Czym jest fasttracking w zarządzaniu projektami? Kluczowe zalety i wady

Co to jest szybkie śledzenie?

Fast-tracking to technika zarządzania projektami, która polega na skróceniu czasu trwania projektu poprzez równoległą pracę nad określonymi zadaniami. W praktyce oznacza to, że zadania niezwiązane logicznie są realizowane jednocześnie. Jest to przeciwieństwo tradycyjnego podejścia, w którym są one wykonywane sekwencyjnie – jedno zadanie rozpoczyna się po ukończeniu poprzedniego. Celem tej metody jest przyspieszenie osiągnięcia celów projektu poprzez wyeliminowanie lub zmniejszenie opóźnień spowodowanych sekwencyjną realizacją zadań. Możesz przyspieszyć realizację projektu na dwa sposoby:

• rozpoczynając zadanie tuż przed zakończeniem poprzedniego zadania z nim związanego,
• poprzez zwiększenie zasobów lub liczby osób pracujących nad zadaniem, aby przyspieszyć realizację.

Korzyści z szybkiego śledzenia

Jedną z głównych zalet stosowania tej techniki jest niewątpliwie skrócenie czasu trwania projektu, co jest szczególnie przydatne, gdy projekt ma napięty termin realizacji. Metoda ta zapewnia także lepsze wykorzystanie zasobów – wykonywanie niektórych zadań jednocześnie zmniejsza potrzebę oczekiwania na wykonanie innych. Co więcej, szybkie śledzenie pozwala na szybsze osiągnięcie kluczowych wyników projektu, co może być ważne, gdy te produkty są potrzebne do osiągnięcia innych celów biznesowych. Metodę tę można zastosować przy projektach z różnych branż czy dziedzin (m.in. budownictwo, marketing, IT itp.).

Czy fast tracking ma jakieś wady?

Choć fast tracking ma wiele zalet, może wiązać się z pewnymi zagrożeniami, takimi jak konflikty pomiędzy członkami zespołu czy trudności w zarządzaniu, które mogą pojawić się w przypadku jednoczesnej realizacji zadań. W rezultacie koszt projektu może wzrosnąć, na przykład ze względu na konieczność zatrudnienia nowych osób lub zwiększenia zasobów. Może także wzrosnąć liczba błędów, mających wpływ na jakość opracowanego produktu lub usługi. Jednocześnie metoda ta ogranicza elastyczność w planowaniu i realizacji projektu – jednoczesna realizacja zadań może pozostawić niewielki margines na dostosowanie się do zmian w trakcie projektu.

Jak korzystać z szybkiego śledzenia?

Fast-tracking może okazać się skuteczną strategią, gdy presja czasu lub konieczność skrócenia harmonogramu projektu (np. w projektach budowlanych, gdzie wszelkie opóźnienia generują wysokie koszty). Należy jednak przestrzegać kilku kluczowych zasad, aby mieć pewność, że ta technika zarządzania projektami przyniesie pożądane rezultaty. Najważniejsze z nich przedstawiamy poniżej.

• Selekcja zadań – nie wszystkie zadania da się wykonać tą techniką. Z tego powodu konieczne jest dokładne zrozumienie zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami i etapami projektu oraz wyeliminowanie tych, które muszą poczekać na realizację innych.
• Ocena ryzyka – z powodów opisanych powyżej konieczne jest dokonanie wnikliwej analizy ryzyka i ustalenia, czy zastosowanie tej techniki jest w pełni uzasadnione.
• Monitorowanie i kontrolowanie – konieczne jest monitorowanie postępów projektu i komunikacja z zespołem projektowym, aby wykonywane jednocześnie działania nie powodowały niepożądanych konfliktów i opóźnień.

Streszczenie

W projektach, w których kluczowy jest czas, fast tracking może okazać się nieocenioną strategią, przyspieszającą termin dostarczenia zamierzonego rezultatu, co niewątpliwie usatysfakcjonuje grupę docelową. Należy jednak stosować go ostrożnie, aby po pierwsze uniknąć zwiększenia kosztów, a po drugie pogorszenia jakości projektu. Z tego powodu, zanim zastosujesz tę technikę, zdecyduj, które zadania można wykonywać jednocześnie. Następnie odpowiednio je zaplanuj i stale monitoruj ich postęp, aby zminimalizować potencjalne negatywne konsekwencje.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na metodę szybkiego śledzenia, czy podejście sekwencyjne, Firmbee będzie Cię wspierać przez cały czas. System oferuje wiele funkcji, takich jak tablice Kanban, listy zadań, bazy danych kontaktów, kalendarze i inne. Wypróbuj Firmbee za darmo!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autorka: Karolina Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty