Czym jest system 5S? Jak ta metoda może zmienić atmosferę w miejscu pracy?

System 5S pozwala utrzymać porządek i organizować miejsca pracy dla większej wydajności. Stosowany jest głównie w zakładach produkcyjnych, gdzie pracownicy posługują się wieloma narzędziami. Metoda jest bardzo uniwersalna iz powodzeniem może być stosowana przez różne branże i branże, nawet urzędy i usługodawców. Głównym celem metody 5S lean jest zapobieganie marnotrawstwu. Odpady oznaczają różne rzeczy na różnych stanowiskach pracy, ale efekt redukcji odpadów powinien być taki sam. Metoda systemu 5S zwiększa efektywność pracowników i przynosi lepsze efekty pracy. Metoda 5S jest bezpośrednio związana z Lean Management i jest postrzegana jako jedna z kluczowych metod wykorzystywanych do właściwej organizacji środowiska pracy.

Czym jest system 5S? – spis treści:

1. Co oznacza skrót 5S?
2. Sortować
3. Uporządkować
4. Połysk
5. Ujednolicić
6. Podtrzymywać
7. Korzyści z systemu 5S

Co oznacza skrót 5S?

System 5S był używany w Japonii od dziesięcioleci, ale zyskał popularność na początku lat 80. XX wieku. Rozpowszechnił ją Takashi Osada. Nazwa systemu wzięła się od pięciu czynności, które, wykonywane po kolei, tworzą wydajne miejsce pracy. Pierwotna nazwa systemu została ukuta w języku japońskim, a następnie przetłumaczona na język angielski. Posiada następujące elementy:

• Seiri – sortuj
• Seiton – ułożone w porządku
• Seiso – połysk
• Seiketsu – standaryzacja
• Shitsuke – podtrzymanie

Bardzo ważne jest, aby wszystkie kroki systemu wykonać w określonej kolejności. Każdy etap jest bezpośrednio powiązany z kolejnym i tworzą pewien rodzaj procesu. Podczas selekcji przygotowujemy przestrzeń do porządkowania narzędzi, usuwamy wszystkie niepotrzebne narzędzia. Kolejny krok to błyszczenie – czyszczenie wybranej przestrzeni roboczej. Po wszystkich trzech krokach następuje moment standaryzacji procesów, aby pokazać wszystkim, jak wykonać wszystkie kroki. Kolejny krok trwałości oznacza, że ​​cała procedura musi być powtarzalna.

Sortować

Pierwszym etapem jest usunięcie wszystkich niepotrzebnych elementów ze stanowiska pracy. Głównym czynnikiem przy doborze jest użyteczność obiektu. W niektórych przypadkach na tym etapie należy stworzyć dodatkową przestrzeń do tymczasowego przechowywania narzędzi, które nie są sklasyfikowane i mogą być przydatne. Takie narzędzia muszą być opatrzone specjalną etykietą i przechowywane przez pewien czas. Jeśli po określonym czasie obiekty te nie będą używane, należy je usunąć z obszaru roboczego. W miejscu pracy należy przechowywać tylko przydatne, niezbędne narzędzia.

Co zrobić z narzędziami, które zostały sklasyfikowane jako bezużyteczne?

Niektóre narzędzia, które podczas selekcji zostaną uznane za niepotrzebne, muszą zostać usunięte z miejsca pracy, ale nie muszą być wyrzucane. Niektóre z obiektów powinny być przechowywane w innej lokalizacji, a określenie właściwego miejsca dla tych obiektów może być trudne. Najlepszym sposobem radzenia sobie z tym problemem jest metoda 5 czerwonych etykiet. Do przedmiotu należy dołączyć etykietę z informacją o miejscu, w którym przedmiot został znaleziony. Wszystkie przedmioty z przyczepionymi czerwonymi etykietami powinny być przechowywane w jednym, wstępnie ustawionym miejscu, które będzie służyło jako poczekalnia.

Co zrobić z przedmiotami pozostawionymi w poczekalni?

Popularne podejście nakazuje pozostawienie obiektu z czerwoną etykietą na 30 dni w poczekalni. Po tym czasie, jeśli obiekt pozostanie nieużywany, możemy założyć, że nie jest potrzebny w tym podstawowym miejscu pracy i można go rozbudowywać. W tym momencie należy zastanowić się, czy w przyszłości może być zapotrzebowanie na przedmiot, jeśli odpowiedź brzmi tak, przedmiot powinien być przechowywany i przechowywany w magazynie. W przeciwnym razie należy go sprzedać, poddać recyklingowi lub wyrzucić. Przedmiotów nieistotnych nie należy trzymać „na wszelki wypadek”, ponieważ prowadzi to do chaosu.

Jaka jest korzyść z sortowania?

Główną korzyścią sortowania jest eliminacja problemów związanych z nadmiernym nagromadzeniem zbędnych przedmiotów w miejscu pracy. Problemy wydają się nieistotne, ale to główny powód marnowania czasu i zasobów w firmach. Nadmierna ilość narzędzi trzymanych w przestrzeni roboczej utrudnia znalezienie potrzebnych narzędzi, wydłuża czas potrzebny na wykonanie zadania i zwiększa koszty dla firmy.

Uporządkować

Ten krok polega na znalezieniu odpowiedniego miejsca dla każdego obiektu pozostawionego w obszarze roboczym. Najważniejsze jest, aby każde narzędzie było dostępne w takiej ilości, jaka jest potrzebna na dany czas. Wszystkie potrzebne elementy powinny być łatwo dostępne. Lokalizacje obiektu powinny być dobrze, widocznie oznaczone. Dzięki temu nawet osoba, która normalnie nie pracuje w tym konkretnym miejscu pracy, będzie mogła z łatwością posprzątać pomieszczenie. Przejrzystość powinna być główną zasadą w organizacji przydziału miejsc narzędzi.

Aby osiągnąć pełną przejrzystość, stosuje się różne rodzaje oznaczeń wizualnych. Oznaczenia te pozwalają na szybką identyfikację miejsca, w którym przechowywany jest przedmiot. W zależności od rodzaju firmy mogą to być etykiety, pola, kolory lub symbole. Im prostszy system, tym lepiej. W zakładach produkcyjnych często stosuje się tabele abażurów. Ta metoda wymaga wykonania widocznych śladów narzędzi na specjalnym stole. Dzięki tej metodzie odkładanie rzeczy nie zajmuje dużo czasu i może odbywać się odruchowo.

Jakie są korzyści z porządkowania rzeczy?

Uporządkowanie elementów pozwala na szybką eliminację marnotrawstwa w firmie. Istnieje wiele rodzajów odpadów, takich jak:

• Zbędne ruchy potrzebne podczas poszukiwania narzędzi
• Brak BHP spowodowany chaosem w miejscu pracy
• Błędy i błędy

Połysk

Po oczyszczeniu przestrzeni ze zbędnych elementów i znalezieniu odpowiednich miejsc do przechowywania, przychodzi czas na błyszczenie przestrzeni. W trzecim kroku dążymy do wyznaczenia standardu sprzątania nowej przestrzeni roboczej. Na tym etapie konieczne jest przydzielenie obszaru sprzątania do danego obszaru roboczego. Świecenie miejsca pracy stanie się częścią codziennych obowiązków pracownika na danym stanowisku. Od teraz naświetlanie obszaru roboczego będzie wykonywane bezpośrednio przez tego przydzielonego pracownika.

Etap świecenia pozwala sprawdzić , czy wszystkie poprzednie kroki zostały wykonane prawidłowo. W podejściu 5S świecenie oznacza utrzymanie czystości, a nie sprzątanie od zera. Problemy z czystością należy zbadać, aby ocenić, co może być ich przyczyną – pracownik czy złe wdrożenie podejścia 5S.

Dlaczego każdy pracownik powinien osobiście sprzątać swoje miejsce pracy?

Przypisanie obszaru sprzątania każdemu pracownikowi ma głębsze znaczenie. Codzienne sprzątanie miejsca pracy pozwala nam je lepiej poznać. Podczas czyszczenia można wykryć problemy ze sprzętem i narzędziami. Daje to nadzieję na szybszą naprawę.

Aby zachęcić pracowników do dbania o swoje stanowisko pracy, możemy dać im nowe narzędzia. Chętniej dbamy o nowe rzeczy, dodatkowo taki krok pomaga wytworzyć poczucie własności miejsca.

Ujednolicić

Standaryzacja łączy wszystkie etapy metody 5S w stabilny proces. Na etapie normalizacji cała działalność musi być szczegółowo opisana i dostosowana do określonych standardów. Na tym etapie należy stworzyć jasne i przejrzyste instrukcje, które powinny pomóc w dokładnym wykonaniu wszystkich zadań. Instrukcja powinna również zawierać zakres obowiązków każdego pracownika. Dzięki dobrze napisanym instrukcjom pracownik powinien być w stanie przejąć stanowisko pracy i ruszyć w drogę.

Podtrzymywać

Przejście przez wszystkie etapy daje pracownikom dużą satysfakcję. Efekty są wyraźnie i szybko widoczne, ponieważ miejsce jest czyste i uporządkowane. Bez samodyscypliny mogą ponownie pojawić się złe nawyki. Ten element jest szczególnie ważny, ponieważ wyrobienie nowych, dobrych nawyków wymaga czasu. W tym momencie szczególnie ważne jest uświadomienie pracownikom, że system 5S nie jest pojedynczym działaniem, ale metodą, która ma sens tylko wtedy, gdy jest postrzegana jako proces.

Narzędzia wspierające samodyscyplinę

Ostatni etap procesu jest najtrudniejszy do osiągnięcia, ponieważ nakazuje zmianę kultury organizacyjnej firmy. Każdy pracownik też musi się zmienić. IT jest szczególnie ważne, aby korzystać z narzędzi wspierających w celu zwiększenia i wzmocnienia dyscypliny. Najczęściej stosowanym narzędziem jest audyt miejsca pracy. Regularnie wykonywany audyt pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości i problemów. Wszystkie nieprawidłowości można szybko wyeliminować.

W celu wsparcia samodyscypliny wykorzystywane są również inne metody:

• Wizualna reprezentacja stanowisk pracy pokazująca przestrzeń przed i po wprowadzeniu systemu 5S
• Odwiedzanie innych działów w celu dokonania porównań
• Wsparcie ze strony kadry kierowniczej
• Ocena produktywności, tabela wyników

System 5S to proces, dlatego po ostatnim kroku powinniśmy ponownie przejść do pierwszego. Pamiętajmy, że raz ustalone zasady i przepisy mogą z czasem ulec zmianie. Ciągły rozwój i ciągłe doskonalenie to podstawa Lean Management.

Korzyści z systemu 5S

Z pewnością każda firma odniesie inne korzyści z wdrożenia systemu 5S. Podobnie powody wprowadzenia systemu 5S są różne dla każdej organizacji. Ale niektóre korzyści są wszędzie takie same, a są to:

• Lepsza organizacja miejsc pracy
• Lepsze wykorzystanie czasu przez pracowników
• Zwiększenie standardów bezpieczeństwa
• Lepsza identyfikacja pracowników w firmie
• Wzrost jakości produktów (usług)
• Redukcja odpadów
• Zwiększ kreatywność pracowników

Streszczenie

5S to narzędzie, które przynosi wiele korzyści nie tylko firmie, ale także pracownikowi. Metoda ta pozwala na zwiększenie stabilności pracy i zmianę atmosfery w miejscu pracy. Pracownicy mogą skoncentrować się na swoich obowiązkach zamiast zajmować się problemami organizacyjnymi, które utrudniają ich wysiłki. System 5S może być postrzegany jako świetna okazja dla firmy na usprawnienie procesów bez angażowania wielu zasobów. Najważniejsza jest motywacja i zaangażowanie wszystkich pracowników.

Sprawdź nasze najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania czasem.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Caroline Becker

Jako Project Manager Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Zobacz wszystkie posty