Czym jest zarządzanie projektami? | #2 Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami

Prawie każdy w swoim życiu zarządzał jakimś projektem. Być może chodziło o zorganizowanie przyjęcia urodzinowego, wycieczki klasowej, a może przyjęcie roli lidera zespołu w pracy. Wszystkie te działania można nazwać zarządzaniem projektami. To dlatego, że konieczne jest ułożenie różnych zadań i zsynchronizowanie działań co najmniej kilku współpracujących osób, aby osiągnąć określoną wartość, np. dobre przyjęcie urodzinowe czy wspominany z uśmiechem wyjazd. Czym jest zarządzanie projektami? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej.

Zarządzanie projektem – spis treści:

1. Czym jest zarządzanie projektami?
2. Standard zarządzania projektami
3. Wartość zarządzania projektami
4. Streszczenie

Czym jest zarządzanie projektami?

Profesjonalne zarządzanie projektami jest integralną częścią biznesu. Wymaga odpowiedniej wiedzy, narzędzi i technik. Ale przede wszystkim wymaga umiejętności sprawnego ich łączenia. Zarządzanie projektem zapewnia, że ​​projekt może zostać ukończony na czas iw ramach budżetu. Dzięki zarządzaniu projektami zespół projektowy współpracujący z kierownikiem projektu skutecznie komunikuje się i skutecznie osiąga założone cele.

Przy zarządzaniu projektem projekt kończy się dostarczeniem wartości, która ma duże znaczenie dla firmy lub klienta – czymś więcej niż przejściem przez wszystkie etapy procesu, kończącym się przekazaniem gotowego produktu zgodnego z umową wstępną . Choć wartość związana z projektem może mieć charakter czysto biznesowy, często jego cel ma wymiar społeczny lub środowiskowy.

Dziś chcielibyśmy nie tylko odpowiedzieć na pytanie, czym jest zarządzanie projektami. Przyjrzymy się również, jak wygląda nowy standard zarządzania projektami oparty na wartościach, a nie procesach, i odpowiemy na pytanie, dlaczego zarządzanie projektami jest ważne.

Standard zarządzania projektami

Standard zarządzania projektami opracowany przez Project Management Institute (PMI) powstał, ponieważ mimo wieloletniej praktyki i lepszych narzędzi wciąż:

• 48% projektów nie kończy się na czas
• 43% projektów przekracza budżet
• 31% nie osiąga swojego celu

Wszystko to skłoniło badaczy i praktyków zajmujących się zarządzaniem projektami do bliższego przyjrzenia się temu, czego brakuje w codziennej praktyce zarządzania projektami. Raporty wskazują, że problemem jest radzenie sobie ze zmianą podczas wykonywania złożonych zadań, takich jak projekty, portfele i programy. Dzieje się tak dlatego, że realia, w których trzeba zarządzać projektami, zmieniają się tak szybko, że firmy działające według schematycznych procesów często nie nadążają za ich dynamiką. Czynniki sprzyjające to:

• cyfryzacja biznesu – czyli potrzeba doskonalenia umiejętności organizowania pracy zespołu hybrydowego lub zdalnego, często działającego asynchronicznie i korzystającego z narzędzi w chmurze o różnym poziomie dostępu,
• rosnąca dynamika rynku – czyli konieczność wprowadzania zmian w realizowanych projektach tak, aby ich wyniki odpowiadały aktualnemu zapotrzebowaniu.

Odpowiedzią praktyków zarządzania projektami jest podkreślenie:

• elastyczne zarządzanie projektami – czyli globalne przejście od szczegółowego planowania zadań do ciągłej pracy nad doskonaleniem sposobów współpracy w zespole i dynamicznego reagowania na potrzeby interesariuszy,
• kultura organizacji w zatrzymywaniu talentów, a przede wszystkim
• wynik, a nie wynik projektu (produkt dostarczalny), który odpowiada planowi, a co za tym idzie, coraz większą wagę przykłada się do wartości i odpowiedzi na pytanie „dlaczego?”

Okazuje się, że głównym celem zarządzania projektami jest tworzenie wartości. Polega na ciągłym podkreślaniu wagi i znaczenia wykonywanej pracy i tworzonego produktu oraz odpowiadaniu na pytania „dlaczego” i „po co?” pytania dotyczące nie tylko wizji firmy, ale także codziennych działań osób zaangażowanych w projekt. Wszystko to sprawia, że ​​nie tylko interesariusze, ale także kierownicy projektów i członkowie zespołów są głęboko zaangażowani w projekt.

Wartość zarządzania projektami

Zarządzanie projektami może przynieść doskonałe rezultaty, nawet jeśli zespół jest dość mały. Nie musi to być jednak formalne kierownictwo, które obejmuje wszystkie aspekty projektu i generuje raporty na temat każdego szczegółu działania zespołu. W końcu nowoczesne zarządzanie projektami nie jest wartością samą w sobie, jak to często miało miejsce w ubiegłym stuleciu. Ma przede wszystkim pomóc w realizacji projektów. Dlatego wykorzystuje tylko te narzędzia, które przynoszą realne korzyści. I definiuje kierownika projektu jako troskliwego stewarda, a nie autorytarnego kierownika czy lidera.

Innymi słowy, zarządzanie projektami ma stworzyć szkielet niezbędny do przeprowadzenia projektu przez nowe, trudniejsze lub ryzykowne momenty dotyczące:

• planowanie, organizowanie i podejmowanie decyzji opartych na wiedzy – co zwykle wspierane jest przez dedykowane oprogramowanie takie jak Firmbee, Asana czy Jira
• tworzenie optymalnych warunków do współpracy zespołowej
• przygotowywanie i kontrola budżetu
• bieżące monitorowanie i analiza stanu projektów
• reagowanie na zmiany i zarządzanie ryzykiem

Ten szkielet jest określany zgodnie z potrzebami zespołu i danego projektu za pomocą przydatnych w danym momencie narzędzi. Projektami warto zarządzać z kilku powodów. Po pierwsze dlatego, że poprawia efektywność zespołu. Po drugie, ponieważ kierownictwo tworzy organizacyjne ramy współpracy, które, jeśli są dobrze wdrożone, stają się wygodne i niewidoczne dla korzystających z nich osób. Po trzecie, ponieważ kierownictwo tworzy porządek, aby wdrażany plan był jasny dla wszystkich zaangażowanych. Ułatwia to upewnienie się, że wszyscy są „na tej samej stronie”.

Streszczenie

Tradycyjne zarządzanie projektami opierało się na standaryzacji procesów. Oznaczało to stworzenie frameworka, którego można by używać wielokrotnie, poprawiając w ten sposób wydajność firmy. Jednak takie podejście nie sprawdza się w XXI wieku. Dlatego Project Management Institute wprowadził nowy standard zarządzania – standard oparty na wartościach.

Pozwala na większą elastyczność i kładzie nacisk na rolę zespołu pracującego nad projektem. Innymi słowy, znacznie zbliżył się do zasad zwinnego zarządzania (Agile), które wyrosły z rozwoju oprogramowania, a które PMI do tej pory traktowało jako ciekawostkę.

Właśnie odpowiedzieliśmy na pytanie: Czym jest zarządzanie projektami? Sprawdź naszą inną serię o Pythonie i JavaScript!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Czym jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Agile kontra Scrum
5. Zwinność kontra wodospad
6. 4 przykłady projektów