Kompletny przewodnik po efektywnym zarządzaniu zasobami w celu innowacji i rozwoju

Wraz z dramatycznym rozwojem technologii i częstymi zmianami zachowań konsumentów, organizacje są dziś pod coraz większą presją ciągłego wprowadzania innowacji. Zasoby firmy leżą u podstaw zdobywania przewagi konkurencyjnej na stale zmieniającym się rynku, realizacji celów strategicznych przy jednoczesnym zachowaniu aktualności, spełnianiu oczekiwań klientów i zwiększaniu przychodów.

Jednak najczęściej organizacje tracą swoje zyski z powodu nieefektywnego wykorzystania dostępnych zasobów. Aby osiągnąć nowe wyżyny sukcesów i uniknąć większych strat, każda organizacja musi ćwiczyć efektywne zarządzanie zasobami.

W tym poście opisano praktyczne sposoby zarządzania zasobami organizacyjnymi i przedstawiono techniki, które mogą pomóc w lepszym ułatwieniu tego procesu.

Co to jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami odnosi się do właściwego wykorzystania zasobów organizacyjnych. Pociąga to za sobą planowanie, harmonogramowanie i przydzielanie zasobów materialnych i niematerialnych w celu uzyskania lepszej wydajności. Jego ostatecznym celem jest maksymalizacja wydajności zasobów, a tym samym zwiększenie szans powodzenia celów organizacyjnych, projektów lub zadań.

Podczas tego procesu właściciel lub kierownik firmy określa, jak najlepiej wykorzystać dostępne zasoby, zidentyfikować dodatkowe potrzebne zasoby i zidentyfikować zasoby, które są marnowane.

Znaczenie zarządzania zasobami

Dobre zarządzanie zasobami umożliwia organizacji wykonanie pracy w najbardziej efektywny sposób i pozostanie konkurencyjną w stosunku do rywali. Oto dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla Twojej organizacji.

• Zminimalizuj koszty i zwiększ wydajność realizacji projektów, przydzielając odpowiedni zasób do właściwego projektu we właściwym czasie
• Przewiduj zapotrzebowanie na zasoby i identyfikuj potencjalne wyzwania, takie jak konflikty w harmonogramie lub brak zasobów z wyprzedzeniem, zapobiegając w ten sposób niepowodzeniom projektów
• Pozwól na optymalne wykorzystanie zasobów poprzez znalezienie właściwej równowagi między maksymalizacją produktywności Twojego zespołu, a jednocześnie zapewnieniem, że nie czują się przepracowani
• Popraw przejrzystość i komunikację oraz zapobiegaj konfliktom w miejscu pracy. Dzięki przeglądowi dostępności zasobów i planowanego obciążenia pracą możesz uniknąć nadmiernej alokacji.
• Umożliwiają lepsze planowanie strategiczne i podejmowanie decyzji poprzez zapewnienie wglądu w zasoby firmy, ich dostępność i harmonogram.

Rodzaje zasobów organizacyjnych

Organizacja polega na kilku zasobach do realizacji projektów, które dzielą się na dwie kategorie; zasoby materialne i niematerialne. Zasoby te zazwyczaj obejmują;

Proces zarządzania zasobami

Cykl życia zarządzania zasobami wprowadzony przez Mavenlink zawiera listę 5 faz „odzwierciedlających cykl życia realizacji projektu od początku do analizy: oszacowanie, planowanie, wykonanie, analiza i optymalizacja”.

Faza szacowania

Efektywne zarządzanie zasobami zaczyna się od oszacowania Twoich wymagań (rodzajów i ilości) zasobów wewnętrznych i zewnętrznych w celu ukończenia projektu. Po zdefiniowaniu zadań projektowych należy zidentyfikować zasoby potrzebne do ich pomyślnej realizacji.

Istnieje sześć danych wejściowych, które należy wykorzystać do szacowania zasobów działalności. To są

• Lista aktywności
• Atrybuty aktywności
• Zasoby procesu organizacyjnego
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Plan zarządzania projektem
• Dostępność zasobów

Dostępnych jest kilka technik szacowania zasobów działalności,

• osąd ekspertów ; zapytaj ekspertów, którzy wykonali już podobne zadania i uzyskaj ich opinię na temat rodzaju wymaganych zasobów
• Analiza alternatywna ; pociąga to za sobą rozważenie różnych dostępnych opcji alokacji zasobów. Możesz zmienić liczbę lub rodzaj wykorzystywanych zasobów i odkrywać różne sposoby wykonania zadania i wybierać między różnymi alternatywami.
• Opublikowane dane szacunkowe ; zrozum, ile zasobów potrzebujesz, odwołując się do badań, artykułów i badań, które zawierają odpowiednie dane od innych osób i organizacji.
• Oprogramowanie do zarządzania projektami ; często oferują one kierownikom projektów funkcje umożliwiające łatwe oszacowanie zasobów potrzebnych do realizacji projektu i zidentyfikowanie wszelkich ograniczeń.
• Oszacowanie z dołu do góry ; podziel złożone zadania na mniejsze i oszacuj zasoby potrzebne na każdym etapie. Koszt poszczególnych zadań można następnie zsumować, aby uzyskać całkowity kosztorys.

Faza Planu

Podczas tej fazy procesu zarządzania zasobami Twoim celem jest określenie, w jaki sposób wykorzystać zidentyfikowane zasoby w najbardziej efektywny sposób. Oznacza to rezerwowanie zasobów dla projektów wysokiego poziomu w oparciu o umiejętności, role i dostępność.

W tej fazie musisz mieć jasne zrozumienie puli zasobów, która obejmuje zasoby, ich umiejętności, role i doświadczenie, dostępność, stawki kosztów i stawki rachunków. Możesz odwoływać się do tej puli zasobów, przydzielając dostępne i odpowiednie zasoby do zadań projektu.

Planowanie zasobów pozwala zapobiegać niedostatecznemu wykorzystaniu i nadmiernej alokacji zasobów oraz minimalizować zależności zadań i zasobów.

Faza wykonania

Do tej pory zasoby są zaplanowane, a plan projektu został wdrożony. W tej fazie

• Śledź wydajność zasobów w miarę postępu projektu. Ponownie przydziel zasoby, które są niewłaściwie przydzielone, aby poprawić wydajność
• Często sprawdzaj zasoby, aby upewnić się, że działają dobrze i mają narzędzia niezbędne do wykonywania swoich obowiązków
• Utwórz listę kopii zapasowych zasobów na wypadek konfliktów, które mogą pojawić się w trakcie projektu

Faza analizy

Ta faza jest poświęcona analizie dokładności alokacji zasobów, ich wydajności oraz ich wkładu w powodzenie projektu. Aby skutecznie wykonać tę fazę, musisz gromadzić wgląd i dane w całym cyklu życia zarządzania zasobami; obejmuje to informacje, takie jak przepracowane godziny, terminy wykonania zadań i terminy ukończenia, wzrost poziomu umiejętności itp.

Prowadzenie retrospektywy w celu zastanowienia się nad zwycięstwami i niepowodzeniami w zarządzaniu zasobami podczas projektu może pomóc odkryć więcej informacji, które można wykorzystać do przyszłych celów szkoleniowych lub rekrutacyjnych oraz do celów planowania zasobów.

Faza optymalizacji

Na podstawie przeprowadzonej analizy możesz podjąć działania w celu dalszej optymalizacji procesu zarządzania zasobami. Określ, gdzie musisz wprowadzić zmiany, aby zapobiegać problemom i gdzie w procesie musisz wprowadzić ulepszenia.

Wskazówki dotyczące zarządzania zasobami

Poniższe wskazówki mają pomóc w lepszym wdrożeniu zarządzania zasobami w Twojej organizacji.

Uzyskaj przegląd dostępnych zasobów

Przejrzysty przegląd zasobów, z którymi obecnie pracujesz, ułatwia planowanie projektów wokół celów. Ponadto znajomość wszystkich dostępnych zasobów pomoże,

• Szybko zidentyfikuj odpowiednie zasoby do przypisania do właściwego zadania projektowego
• Wcześnie wykrywaj potencjalne wąskie gardła i lepiej rozumiej nadchodzące zobowiązania
• Twórz dokładniejsze długoterminowe plany i bardziej wiarygodnie prognozuj zasoby

Utwórz scentralizowaną pulę zasobów

Pula zasobów zapewnia przejrzysty przegląd zasobów dostępnych do przypisania do zadań projektu. Pomaga kierownikowi projektu przy alokacji zasobów i planowaniu wielu projektów. Scentralizowana pula zasobów pozwala wszystkim w zespole zrozumieć „pełny obraz”, gdzie się mieszczą, jaką rolę mają do odegrania i jakie są z tym ograniczenia. To z kolei pomaga zmotywować ich do jak najlepszego wykonywania poszczególnych zadań w odpowiednim czasie.

Opracuj plan awaryjny

Mogą wystąpić nieoczekiwane zdarzenia, które mogą skutkować konfliktami i ostatecznie doprowadzić do niepowodzenia projektu. Przygotuj proaktywny plan awaryjny, aby być przygotowanym na niedobory zasobów i negatywne okoliczności w sytuacji awaryjnej.

Stale monitoruj postęp projektu

Śledź wydajność każdego pojedynczego zasobu w całym projekcie, aby zidentyfikować sytuacje nadmiernej lub niedostatecznej alokacji. Śledzenie rzeczywistej wydajności w stosunku do wydajności przewidywanej pozwoli lepiej zrozumieć, gdzie traci się czas, i odpowiednio dostosować alokację.

Zapewnij przejrzystość

Dopasuj swój zespół i upewnij się, że wspólnie pracują nad osiągnięciem tego samego celu, jakim jest wspieranie przejrzystości i zaufania. Oznacza to również zaangażowanie całego zespołu w proces planowania i realizacji projektu, zachęcanie do otwartej komunikacji podczas omawiania potencjalnych zagrożeń dla zasobów projektu oraz zapewnianie, że zespół jest świadomy priorytetów projektu.

Korzystanie z wizualnego obszaru roboczego do zarządzania zasobami

Pojedyncza, współużytkowana przestrzeń robocza do współpracy przy burzy mózgów, planowaniu, wykonywaniu i analizowaniu planu zarządzania zasobami pomaga scentralizować przepływy pracy i zasoby związane z zarządzaniem zasobami. To z kolei usprawnia współpracę i komunikację między zespołami, umożliwiając płynniejszy proces zarządzania zasobami.

Nieskończona wizualna przestrzeń robocza, taka jak Creately, umożliwia tworzenie struktury podziału pracy, struktury podziału zasobów, karty zespołu i tablic zarządzania zadaniami obok siebie podczas planowania i wykonywania projektu z zespołem. Creately oferuje niestandardowe szablony do różnych zadań związanych z zarządzaniem zasobami i planowaniem projektów, z których zespoły mogą korzystać od razu, aby przyspieszyć swoją pracę.

Techniki wizualne usprawniające zarządzanie zasobami

Poniższe narzędzia wizualne mogą służyć do lepszego zrozumienia stanu wykorzystania zasobów organizacji i wymagań dotyczących zasobów, lepszego ich przydzielania i skutecznego śledzenia postępów w projekcie.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracy pomaga rozbić duże projekty na mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu części, które zawierają elementy dostarczane projektu lub wyniki, które zostaną ukończone. Pomoże to szybko zidentyfikować zasoby potrzebne do ukończenia każdego pojedynczego elementu projektu.

Zapoznaj się z naszym łatwym przewodnikiem po strukturach podziału pracy, aby dowiedzieć się, jak krok po kroku utworzyć WBS.

Struktura podziału zasobów

Struktura podziału zasobów przedstawia listę zasobów, które będą wymagane do wykonania określonego projektu. Hierarchicznie dzieli zasoby, które będą kosztować pieniądze (tj. ludzi, sprzęt i materiały) według kategorii i typu, pomagając w ten sposób oszacować koszt projektu i określić budżet.

Dowiedz się więcej o korzystaniu ze struktury podziału zasobów tutaj.

Inwentarz umiejętności

Inwentarz umiejętności to narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi, które służy do rejestrowania informacji na temat umiejętności, wykształcenia i doświadczeń obecnych pracowników. Pozwala to szybko ocenić, czy obecni pracownicy są w stanie sprostać wymaganiom projektu i odpowiednio je przydzielić.

Przeczytaj nasz przewodnik po Planowaniu Zasobów Ludzkich, aby dowiedzieć się więcej o procesie i narzędziach planowania siły roboczej.

Tablica Kanban

Tablica Kanban umożliwia wizualizację przepływu pracy na wielu etapach projektu (tj. do zrobienia, w toku i gotowe). Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami, tablica Kanban jest pomocna podczas zarządzania projektem z rzadkimi lub ograniczonymi zasobami, które należy mądrze wykorzystać.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem „Jak lepiej zarządzać projektami za pomocą tablic Kanban”, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu i korzystaniu z tablic Kanban.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta zapewniają szybki przegląd zaplanowanych zadań projektu, ich postępów i osób, które nad nimi pracują. Możliwość błyskawicznego zasymilowania całego obciążenia pracą całego zespołu ułatwia wykrycie obszarów, w których zasoby zostały nadmiernie przydzielone lub niewykorzystane.

Gotowy na usprawnienie procesu zarządzania zasobami?

Praktyka zarządzania zasobami jest nieoceniona dla wszystkich organizacji, ponieważ zasoby są kluczowe dla osiągnięcia celów organizacyjnych, zaspokojenia potrzeb klientów, zwiększenia przychodów i rozwoju firmy.

Właściwe zarządzanie zasobami pomaga w zwiększeniu wydajności zespołu, zapobieganiu nieporozumieniom w komunikacji między członkami zespołu, menedżerami i klientami, sporządzaniem dokładnych prognoz i eliminowaniem wąskich gardeł, zanim wystąpią podczas projektów. Chociaż oferuje wiele korzyści, jeśli nie zostanie wykonana prawidłowo, może również sporo kosztować.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomoże Ci lepiej zrozumieć proces zarządzania zasobami i ulepszyć projekty.

Masz więcej wskazówek do udostępnienia? Podziel się z nami swoimi komentarzami poniżej.