Czym jest analiza pracy? 7 najlepszych technik do wykonania analizy pracy.

Czym jest analiza pracy? Czy słyszałeś kiedyś takie określenie, czy wiesz, co trzeba zrobić, aby przeanalizować stanowisko pracownika? Jeśli nie wiesz o analizie pracy – to dobry moment, żeby nadrobić zaległości – przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej o definicji analizy pracy i najbardziej znanych technikach oceny pracy.

Czym jest analiza pracy? - spis treści:

1. Czym jest analiza pracy?
2. Analiza stanowiska pracy
3. Techniki analizy pracy
4. Analiza umiejętności
5. Analiza kompetencji
6. Streszczenie

Czym jest analiza pracy?

Analiza pracy to proces oceny obejmujący rolę i kompetencje potrzebne do wykonywania określonej pracy. Jest to jedna z najważniejszych metod zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Celem analizy jest kilka aspektów i celów: opis stanowiska pracy, planowanie ścieżki rozwoju kariery, organizacja miejsca pracy, selekcja i rekrutacja, ocena stanowisk pracy oraz przygotowanie struktury wynagrodzeń w firmie.

Analiza stanowiska pracy polega na systematycznym zbieraniu informacji związanych z danym stanowiskiem pracy, z ukierunkowaniem na korzyści płynące z zajmowania takiego stanowiska w firmie. Dodatkowo analiza pracy koncentruje się na niezbędnych umiejętnościach i wiedzy potrzebnej osobie, która pracuje na tym stanowisku.

Analiza stanowiska pracy

Analiza, czy stanowisko pracy powinno dostarczać informacji w odniesieniu do szczegółowych pytań, takich jak:

• Do czego służy stanowisko pracy ?
• Jaki jest zakres obowiązków ?
• Za co odpowiada pracownik?
• Jaki jest poziom efektywności prowadzonych działań?
• Jaka jest struktura linii sprawozdawczych ?
• Jakie są czynniki motywacyjne ?
• Jakie są warunki pracy, wyposażenie stanowiska pracy i ergonomia?

Analiza stanowiska pracy to praktyka, która ma na celu zebranie konkretnych informacji. Już pierwszy krok analizy wymaga wykorzystania dokumentacji firmy, aby dowiedzieć się więcej o firmie, jej celach, procedurach i strukturze organizacyjnej.

W kolejnym kroku sprawdzane jest stanowisko pracy, obowiązki, bieżące działania i ogólny cel stanowiska. Na tym etapie pomocna jest rozmowa z kierownikiem działu lub sekcji oraz pracownikami. Warto poprosić pracowników o prowadzenie dziennika bieżących działań przez tydzień lub dwa. Przydaje się obserwacja miejsca pracy, a także obserwowanie pracy w ciągu dnia.

Techniki analizy pracy

Istnieje wiele technik analizy pracy, które pomagają szybko i skutecznie zbierać dane.

• Rozmowa – zwykle odbywa się z pracownikami. Wszystkie zebrane dane należy zweryfikować z kierownikiem lub liderem zespołu. Najważniejsze kwestie to: poziom samodzielności, typowe problemy, poziom trudności, potrzebne kwalifikacje, potrzebne umiejętności. Zalety : elastyczność, prostota. Wady: czasochłonność, żmudna analiza informacji.

• Kwestionariusze – wypełniane przez pracowników, weryfikowane przez kierownika lub lidera zespołu. Kluczowe jest tutaj sformułowanie kwestionariusza, które musi zawierać proste, przejrzyste, zrozumiałe pytania. Zalety: przydatne do analizy wielu stanowisk pracy, oszczędzają dużo czasu. Wady: przygotowanie kwestionariusza jest czasochłonne, dokładność wyników zależy od jakości kwestionariusza i umiejętności interpretacyjnych respondentów.

• Lista kontrolna – w tej metodzie wykorzystywany jest specyficzny rodzaj kwestionariusza. Kwestionariusz jest mocno ustrukturyzowany i zawiera tylko takie pytania, które wymagają od respondenta zaznaczenia „tak” lub „nie”. Respondenci mogą jedynie sprawdzić lub ocenić cechę pracy. Lista kontrolna może być oparta na długiej liście pytań-zadań, które pracownicy muszą zaznaczyć tylko te, które są związane z wykonywaną przez nich pracą. Zalety: prostota, odpowiednia na wiele różnych stanowisk pracy. Wady: przygotowanie listy kontrolnej jest czasochłonne, nieodpowiednie dla małych grup uczestników

• Obserwacja – wymagają stałej obecności podczas pracy, kiedy zbierane są pełne informacje o pracy: czas trwania zadań, metody, procedury – wszystko to można monitorować podczas obserwacji. Zalety: przydatne na kluczowych stanowiskach, obiektywizm. Wady: bardzo czasochłonne, nieodpowiednie dla wszystkich stanowisk, które wiążą się z czynnościami umysłowymi, których nie można zaobserwować.

• Samoopis – pisemny opis stanowiska pracy i wszystkich zadań wykonanych przez pracownika. Zalety: brak etapu przygotowania, obszerny materiał porównawczy. Wady: trudności w pisaniu opisu, subiektywność, konieczność przeszkolenia lub udzielenia wskazówek przed zadaniem.

• Dzienniki i raporty – prowadzone codziennie, opisujące typowy dzień, godzina po godzinie. Takie dzienniki można przygotowywać po każdym dniu roboczym. Dzienniki są szczególnie przydatne na stanowiskach kierowniczych. Zalety: brak etapu przygotowania, obszerny materiał porównawczy. Wady: trudności w pisaniu opisu, subiektywność, konieczność przeszkolenia lub udzielenia wskazówek przed zadaniem.

  

• Hierarchiczna analiza zadań – dzieli obowiązki na hierarchiczne zestawy zadań i podzadań. Metoda ta w jasny i przejrzysty sposób pokazuje wszystkie zadania, opisuje standardy działania i warunki pracy. Jest używany zwykle na stanowiskach robotniczych. Zalety: szczegółowa analiza celów z jasną ścieżką ich realizacji. Wady: czasochłonność, wymaga wysokich kompetencji analityka.

Analiza umiejętności

Kolejnym etapem analizy pracy jest badanie umiejętności potrzebnych na danym stanowisku. Głównym celem takiego badania jest informacja o umiejętnościach potrzebnych do osiągnięcia określonego poziomu skuteczności. Stanowisko jest analizowane głównie pod kątem umiejętności i zdolności, które są wymagane na danym stanowisku. Analiza umiejętności wykorzystywana jest głównie do pracy biurowej i manualnej z wykorzystaniem technik takich jak:

• Podział pracy – analiza stanowiska dokonana poprzez rozdzielenie wszystkich zadań, procesów i obowiązków.
• Analiza sprawności manualnej – obserwacja doświadczonych pracowników podczas ich pracy, szczegółowy opis ruchów i pozycji ciała.
• Analiza zadań – celem analizy jest odnalezienie ewentualnych trudności i opracowanie związanych z nimi technik treningowych.
• Analiza błędów – analiza typowych błędów, które pojawiają się na danym stanowisku, w szczególności takich, które niosą za sobą konsekwencje finansowe.
• Analiza zdolności uczenia się – ocena zdolności uczenia się, które pomagają przynosić satysfakcjonujące rezultaty.

Analiza kompetencji

Analiza kompetencji dotyczy zdolności behawioralnych i funkcjonalnych pracownika. Analiza zwykle koncentruje się na kompetencjach niezbędnych na danym stanowisku pracy. Do analizy kompetencji stosuje się kilka technik:

• Porada eksperta – bardzo szeroka i mało skuteczna technika polegająca na szukaniu porady od doświadczonej osoby, która proszona jest o sporządzenie listy kompetencji.
• Rozmowa ustrukturyzowana – rozmowa prowadzona z wieloma pracownikami opiera się na liście kompetencji i pozwala na szczegółowe oszacowanie pozytywnego i negatywnego wskaźnika zachowań wpływających na efektywność pracy.
• Warsztaty – warsztaty prowadzone są przez osoby posiadające wiedzę zawodową i doświadczenie zawodowe. Za pomocą tej techniki oceniane są kluczowe kompetencje organizacji.
• Analiza funkcjonalna – to opis głównego celu stanowiska wraz z określeniem jego funkcji strategicznej.
• Analiza zdarzeń krytycznych – analiza kompetencji na podstawie rzeczywistych, zachodzących zdarzeń krytycznych.

Streszczenie

Efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji wymaga regularnego przeprowadzania analizy pracy . Wyniki analizy są punktem wyjścia do realizacji wielu celów. Analizy umożliwiają przygotowanie opisów stanowisk pracy, ocenę stanowisk pracy oraz ustalenie struktury wynagrodzeń w firmie. Analiza pracy jest bezcennym narzędziem motywowania, oceny i nagradzania pracowników. Uzyskane wyniki mogą wskazywać kierunek przyszłego rozwoju i wskazywać możliwe sposoby efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich. Zespół zarządzający może wykorzystać takie informacje do osiągnięcia celów organizacji.

Sprawdź 5 najpopularniejszych rodzajów finansowania społecznościowego

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube.

Autor: Nicole Mankin

Menedżer HR z doskonałą umiejętnością budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał utalentowanych ludzi i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty