Co powinna zawierać faktura? – 12 niezbędnych elementów

Każdy, kto założy firmę, prędzej czy później będzie musiał wystawiać faktury za sprzedawane towary i usługi. Co powinna zawierać faktura? Ponieważ jest to dokument urzędowy, jego treść jest ściśle regulowana przez prawo. Korzystając z podanych tutaj wskazówek, z pewnością poradzisz sobie z prawidłowym wystawianiem faktur.

Co powinna zawierać faktura? – spis treści:

1. Słowo FAKTURA
2. Unikalny numer faktury
3. Nazwa i adres sprzedawcy
4. Nazwa i adres kupującego
5. Data wystawienia faktury
6. Data dostawy
7. Opis świadczonych produktów i usług
8. Cena i ilość dla każdego świadczonego produktu lub usługi
9. Suma do zapłaty
10. Termin płatności
11. Metody Płatności
12. Obowiązujące podatki

Słowo FAKTURA

Co powinna zawierać faktura ? Jeśli chcesz wystawić fakturę, to musi pojawić się na niej słowo „faktura” . Oznacza to, że jest to oficjalny dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług. To słowo odróżnia fakturę od innych dokumentów stosowanych w firmach, takich jak formularz wydania magazynowego czy oferta handlowa, które również mogą zawierać pewne elementy typowe dla faktur.

Unikalny numer faktury

Każda faktura powinna mieć swój unikalny numer. Numery powinny być nadane sekwencyjnie i nie powinno być przerw w sekwencji . Dla ułatwienia możesz użyć różnych serii numerów faktur. Jest to przydatne zwłaszcza w dużych firmach. Każda seria może mieć własną numerację i dotyczyć sprzedaży z różnych magazynów i platform handlowych. Dzięki grupowaniu faktur łatwiej będzie Ci zidentyfikować strumienie przychodów Twojej firmy.

Nazwa i adres sprzedawcy

Na fakturze musisz podać dane, które zidentyfikują Cię jako sprzedawcę . W zależności od rodzaju działalności może to być Twoje imię i nazwisko lub pełna nazwa Twojej firmy. Tutaj również podajesz swój firmowy adres pocztowy i numer identyfikacji podatkowej.

Nazwa i adres kupującego

Faktura musi wyraźnie wskazywać, komu sprzedałeś swoje towary lub usługi. W tym miejscu umieszczasz podobny zestaw danych jak w przypadku Twojej firmy. Jeśli kupujący jest osobą prywatną, zazwyczaj nie musisz wystawiać faktury . Jednak może być konieczne utworzenie takiego dokumentu na żądanie kupującego. W takim przypadku wystarczy w miejscu przeznaczonym na dane kupującego wpisać imię i nazwisko kupującego.

Data wystawienia faktury

Masz określony czas na wystawienie faktury . Skąd wiesz, kiedy go wydać? Określają to przepisy podatkowe. Ponieważ faktury służą m.in. do naliczania należnych podatków, z ich wystawieniem nie można czekać zbyt długo. Czemu? Faktury wystawione po terminie mogą zostać uznane za celowe unikanie opodatkowania. Jeśli nie chcesz tego przegapić, zapytaj swojego księgowego lub skorzystaj z narzędzia, które poinformuje Cię, ile masz czasu na wystawienie faktury.

Data dostawy

Co powinna zawierać faktura? Na fakturze musisz również podać datę dostawy towarów lub usług. Często jest to konkretna data, ale w przypadku niektórych usług może to być miesiąc świadczenia usługi. Jeśli obciążasz klientów z góry, data dostawy może odnosić się do zaplanowanej daty dostawy towarów lub usług i być umieszczona w przyszłości.

Opis świadczonych produktów i usług

Faktury muszą dokładnie opisywać sprzedawany produkt . Dotyczy to zarówno towarów, jak i usług. W przypadku towarów jest to nieco łatwiejsze, ponieważ można podać np. numer EAN (Europejski Numer Artykułu) lub GTIN (Global Trade Item Number). Sprzedając usługi, powinieneś również określić, czego dotyczy usługa, aby nie było wątpliwości, że ją wykonałeś.

Cena i ilość dla każdego świadczonego produktu lub usługi

Faktura musi zawierać cenę i ilość każdego świadczonego produktu lub usługi. Jeśli klient kupił więcej niż jeden towar lub usługę, należy podać ich wartość . Jak to zrobić? Wystarczy pomnożyć ilość zakupionych sztuk przez ich cenę.

Suma do zapłaty

To niewątpliwie jeden z Twoich ulubionych elementów na fakturze. Określa, ile pieniędzy otrzymasz za sprzedane towary i usługi. Pamiętaj, że musi to być dokładne podsumowanie cen każdego przedmiotu. Tu nie ma miejsca na pomyłkę. Błędnie wpisana kwota całkowita będzie wymagała korekty, co prawdopodobnie opóźni płatność kupującego .

Termin płatności

Tutaj ustalasz datę, do której klient musi zapłacić za zakupione towary i usługi. Dzięki niej wiesz, kiedy możesz spodziewać się zapłaty. Oczywiście może się zdarzyć, że Twój kontrahent zapłaci dużo wcześniej. Czasami jednak klienci nie dotrzymują uzgodnionych terminów płatności . Ponieważ faktura jest dokumentem prawnym, ustalając termin płatności, możesz podjąć kroki prawne, które pozwolą Ci uzyskać należną płatność.

Metody Płatności

Co powinna zawierać faktura? Przy wystawianiu faktur musisz również wskazać, jakie metody płatności akceptujesz. Istnieje wiele popularnych metod płatności dostępnych dla właścicieli firm: gotówka, płatność przy odbiorze, przelewy bankowe, PayPal itp.

Obowiązujące podatki

Jeśli w kraju, w którym prowadzisz działalność, obowiązuje podatek VAT, stawki i kwoty podatku VAT muszą być uwzględnione na fakturze . Istnieją jednak pewne wyjątki, ponieważ niektóre firmy są zwolnione z płacenia podatku VAT. W takim przypadku nie musisz się martwić o stawki podatkowe. Sytuacja może wyglądać inaczej, jeśli sprzedajesz towary i usługi za granicą. Wtedy, nawet jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w kraju, w którym podatek VAT nie ma zastosowania lub jesteś zwolniony z podatku VAT, nadal może być konieczne naliczanie podatku VAT od transakcji zagranicznych.

Twórz faktury za pomocą naszej bezpłatnej aplikacji do fakturowania i oprogramowania rozliczeniowego. Sprawdź to tutaj!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku i Twitterze.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty