Struktura podziału pracy – jak skutecznie delegować pracę w projekcie? | #30 Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami

Opublikowany: 2023-01-26

Podczas planowania projektu Project Manager decyduje, jak przypisać cele, jakie zadania wykonać oraz kiedy i jakich specjalistów włączyć. W ten sposób tworzy strukturę podziału pracy (WBS).

Struktura podziału pracy – spis treści:

  1. Wstęp
  2. Struktura podziału pracy
  3. Odpowiedzialność w zespole (własność zespołowa/zbiorowa)
  4. Streszczenie

Wstęp

Odpowiednio przemyślana struktura podziału pracy (WBS) przekłada się na płynny przepływ pracy w zespole. Każda zaangażowana osoba będzie wiedziała, w jakim celu wykonuje określone zadania, od kogo otrzyma zadania i komu powinna je przekazać. Ułatwi to wykrycie, kto jest obciążony zbyt dużą ilością pracy, ponieważ np. trzech członków zespołu potrzebuje pomocy jednej osoby jednocześnie. Tym samym WBS pozwala zoptymalizować proces workflow już na etapie planowania. Zapewnia to bardzo ważny aspekt pracy projektowej: odpowiedzialność zespołu za wykonanie zadania. Ale jak zaplanować najlepszą strukturę pracy dla projektu?

Struktura podziału pracy

Strukturę podziału pracy zwykle wizualizuje się za pomocą drzewa, na którym zaznaczone są fazy cyklu życia projektu z podziałem na coraz bardziej szczegółowe cele. Ułatwia to zaplanowanie czasu trwania zadań i kosztów ich wykonania, a także odpowiedni podział obowiązków pomiędzy członków zespołu.

Czyniąc to, pamiętaj, że WBS określa, co należy wdrożyć, ale nie odpowiada na pytanie „jak”. Warto również zwrócić uwagę na zasadę ograniczania poziomu szczegółowości. Zależy to od rodzaju i wymogów formalnych projektu. Inny poziom planowania wymagany jest przy produkcji sprzętu medycznego czy odczynników chemicznych, a inny przy organizacji eventów czy akcji marketingowych.

Struktura podziału pracy jest zdefiniowana w PMBOK w następujący sposób:

„Herarchiczna dekompozycja całkowitego zakresu pracy do wykonania przez zespół projektowy w celu osiągnięcia celów projektu i stworzenia wymaganych rezultatów”.

Bardzo ważne jest tu słowo „ogółem” i z nim związana jest „reguła 100%”. Dzieje się tak, ponieważ dobrze rozplanowany WBS uwzględnia wszystkie cele projektu: dokładnie wszystko do osiągnięcia. Łącznie z samym zarządzaniem projektem. Innymi słowy, czytając zadania z najniższego poziomu drzewa, wymieniamy wszystkie składowe poziomu nadrzędnego. Jest to zasada bardzo trudna do przestrzegania w praktyce. Jednak często jest wymieniany jako skuteczne narzędzie zapobiegające tzw. pełzaniu zakresu. Określenie wszystkiego do wykonania wyklucza dodanie nowych zadań, które nie mieszczą się w predefiniowanych celach projektu.

Odpowiedzialność w zespole

Zadania realizowane przez zespół są częścią ostatecznego celu stworzonego wspólnym wysiłkiem. Jednak w wielu firmach i projektach widoczność, a nawet istnienie tego celu nie jest oczywiste. Dlatego dobrze zaplanowana struktura zadań i klarowny dla zespołu projektowego przepływ pracy jest podstawą budowania odpowiedzialności zbiorowej.

Budowanie poczucia własności zespołu (Team/Collective Ownership) pozwala członkom zespołu lepiej zrozumieć cele projektu oraz to, w jaki sposób wykonana praca przyczynia się do osiągnięcia tych celów. Zwiększa to motywację i zaangażowanie oraz poprawia wydajność zespołu. Zaangażowanie w większy projekt i jego pomyślne zakończenie przekłada się również na lojalność pracowników wobec firmy i dobrą atmosferę. Innymi słowy, poczucie odpowiedzialności w zespole może przyczynić się do lepszych wyników biznesowych całej firmy.

Streszczenie

Delegowanie zadań w projekcie to zadanie dla Project Managera przy planowaniu efektywnej realizacji celów. Po pierwsze, WBS pomaga uporządkować zakres projektu – wyodrębnić grupy podobnych zadań, dostrzec zależności między nimi, które zadecydują o kolejności ich realizacji, a także zbudować odpowiedzialność zespołu za zadania wykonywane przez przedstawienie ich w kontekście mniejszych i większych celów realizowanych przez firmę.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Work breakdown structure - how to effectively delegate work in a project? | #30 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty

Najważniejsze pytania

  1. Jak określić odpowiednią głębokość podziału pracy w projekcie z wykorzystaniem drzewa WBS?

    Głębokość WBS zależy od: skali, złożoności i celu projektu, a także preferencji i doświadczenia Kierownika Projektu – jeśli zrealizował już podobny projekt, głębokość planowania prawdopodobnie będzie mniejsza. WBS powinien być na tyle szczegółowy, aby umożliwiał zarządzanie poszczególnymi elementami projektu oraz ułatwiał planowanie i monitorowanie postępów prac. Jednocześnie nie powinien być zbyt rozbudowany, ponieważ będzie mało użyteczny. Zbyt wiele szczegółów zmniejszy jego czytelność i może utrudnić członkom zespołu zrozumienie całego projektu. Standardowo WBS powinien składać się z 4–8 poziomów, ale ostateczna głębokość zależy od specyfiki projektu i potrzeb zespołu.

Pierwsze kroki z zarządzaniem projektami:

  1. Co to jest projekt?
  2. Czym jest zarządzanie projektami?
  3. Jak zarządzać projektami?
  4. Metody zarządzania projektami
  5. Rodzaje projektów
  6. 4 przykładowe projekty
  7. Priorytetyzacja projektów
  8. Obszary działalności projektowej
  9. Definicja sukcesu w zarządzaniu projektami
  10. Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?
  11. Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami?
  12. Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami
  13. Cykl życia projektu
  14. Do czego służy wizja projektu?
  15. Cel projektu. Co to jest i jak to dobrze zdefiniować?
  16. Faza inicjowania projektu – na co zwrócić uwagę?
  17. Domena planowania w zarządzaniu projektami
  18. Co to jest harmonogram projektu i do czego służy?
  19. Jak wykorzystać kamienie milowe w projekcie?
  20. Realizacja projektu
  21. Jak przygotować skuteczny plan awaryjny projektu?
  22. Znaczenie zamknięcia projektu
  23. Niepowodzenie projektu. 5 powodów, dla których projekty się nie udają
  24. 4P zarządzania: projekt, produkt, program i portfel
  25. Najważniejsze zadania i obowiązki Kierownika Projektu
  26. Najbardziej przydatne umiejętności kierownika projektu
  27. Jak zostać kierownikiem projektu?
  28. 5 książek, które powinien przeczytać każdy kierownik projektu
  29. Jak założyć zespół projektowy?
  30. Struktura podziału pracy - jak delegować pracę w projekcie?
  31. Jak kierować zespołem podczas pracy hybrydowej?
  32. Wyzwania, przed którymi stają kierownicy projektów podczas pracy z zespołem
  33. Rodzaje spotkań projektowych
  34. Monitorowanie projektu. Jakie parametry obserwować?
  35. Jak napisać przekonujący
  36. Jak zdefiniować zakres projektu i uniknąć pełzania zakresu?
  37. Studium wykonalności – czy możemy zrealizować ten projekt?
  38. Analiza ryzyka w projektach i narzędzia to ułatwiające
  39. Jak stworzyć kartę projektu?
  40. Co to jest rejestr interesariuszy?
  41. Wykres Gantta w planowaniu zarządzania projektami
  42. Jak stworzyć budżet projektu?
  43. Zarządzanie czasem w projekcie
  44. Jak stworzyć rejestr ryzyka projektu?
  45. Strategie zarządzania ryzykiem projektowym
  46. marketingu projektu
  47. Źródła i obszary zmian w projekcie
  48. Modele zmian w zarządzaniu projektami
  49. Co jest po Agile? Metody w zarządzaniu projektami