Kiedy należy wystawić fakturę?

Wystawianie faktur to jeden z przyjemniejszych elementów bycia przedsiębiorcą. Czemu? Ponieważ to ostatni krok do otrzymania zapłaty. Pojawia się jednak pytanie – kiedy wystawić fakturę, żeby była legalna? Okazuje się, że nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależy od okoliczności. Najczęściej faktura wystawiana jest po dostarczeniu towaru lub usługi. Jednakże, jest kilka wyjątków. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy należy wystawiać faktury. Zależy to głównie od rodzaju faktury, dlatego omówimy tutaj te, które występują najczęściej.

Kiedy należy wystawić fakturę? – spis treści:

1. Faktura sprzedaży
2. Faktura końcowa
3. Faktura postępu
4. Faktura zaliczkowa
5. Faktura pro forma
6. Faktura cykliczna

Faktura sprzedaży

To dość powszechny sposób wystawiania faktur. Jest to szczególnie spotykane w sklepach. Gdy jako sprzedawca osobiście przekazujesz zakupione towary klientowi, możesz również od razu wystawić fakturę. W tym przypadku najczęściej wiąże się to z przyjęciem płatności, albo w formie gotówki, albo płatności kartą kredytową. Może się jednak zdarzyć, że poza firmą dostarczasz towar bezpośrednio do klienta.

Wydawałoby się, że będąc poza biurem nie będziesz w stanie od razu wystawić faktury swojemu klientowi. Na szczęście możesz skorzystać z aplikacji do fakturowania mobilnego. Umożliwia to wystawianie faktur za pomocą smartfona. A co z drukowaniem? Nie musisz, ponieważ fakturę możesz wysłać e-mailem. Faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak faktura papierowa.

Faktura końcowa

W przypadku usług często pojawiają się faktury wystawione po zakończeniu pracy. Czym różnią się od faktur wystawionych w dniu sprzedaży? Teoretycznie po zakończeniu usługi możesz wystawić fakturę. To dobry sposób, jeśli masz osobisty kontakt z klientem. W takim przypadku klient od razu widzi efekty Twojej pracy i może zaakceptować i zatwierdzić fakturę.

Jeśli jednak klient nie widział jeszcze pracy, którą dla niego wykonałeś, lepiej sprawdzić, czy jest zadowolony z efektu końcowego. Jeśli mają jakieś uwagi, przed wystawieniem faktury możesz dokonać korekty. W przeciwnym razie mogłoby się okazać, że klient nie akceptuje faktury, ponieważ skomentował projekt. Wydłużyłoby to proces płatności. Możesz tego uniknąć wysyłając klientowi wiadomość z pytaniem, czy akceptuje wykonaną pracę, a jeśli nie, jakie poprawki są jeszcze potrzebne.

Faktura postępu

Faktury częściowe można spotkać zwłaszcza przy większych projektach. W takim przypadku pracę można podzielić na etapy. Po ich zakończeniu wystawiana jest faktura obejmująca wykonane prace. Gdzie można spotkać się z tego typu fakturowaniem? Za każdym razem cała praca jest rozciągnięta w czasie.

Dzieje się tak na przykład podczas budowy domu. Firma wykonująca pracę może wystawiać faktury po zakończeniu poszczególnych etapów. Ten sposób fakturowania zapewnia przepływ gotówki i pozwala uniknąć wąskich gardeł w płatnościach, a także wysokich rachunków. W przypadku projektów długoterminowych dobrym pomysłem jest ustalenie na początku harmonogramu płatności. Może wskazywać pewne kamienie milowe, po których zostaną wystawione faktury częściowe.

Faktura zaliczkowa

Jeśli świadczone przez Ciebie usługi wymagają zaangażowania znacznych środków finansowych na zakup komponentów niezbędnych do wykonania zleconych prac, możesz zaproponować zapłatę z góry. W takim przypadku fakturę wystawiasz przed wykonaniem pracy.

To rozwiązanie przydaje się, gdy Twoje usługi są dość drogie, a nieoczekiwana rezygnacja z Twoich usług przez klienta miałaby dla Ciebie negatywny wpływ finansowy. Kiedy taka sytuacja może wystąpić? Na przykład, gdy jesteś fotografem ślubnym, a zadanie polega na uchwyceniu ceremonii ślubnej w miejscu określonym przez klienta. Jeśli klient zrezygnuje z usługi na dzień przed wydarzeniem, najprawdopodobniej nie znajdziesz w tym dniu innej osoby, która będzie chciała tam kręcić. Płatność z góry zabezpieczy Twoje interesy, abyś w takim przypadku nie poniósł straty.

Faktura pro forma

Faktura wstępna nazywana jest również fakturą proforma. Na pierwszy rzut oka faktura proforma i faktura zaliczkowa mogą wydawać się podobne. Jednak to nie to samo. Faktura zaliczkowa zobowiązuje do zapłaty, a faktura proforma takiego obowiązku nie stwarza. To raczej zaproszenie do zawarcia umowy.

Wystawiasz taką fakturę jako propozycję cenową sprzedaży towaru lub świadczenia usług jeszcze zanim klient wyrazi zgodę na dostawę. Klienci proszą o takie faktury np. w celu porównania ofert kilku firm lub sprawdzenia, czy dany wydatek zmieści się w ich budżecie. Jeśli klient wyrazi zgodę na Twoje warunki, możesz zrealizować zamówienie, a następnie wystawić zwykłą fakturę, która w przeciwieństwie do faktury wstępnej będzie wiązała się z obowiązkiem zapłaty za dostarczony towar lub usługę.

Faktura cykliczna

W niektórych rodzajach działalności powszechne są faktury cykliczne. Popularna jest dla nich forma faktury ryczałtowej, czyli takiej, która ma z góry ustaloną stawkę niezależnie od nakładu pracy. Gdzie można znaleźć takie faktury? Na przykład, jeśli prowadzisz firmę sprzątającą i uzgodniłeś z klientem stałą stawkę za cotygodniowe sprzątanie biura, za każdy tydzień będziesz obciążać klienta taką samą kwotą, bez względu na to, jak długo to zajmie.

W takim przypadku program do fakturowania może być bardzo pomocny w wystawianiu powtarzających się faktur. Wystarczy, że wprowadzisz dane swoich klientów, wskażesz dzień, w którym ma zostać wystawiona faktura, wpiszesz kwotę, a program będzie wystawiał cykliczne faktury i wysyłał je do Twoich klientów.

Sprawdź 5 najlepszych darmowych programów do fakturowania!

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty