Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna – czy wiesz, co to jest? Ostatnie lata przyniosły wiele zmian, ale oprócz wyzwań są też korzyści. Firmy zostały zmuszone do pracy zdalnej, a niektóre z nich utrzymały ten styl pracy do dziś. Właściciele firm zauważyli, że praca zdalna ma wiele zalet, ale niektóre z nich można połączyć bezpośrednio z komunikacją asynchroniczną, a nie tylko z pracą zdalną.

Co to jest komunikacja asynchroniczna? – spis treści:

1. Komunikacja asynchroniczna – znaczenie?
2. Zalety komunikacji asynchronicznej
3. Komunikacja asynchroniczna w Twojej firmie
4. Streszczenie

Komunikacja asynchroniczna – znaczenie?

Pracownicy, którzy mogą pracować w domu, mogą zaoszczędzić dużo czasu, ponieważ nie muszą dojeżdżać do pracy w godzinach szczytu. Jest to bardzo rozsądne zwłaszcza w sytuacji, gdy odległość od domu do biura jest duża. Ale praca zdalna nie zwiększa efektywności pracownika.

Liczy się styl pracy, w którym liczą się wyniki i osiągnięcia, a nie godziny spędzone za biurkiem. Komunikacja asynchroniczna daje swobodę kreatywności pracowników i daje im poczucie kontroli nad sytuacją. Poza wieloma obawami, osoby zwalniane ze swoich miejsc w urzędach wykonują swoje zadania chętniej, terminowo i z lepszymi wynikami.

Komunikacja asynchroniczna jest taka, że ​​nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Idealnym przykładem komunikacji asynchronicznej jest e-mail, który może czekać na odpowiedź. Natychmiastowa odpowiedź na maila to przykład komunikacji synchronicznej.

Wiadomości błyskawiczne są najlepszym przykładem komunikacji synchronicznej, ponieważ umożliwiają połączenie w czasie rzeczywistym. Większość pracowników ma powiadomienia na swoich kontach e-mail i odpowiada na e-maile natychmiast po otrzymaniu poczty, a to oznacza, że ​​również ich komunikacja jest synchroniczna.

Większość wiadomości nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi – szybciej nie zawsze znaczy lepiej. Odpowiadanie na maile przyciąga uwagę i zaburza rytm pracy. Elementy rozpraszające, takie jak wiadomości e-mail, powiadomienia i połączenia telefoniczne, są ogromnym wrogiem produktywności. Czasami jedno zadanie, które należy wykonać w ciągu godziny, zajmuje dużo więcej czasu z powodu problemów z efektywnością.

Najlepszą odpowiedzią na takie problemy jest komunikacja asynchroniczna. Aby to zadziałało, zasady muszą być ustalone w całej organizacji. W przeciwnym razie niektórzy pracownicy mogą postrzegać brak odpowiedzi jako przejaw braku szacunku i ignorowania, a nie jako próbę poprawy efektywności.

Zalety komunikacji asynchronicznej

Większość zadań przydzielonych pracownikom można realizować w systemie komunikacji asynchronicznej. Są branże, takie jak obsługa klienta, które wymagają dostępności w określonych godzinach. Ale zadania twórcze, przygotowywanie zestawień czy prezentację można przenieść do środowiska asynchronicznego.

Pracownik dostaje zadania w terminie i to od niego zależy, kiedy zakończy zadanie. Taki tryb działania pozwala na zwiększenie efektywności i daje możliwość dostosowania zleconych zadań do innych codziennych obowiązków. Pracownicy pracujący w elastycznych godzinach są zazwyczaj bardziej zadowoleni ze swojej pracy i chętniej wykonują swoje zadania. Umożliwienie pracownikom ignorowania wiadomości i zwolnienie ich z obowiązku natychmiastowej odpowiedzi na każdą wiadomość e-mail może zwiększyć ich produktywność. Powiadomienia i dzwonienie na telefon nie pomagają skupić się, a każde przerwanie może powodować problemy z ponownym skupieniem się na zadaniu.

Większość branż nie może całkowicie zrezygnować z komunikacji synchronicznej, ale możliwe są ulepszenia i zmiany. Jeśli potrzebujesz spotkania ze swoim zespołem, spróbuj zorganizować je inaczej. Pozwól zespołowi zakończyć wszystkie inne obowiązki asynchronicznie przed spotkaniem. Jak? Przekaż swojemu zespołowi wszystkie materiały szkoleniowe i zadania przed, a następnie ustal datę spotkania. Takie podejście pozwala Twoim pracownikom uczyć się i zdobywać wiedzę w najlepszym dla nich czasie.

Spotkanie będzie bardziej efektywne i przyniesie wszystkim większą satysfakcję. Zmuszenie wszystkich uczestników do oglądania długich prezentacji razem z innymi członkami zespołu jest nieskuteczne. Wbrew powszechnemu przekonaniu, większa swoboda skutkuje większą chęcią do pracy i większą ambicją.

Komunikacja asynchroniczna w Twojej firmie

Jeśli planujesz wprowadzić do swojej firmy nowy model komunikacji, zacznij od mniejszych kroków. Jednym z najbardziej znanych problemów z komunikacją asynchroniczną jest fakt, że niektóre osoby oczekują natychmiastowej odpowiedzi na swoje pytania, komentarze lub wiadomości.

Ważne jest wprowadzanie mniejszych zmian i ustalenie jasnych zasad. Większość narzędzi cyfrowych używanych do komunikacji ma możliwość ustawiania statusów. Poinformuj współpracowników, że powinni korzystać z tych funkcji, gdy pracują nad swoimi zadaniami i muszą się skoncentrować. Inni pracownicy nie powinni oczekiwać, że otrzymają natychmiastową odpowiedź. Pozwoli nam to uniknąć niepotrzebnego stresu po obu stronach kanału komunikacji.

Jeśli do komunikacji używasz wiadomości e-mail, spróbuj udostępnić swoje kalendarze, w których wszyscy pracownicy ustalają bloki czasowe . Dzięki tej funkcji wszyscy współpracownicy mają informację, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi na swoje e-maile.

Streszczenie

Komunikacja asynchroniczna czy komunikacja synchroniczna – jaki model wybrać? Nie ma jednej recepty na zwiększenie efektywności zespołu. Komunikacja asynchroniczna wydaje się być ciekawym pomysłem na walkę z rozproszeniami i problemami z brakiem koncentracji wśród pracowników. Warto pamiętać, że rezygnacja ze spotkań w czasie rzeczywistym nie jest szczęśliwym środkiem, z którego można korzystać bez zastanowienia. Spotkania muszą być poświęcone na tworzenie zadań i wspólne rozwiązywanie problemów, aby przyniosły korzyści firmie.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty