Co to jest raportowanie sprzedaży?

Opublikowany: 2021-05-24

Planowanie, wykonanie i kontrola.

Wszystkie te trzy elementy są równie ważne dla zapewnienia sukcesu firmy.

Niestety, wiele firm nie rozumie tego i nie przekazuje raportów z całym należnym szacunkiem. Jest to jednak błędne podejście. Możesz naprawdę rozwijać swój biznes i mieć niezawodną strategię opartą na danych tylko wtedy, gdy jesteś w pełni świadomy wyników wszystkich działań zachodzących w Twojej firmie.

Pierwszym przystankiem na drodze do wielkości jest raportowanie sprzedaży.

Co to jest raport sprzedaży?

Raport sprzedaży , znany również jako raport analizy sprzedaży, to kompleksowy zapis wszystkich działań sprzedażowych zachodzących w firmie w określonym czasie.

Zasadniczo zapewnia menedżerom sprzedaży przegląd wszystkich procesów i operacji sprzedażowych realizowanych przez firmę. Stanowi zarówno odzwierciedlenie różnych trendów występujących w wielkości sprzedaży w określonym czasie, jak i daje wgląd w poszczególne etapy lejka sprzedażowego. Ponadto zawiera również informacje analityczne dotyczące wydajności wszystkich kierowników sprzedaży w zespole.

Nie ma ściśle określonej formy, którą każda firma musi przestrzegać przy tworzeniu raportów sprzedaży. W zależności od potrzeb i wewnętrznych przepływów pracy danej firmy, elementy zawarte w raporcie mogą się różnić. Tradycyjnie jednak raporty sprzedaży składają się z następujących funkcji :

Przegląd projektu

Zanim przejdziesz do rzeczywistego raportu i omówisz szczegóły śledzonego okresu, musisz przekazać osobie czytającej raport kilka podstawowych informacji. W końcu nigdy nie wiadomo, kto przeczyta Twój raport, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że zawarte w nim informacje są dostępne nawet dla osób, które mają niewielką lub żadną wiedzę o dotychczasowych osiągnięciach Twojej firmy w zakresie sprzedaży.

Najlepszym podejściem, jakie można tu zastosować, jest uwzględnienie zarówno celu raportu, jak i przypomnienia osiągnięć z poprzednich okresów.

Podział danych

Chociaż świetnym pomysłem jest tworzenie jak najbardziej szczegółowych raportów, aby każdy, kto je czyta, mógł lepiej zrozumieć Twoje procesy sprzedaży. Niemniej jednak dołączanie niekończących się arkuszy kalkulacyjnych i tabel nie zawsze jest najlepszym sposobem prezentowania danych — często jest to nieefektywne i mylące.

Zamiast tego powinieneś zebrać wszystkie zebrane informacje i podzielić je na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części . Skompiluj go i przedstaw w strawnych kawałkach, z każdym elementem przedstawiającym pojedynczy proces lub odzwierciedlający pojedynczą metrykę. Nie zapomnij wyraźnie określić, co mierzy każdy element i na jaki dokładny czas patrzy. Następnie wyjaśnij możliwe wahania danych i wszelkie inne dodatkowe informacje, które umożliwią czytelnikom lepsze zrozumienie liczb zawartych w raporcie.

Interpretacja wyników

Po ustaleniu celów i przedstawieniu zebranych danych nadszedł czas, aby wyjaśnić , co te dane oznaczają dla Twojej firmy w szerszym ujęciu. Zamiast po prostu rzucać zestawem losowych liczb i wykresów w czytelników raportów sprzedaży, wyjaśnij, co one oznaczają dla Twojej firmy.

Na przykład, jeśli właśnie wdrożyłeś nową strategię i zauważasz pewne wahania w wynikach sprzedaży, możesz ocenić, czy dana strategia była skuteczna. Następnie możesz pójść jeszcze dalej i spróbować określić, co dokładnie doprowadziło do wahań.

Dowiedz się, jak napisać miesięczny raport sprzedaży!

Dlaczego raportowanie sprzedaży jest ważne?

Chociaż raportowanie sprzedaży może nie być tak ekscytujące, jak inne, bardziej kreatywne części procesu sprzedaży, jest to oczywiście ważna część skutecznej strategii sprzedaży.

Sama definicja raportu sprzedaży sugeruje, że jest to potężne narzędzie analityczne, które pozwala firmom zarówno ocenić ich bieżącą wydajność sprzedaży, jak i ocenić ich szerszą strategię sprzedaży. Jednak raportowanie sprzedaży to coś więcej niż tylko to. Aby lepiej zrozumieć liczne powody, dla których liderzy sprzedaży z całego świata poświęcają swój czas i energię na regularne tworzenie raportów sprzedaży, przyjrzyjmy się korzyściom, jakie oferuje raportowanie sprzedaży:

Pozwala skutecznie lokalizować i usuwać wąskie gardła w lejku sprzedażowym. Nie jest niczym niezwykłym, że firmy osiągają punkt stagnacji lub nawet zauważają spadek sprzedaży, a tym samym zysków. W rzeczywistości wszystkie, nawet te odnoszące największe sukcesy firmy, przechodzą przez to w swoim życiu. Skuteczni menedżerowie sprzedaży śledzą wszystkie działania sprzedażowe zachodzące w ich firmie, dzięki czemu w przypadku spadku sprzedaży są w stanie zlokalizować problem i skutecznie się go pozbyć. Posiadanie szczegółowego i intuicyjnego raportu sprzedaży daje Ci możliwość szybkiego określenia, kiedy dokładnie pojawił się problem i co mogło być jego przyczyną.
Pomaga przedstawicielom handlowym w zawieraniu większej liczby transakcji. Raporty sprzedaży dostarczają menedżerom sprzedaży kontekst i wskazują, które procesy doprowadziły do jakich wyników. Z kolei kierownicy sprzedaży mogą wskazać dokładnie to, co przedstawiciele handlowi mogliby poprawić, aby zamykać więcej transakcji. Mogą ułatwiać szkolenia i warsztaty w celu podniesienia pewnych umiejętności i zdobycia większej wiedzy w konkretnych obszarach, w których ich brakuje.
Daje szansę na odkrycie pozytywnych trendów na poszczególnych terytoriach. Kiedy masz obszerny zapis swojej aktywności sprzedażowej, możesz zobaczyć, którzy potencjalni klienci skąd pochodzą. Oznacza to, że możesz zauważyć, które źródła leadów generują najwyższej jakości leady, a które praktyki są najskuteczniejsze w ich pielęgnowaniu i skalowaniu.
Łagodzi wady rotacji personelu. To zupełnie normalne, że duże firmy mają dużą rotację pracowników. Ludzie przychodzą i odchodzą, gdy odkrywają dla siebie nowe możliwości. Jednak ścieżki kariery Twoich pracowników nie muszą negatywnie wpływać na wyniki sprzedaży Twojej firmy. Nie chcesz, aby jakakolwiek z Twoich istotnych informacji sprzedażowych wyszła za drzwi wraz z indywidualnym pakietem, gdy opuszczają firmę. Aby wszystkie Twoje dane były bezpieczne i dobrze zorganizowane, powinieneś mieć scentralizowany system raportowania sprzedaży.
Daje zespołowi sprzedażowemu lepsze wyczucie kierunku i motywuje go. Chociaż raportowanie sprzedaży może sprawić, że Twoi pracownicy poczują się uważnie obserwowani, a nawet przytłoczeni, może również zwiększyć ich motywację do cięższej pracy. Kiedy wiedzą, że istnieje sposób na śledzenie ich wyników, spróbują osiągnąć wszystkie cele sprzedażowe.

Podsumowując, raportowanie sprzedaży jest niezwykle ważnym procesem, który trzeba rozgryźć. Musisz odpowiednio to potraktować i pomyśleć o wszystkich metrykach, które musisz zmierzyć, aby w pełni i dokładnie odzwierciedlić procesy sprzedaży w Twojej firmie.

Różne rodzaje raportów sprzedaży

Jak już zostało wspomniane, to Ty definiujesz zestaw metryk do śledzenia, a następnie decydujesz o wyborze różnych raportów do wygenerowania. Wymyślając je, należy zwrócić uwagę na specyficzne procesy biznesowe, a także na możliwości systemu raportowania sprzedaży. Jeśli jednak szukasz podstawowych informacji, które są odpowiednie dla firm wszystkich rodzajów i kalibrów, oto niektóre z bardziej rozpowszechnionych typów raportów, które możesz uwzględnić w procesie raportowania sprzedaży.

Najpierw narysujmy granicę między dwoma różnymi rodzajami raportów — możesz spojrzeć na raporty sprzedaży lub raporty lejka.

Do najczęstszych raportów sprzedaży należą:

Wszystkie wygrane oferty

Ten raport odzwierciedla liczbę pomyślnie wygranych transakcji (w tym tych, które są obecnie na etapie 100% prawdopodobieństwa) w określonym czasie. Jest uważany za tradycyjny zamknięty raport o przychodach, ponieważ możesz przełączyć widok z liczby wygranych transakcji na kwotę wygenerowanego przychodu.

Możesz użyć tego typu raportu, aby przeanalizować, jak dobrze radzisz sobie pod względem generowania przychodów i czy osiągasz cele sprzedaży. Co więcej, raport All Deals Won jest niesamowity do analizy skuteczności różnych źródeł leadów. Większość systemów raportowania sprzedaży umożliwia przejście do trybu widoku „według źródeł”, aby wizualnie zobaczyć, które źródła najbardziej przyczyniły się do wzrostu przychodów w danym okresie.

Tradycyjnie tego typu raporty sporządzane są co miesiąc, co kwartał i/lub co rok.

Wszystkie oferty utracone

Ten raport odzwierciedla liczbę transakcji utraconych przez Twoją firmę w określonym czasie.

Dlaczego więc ważne jest, aby wiedzieć, ile transakcji zostało utraconych w śledzonym okresie? Istnieje wiele powodów, z których najważniejszym jest zrozumienie, że Twoja obecna strategia sprzedaży jest nieco błędna i wymaga natychmiastowej uwagi.

Najlepiej przyjrzeć się raportowi Wszystkie utracone oferty w połączeniu z wcześniej wspomnianym kontem sprzedaży, Wszystkie wygrane oferty. W ten sposób możesz ocenić zakres problemu i zdecydować o dalszych krokach do podjęcia.

Co więcej, możesz również zobaczyć, w którym momencie sprawy poszły na południe, aby zrozumieć, które działania Twoich przedstawicieli handlowych doprowadziły do upadku transakcji:

Słaba kontynuacja
Niezdecydowanie
Niewłaściwi decydenci
Brak referencji
Brak wiedzy
Brak zasobów itp.

Podobnie jak All Deals Won, All Deals Lost jest publikowane co miesiąc, co kwartał i/lub co rok.

Wygrana przez przedstawiciela handlowego

Innym ważnym rodzajem raportów do wygenerowania jest Wygrane przez przedstawiciela handlowego. Pozwalają one lepiej zrozumieć, jak radzi sobie każdy przedstawiciel handlowy w zakresie pielęgnowania potencjalnych klientów i zawierania transakcji. Gdy już wiesz, na czym stoją Twoi przedstawiciele handlowi, możesz pomyśleć o swojej dalszej strategii.

Możesz wskazać reprezentantów, którzy radzą sobie najlepiej i zmotywować ich do jeszcze cięższej pracy, dając im nagrodę. Alternatywnie możesz wyróżnić przedstawicieli handlowych, którzy nie kończą transakcji tak często, jak oczekiwano, i przyjrzeć się przeszkodom, z którymi się borykają.

Postęp w kierunku celu sprzedaży przez przedstawicieli handlowych

Raport ten idzie w parze z poprzednim i dodatkowo definiuje prezentowane w nim dane. Chociaż liczba transakcji i wysokość generowanych z nich przychodów jest ważna, jeszcze ważniejsze jest zrozumienie, czy Twoi przedstawiciele handlowi osiągają swoje cele sprzedażowe.

Ten raport zawiera informacje o wysokości przychodu generowanego przez każdego przedstawiciela handlowego i jego korelacji z planowaną wielkością.

Ważona prognoza sprzedaży

Nie każda szansa sprzedaży skutkuje sfinalizowaniem transakcji. Musisz to rozpoznać i realistycznie ocenić swoje pozycje, aby wiedzieć, ile faktycznie zarobisz w danym okresie. Dlatego musisz zwracać szczególną uwagę na ważoną prognozę sprzedaży, która odnosi się do określenia wartości transakcji poprzez przypisanie wartości prawdopodobieństwa do każdej transakcji na podstawie jej położenia na ścieżce sprzedaży.

Formuła stosowana w tego typu raporcie jest dość prosta:

Prawdopodobieństwo zamknięcia * Wartość transakcji = Wartość ważona

Nie tylko raporty sprzedaży, które musisz wziąć pod uwagę. Raporty Pipeline są również niezwykle cenne w procesie raportowania sprzedaży i mogą dostarczyć wielu cennych informacji:

Liczba transakcji na każdym etapie rurociągu
Treść tego raportu można łatwo wywnioskować z jego nazwy. Liczba transakcji na każdym etapie lejka sprzedaży pokazuje, ile transakcji masz obecnie na każdym etapie procesu sprzedaży. Wiedza o tym pozwala zrozumieć, z których etapów lejka sprzedaży najtrudniej jest przejść konwersję, a zatem może pomóc Ci skoncentrować się na opracowywaniu skuteczniejszych strategii dotyczących tych wąskich gardeł.
Kwota pieniędzy na każdym etapie rurociągu
W ten sam sposób chcesz znać liczbę transakcji na każdym etapie potoku, chcesz również wiedzieć, ile generują one pieniędzy. Zwykle, aby obliczyć tę liczbę, oprogramowanie do raportowania sprzedaży mnoży skumulowany rozmiar transakcji na każdym etapie potoku przez ich odpowiednie prawdopodobieństwa. W ten sposób uzyskasz najdokładniejsze przedstawienie bieżącej i prognozowanej sprzedaży. Ta informacja jest nie tylko niezwykle ważna dla planowania sprzedaży, ale także pozwala zidentyfikować cienkie obszary, które wymagają większej uwagi.
Najlepsze oferty w przygotowaniu
Chociaż zdecydowanie musisz traktować każdego klienta i swojego lidera jednakowo i upewnić się, że obaj mają najlepszą możliwą obsługę klienta, niezależnie od wielkości ich transakcji, uczciwie jest zauważyć, że niektóre umowy będą bardziej korzystne dla Twojej firmy niż inne. Oznacza to, że Twoi przedstawiciele handlowi muszą włożyć więcej wysiłku w konwersję tych wysokiej klasy potencjalnych klientów, aby zapewnić osiągnięcie celów sprzedażowych do końca danego okresu. Staje się to możliwe dzięki najlepszym ofertom w raporcie potoku. Pomaga zidentyfikować 10 lub 20 transakcji o najwyższej wartości, które są obecnie obecne w Twoim lejku, dzięki czemu możesz poświęcić im odpowiednią uwagę.

Istnieje wiele różnych rzeczy, którymi możesz sterować, korzystając z możliwości raportowania sprzedaży. Zacznij od małych rzeczy, ale zacznij!