Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami? | #10 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Czy realizacja każdego projektu wymaga użycia oprogramowania? Przypuszczalnie nie. Czy warto jednak wykonywać skomplikowane obliczenia w pamięci z kalkulatorem pod ręką, gdy ważny jest czas i dokładność wyniku? Czy warto przychodzić na spotkanie ze segregatorem pełnym notatek, gdy uczestnicy chcą przeczytać ciekawą i zwięzłą prezentację?

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami? – spis treści:

1. Wstęp
2. Oszczędzanie czasu
3. Monitoruj status projektu
4. Udostępnij informacje
5. Zapewnij ciągłość projektu
6. Streszczenie

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami? Wstęp

Nikogo raczej nie trzeba będzie przekonywać do korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami. Zwłaszcza jeśli mówimy o dużych i złożonych projektach, których po prostu nie da się uruchomić na papierze. Warto jednak zastanowić się, jakie są korzyści z używania oprogramowania do zarządzania projektami . Najpierw zastanówmy się, czy w naszej praktyce PM mamy wszystkie te obszary pod kontrolą. Po drugie, możemy wybrać oprogramowanie najlepiej dopasowane do specyfiki naszych projektów i pracy zespołowej.

Chcielibyśmy wyróżnić cztery obszary, których poprawa jest kluczowa dla użytkowników oprogramowania do zarządzania projektami. To są:

• oszczędzanie czasu
• monitorowanie statusu projektu
• zapewnienie dostępności informacji
• zapewnienie ciągłości projektu

Przyjrzymy się im po kolei poniżej, a następnie omówimy funkcje oprogramowania, na które warto zwrócić uwagę, a także przyjrzymy się niektórym z najpopularniejszych rozwiązań dostępnych na rynku.

Oszczędzanie czasu

Oszczędność czasu dzięki oprogramowaniu polega przede wszystkim na ulepszonej organizacji projektu. Dzieje się tak, ponieważ oznacza to proste planowanie i elastyczne szkicowanie ram projektu. Sporządzenie karty projektu lub wykresu Gantta jest znacznie prostsze i praktyczniejsze, gdy wykonuje się je od razu w programie, którym będziemy później zarządzać projektem.

Rzeczywiście, zamiast korzystać z zewnętrznych narzędzi, plany mogą być uzupełniane w miarę postępu projektu o szczegółowe zadania publikowane na tablicach Kanban lub w backlogu projektu. Zapewni to w pełni realistyczny pomiar czasu poświęconego na konkretne zadania przez konkretnych członków zespołu projektowego.

Jednak jeśli chodzi o zarządzanie czasem projektu, sam wybór oprogramowania i to, czy jest ono już znane zespołowi, ma niebagatelne znaczenie. W końcu programy do zarządzania projektami różnią się znacznie pod względem złożoności, a krzywa uczenia się może być trudna w nawigacji. O ile Firmbee jest przejrzystym środowiskiem zawierającym wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania projektem, o tyle Jira to kolosalne i bardzo złożone narzędzie, które pozwala na automatyzację zadań i integrację z zewnętrznymi programami.

Monitoruj status projektu

Drugim obszarem zainteresowania oprogramowania do zarządzania projektami jest monitorowanie stanu projektu w czasie rzeczywistym. Każdy program zawiera narzędzia analityczne do wizualizacji statystyk. Pokazują m.in.:

• aktualny stan realizacji zadań – ile zadań zostało zrealizowanych iw jakim czasie, kto wykonał jakie zadania,
• porównywanie rzeczywistych wyników z założeniami – np. za pomocą wykresu porównującego średni czas wykonania zadania z jego rzeczywistym przebiegiem,
• stan wykonania budżetu, jak również
• narzędzia prognostyczne do oceny , czy sprawy idą we właściwym kierunku.

Udostępnij informacje

Kolejną kwestią, którą oprogramowanie pomaga rozwiązać, jest dostępność informacji projektowych w czasie rzeczywistym dla zespołu i interesariuszy. Głównymi zaletami oprogramowania do zarządzania projektami jest możliwość zalogowania się w dowolnym momencie, a także zróżnicowanie uprawnień – na przykład do edycji zadań czy przeglądania statystyk wydajności poszczególnych członków zespołu. Na przykład klient może otrzymać możliwość podglądu zadań wykonanych w danym tygodniu, ale nie uprawnienia do edycji listy zadań do wykonania w kolejnych dniach.

Jednym słowem, trzecim ważnym obszarem jest ułatwienie utrzymania porządku w projekcie, a także przejrzystości komunikacji. Wreszcie, korzystanie z redagowanego na bieżąco dokumentu wspólnego projektu pomaga budować poczucie przynależności do zespołu i odpowiedzialności za wykonanie przydzielonych zadań, które przyczyniają się do osiągnięcia celu projektu.

Zapewnij ciągłość projektu

Ważną, ale często pomijaną zaletą korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami jest zachowanie ciągłości w przypadku zmian personalnych. Mogą one dotyczyć zarówno kierownika projektu, jak i innych członków zespołu. Dzięki dostępności historycznych danych projektowych i narzędzi analitycznych nowa osoba może stosunkowo łatwo zorientować się w sytuacji i szybko zostać wprowadzona w nowe zadania. Bez przeglądania pełnej dokumentacji projektowej może też dowiedzieć się m.in. co już zostało zrobione, jakie zadania sprawiają trudności zespołowi oraz czy projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Streszczenie

Oprogramowanie do zarządzania projektami skraca czas potrzebny do ukończenia projektów. Od planowania, przez delegowanie zadań, po sprawdzanie ich wykonania przez członków zespołu, co nie musi być każdorazowo rejestrowane przez Project Managera. Wszystkie te kroki są przeprowadzane wydajniej. Dlatego warto zainwestować czas w naukę odpowiedniego programu.

Ułatwia również monitorowanie bieżącej sytuacji i zapewnia wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do informacji związanych z projektem, które ich dotyczą w dowolnym momencie. Do tego należy dodać znaczną wygodę posiadania wszystkich danych zebranych w jednym miejscu, gdzie łatwo sobie z nimi poradzić. Cechy te ułatwiają również zapewnienie ciągłości projektu, nawet w przypadku radykalnych zmian personalnych.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu sprawiają, że jest najlepszą osobą do urzeczywistniania skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

1. Co to jest projekt?
2. Czym jest zarządzanie projektami?
3. Jak zarządzać projektami?
4. Metody zarządzania projektami
5. Rodzaje projektów
6. 4 przykładowe projekty
7. Priorytetyzacja projektów
8. Obszary działalności projektowej
9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?