Czym jest samoobsługowa analiza biznesowa i jak zrobić to właściwie

Samoobsługowa analiza biznesowa lub BI od dłuższego czasu znajduje się na liście zadań do wykonania w wielu organizacjach.

Sprzedawane jako narzędzie, które pozwala użytkownikom nietechnicznym uzyskać wgląd w tempo prowadzenia biznesu, samoobsługowe BI sprawia jednak, że wiele organizacji jest rozczarowanych, jeśli chodzi o jego praktyczne wdrożenie.

Mnóstwo jest historii o niepowodzeniach, a firmy nigdy nie otrzymują tego, co pierwotnie obiecały samoobsługowe BI. To oznacza wolność od działu IT dla użytkowników biznesowych w zakresie tworzenia potężnych i dokładnych raportów, które napędzają rozwój firmy.

Na tym blogu dowiesz się, czym dokładnie jest samoobsługowe BI, dlaczego organizacje nie potrafią sobie z tym poradzić i jakie kroki powinna podjąć Twoja firma, aby wdrożyć skuteczne samoobsługowe rozwiązanie BI.

Co to jest samoobsługowy BI?

Definicja samoobsługowego BI

Samoobsługowe BI jest często definiowane jako forma BI, która wykorzystuje proste w użyciu narzędzia BI, aby umożliwić użytkownikom biznesowym, którzy nie znają się na technologii (sprzedaż, finanse, marketing lub HR) bezpośredni dostęp do danych i ich samodzielne eksplorowanie .

Samoobsługowe BI różni się od tradycyjnego BI, którego właścicielem jest dział IT lub BI jako funkcja scentralizowana. W tradycyjnym podejściu to właśnie te zespoły są odpowiedzialne za wszystko. Przygotowują wymagane dane, przechowują je i zabezpieczają, budują modele danych, tworzą zapytania i budują wizualizacje dla użytkowników końcowych po zebraniu ich wymagań.

Idea samoobsługowego BI jest ściśle związana z demokratyzacją danych, która koncentruje się na umożliwieniu wszystkim w organizacji dostępu do danych i ich konsumowania. Ostatecznym celem jest generowanie większej ilości informacji na poziomie organizacji i podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Kluczowe zalety samoobsługowego BI

• Krótszy czas uzyskiwania wglądu — Przeniesienie kontroli na użytkowników końcowych oznacza pominięcie czasochłonnych etapów tradycyjnego procesu BI. W samoobsługowej analizie biznesowej użytkownicy końcowi nie muszą czekać całymi dniami, a nawet tygodniami, aż ich raport w końcu zostanie opublikowany po przejściu procesu pozyskiwania i zatwierdzania. Nie muszą też zajmować się żmudnym procesem zarządzania żądaniami zmian, gdy zdają sobie sprawę, że potrzebnych jest więcej elementów wizualnych. Dzieje się tak, ponieważ mogą ciąć, modyfikować i dodawać dane w locie, aby odkryć ważne trendy, wzorce lub anomalie.
• Większa wydajność operacyjna — dzięki umożliwieniu użytkownikom biznesowym gruntownej wiedzy o domenie do wykonywania własnych analiz danych na zasadzie ad hoc, samoobsługowa analiza danych zapewnia lepszej jakości wgląd, jednocześnie uwalniając zespoły IT lub BI od obsługi rutynowych zadań związanych z danymi. Zamiast tego zespoły te mogą skupić się na trudniejszych problemach, takich jak konfigurowanie potoków danych w celu oczyszczenia i przekształcenia danych we właściwe miejsce we właściwym czasie oraz utrzymywanie ważnych procesów zarządzania danymi.
• Redukcja kosztów — poza optymalizacją funkcji IT i BI pod kątem oszczędności czasu i kosztów, wielu samoobsługowych użytkowników BI idzie o krok dalej. Wyposażają ekspertów merytorycznych w wiedzę i narzędzia do wykonywania zaawansowanej analizy danych. Innymi słowy, kształcą naukowców zajmujących się danymi obywatelskimi, którzy wiedzą, jak generować oparte na ML przewidywania krytyczne dla biznesu. Ponieważ talent do analizy danych ma wysoką cenę, tego rodzaju inwestycja jest prawdopodobnie jedną z najlepszych, jakie może poczynić firma oparta na danych.

Podstawowe cechy samoobsługowych narzędzi BI

Aby umożliwić potężne korzyści z samoobsługowego BI, o których mowa powyżej, samoobsługowe narzędzia BI powinny mieć następujące podstawowe cechy:

• Łączniki danych, które umożliwiają samoobsługową integrację narzędzi BI z bazami danych, CRM, ERP, analityką marketingową, oprogramowaniem finansowym oraz innymi systemami lokalnymi i chmurowymi w celu zaspokojenia potrzeb analitycznych w najbardziej efektywny sposób.
• Ogromne możliwości raportowania , od gotowych raportów o jakości książki z konfigurowalnymi ustawieniami po doraźne analizy, pozwalające użytkownikom planować dystrybucję lub dzielić wyniki na podzbiory dla różnych odbiorców.
• Intuicyjny interfejs typu „przeciągnij i upuść” lub oparty na kliknięciach, który umożliwia użytkownikom wybieranie pól danych i wizualizacji oraz przeciąganie i upuszczanie ich na kanwę raportu w celu eksploracji i narracji.
• Szablony wizualizacji danych, które upraszczają proces tworzenia dashboardów w oparciu o preferencje i potrzeby użytkowników.

Wiele organizacji przenosi swoją samoobsługową analizę biznesową na wyższy poziom, wzbogacając ją o możliwości w zakresie nauki o danych i uczenia maszynowego. Rozszerzone platformy analityczne umożliwiają użytkownikom odkrywanie większej ilości danych, ocenę niescharakteryzowanych zestawów danych i tworzenie scenariuszy „co, jeśli”. W ten sposób biznes może reagować na zmieniające się potrzeby tak szybko, jak to możliwe, osiągając maksymalną elastyczność.

Dlaczego organizacje zawodzą w samoobsługowym BI

1. Nierealistyczne oczekiwania

Organizacja, która dopiero zaczyna rzucać danymi początkującym użytkownikom, jest narażona na poważne ryzyko raportów o niskiej jakości. Będzie bardzo szczęśliwe, jeśli ci użytkownicy o różnych kwalifikacjach znajdą się z niebłędnie zinterpretowanymi danymi bez uprzedniego poznania podstaw raportowania.

Na przykład zadowolony użytkownik tworzący swój pierwszy raport o całkowitej sprzedaży w okresie historycznym może otrzymać średnie wartości zamiast SUMA, nie wiedząc nic o domyślnych agregacjach dla różnych miar. Lub wręcz przeciwnie, mogą przesyłać zawyżone liczby. Istnieje również ryzyko niespójności danych, która może wpływać na średnie ważone, gdy muszą być wyświetlane z różnymi poziomami szczegółowości.

Co więcej, użytkownik nie posiadający dużej mocy może być usatysfakcjonowany jedynie przypadkową analizą, która wsparła jego początkowe przekonania. Pułapka na potwierdzenie lub wybiórcze stronniczość nie jest czymś, czego nieprzeszkolony użytkownik jest koniecznie świadomy, zwłaszcza gdy jest pod presją wyjaśnienia określonego wzoru.

2. Raportowanie chaosu

Samoobsługowe BI nie oznacza zerowego zaangażowania IT. Pozwalanie użytkownikom na zabawę z danymi bez nadzoru ze strony działu IT zwykle prowadzi do anarchii raportowania.

Bez nadzoru mogą istnieć nadmiarowe raporty od różnych użytkowników pracujących w silosach i dostarczających tę samą analizę lub raporty od różnych użytkowników analizujących te same metryki, ale używających różnych filtrów, a tym samym dostarczających sprzecznych wyników. Raporty z różnych działów mogą opierać się na różnych konwencjach nazewnictwa ilości, wartości lub czasu lub używać tych samych terminów, ale niekoniecznie tej samej definicji. Wiele wersji tej samej bazy danych, błędy w bazach danych, które nigdy nie są naprawiane, tworzenie obiektów używanych tylko raz… Lista nie ma końca.

Zarządzanie nie jest czymś, co organizacja oparta na danych może zbojkotować w świecie samoobsługi. Niezależnie od tego, jak bardzo firma chce uwolnić użytkowników od przeprowadzania własnych analiz, dział IT nadal musi być zaangażowany w utrzymanie wysokiej jakości i spójności danych.

3. Brak adopcji

Prawda jest taka, że ​​nie każdy lubi ciężko pracować. Większość użytkowników biznesowych chce po prostu prostego pulpitu nawigacyjnego, który poda im liczby. Jednak cenne spostrzeżenia często leżą głębiej, wykraczając poza zwykłą analizę wyników biznesowych.

Innym czynnikiem psychologicznym, który może hamować efektywne samoobsługowe BI, jest opór przed zmianami. Często zdarza się, że wiele organizacji na wczesnych etapach swojej samoobsługowej podróży do BI widzi sfrustrowanych użytkowników biznesowych, którzy wracają do BI lub IT, aby poprosić o raport, tak jak w dawnych, dobrych czasach. Starsze podejścia są bezpieczniejsze.

Problemem mogą być również nieprzyjazne konfiguracje samoobsługowego środowiska BI. To, co może wydawać się zespołom IT lub BI, że jest łatwym w użyciu narzędziem do zbierania i poprawiania wyników, może mieć przytłaczającą i demotywującą ilość funkcji dla zwykłego użytkownika bez umiejętności technicznych. Tabele przestawne i arkusze kalkulacyjne mogą być nudne, ale użytkownicy szybko do nich wracają, gdy utkną.

10 wskazówek od ITRex, jak skutecznie wdrożyć samoobsługowe BI

Poniżej znajduje się lista najważniejszych wniosków z doświadczenia ITRex w budowaniu wydajnych samoobsługowych narzędzi BI zarówno dla mniejszych firm, jak i dużych firm, w tym dla wiodącego na świecie detalisty z 3 milionami użytkowników biznesowych (więcej o tym projekcie czytaj tutaj):

1. Ustal swoją samoobsługową strategię BI

Najpierw musisz określić, co chcesz osiągnąć za pomocą samoobsługowego BI, czy to tak prostego, jak ograniczenie opóźnionych raportów, czy zapewnienie dostępu do danych w całej organizacji. Samoobsługa może oznaczać wszystko dla różnych osób, więc powinieneś mieć jasność co do swojego projektu. Ważne jest również, aby wcześnie zrozumieć skalę wdrożenia, typy użytkowników, ich biegłość techniczną oraz oczekiwania dotyczące rezultatów.

2. Trzymaj wszystkich interesariuszy na pokładzie przez cały czas trwania projektu

Powinieneś zastanowić się, czego interesariusze szukają w danych i jakie są ich metryki sukcesu związane z danymi. Przeprowadź z nimi wywiad, aby zebrać ich funkcjonalność, użyteczność, wrażenia użytkownika i inne dane wejściowe. Następnie stale proś ich o opinie podczas iteracji. Oprócz upewnienia się, że zbudujesz odpowiednie samoobsługowe narzędzie BI, dasz również swoim interesariuszom poczucie własności i zwiększysz ich zaangażowanie.

3. Zaangażuj dział IT

To również jest niezbędne. Dział IT posiada wszystkie informacje na temat środowiska danych, istniejących źródeł danych, kontroli zarządzania danymi oraz zarządzania dostępem do danych. Pomogą Ci wybrać lub zbudować samoobsługowe rozwiązanie BI, które jest łatwe w utrzymaniu, monitorowaniu i zarządzaniu pod względem dostępu użytkowników i integracji nowych źródeł danych.

4. Skonfiguruj solidne zarządzanie

Samoobsługowe zarządzanie BI obejmuje następujące elementy:

Zasady i procedury zarządzania danymi zapewniające spójność, kompletność, integralność, dokładność i aktualność danych. Tutaj będziesz musiał opracować szerszą strategię zarządzania danymi i przyjąć w jej ramach wiodące praktyki w zakresie zarządzania danymi głównymi i metadanymi

• Zarządzanie wskaźnikami biznesowymi w celu ich jednolitego definiowania w samoobsługowym środowisku BI i wykluczania wszelkich odchyleń
• Zarządzanie raportami w celu ustalenia procedury ich walidacji jakości
• Bezpieczeństwo danych w celu określenia, kto ma dostęp do jakich danych w samoobsługowym BI i ustalenia pochodzenia danych

5. Wybierz odpowiednie narzędzie

Nie ma jednej uniwersalnej strategii. Twoi użytkownicy mają różne potrzeby i umiejętności, które Twoje narzędzie powinno precyzyjnie zaspokoić. Prawdopodobnie będziesz musiał zrównoważyć elastyczność i wyrafinowanie, aby umożliwić użytkownikom zadawanie nowych pytań przy jednoczesnym zachowaniu samowystarczalności. Niestandardowe samoobsługowe rozwiązanie BI ułatwi to osiągnięcie.

6. Ustanów jedno źródło prawdy

Jedno źródło prawdy jest wdrażane jako część architektury rozwiązania, aby umożliwić podejmowanie decyzji w oparciu o te same dane. W tym celu firmy budują hurtownię danych lub inny rodzaj centralnego repozytorium, które zapewnia 360-stopniowy widok wszystkich swoich danych z wielu źródeł i sprawia, że ​​dostęp do danych, analiza, wzbogacanie i ochrona są znacznie prostsze i bardziej wydajne. Warto zainwestować.

7. Edukuj użytkowników

Niezbędne są trzy rodzaje programów szkoleniowych dla użytkowników końcowych: 1. analiza i wizualizacja danych, 2) podstawy łączenia danych i budowania modeli danych oraz 3) ciągłe szkolenie peer-to-peer.

8. Zbuduj społeczność

Bardzo pomoże, jeśli założysz centrum doskonałości lub będziesz mieć społeczność ekspertów w Slacku lub Teams, aby Twoi użytkownicy końcowi wiedzieli, gdzie się udać, aby wypełnić luki w wiedzy.

9. Rozważ osadzenie specjalistów BI w jednostkach biznesowych

Pomogą zwiększyć zaangażowanie, zwiększając dostęp do danych użytkownikom bez zaplecza analitycznego i zapewniając nadzór niezbędny do uzyskania lepszej jakości raportowania.

10. Zacznij od małego

Wybierz ograniczone środowisko do rozpoczęcia samoobsługowego projektu BI i kompiluj z niego, stosując podejście zwinne. W ten sposób rozwiążesz problemy wcześnie przed skalowaniem.

Zrezygnuj z zespołu ITRex, jeśli rozważasz rozpoczęcie samoobsługowej podróży BI. Dzięki sprawdzonemu w boju podejściu pomożemy Ci uniknąć typowych pułapek, jednocześnie doprowadzając Twój projekt do sukcesu.

Pierwotnie opublikowany na https://itrexgroup.com 10 sierpnia 2022 r.