Wszystko o mapowaniu procesów biznesowych. Czy można go wykorzystać w e-commerce?

Działalność biznesowa opiera się na wielu skomplikowanych procedurach. Każdego dnia w każdym z nich mogą pojawić się błędy i niedociągnięcia, które zostaną zauważone zbyt późno, co ostatecznie prowadzi do strat finansowych. Czy wiesz, jak wcześnie wykryć nieprawidłowości i uniknąć marnowania zasobów? Skorzystaj z mapowania procesów biznesowych. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Mapowanie procesów biznesowych – spis treści:

1. Co to jest mapowanie procesów biznesowych?
2. Rodzaje map procesów biznesowych
3. Oprogramowanie do mapowania procesów biznesowych
4. Korzyści z mapowania procesów biznesowych
5. Wady mapowania procesów biznesowych
6. Mapowanie procesów biznesowych w e-commerce
7. Streszczenie

Co to jest mapowanie procesów biznesowych?

Każdy proces zachodzący w firmie (zarządzanie produktem, proces sprzedaży itp.) można podzielić na konkretne działania, które prowadzą do osiągnięcia wyznaczonego celu . Mapowanie procesów biznesowych to wizualne przedstawienie tego, co dzieje się w firmie i kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania.

Jest to przydatne narzędzie, które pozwala spojrzeć na firmę z szerszej perspektywy. Dzięki mapowaniu procesów biznesowych jesteś w stanie wykryć nieprawidłowości w procesach, wyeliminować lub ograniczyć ich wpływ, zwiększyć produktywność i obniżyć koszty. Wszystkie te kroki są kluczem do osiągnięcia zysku.

Rodzaje map procesów biznesowych

Aby zobrazować przebieg każdego procesu , można posłużyć się narzędziami stworzonymi do tego celu. Poniżej wymienimy te, które są najczęściej używane w praktyce:

Podstawowy schemat blokowy

Do jego tworzenia używane są określone symbole schematu blokowego, np. prostokąty reprezentujące dowolny krok w procesie, strzałki wskazujące kierunek działania i romby symbolizujące decyzje niezbędne do pójścia naprzód. Wykonanie takiego wykresu jest dość proste i pozwala zwizualizować kilka procesów, np. sprzedaż i produkcję.

Map strumienia wartości

Jest podobny do podstawowego schematu blokowego opisanego powyżej i jest często używany jako część strategii szczupłego zarządzania. Strumień wartości można rozumieć jako ogół działań podejmowanych przez firmę w jej procesach operacyjnych. Z kolei tworzenie mapy strumienia wartości polega na porównaniu stanu obecnego ze stanem przyszłym.

Analizując stan obecny, zwróć szczególną uwagę na czas potrzebny na wykonanie określonych czynności. Stan przyszły (stan idealny, do którego powinniśmy dążyć) reprezentuje czas, w którym produkt powinien być gotowy i trafić do klienta, aby zaspokoić jego potrzeby. Pojawiające się rozbieżności między stanem obecnym a stanem przyszłym są tak zwanymi wąskimi gardłami, prowadzącymi do marnotrawstwa zasobów i zmniejszenia produktywności.

tor do pływania

Jest to nieco bardziej rozbudowana wersja podstawowego schematu blokowego. Oprócz opisu poszczególnych czynności w ramach procesu, określa również obowiązki, za które odpowiadają poszczególne działy lub pracownicy . Dzięki niemu łatwiej dostrzec powiązania między stronami uczestniczącymi w procesie.

SIPOCZ

SIPOC oznacza Dostawca, Wejścia, Procesy, Wyjścia, Klienci . Zwraca uwagę na wybranych interesariuszy zaangażowanych w procesy firmy oraz działania wynikające z tych procesów.

Oprogramowanie do mapowania procesów biznesowych

Na rynku dostępnych jest kilka narzędzi BPM, które znacznie ułatwiają zarządzanie przedsiębiorstwem. Jako jedne z bardziej popularnych możemy wymienić Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard i wiele innych. W zależności od potrzeb możesz wyszukać najlepsze oprogramowanie dla siebie.

Korzyści z mapowania procesów biznesowych

Opracowanie mapy procesów biznesowych wymaga trochę czasu i wysiłku. Jest to jednak inwestycja, której efekty zobaczysz w rozwoju swojego biznesu . Jakie są korzyści z mapowania procesów biznesowych?

Spojrzenie na swój biznes z szerszej perspektywy

Zilustrowanie poszczególnych procesów pozwala spojrzeć na nie obiektywnie , co pomoże w podejmowaniu strategicznych decyzji i doskonaleniu procesów.

Rozwiązywanie problemów

Identyfikacja wąskich gardeł , które zmniejszają wydajność procesu, jest pierwszym krokiem do usunięcia lub ograniczenia ich negatywnego wpływu.

Efektywne zarządzanie ryzykiem

Analiza procesów biznesowych pomaga wykryć nieprawidłowości , zanim dojdzie do poważnych strat finansowych i naruszeń prawa.

Definiowanie ról i obowiązków w zespole

Dzięki mapowaniu procesów biznesowych łatwiej jest przypisać obowiązki poszczególnym osobom , co jest również ważne, aby procesy przebiegały płynnie.

Opracowywanie i stosowanie najlepszych praktyk

Technika, o której mowa, jest dobrą okazją do uczenia się na własnych błędach , ciągłego doskonalenia i zdefiniowania wzorca zachowań, który przyczyni się do sukcesu firmy.

Wady mapowania procesów biznesowych

Niekompletne dane

Informacje o postępie prac zazwyczaj pochodzą od tych, którzy najlepiej znają proces – pracowników. Jednak ich opinie są nadal subiektywne i nie będą adekwatnie odzwierciedlać rzeczywistej sytuacji lub mogą opierać się na ich nastawieniu (niezadowolenie, frustracja itp.).

Wymaga to dużej precyzji

Brak standardów dotyczących mechanizmów zbierania danych powoduje, że uzyskiwane wyniki są mniej wiarygodne. Sporządzenie mapy, która będzie wiernie odwzorowywała rzeczywisty stan przedsiębiorstwa, wymaga cierpliwości i dyscypliny. Co więcej, zagłębianie się w niektóre elementy procesu może wydawać się zbyt skomplikowane, co prowadzi do nadinterpretacji i zamieszania.

Mapowanie procesów biznesowych w e-commerce

Mapowanie procesów biznesowych może być stosowane w wielu branżach . Poniżej pokażemy jego zastosowanie w e-commerce za pomocą podstawowego schematu blokowego i SIPOC.

Określ cel tworzenia mapy

Może odnosić się do procesu, który jest w jakiś sposób nieefektywny.

Zaznacz ważne kroki

Określ początek i koniec danego procesu np. Wyszukiwanie produktów w e-sklepie (początek procesu sprzedaży) oraz Wysłanie zamówienia do klienta (zakończenie procesu sprzedaży). Następnie zaznacz pozostałą sekwencję działań niezbędnych do zakończenia przepływu. Przedstaw ich za pomocą jednego z wcześniej wspomnianych typów map procesów biznesowych.

Skonsultuj się z innymi

Przedstaw przygotowany wykres swojemu zespołowi i omów punkty, które wymagają poprawy.

Wprowadź zmiany

Zidentyfikuj obszary, które wymagają optymalizacji . Możesz w tym celu wykorzystać strategie lean management. Patrząc na sporządzone mapy, zastanówmy się, na jakich etapach procesu mogą wystąpić wąskie gardła. Mogą to być:

• Opóźnienia w przetwarzaniu danych przy składaniu zamówień.
• Opóźnienia w realizacji płatności.
• Na etapie wprowadzania danych i realizacji zleceń (wykonywanych przez pracowników) istnieje ryzyko pomyłek i opóźnień.
• Brak dostosowania platformy do urządzeń mobilnych – większość ludzi robi zakupy za pomocą telefonu. Jeśli Twoja strona internetowa nie będzie działać poprawnie, potencjalni klienci zrezygnują z Twoich usług.
• Skomplikowany proces zamawiania – im mniej podstron lub kliknięć potrzebnych do dokonania zakupu, tym lepiej.
• Niewiele form płatności i dostawy – warto być elastycznym i oferować różne opcje dokonania zakupu, np. płatność na raty lub odroczony termin płatności, dostawa pod wskazany adres, paczkomaty, punkty odbioru i za granicą.
• Słaba komunikacja z klientem – nie zapomnij o kliencie po zakończeniu sprzedaży. Osoby, które mają już (pozytywne) doświadczenia ze sklepem, częściej dokonują zakupów ponownie, ale warto przypomnieć im o swojej obecności. Możesz wysyłać im automatycznie generowane e-maile z aktualizacjami, promocjami, a także prosić o ocenę jakości obsługi klienta i zadowolenia z transakcji.

Streszczenie

Wykorzystanie mapowania procesów biznesowych może być ważnym elementem usprawnienia zarządzania konkretnymi projektami nie tylko w branży ecommerce, ale również w większości innych sektorów biznesu . Zobrazowanie wewnętrznego, jak i zewnętrznego przebiegu niektórych działań może okazać się niezwykle potrzebne. W szczególności warto przyjrzeć się terminowości i jakości procesów, możliwym zagrożeniom, zaangażowaniu pracowników i stronom zewnętrznym.

Czytaj także: Analiza morfologiczna jako twórcza metoda rozwiązywania problemów.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem firmy. W poszukiwaniu pracowników i współpracowników najbardziej ceni sobie otwartość i ciekawość świata.

Wyświetl wszystkie posty