Co to jest uzgadnianie faktur?

Uzgadnianie faktur to proces polegający na porównaniu danych z faktur z danymi z wyciągów bankowych. To bardzo ważne zadanie dla wszystkich firm. Uzgadnianie faktur dotyczy zarówno faktur za zakupione towary i usługi, jak i faktur wystawianych klientom. Dzięki tej operacji możesz sprawdzić, czy nie spóźniasz się z płatnościami za zakupy biznesowe. Pozwoli Ci to lepiej kontrolować należności. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, dlaczego nie należy zaniedbywać uzgadniania faktur.

Uzgadnianie faktur – treść artykułu:

1. Jak rozliczyć przychodzące faktury?
2. Jakie są korzyści z uzgadniania faktur przychodzących?
3. Jak rozliczać faktury wychodzące?
4. Jakie są korzyści z uzgadniania faktur wychodzących?
5. Czy można ręcznie rozliczać faktury?
6. Jak usprawnić proces uzgadniania faktur?

Jak rozliczyć przychodzące faktury?

Za każdym razem, gdy kupujesz towar, otrzymujesz fakturę. Podobnie z usługami – te również rozliczane są fakturami. Jeśli Twoja firma dopiero niedawno pojawiła się na rynku istnieje ryzyko, że nie wszyscy partnerzy będą chcieli sprzedawać swoje produkty lub usługi w oparciu o odroczoną płatność. W takim przypadku będziesz musiał uregulować swoje płatności gotówką. Ta forma płatności oznacza, że ​​nie będziesz musiał uzgadniać faktur przychodzących. W przypadku faktur gotówkowych zawsze możesz mieć pewność, że zostało to uregulowane.

Po pewnym czasie, gdy Twoja firma stanie się bardziej znana przez kontrahentów, coraz więcej firm będzie chciało sprzedawać Ci swoje produkty na zasadzie odroczonej płatności. Jest to korzystne, ponieważ kupując produkty nie musisz od razu inwestować swoich środków. Twoim jedynym zadaniem jest pilnowanie terminów płatności. Uzgadnianie faktur pomaga w tym ważnym przedsięwzięciu. Jak rozliczać faktury?

Wystarczy porównać przychodzące faktury, czyli te, które otrzymałeś od innych firm, ze swoim kontem bankowym. Aby przyspieszyć ten proces, możesz zdecydować się na filtrowanie przychodzących faktur. Po tej operacji otrzymasz pełną listę transakcji ze wszystkimi szczegółami dokonanych płatności za produkty i usługi. Mając taką listę, będziesz musiał porównać dane na fakturach z tymi na wyciągach bankowych. Sprawdź, czy wszystkie przelane pieniądze dotarły do ​​właściwego odbiorcy, porównując dane wystawcy faktury z danymi odbiorcy faktury. Jeśli te dane się zgadzają i wszystko się zgadza, możesz odznaczyć fakturę jako zapłaconą.

Jakie są korzyści z uzgadniania faktur przychodzących?

Dlaczego uzgadnianie faktur przychodzących w Twojej firmie jest tak ważne? Ta operacja pomaga zachować kontrolę nad wszystkimi terminami i terminami płatności. Jeśli po rozliczeniu nadal masz jakieś faktury, ale nie ma pasujących przelewów, oznacza to tylko jedno – nie zapłaciłeś tych faktur. W takiej sytuacji musisz sprawdzić, czy termin płatności nie został przekroczony. Jeśli niektóre przelewy nie zostały zrealizowane, sprawdź swoje konto w dziale zleceń oczekujących, mogą czekać na realizację, w tym przypadku nie ma się o co martwić. Jeśli jednak termin płatności został przekroczony, a faktura nie została zapłacona, lepiej jak najszybciej uregulować wszystkie zaległe płatności.

Płatność dokonana po terminie może mieć negatywne konsekwencje dla Twojej firmy. Jakie konsekwencje? Wystawca faktury, która nie została zapłacona w terminie, może obciążyć Cię odsetkami za odroczenie płatności. Opóźnienia w płatnościach mogą skutkować utratą zniżek i rabatów. Problemy z płatnościami wpływają na wizerunek Twojej firmy, bo nikt nie lubi współpracować z podmiotami, które często spóźniają się z płatnościami. Uzgadnianie faktur pomaga uniknąć takich problemów, dzięki temu procesowi będziesz w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań na czas.

Jak rozliczać faktury wychodzące?

Faktury wychodzące to faktury wysyłane przez Twoją firmę do Twoich klientów, gdy Twój produkt został sprzedany lub Twoja usługa została wykonana. Uzgadnianie faktur wychodzących pomoże Ci mieć oko na wszystkie swoje zobowiązania. Dzięki tej operacji będziesz dokładnie wiedział, kto Ci zapłacił, a kto zalega z płatnością. Jak w rzeczywistości dokonuje się uzgadniania faktur wychodzących?

Dane z wyciągów bankowych muszą być powiązane ze wszystkimi wystawionymi fakturami wychodzącymi. Aby przyspieszyć ten proces, możesz zdecydować się na filtrowanie faktur wychodzących. Po tej operacji otrzymasz pełną listę wpłat na konto. W kolejnym kroku musisz porównać wszystkie liczby z wyciągu bankowego z fakturami wychodzącymi. Sprawdź dokładnie, czy dane osoby lub dane firmy, która zapłaciła fakturę, zgadzają się z danymi kupującego na fakturze wychodzącej.

Należy zachować szczególną ostrożność podczas uzgadniania faktur, zwłaszcza jeśli było kilka faktur o tej samej kwocie do zapłaty, ale dla różnych klientów. Brak dokładności rozliczenia może skutkować dopasowaniem faktury do niewłaściwego klienta. Aby uniknąć takich błędów, sprawdź wszystkie tytuły przelewów. Dopóki wiesz, za jaki produkt lub usługę została dokonana płatność, powiązanie przelewu z właściwą fakturą wychodzącą powinno być łatwe. Ale dlaczego uzgadnianie faktur jest tak ważne?

Jakie są korzyści z uzgadniania faktur wychodzących?

Uzgadnianie faktur wychodzących daje wgląd w aktualną sytuację finansową firmy. Dzięki uzgadnianiu wiesz, które wystawione przez Ciebie faktury zostały już opłacone, a także wiesz, jakiego dochodu możesz spodziewać się na swoim koncie w najbliższej przyszłości. Operacja rekoncyliacji pomoże Ci zauważyć wszystkich klientów, którzy zalegają z płatnościami za Twoje produkty lub usługi. Dysponując dokładnymi informacjami możesz zdecydować się na podjęcie działań w tym zakresie i zmusić swoich dłużników do uregulowania swoich roszczeń. Nie wahaj się wysyłać swoim klientom delikatnych przypomnień o ich płatności, każde opóźnienie w tym może skutkować problemami z odzyskaniem należności. Nie zaniedbuj uzgadniania faktur wychodzących.

Czy można ręcznie rozliczać faktury?

Jeśli nie wystawiasz wielu faktur, proces rozliczenia nie zajmie dużo czasu. Podobnie, jeśli nie wystawiłeś wielu faktur kosztowych, sprawdzenie faktur przychodzących nie powinno być trudne. Przy niewielkiej ilości dokumentów wszelkie rozliczenia faktur można wykonać ręcznie. Przydatne jest stworzenie listy wszystkich faktur przychodzących, na której można odhaczyć wszystkie już opłacone i zobaczyć resztę, która wciąż czeka na rozliczenie. Należy utworzyć ten sam typ listy dla wszystkich faktur wychodzących. Na tej liście odhaczasz wszystkie faktury zapłacone przez Twoich klientów, aby zobaczyć tych, którzy mają opóźnienie w płatnościach.

Przy rozliczaniu faktur w celu przyspieszenia procesu warto skorzystać z dobrze przygotowanego arkusza kalkulacyjnego. Wszystkie faktury warto układać chronologicznie.

Postaraj się oznaczyć wszystkie przychodzące opłacone faktury natychmiast po otrzymaniu przelewu na Twoje konto. Ręczne rozliczanie faktur może nie być najlepszą opcją dla osób, które mają wiele faktur. Co zrobić, aby ułatwić obsługę uzgadniania faktur, gdy dokumentów do sprawdzenia jest znacznie więcej. Jak radzić sobie z rozliczeniami, których nie da się wykonać ręcznie?

Jak usprawnić proces uzgadniania faktur?

Aby ułatwić proces rozliczania faktur, którego nie można wykonać ręcznie, warto skorzystać ze specjalnego oprogramowania. Dedykowana aplikacja pomoże Ci znaleźć wszystkie rozbieżności między fakturami wychodzącymi a przelewami na Twoim koncie. Dzięki aplikacji możesz łatwo określić, czy Twój klient opłacił fakturę w całości, częściowo czy zalega z płatnością. Oprogramowanie komputerowe umożliwia szybkie odnalezienie wszystkich faktur z przeterminowanymi terminami, co w razie potrzeby może umożliwić dochodzenie należności. Nigdy nie przegapisz terminu płatności za zakupione produkty i usługi. Aplikacja pomoże Ci zaoszczędzić dużo czasu, który możesz wykorzystać w innych obszarach swojej działalności.

Przeczytaj też: Czym jest dyskontowanie faktur?

Dzięki automatyzacji Twoja firma może obniżyć koszty fakturowania o 29%. Sprawdź naszą bezpłatną aplikację do fakturowania i oprogramowanie rozliczeniowe.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty