Co to jest SOP? Plan działania Twojej agencji zapewniający spójność i rozwój

Skalowanie agencji nie jest łatwe.

To niemożliwe, jeśli wszystko kręci się wokół ciebie. Łączysz sprzedaż, wdrażanie pracowników, rezultaty i wiele więcej.

Dlatego potrzebne są SOP.

SOP to ustandaryzowany sposób robienia czegoś. Zawiera szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące wykonania zadania.

Cały czas stosujemy standardowe procedury operacyjne, aby pomóc w dostarczaniu spójnych, skalowalnych usług.

Dzięki wdrożeniu standardowych procedur operacyjnych możesz efektywniej delegować zadania, usprawniać przepływy pracy i za każdym razem świadczyć klientom tę samą doskonałą obsługę.

W tym przewodniku pokażemy, jak możesz stworzyć SOP dla swojej agencji.

Omówimy:

• Co to jest SOP
• Dlaczego standardowe procedury operacyjne są ważne dla agencji
• Zadania, dla których możesz tworzyć SOP
• Jak napisać skuteczną SOP

Co to jest SOP?

Standardowa procedura operacyjna (SOP) to zestaw pisemnych instrukcji krok po kroku dotyczących wykonania określonego zadania lub procesu. Jest to szczegółowa lista kontrolna, która gwarantuje, że wszyscy wykonujący zadanie wykonają je w ten sam sposób.

Standardowe procedury operacyjne polegają na określeniu i udokumentowaniu najlepszego sposobu działania.

Minimalizuje to ryzyko nieporozumień i błędów. Pomaga także Twojej agencji w utrzymaniu stałej jakości pracy.

Dlaczego standardowe procedury operacyjne są ważne dla agencji?

Posiadanie dokumentów SOP może zmienić zasady gry dla Twojej agencji. Dlatego:

Konsystencja

Nakreślenie najlepszych sposobów wykonywania zadań pomaga członkom zespołu w konsekwentnym osiąganiu wysokich standardów. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem dla Klienta A, czy Klienta Z, wykonanie odbywa się z tą samą precyzją.

Jest tobardzo pomocne, jeśli zlecasz na zewnątrz dowolne produkty. Freelancerzy i partnerzy zewnętrzni mają jasne wytyczne, których muszą przestrzegać .

Efektywność

SOP pomagają usprawnić powtarzalne procesy. Zamiast tracić czas na zastanawianie się lub robienie rzeczy inaczej za każdym razem, członkowie Twojego zespołu mają bezpośredni zestaw instrukcji, których muszą przestrzegać.

Dzięki temu skalowanie agencji, powiększanie zespołu i pozyskiwanie większej liczby klientów jest znacznie łatwiejsze.

A jeśli ktoś jest niedostępny lub odchodzi, posiadanie SOP minimalizuje zakłócenia. Twój zespół może wkroczyć i wykonać zadania, za które był odpowiedzialny, na tym samym poziomie.

Twórz SOP dla WSZYSTKIEGO w swojej agencji. Nigdy nie pozostawaj w zawieszeniu, gdy kontrahent znika. Nigdy nie spędzaj tygodni na wdrażaniu kogoś nowego.

standardowe procedury operacyjne.

— Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 lipca 2022 r

Szkolenia i onboarding

Przyspieszenie nowych pracowników do pracy może być wyzwaniem.

W ankiecie Zippia przeprowadzonej wśród osób, które odeszły z pracy po 6 miesiącach lub krócej, otrzymanie jasnych wskazówek i skuteczniejsze szkolenie uznano za dwie najważniejsze rzeczy, które firmy mogły zrobić, aby nowy pracownik pozostał:

Standardowe procedury operacyjne oferują jasne wytyczne i pomagają w szkoleniach. Nowi pracownicy mogą zrozumieć swoje obowiązki i to, co muszą zrobić, bez stałego przewodnictwa.

Przykłady standardowych procedur operacyjnych dla agencji

Jest wiele zadań, które Twój zespół wykonuje regularnie. Po opracowaniu najlepszego sposobu wykonania zadania możesz stworzyć SOP.

Kiedy już ustalisz, że proces w Twojej firmie działa, utwórz SOP, który standaryzuje ten proces. W miarę jak dorośniesz, staną się one kluczowe.

— Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 lutego 2022 r

Oto kilka przykładów SOP dla procesów, które można ujednolicić:

Wdrożenie klienta

Chociaż każdy klient będzie miał unikalne potrzeby, możesz usprawnić proces wdrażania, wdrażając systematyczne procedury.

Możesz tworzyć SOP w celu ustalenia zakresu prac, komunikacji, umów, NDA i innej dokumentacji. Podstawową strukturę wstępnej oceny SEO można również ujednolicić.

W ten sposób każdy klient uzyska taki sam dobry start.

Badanie słów kluczowych

Badanie słów kluczowych to jedno z najbardziej czasochłonnych działań każdego SEO. Możesz usprawnić proces za pomocą SOP.

Może szczegółowo opisać wymagane narzędzia, sposób ich użycia i ocenę wartości słowa kluczowego.

To także zadanie, które możesz zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Jeśli Twój zespół ma trudności z dotrzymaniem kroku, rozważ skorzystanie z usługi badania słów kluczowych pod marką własną.

SEO na stronie

Audyt SEO na stronie wymaga uwzględnienia wielu różnych elementów.

SOP może zawierać listę kontrolną obejmującą wszystko, od tagów tytułowych i metaopisów po czytelność treści i linki wewnętrzne.

SEO poza stroną

Budowanie linków jest trudne. A jeśli się pomylisz, linki niskiej jakości mogą zaszkodzić rankingowi wyszukiwania witryny.

Możesz stworzyć standardowe procedury operacyjne, które pomogą Twojemu zespołowi w budowaniu odpowiednich, wysokiej jakości linków zwrotnych. Może to obejmować wszystko, od identyfikacji docelowych witryn internetowych i analizy konkurencji po dotarcie do blogerów.

Audyt techniczny SEO

Techniczny audyt SEO może być złożony. Systematyczne podejście może usprawnić proces audytu. Może pomóc zespołom zidentyfikować błędy techniczne, które mogą mieć wpływ na rankingi w wyszukiwarkach.

Możesz określić, jakich narzędzi użyć, na co zwrócić uwagę i jak tworzyć techniczne rekomendacje SEO.

Jak stworzyć SOP dla swojej agencji

Oto, jak stworzyć jasne i wykonalne standardowe procedury operacyjne dla swojej agencji.

Zidentyfikuj potrzebę

Zacznij od sporządzenia listy zadań, które regularnie wykonuje Twój zespół.

Chcesz nadać priorytet procesom, które mają duży wpływ na satysfakcję klienta lub w których często zdarzają się błędy. To właśnie w tych zadaniach SPO przyniosą największe korzyści.

Warto skonsultować się ze swoim zespołem. Czy istnieją jakieś wewnętrzne procesy, które uważają za trudne lub które według nich powinny mieć ustalony sposób działania?

Zbierz istotne informacje

Następnym krokiem jest zebranie informacji potrzebnych do stworzenia przewodnika krok po kroku.

Najlepszym źródłem informacji są członkowie zespołu posiadający doświadczenie w realizacji zadania z pierwszej ręki. Mogą zaoferować praktyczną perspektywę na temat tego, co działa, a czego należy unikać.

Dzięki temu dokument SOP będzie oparty na rzeczywistej praktyce i rozwiąże rzeczywisty problem.

Warto także sprawdzić, czy istnieją jakieś nieformalne zasoby. Możesz znaleźć prowizoryczne przewodniki, notatki, a nawet notatki, które mogą stanowić podstawę dla Twojej SOP.

Zanim zaczniesz opracowywać SOP, porównaj swoje obecne metody z najlepszymi praktykami branżowymi. Mogą istnieć skuteczniejsze sposoby wykonania tego zadania.

Struktura SOP

Stosowanie tego samego formatu SOP upraszcza proces tworzenia. Ułatwia także członkom zespołu przestrzeganie nowych SOP, które wybiorą – wiedzą, czego się spodziewać.

Oto jak ustrukturyzować szablon SOP:

Tytuł

Jasny, opisowy tytuł ułatwia członkom zespołu zrozumienie, co obejmuje SOP. Na przykład, jeśli SOP szczegółowo opisuje cały proces badania słów kluczowych, możesz nazwać go „Procedury odkrywania i analizy słów kluczowych”.

Zamiar

Krótko opisz, dlaczego SPO jest konieczna. Celem jest pokazanie członkom zespołu, dlaczego powinni z niego korzystać.

Wyjaśnij, jaki wpływ ma mieć SOP i w jaki sposób pomoże Twojemu zespołowi w wykonywaniu obowiązków.

Zakres

Określ, kiedy należy zastosować SOP. Kiedy członkowie zespołu powinni sięgnąć po poradnik?

W przypadku badania słów kluczowych zakres może być „Dotyczy wszystkich nowych strategii dotyczących treści klientów oraz optymalizacji istniejących treści”.

Procedura

To jest sedno SPO. Powinien szczegółowo opisywać cały proces wykonania zadania od początku do końca.

Ułóż każdy krok w logiczną sekwencję.

W przypadku badania słów kluczowych możesz zacząć od zdefiniowania niszy klienta, następnie utworzyć listę początkowych słów kluczowych, skorzystać z narzędzi SEO, przeanalizować liczbę wyszukiwań i konkurencję i tak dalej.

Role i obowiązki

Wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za każdy krok. Jedna osoba może przeprowadzić niektóre rozmowy, podczas gdy inne będą wymagały wkładu kilku członków zespołu.

Na przykład młodszy specjalista SEO może zająć się wstępnym badaniem słów kluczowych, a starszy analityk potwierdzi ostateczny wybór słów kluczowych.

Narzędzia i zasoby

Określ narzędzia i zasoby wymagane do wykonania zadania. Może to obejmować szablony agencji wewnętrznej i narzędzia stron trzecich.

Napisz SOP

Następnym krokiem jest dopracowanie struktury.

Ważne jest, aby sformułowania były przydatne i łatwe do zrozumienia. Jeśli istnieją akronimy lub terminy SEO, o których nie każdy w Twoim zespole może wiedzieć, podaj krótką definicję.

Instrukcje można uczynić bardziej przejrzystymi, dodając elementy wizualne. Na przykład zrzuty ekranu z adnotacjami mogą być pomocne, jeśli SOP obejmuje korzystanie z narzędzia takiego jak Semrush lub Ahrefs.

Schematy blokowe mogą naprawdę dobrze sprawdzić się w przypadku bardziej złożonych procesów, takich jak techniczne audyty SEO. Możesz zilustrować proces i sposób, w jaki każdy krok przechodzi do następnego.

Nasz dyrektor generalny Joe Davies ma świetny proces automatycznego tworzenia SOP, który naprawdę skraca czas potrzebny na stworzenie niezawodnej SOP, a ponadto zawsze możesz dołączyć film przedstawiający wykonanie poszczególnych kroków, aby wszystko było naprawdę jasne.

60-sekundowa SOP

Standardowe procedury operacyjne są przeszkodą. Ale POWAŻNIE zmieniają grę, jeśli skalujesz.

Ta metoda sprawia, że ​​tworzenie SOP jest niezwykle szybkie i w pewnym sensie uzależniające.

Gwarantuję, że z niego skorzystasz. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— Joe Davies (@fatjoedavies) 24 maja 2023 r

Po utworzeniu standardowych procedur operacyjnych dla procesów wewnętrznych możesz przekształcić je w niesamowite przewodniki, samouczki i wpisy na blogu. Ten rodzaj treści, które można wykorzystać, działa naprawdę dobrze jako magnes wiodący.

Utwórz SOP dla swojej agencji

Następnie zamień je w treść:

-Szczegółowe przewodniki
-Wątki
-Wideo
-Listy

Masz więcej istniejących treści, niż mogłoby się wydawać.

— Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 stycznia 2023 r

Przejrzyj SPO

Po ukończeniu pierwszej wersji roboczej udostępnij ją kluczowym interesariuszom. Ich opinie pomogą Ci upewnić się, że nie pominiesz żadnych ważnych szczegółów.

Zanim wdrożysz SOP, przetestuj go na osobie niezaznajomionej z zadaniem. Sprawdź, czy nie napotkają żadnych problemów lub nie utkną.

Może to ujawnić wszelkie kroki, które wymagają więcej wyjaśnień lub jeśli czegoś brakuje.

W tym tygodniu wreszcie zacząłem delegować w mojej nowej agencji.

Czego się nauczyłem?

Moje procesy nie były tak dopracowane, jak myślałem.

Najlepszym sposobem na ulepszenie swoich standardowych procedur operacyjnych jest przekazanie ich innym osobom. Luki i błędy stają się rażąco oczywiste PRAWDZIWIE szybko.

— Shane Martin (@Shane___Martin) 12 czerwca 2023 r

Regularne recenzje

Wdrożenie SPO nie polega tylko na przygotowaniu dokumentu i dalszym działaniu.

Najlepsze praktyki ewoluują, Twoja agencja może zacząć korzystać z nowych narzędzi, a sposób współpracy Twojego zespołu może się zmienić.

Przestarzała SOP może marnować czas i zasoby.

Zaplanuj regularne przeglądy, aby mieć pewność, że standardowe procedury operacyjne zawierają właściwe wytyczne i pomagają Twojemu zespołowi w jak najlepszym wykonywaniu pracy.

Skaluj swoją agencję za pomocą standardowych procedur operacyjnych

Bez ustrukturyzowanych procesów rozwój agencji może szybko stać się chaotyczny.

Standardowe procedury operacyjne pomagają zapewnić stałą jakość. W miarę rozwijania się i pozyskiwania szerszego grona klientów Twój zespół będzie dysponował zasobami niezbędnymi do osiągnięcia sukcesu.

A jeśli weźmiesz dwutygodniowy urlop od pracy w agencji, Twoja skrzynka odbiorcza nie będzie zapełniona słowami „POMOCY!” e-maile po powrocie.