Co to jest schemat organizacyjny?

Co jest potrzebne, aby firma lub instytucja – niezależnie od jej wielkości – funkcjonowała efektywnie i harmonijnie, osiągając po kolei każdy z postawionych sobie celów? Prawdopodobnie wymienisz wiele elementów, począwszy od dobrze dobranego zespołu z niezbędnymi kompetencjami, przez dopasowaną strategię działania do potrzeb grupy docelowej, aż po pozyskanie wszystkich niezbędnych zasobów.

Jednak jest jeszcze jeden niezwykle ważny element, który mogłeś pominąć – wydajna struktura, jaką tworzy firma lub organizacja. Struktura ta składa się z zależności i odpowiedzialności, które skutecznie wizualizuje tzw. schemat organizacyjny. Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest to narzędzie, a także wskazujemy, jakie korzyści niesie ze sobą jego zastosowanie firmom i instytucjom działającym w różnych branżach.

Schemat organizacyjny – czy co?

Schemat organizacyjny to nie tylko prosty, oczywisty rysunek, ale złożone narzędzie zarządcze, które pozwala zobrazować – ale co najważniejsze zrozumieć – strukturę danej firmy, instytucji lub innego podmiotu. Jest to graficzna wizualizacja hierarchii (od najwyższego do najniższego poziomu), podziału obowiązków oraz powiązań pomiędzy różnymi podmiotami (różnymi zespołami lub pojedynczymi osobami).

Jest to przydatne narzędzie dla pracowników (szczególnie tych dopiero rozpoczynających pracę), ponieważ pozwala im zobaczyć strukturę firmy lub instytucji poprzez jasne określenie ról poszczególnych komórek oraz zakresu ich obowiązków i kompetencji. Może być również praktyczny dla osób z zewnątrz (takich jak potencjalni inwestorzy lub partnerzy), którzy chcą wiedzieć, jak działa firma lub instytucja. Istota schematu organizacyjnego polega zatem na zapewnieniu przejrzystości i efektywnym zarządzaniu posiadanymi zasobami

Co zawiera schemat organizacyjny?

Opisano różne rodzaje narzędzi (od hierarchicznych, przez funkcjonalne, aż po macierzowe, czyli skupione na realizowanych projektach). To, jakie dokładnie elementy zostaną uwzględnione, zależy od konkretnego przypadku (zwłaszcza wielkości podmiotu i branży, w której działa). Najczęściej jednak zawiera informacje o takich elementach jak:

• kadra kierownicza – w najwyższej części wizualizacji umieszczone są najważniejsze stanowiska kierownicze odpowiedzialne za podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących całej firmy lub instytucji. Zwykle pojawiają się tu takie osoby jak prezes, wiceprezes, dyrektorzy generalni (takich obszarów jak HR, marketing, rozwój, sprzedaż itp.), a czasem także menedżerowie najwyższego szczebla,
• poszczególne działy lub działy – każdy dział (np. marketingu, HR, IT, sprzedaży, prawny i compliance itp.) reprezentowany jest przez odrębny blok, w którym znajdują się poszczególne stanowiska i role (w obrębie działów mogą znajdować się także zespoły odpowiedzialne dla konkretnego obszaru, np. dział marketingu zespół ds. komunikacji, wydajności i zasięgu),
• Podział stanowisk – w ramach każdego działu lub działu wyszczególnione są także konkretne stanowiska, które istnieją w firmie lub instytucji (od dyrektorów przez starszych i młodszych specjalistów, po stażystów i stażystów), często z przypisanymi im obowiązkami,
• linie komunikacji i podporządkowania – w ramach graficznego przedstawienia struktury wskazane jest także, kto jest odpowiedzialny za raportowanie jej działań i komu należy takie sprawozdanie złożyć,
• klucz/legenda – wizualizacja graficzna często zawiera również klucz lub legendę wyjaśniającą znaczenie różnych symboli i linii użytych na schemacie. Ułatwia to wszystkim użytkownikom zobaczenie struktury i zrozumienie znaczenia wszystkich różnych elementów.

Dlaczego firma powinna mieć schemat organizacyjny?

Co dobrego daje przygotowanie schematu organizacyjnego? Po pierwsze, w ten sposób pracownicy mogą łatwiej zrozumieć swoje miejsce w strukturze – wiedzą, jakie są ich zadania, przed kim dokładnie są odpowiedzialni (zarówno na poziomie podstawowym, jak i wyższym) i do kogo mogą się zwrócić w przypadku problemu.

Co więcej, jeśli potrzebują wsparcia osoby z innego działu, mogą sami sprawdzić w schemacie organizacyjnym, kto odpowiada za dany obszar i mieć pewność (w większości przypadków), że skierowali sprawę do właściwej osoby. W ten sposób jasno określone linie komunikacji i odpowiedzialności pomagają uniknąć zamieszania i przestojów w pracy. Jednocześnie opisana wizualizacja graficzna umożliwia także identyfikację obszarów, w których występują braki lub zbyt duże obciążenie pracą, co pozwala na bardziej efektywny rozkład działań.

Schemat organizacyjny – podsumowanie

Biorąc pod uwagę wymienione powyżej korzyści, śmiało można stwierdzić, że zarządzanie firmą, instytucją czy innym podmiotem bez schematu organizacyjnego byłoby zadaniem karkołomnym i niezwykle trudnym. Komunikacja byłaby bardziej przeciągnięta, decyzje mniej przemyślane (ze względu na brak pełnej wiedzy o strukturze wewnętrznej i relacjach), a zasoby zostałyby rozmieszczone w sposób niezoptymalizowany.

Schemat organizacyjny ułatwia zarządzanie, a jednocześnie pozwala zrozumieć firmę lub instytucję jako całość i zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia i zmiany w celu dalszego rozwoju i sukcesu. Dlatego każda firma i instytucja – nawet mała – powinna zadbać o stworzenie dokładnego i (co najważniejsze) aktualnego schematu organizacyjnego.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autorka: Klaudia Kowalczyk

Grafik i UX Designer, który przenosi w projekt to, czego nie da się wyrazić słowami. Dla niego każdy użyty kolor, linia czy czcionka ma znaczenie. Pasjonat grafiki i projektowania stron internetowych.

Zobacz wszystkie posty