Łatwy przewodnik po reorganizacji procesów biznesowych

Reengineering procesów biznesowych jest kluczowym elementem w programie wielu dużych i małych firm w wielu branżach, z wiodącymi sektorami produkcji i bankowości/finansów. Pozwala organizacjom spojrzeć na swoje procesy biznesowe z nowej perspektywy, aby zrozumieć, jak je przeprojektować, aby ulepszyć sposób ich pracy.

W tym przewodniku dążymy do uproszczenia koncepcji przebudowy procesów biznesowych poprzez wyjaśnienie, co to jest i etapy procesu. Udostępniliśmy również szablony procesów biznesowych, których możesz użyć od razu, aby rozpocząć własny projekt BPR.

Czym jest Reengineering Procesów Biznesowych

„Business Reengineering to fundamentalne przemyślenie i radykalne przeprojektowanie procesów biznesowych w celu osiągnięcia radykalnej poprawy w krytycznych, współczesnych miarach wydajności, takich jak koszt, jakość, obsługa i szybkość” – Michael Hammer i James Champy

Reengineering procesów biznesowych to podejście stosowane w celu poprawy wydajności organizacji poprzez zwiększenie wydajności i efektywności procesów, które istnieją w całej organizacji. Oprócz przeprojektowania procesów biznesowych obejmuje również przeprojektowanie powiązanych systemów i struktur organizacyjnych.

Zwykle przyczyny, takie jak nowe możliwości rynkowe, rosnąca konkurencja, słabe wyniki finansowe i malejący udział w rynku, powodują potrzebę transformacji procesów biznesowych.

BPR obejmuje analizę i przekształcenie kilku głównych elementów przedsiębiorstwa. Obejmują one,

• Strategia
• Organizacja
• Proces
• Technologia
• Kultura

BPR obejmuje trzy fazy; faza analizy, faza projektowania i faza wdrażania. Jest również określany jako przeprojektowanie procesów biznesowych, zarządzanie zmianami procesów biznesowych i transformacja biznesowa.

Korzyści z Reengineeringu Procesów Biznesowych

BPR odgrywa ważną rolę w poprawie wydajności organizacji pod względem kosztów, jakości, dostawy, wydajności pracowników itp. Pomaga również

• Usprawnij procesy i systemy biznesowe
• Firmy łatwo dostosowują się do zmieniających się czasów i redukują koszty operacyjne
• Popraw rentowność firmy i utrzymaj przewagę konkurencyjną
• Zwiększ produktywność pracowników
• Zwiększ satysfakcję klientów poprzez poprawę jakości produktów i usług

Zasady przebudowy procesów biznesowych

Oto 7 zasad reengineeringu zaproponowanych przez Michaela Hammera i Jamesa Champy

1. Organizuj wokół wyników, a nie zadań.
2. Zidentyfikuj wszystkie procesy organizacji i ustal im priorytety w kolejności pilności przeprojektowania
3. Zintegruj pracę związaną z przetwarzaniem informacji z rzeczywistą pracą, która wytwarza informacje
4. Traktuj zasoby rozproszone geograficznie tak, jakby były scentralizowane
5. Połącz działania równoległe w przepływie pracy zamiast po prostu integrować ich wyniki
6. Umieść punkt decyzyjny, w którym wykonywana jest praca, i wbuduj kontrolę w proces
7. Uchwyć informacje raz i u źródła

Aby dowiedzieć się więcej o tych zasadach, zapoznaj się z tym zasobem.

Wdrożenie BPR | Kroki reorganizacji procesów biznesowych

Reengineering procesu koncentruje się na przeprojektowaniu procesu jako całości, co obejmuje fundamentalne przemyślenie sposobu, w jaki należy wykonać pracę organizacyjną, aby osiągnąć radykalną poprawę. To właśnie odróżnia BPR od doskonalenia procesów, które skupiają się wyłącznie na doskonaleniu funkcjonalnym lub przyrostowym.

Reengineering może nie być odpowiedni we wszystkich sytuacjach, zwłaszcza jeśli Twoje procesy wymagają jedynie optymalizacji i jeśli Twoja organizacja nie chce przejść radykalnych zmian. W takim przypadku możesz zdecydować się na technikę doskonalenia procesu.

Krok 1: Ustal wizję i cele biznesowe

W tym miejscu kierownictwo wyższego szczebla musi zidentyfikować sytuację biznesową; oczekiwania klientów, konkurencja, możliwości itp.

Ułatwi to zrozumienie potrzeby zmian i stworzenie jasnej wizji tego, gdzie firma powinna być w przyszłości. Następnie wyjaśnij cele zarówno pod względem jakościowym, jak i ilościowym.

Krok 2: Stwórz kompetentny zespół

Wybrany zespół musi być wielofunkcyjny, ponieważ wiedza fachowa i spostrzeżenia ze wszystkich poziomów organizacji są niezbędne, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia.

Najwyższe kierownictwo powinno być odpowiedzialne za posiadanie jasnej wizji działań, które należy przeprowadzić i zapewnienie strategicznego kierunku. Musisz także mieć kierownika operacyjnego, który zna tajniki procesów. Równie ważne jest posiadanie odpowiednich inżynierów z różnym doświadczeniem z różnych dziedzin, aby zespół był kompletny.

Na tym etapie ważne jest, aby odpowiednio nakreślić cele i strategie. Możesz także przeprowadzać ankiety i działania benchmarkingowe w celu identyfikacji potrzeb klientów i analizy konkurencji.

Na tym etapie konieczne jest również przekazanie pozostałym pracownikom uzasadnienia biznesowego zmiany i celów projektu. Zachęci to również ich opinie i pomoże im przygotować się na to, co ma nadejść.

Krok 3: Zrozum bieżący proces

W tym kroku musisz wybrać proces(y), które będziesz przeprojektowywać. Takie procesy, które są zepsute, wielofunkcyjne, dodają wartości, mają wąskie gardła lub mają duży wpływ na organizację itp., mogą być traktowane priorytetowo.

Po ich wybraniu, mapuj je za pomocą schematów blokowych lub map procesów, aby dokładnie je przeanalizować w celu zidentyfikowania luk, nieefektywności, blokad itp.

Następnie zdefiniuj odpowiednie KPI dla procesów, aby monitorować, czy proces osiągnął pożądany efekt po ich wdrożeniu.

Krok 4: Przeprojektuj proces

Mając na uwadze swoją wizję, przeprojektuj nowy proces, który skutecznie przezwycięży nieefektywność poprzedniego procesu. Tutaj utworzysz mapę stanu przyszłego, która podkreśla rozwiązania, które zidentyfikowałeś dla problemów procesu stanu obecnego.

Krok 5: Wdrożenie przeprojektowanego procesu

Po przeprojektowaniu procesu możesz przeprowadzić mały test, aby zobaczyć, jak działa, monitorując za pomocą zdefiniowanych wcześniej wskaźników KPI. Umożliwi to wprowadzenie niezbędnych zmian w procesie przed wdrożeniem go w całej firmie. Jeśli nowy proces działa lepiej niż obecny, możesz go wdrożyć na większą skalę.

Metodologie BPR

Istnieje kilka metodologii reorganizacji procesów biznesowych, a niektóre z nich wymieniliśmy poniżej wraz z krokami. Podkreślają więcej sposobów przeprojektowania procesów biznesowych oprócz tego, co omówiliśmy powyżej.

Metodologia młotka/champy

Metodologia wprowadzona przez Hammer and Champy spopularyzowała reengineering procesów biznesowych. Obejmuje sześć kroków.

Krok 1: Prezes, który inicjuje proces reengineeringu, powinien przedstawić go pracownikom, wyjaśniając obecną sytuację firmy i swoją wizję na przyszłość dla firmy.

Krok 2: Zidentyfikuj procesy biznesowe pod kątem ich interakcji w firmie oraz w odniesieniu do świata zewnętrznego. Tutaj można wykorzystać mapy procesów do wizualizacji procesów.

Krok 3: Wybierz procesy, które mogą wnieść wartość do firmy po przeprojektowaniu oraz te, które są łatwe do przeprojektowania.

Krok 4: Przeanalizuj obecną wydajność procesów w porównaniu z tym, czego oczekuje się od nich w przyszłości.

Krok 5: Przeprojektuj wybrany proces biznesowy przy użyciu kreatywności, myślenia lateralnego i wyobraźni.

Krok 6: Implementuj przeprojektowane procesy.

Metodologia Davenport

Davenport stawia technologię informacyjną w centrum reengineeringu biznesowego. Model Davenport obejmuje sześć kroków.

Krok 1: Opracuj wizję biznesową i cele procesu.

Krok 2: Zidentyfikuj procesy biznesowe, które należy przeprojektować. Davenport zaleca, aby jednorazowo wybierać nie więcej niż 15 procesów.

Krok 3: Zrozumienie funkcjonowania i wydajności wybranych procesów. I skonfiguruj testy wydajności dla przeprojektowanych procesów.

Krok 4: Przestudiuj, w jaki sposób narzędzia i aplikacje informatyczne mogą zostać zastosowane w nowo zaprojektowanych procesach biznesowych.

Krok 5: Zaprojektuj działający prototyp nowego procesu biznesowego. Pozwól zespołowi przestudiować prototyp i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Krok 6: Wdrożenie przetestowanego prototypu w całej organizacji.

Metodologia Manganelli/Klein

Manganelli i Klein stwierdzają, że skupiają się tylko na tych procesach biznesowych, które są kluczowe dla strategicznych celów firmy i wymagań klientów.

Krok 1: Poproś wszystkich zaangażowanych o zdefiniowanie celów i przygotowanie się do projektu reengineeringu biznesowego.

Krok 2: Wybierz kluczowe procesy biznesowe do przeprojektowania

Krok 3: Przeanalizuj bieżącą wydajność wybranych procesów i określ przyszłą wydajność, którą chcesz osiągnąć.

Krok 4: Opracuj projekt technologii informacyjnej, aby wspierać nowe procesy. I zaprojektuj nowe środowiska pracy dla ludzi.

Krok 5: Wdrożenie przeprojektowanych procesów i nowych środowisk pracy w organizacji.

Metodologia Kodaka

Opracowana przez międzynarodową organizację Kodak metodologia Kodaka jest stosowana we wszystkich placówkach firmy Kodak na całym świecie.

Krok 1: Zaplanuj projekt reengineeringu procesu i zdefiniuj wszystkie zasady i procedury zarządzania projektem.

Krok 2: Zbierz swój zespół projektowy, przydziel kierowników projektów i zaprojektuj kompleksowy model procesu dla organizacji.

Krok 3: Przeprojektuj wybrane procesy. Ten krok powinien zakończyć się planem pilotażowego wdrożenia przeprojektowanych procesów.

Krok 4: Wdrożenie nowo zaprojektowanych procesów w całej organizacji. Dostosuj infrastrukturę organizacji do wymagań nowych procesów.

Krok 5: Ostatni krok wykonywany jest równolegle do pozostałych kroków. Tutaj zespół projektowy powinien znaleźć sposoby radzenia sobie z przeszkodami, które mogą wystąpić podczas projektu reengineeringu.

Jakie masz pomysły na BPR?

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci zaznajomić się z przebudową procesów biznesowych. Masz więcej pytań? Udostępnij to w sekcji komentarzy poniżej.