Co to jest zapas bezpieczeństwa i jak łagodzić ryzyko w łańcuchu dostaw?
Opublikowany: 2019-09-10Wyobraź sobie scenariusz, w którym rozmawiasz z klientem, który chce produktu o dużej wartości.
Pokonujesz wszystkie ich zastrzeżenia, a klient wyraża zgodę na sprzedaż. Potrzebują go jednak następnego dnia.
Kiedy sprawdzasz stan zapasów, z przerażeniem stwierdzasz, że danego towaru nie ma w magazynie i nie będzie on dostępny przez kilka dni.
Rozczarowany klient udaje się do jednego z Twoich konkurentów.
Przejdź do:
- Jak obliczyć, ile zapasów bezpieczeństwa należy przewozić?
- Jakie znaczenie dla Twojej firmy mają zapasy bezpieczeństwa?
Chociaż jest to wyimaginowany scenariusz, rzeczywistość jest taka, że braki w magazynie i nadmierne zapasy kosztują sprzedawców detalicznych w Ameryce Północnej oszałamiającą kwotę 349 miliardów dolarów rocznie.
Jak uniknąć takich scenariuszy i związanych z nimi strat? Prosta odpowiedź to zapasy bezpieczeństwa. Co to są zapasy bezpieczeństwa i jak można je wykorzystać, aby nie stracić sprzedaży ani klientów?
Co to jest zapas bezpieczeństwa?
Źródło
Tak jak możesz mieć pochodnie i/lub świece na wypadek przerwy w dostawie prądu, tak zapasy bezpieczeństwa stanowią awaryjne zabezpieczenie Twoich produktów.
Zapasy bezpieczeństwa to nadwyżki produktów, które trzymasz pod ręką na wypadek pośpiechu z tymi produktami lub napotkania jakichkolwiek problemów z logistyką i łańcuchem dostaw.
Prawdopodobnie używasz prognozowania popytu, aby oszacować, ile produktu sprzeda się w danym okresie.
Te prognozy informują Cię o zamawianiu (i ponownym zamawianiu) zapasów oraz zarządzaniu zapasami.
Jednakże, chociaż prognozowanie popytu może być ważną częścią zarządzania przedsiębiorstwem , nie pozwala na nieoczekiwane.
Wróćmy do wymyślonych scenariuszy.
Dostawa ma nastąpić w czwartek, ale ekstremalne warunki pogodowe, których wydaje się być coraz więcej, oznaczają, że Twój zwykły dostawca usług logistycznych nie może dostarczyć przesyłki do Twojego centrum realizacji zamówień przez kilka dni.
Na szczęście rok wcześniej przyjąłeś strategię dotyczącą zapasów bezpieczeństwa i masz wystarczającą „poduszkę”, która pomoże Ci przetrwać do czasu realizacji dostawy.
Jak obliczyć, ile zapasów bezpieczeństwa należy przewozić?
Źródło
Jeśli prowadzisz działalność e-commerce i oferujesz tysiące produktów, posiadanie zapasów bezpieczeństwa dla każdego posiadanego SKU (jednostki magazynowej) może nie być wykonalne.
Podobnie jak prognozowanie popytu, jest to przypadek identyfikacji wzorców. Które SKU charakteryzują się dużą rotacją i mogą się wyczerpać w przypadku sytuacji awaryjnej lub nagłego pośpiechu w przypadku tego produktu?
Być może korzystasz z rozwiązania do zarządzania zapasami, które pomoże Ci zidentyfikować popularne produkty i obliczyć ilość zapasów bezpieczeństwa, którą powinieneś wziąć pod uwagę.
Jeśli nie, wzór na to jest zaskakująco łatwy i można go wykonać w czterech krokach.
1. Liczby
Jak w przypadku każdej formuły matematycznej, będziesz potrzebować pewnych liczb do pracy. Jeśli chodzi o zapasy bezpieczeństwa, potrzebne są cztery:
- Maksymalne dzienne wykorzystanie . Jest to najwyższy wolumen jednostki SKU sprzedanej w określonym okresie. Może to być konkretny dzień lub tydzień, a nawet pora roku.
- Maksymalny czas realizacji . Ile czasu zajmuje Twojemu dostawcy (lub logistykowi) dostarczenie tego SKU do Twojej siedziby lub centrum realizacji zamówień? Dzieje się tak od momentu złożenia zamówienia lub automatycznej zmiany kolejności.
- Średnie dzienne użycie . Jaka jest Twoja średnia sprzedaż tego SKU w określonym okresie? Może to być miejsce, w którym wahania sezonowe mogą mieć wpływ na dane. W końcu sprzedałbyś więcej choinek w okresie poprzedzającym Boże Narodzenie niż przez resztę roku.
- Średni czas oczekiwania . Jaki jest średni czas dostawy produktu? Będzie się on różnić od maksymalnego czasu realizacji, ponieważ może na niego wpływać wiele czynników.
Należy pamiętać, że nie ma jednego rozmiaru pasującego do wszystkich. Różne typy sprzedawców detalicznych będą miały bardzo różne wymagania dotyczące zapasów i zarządzania zapasami.
Supermarket to zupełnie coś innego niż wielokanałowe contact center sprzedające szeroką gamę sprzętu audio i wideo.
2. Maksimum
Teraz potrzebujesz maksymalnej liczby.
Otrzymujesz to, mnożąc maksymalne dzienne wykorzystanie przez maksymalny czas realizacji.
Oto dane dotyczące najgorszego scenariusza, które przedstawiają, co by się stało, gdybyś sprzedał jak najwięcej jednostek SKU, a Twój dostawca lub operator logistyczny potrzebował najdłuższego możliwego czasu na uzupełnienie zapasów.
Na przykład, jeśli najwięcej sprzedanych przez Ciebie danego produktu wyniosło 17 sztuk dziennie, a najdłuższa dostawa trwała 8 dni, pomnożysz te dwa wyniki i otrzymasz 136. W niektórych przypadkach możesz także pomyśleć o tym, gdzie ludzie znajdują się w Twoich potencjalnych klientach i lejkach sprzedażowych oraz kiedy mogą podjąć decyzję.
3. Średnie
Podobnie jak w przypadku maksimów, jest to proste mnożenie.
Weź dwie średnie wartości, aby uzyskać jedną średnią dla wzoru.
Jeśli sprzedałeś średnio 12 sztuk tego SKU, a Twoje dostawy trwały średnio cztery dni, wówczas Twoja ogólna średnia liczba (na potrzeby obliczenia zapasów bezpieczeństwa) wyniosłaby 48.
4. Oblicz swoje zapotrzebowanie na zapasy bezpieczeństwa
Niezależnie od tego, czy sprzedajesz D2C (bezpośrednio do konsumenta), czy masz model cyklu sprzedaży B2B i przedsiębiorstwa , faktem jest, że nie zawsze możesz być pewien, co może się wydarzyć.
Jak to się mówi, spodziewaj się nieoczekiwanego lub przynajmniej bądź na to przygotowany.
Zatem teraz zredukowałeś cztery cyfry, od których zacząłeś, do dwóch, dzięki czemu masz pojęcie o potrzebnych zapasach bezpieczeństwa. Aby to uzyskać, odejmij średnią liczbę od maksymalnej.
W podanych przykładach będzie to 48 odjęte od 136, co daje 88. W tym przypadku potrzebny będzie zapas bezpieczeństwa wynoszący 88 jednostek SKU tego produktu.
Jakie znaczenie dla Twojej firmy mają zapasy bezpieczeństwa?
Źródło
Każda firma chce uniknąć utraty sprzedaży.
I nie chodzi tylko o sprzedaż; jeśli nie masz towaru w magazynie, rozczarowany klient może znaleźć ten produkt gdzie indziej i zdecydować się w przyszłości na skorzystanie z firmy, która spełniła jego potrzeby.
Musisz zrozumieć różne korzyści, jakie przyniesie Ci strategia dotycząca bezpiecznych zapasów.
1. Mniej zapasów
Całkowite uniknięcie braków w magazynie może nie być możliwe, zwłaszcza jeśli masz duży asortyment produktów i ograniczoną powierzchnię magazynową.
Możesz analizować swoje dane, rozpoznawać wzorce i starać się unikać wyczerpania zapasów popularnych produktów.
Możesz mieć wprowadzone zasady, które powodują zmianę kolejności, gdy zapasy się wyczerpią, ale zapasy bezpieczeństwa mają na celu ochronę Cię przed nieoczekiwanymi zdarzeniami. Wszystko polega na zapewnieniu optymalnej obsługi klienta (CX) i tak jak dostosowanie zespołów sprzedaży i wsparcia może pomóc w jednym obszarze CX, tak zapasy bezpieczeństwa mogą pomóc w innym.
2. Optymalizacja wykorzystania magazynu
Magazynowanie nie jest darmowe. W zależności od wielkości firmy i lokalizacji możesz korzystać z więcej niż jednego magazynu.
Twój system zarządzania zapasami może śledzić różne dane z wielu lokalizacji, ale musisz także rozważyć, czy jakiekolwiek koszty nie zniweczą przydatności zapasów bezpieczeństwa.
Jednak w większości przypadków ten zapas bezpieczeństwa może być bardzo przydatny, zwłaszcza biorąc pod uwagę rozwój handlu elektronicznego .
3. Prognozowanie popytu
Prognozowanie popytu można dość ściśle powiązać z obliczeniami zapasów bezpieczeństwa.
Z biegiem czasu możesz porównywać dane z obu programów, aby sprawdzić, jak dokładne były Twoje przewidywania.
Dzięki temu możesz dokonać korekt w oparciu o prognozę w porównaniu z tym, co się wydarzyło.
4. Rozpoznawanie potrzeb sezonowych
Wzorce sezonowe mogą znacznie różnić się od pozostałych pór roku.
Możesz także mieć okresy, w których oferujesz zniżki na produkty i oba powinny być brane pod uwagę przy obliczaniu zapasów bezpieczeństwa.
Na przykład możesz zaplanować lipcową wyprzedaż, podczas której zaoferujesz 50% zniżki na produkty, które pomogą firmom działać w ramach COSO .
Przewidywanie pośpiechu oznacza, że możesz zaplanować większy zapas bezpieczeństwa niż zwykle.
5. Wydajność
Posiadanie zapasów popularnych produktów może sprawić, że Twoja firma będzie działać wydajniej. Unikasz scenariuszy wyczerpania zapasów i możesz realizować wszystkie zamówienia, które napłyną w oczekiwaniu na uzupełnienie zapasów.
6. Zadowoleni klienci
Braki w magazynie mogą oznaczać niezadowolonych klientów, a tego należy unikać.
Generalnie klienci nie wiedzą – lub nie przejmują się – żadnymi problemami, z którymi mogą się spotkać, takimi jak zakłócenia w łańcuchu dostaw. Chcą po prostu pomyślnie zamówić przedmiot. W niektórych przypadkach, na przykład podczas procesu modernizacji starszej wersji , może nawet pilnie potrzebować tego elementu.
Zadowolenie klienta zawsze będzie ważne, a posiadanie zapasów bezpieczeństwa jest jednym z czynników, które mogą się do tego przyczynić.
Jedzenie na wynos
Darmowy obraz pochodzący z Pixabay
Wiele czynników może mieć wpływ na decyzje dotyczące zapasów bezpieczeństwa.
Chociaż oczywiste jest to, ile jednostek SKU produktu sprzedajesz i ile czasu zajmuje uzupełnienie zapasów, musisz także pomyśleć o takich rzeczach, jak koszty magazynowania.
W niektórych przypadkach, np. w supermarketach, należy również rozważyć, czy tymczasowy brak zapasów rzeczywiście spowoduje problemy. Być może największym ryzykiem powodującym braki w magazynie są problemy z łańcuchem dostaw.
W zależności od sposobu działania Twojego dostawcy lub logistyki, mogą one obejmować niekorzystne warunki pogodowe lub problemy mechaniczne z pojazdem używanym do dostawy do Ciebie.
Strategia dotycząca zapasów bezpieczeństwa może zmniejszyć ryzyko i działać równolegle z prognozowaniem popytu.