Czym jest wiedza plemienna w organizacji?

W pierwszych dniach pracy (w ramach procesu onboardingu) nowy pracownik przechodzi szereg szkoleń i otrzymuje niezbędne informacje – o firmie, zespole, obowiązkach, celach do osiągnięcia, sposobach działania itp. Na tę ekspertyzę składają się zazwyczaj szczegółowo dopracowane dokumenty, prezentacje, instrukcje dostępne na dysku firmowym i zespołowym.

Jednak oprócz oficjalnych zasad firmy czy organizacji istnieje jeszcze jedno, mniej formalne i bardziej tajne know-how, które ma podobny wpływ na skuteczność realizowanych działań, jak wszelkie ustalone procedury – tzw. wiedza plemienna. W dzisiejszym artykule skupimy się na wiedzy plemiennej w kontekście organizacyjnym. Pokażemy jego zalety i ograniczenia, a także sposoby jego wydobycia w celu zwiększenia wydajności Twojej firmy.

Czym jest wiedza plemienna?

Wiedza plemienna odnosi się do nieformalnych, praktycznych informacji, umiejętności i wskazówek, które są gromadzone w organizacji lub społeczności, ale nie w udokumentowanej lub powszechnie dostępnej formie. Zwykle przekazywany jest werbalnie podczas interakcji pomiędzy poszczególnymi członkami grupy.

W przypadku biznesu wiedza plemienna rozwija się w wyniku doświadczeń, praktyk, przekonań i nawyków w obrębie grupy ludzi, często w oparciu o długotrwałe relacje i współpracę. Może dotyczyć m.in. niuansów, nietypowych przypadków, skomplikowanych problemów, wartościowych rozwiązań czy praktycznych trików, które członkowie organizacji nabywają w trakcie swojej pracy i interakcji z innymi (np. w relacjach z klientami).

Jakie są korzyści z wiedzy plemiennej?

Informacje nieformalne i nieudokumentowane często kształtują praktyki, decyzje i wyniki organizacji w podobnym stopniu jak oficjalne wiadomości. W tym miejscu warto zaznaczyć, że dotyczą one przede wszystkim sposobów radzenia sobie z nietypowymi lub skomplikowanymi kwestiami, nieujętymi w formalnych dokumentach, które mogą pomóc w szybkim i skutecznym rozwiązaniu trudnych sytuacji. Jednocześnie ułatwiają pracę i wpływają na jakość dostarczanych produktów lub świadczonych usług. Dodatkowe korzyści związane z wiedzą plemienną obejmują:

• Efektywne wykorzystanie zasobów (oszczędność czasu, pieniędzy i energii),
• Zwiększona wydajność pracy (unikanie popełniania tych samych błędów, co poprzedni pracownicy).
• Wzmocnienie relacji między pracownikami (przekazywanie informacji wymaga interakcji),
• Zwiększanie elastyczności (stosowanie alternatywnych podejść i sposobów działania w sytuacjach, gdy standardowe metody nie są skuteczne),
• Zapewnienie kontekstu (informacje nieformalne zazwyczaj obejmują historie, które pomagają zrozumieć, dlaczego firma przyjmuje określone praktyki lub podejmuje określone decyzje).

Jakie są ograniczenia wiedzy plemiennej?

Choć nie ulega wątpliwości, że wiedza plemienna – gdyż zawiera kontekst niedostępny w oficjalnych dokumentach – jest niezwykle cenna, wiąże się ona z pewnymi ograniczeniami. Do najważniejszych należą:

• Ewentualne odejście pracownika – jeśli nieformalna informacja nie zostanie przekazana innym (np. w formie wewnętrznych szkoleń czy spotkań mentorskich), jest bardzo prawdopodobne, że wraz z odejściem wartościowego pracownika sama informacja zniknie z rynku organizacja.
• Brak konsekwencji – poszczególni członkowie grupy mogą mieć odmienne interpretacje i podejścia do tych samych problemów, co może prowadzić do braku spójności w działaniach organizacji.
• Trudności w skalowalności – w przypadku przekazywania informacji i umiejętności ustnie lub w inny nieformalny sposób mogą pojawić się trudności, gdy konieczne będzie przeniesienie dużej liczby pracowników.
• Brak innowacyjności – osoby bazujące na tradycyjnych, znanych praktykach mogą wykazywać opór wobec zmian i wstrzymywać się od nowych pomysłów, rozwiązań i innowacji.
• Ograniczone zastosowanie w nowych kontekstach – posiadane informacje są często dopasowywane do konkretnych warunków, co utrudnia lub niewłaściwe jest ich przeniesienie do nowych sytuacji (szczególnie w przypadku dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego oraz oczekiwań i potrzeb klientów).

Jak pozyskać wiedzę plemienną od swoich pracowników?

Jednym z narzędzi do zarządzania projektami i zespołami pozwalającym pozyskać taką wiedzę plemienną w Twojej firmie jest Firmbee. Dzięki funkcjom meldowania się możesz tworzyć powtarzające się i automatyczne pytania, które będziesz wysyłać do członków swojego zespołu (wszystkich lub tylko wybranych). Takie pytania pomogą Ci na bieżąco śledzić doświadczenia i spostrzeżenia poszczególnych pracowników oraz pozwolą na stworzenie aktualnej bazy wiedzy.

Streszczenie

Zarządzanie wiedzą plemienną jest kluczowym wyzwaniem dla organizacji, które chcą efektywnie wykorzystać nieformalną inteligencję zgromadzoną w zespołach. W tym zakresie działania takie jak wdrażanie programów mentoringowych (w celu przekazania doświadczeń pracownikom wyższego szczebla), organizowanie regularnych spotkań i dyskusji (w celu zapewnienia możliwości przekazania informacji np. poprzez studia przypadków) czy poszukiwanie sposobów dokumentowania (np. w formie FAQ, studia przypadków czy wewnętrzne przewodniki) z pewnością pomogą.

Jednakże wszystkie wdrażane działania muszą mieć na celu stworzenie kultury dzielenia się i doceniania różnorodności umiejętności i perspektyw. Tylko w ten sposób firma będzie mogła efektywnie wykorzystać dostępne rodzaje, minimalizując jednocześnie ryzyko z tym związane.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest i TikTok.

Autorka: Nicole Mankin

Menedżer HR posiadający doskonałą umiejętność budowania pozytywnej atmosfery i tworzenia wartościowego środowiska dla pracowników. Uwielbia dostrzegać potencjał w utalentowanych ludziach i mobilizować ich do rozwoju.

Zobacz wszystkie posty