobom fizycznym zwykle wymagane jest posiadanie kasy fiskalnej i wystawianie paragonów. Jednak na życzenie klienta należy wystawić fakturę potwierdzającą zakup. Prowadząc biznes w modelu B2B podstawowym dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest faktura.

Wiele firm sprzedających na różnych giełdach domyślnie wystawia swoim klientom faktury w formie elektronicznej. To zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie niż drukowanie paragonów czy faktur papierowych. Wysyłanie takich dokumentów jest łatwe do zautomatyzowania, dzięki czemu nie musisz zajmować się papierkową robotą i możesz skoncentrować się na prowadzeniu firmy.

Faktura jako dokument księgowy

Zgodnie z MSSF (Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej) faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, który zawiera szczegółowe informacje o zrealizowanej transakcji. Faktury obliczają m.in. Twój dochód i podatek, który musisz od niego zapłacić. Faktury dokumentują również poniesione przez Ciebie koszty prowadzenia działalności. W zależności od wybranej formy opodatkowania mogą wpływać na wysokość należnych podatków. Ponieważ faktury mogą być kontrolowane przez organy podatkowe, muszą być przechowywane przez okres przewidziany prawem danego kraju.

Biura rachunkowe, przygotowując cenniki swoich usług, często odwołują się do liczby faktur. Dotyczy to zarówno wystawianych przez Ciebie faktur sprzedaży, jak i faktur wystawianych przez Twoich kontrahentów za dostarczone Ci towary i usługi. Te ostatnie nazywane są fakturami kosztowymi.

Biura rachunkowe w cenie podstawowego pakietu usług zazwyczaj oferują zaksięgowanie z góry określonej liczby faktur, ale za każdy kolejny dokument przekraczający ten limit mogą naliczyć dodatkowe opłaty. Jeśli nie wystawiasz zbyt wielu dokumentów, korzystanie z usług księgowych może być sporym kosztem związanym z prowadzeniem firmy. Możesz jednak skorzystać z aplikacji, która pozwoli Ci samodzielnie wystawiać i księgować faktury. Jest to wygodniejsze dzięki predefiniowanym szablonom i rozwijanym listom danych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz sprawnie zoptymalizować koszty prowadzenia własnego biznesu.

Czy do skorzystania z gwarancji konieczna jest faktura?

Aby skorzystać z gwarancji, nie musisz posiadać faktury. W tym celu wystarczy jakiekolwiek potwierdzenie zakupu. Może to być paragon, wyciąg z konta lub potwierdzenie płatności kartą kredytową. Ważne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego transakcję. Jednak duża liczba osób, zwłaszcza przy zakupie towarów o większej wartości, wybiera fakturę. Czemu?

Bardzo łatwo zgubić paragony. Poza tym, jeśli są źle przechowywane, szybko płowieją i stają się nieczytelne. Z fakturami nie ma takiego problemu. Często mają większy format i zwykle jest to strona A4. Dzięki temu można je łatwo przechowywać w standardowych segregatorach. Faktury w formie elektronicznej to idealne rozwiązanie. Dostęp do takich dokumentów jest znacznie łatwiejszy, a w przypadku konieczności skorzystania z gwarancji, szybko znajdziesz niezbędną fakturę.

Jak łatwo wystawić fakturę?

Można znaleźć wiele rozwiązań wspierających wystawianie faktur, począwszy od systemów księgowych i finansowych, poprzez CRM (Customer Relationship Management System) czy bardziej skomplikowane systemy ERP (Enterprise Resource Planning), aż po dedykowane aplikacje, np. Firmbee, czyli bezpłatne fakturowanie aplikacja. Dzięki takim narzędziom możesz łatwo wystawiać faktury, a nawet zautomatyzować niektóre procesy, np. wysyłanie przypomnień o powtarzających się płatnościach.

Nie zawsze musi to wiązać się ze znacznymi wydatkami na zakup takiego oprogramowania. Warto korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, które zapewniają pełną funkcjonalność przy wystawianiu faktur, a jednocześnie są bezpłatne. W tym celu można skorzystać z aplikacji Darmowe Fakturowanie, która znacznie ułatwia wystawianie faktur nawet tym, którzy do tej pory nie zajmowali się księgowością.

Przeczytaj nasz ostatni artykuł: Storyboard – co to jest i jak go wykorzystać do produkcji wideo?

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty