Strategie pracy w domu: jak zachować produktywność, równowagę i łączność

Ostatnio poproszono nas o wiele porad dotyczących strategii pracy w domu i czujemy się pewnie, udzielając jej. PMG jest w 100% agencją marketingu wirtualnego od momentu powstania w 2002 roku.

Tak więc w zeszłym miesiącu, kiedy firmy starały się przejść na pracę zdalną, nasz zespół był w stanie kontynuować normalną rutynę pracy. (Cóż, tak normalne, jak rutyna pracy może być podczas pandemii.)

Jedna z naszych koleżanek poprosiła nas o przeprowadzenie szkolenia na temat strategii pracy w domu, aby pomóc jej zespołowi dostosować się do nowej normy. Powiedziała, że ​​wyzwania, takie jak rozpraszanie uwagi, izolacja i wyznaczanie granic, wpływają na produktywność i spokój ducha. Wszystkie bardzo częste przeszkody podczas pracy w domu i wszystkie do pokonania przy odpowiednim podejściu.

Oto podsumowanie naszej prezentacji dla jej zespołu. Mamy nadzieję, że pomoże to Tobie i Twojemu zespołowi być jak najbardziej efektywnymi podczas pracy w domu, zarówno teraz, jak i w przyszłości.

Praca w domu: Fizyczna

1. Wyznacz obszar roboczy.

W idealnym przypadku możesz zidentyfikować pomieszczenie – z drzwiami, które możesz zamknąć – w którym skupisz się na swojej pracy . Pamiętam, jak brałem udział w prezentacji prowadzonej przez liderkę w Trello/Atlassian, innej w 100% wirtualnej firmie, gdzie podzieliła się, że wyznaczony pokój z drzwiami jest warunkiem zatrudnienia.

Jeśli nie możesz poświęcić pokoju na swoją pracę, znajdź dedykowane miejsce w swoim domu i upewnij się, że nie jest to kanapa! Z tak wielu powodów, przede wszystkim dobrego samopoczucia fizycznego, kanapa jest okropnym miejscem do pracy.

Ustaw biurko w kącie salonu lub pokoju rodzinnego, jeśli możesz, używając roślin lub ekranu, aby stworzyć atrakcyjną wizualnie granicę. Możesz też stworzyć miejsce przy stole w kuchni lub jadalni, w którym pracujesz każdego dnia. Będziesz chciał po prostu to wyczyścić i schować pracę, gdy będziesz gotowy na przerwę na cały dzień. Więcej o przerwach później!

Sypialnie nie są idealne . Staraj się, aby Twoja sypialnia była miejscem relaksu i snu, a nie stymulacją związaną z terminem realizacji projektu lub telefonami Zoom. Mówiąc o Zoom i innych rozmowach wideo, podczas ich wykonywania pamiętaj o swoim tle. Widok łóżka czy łazienki w tle może wydawać się zbyt swobodny.

2. Obserwuj swoją postawę.

Jeśli pochodzisz ze środowiska biurowego, w którym masz wszystkie ergonomiczne dzwonki i gwizdki, może to być zaskakujące i niewygodne dostosowanie do pracy w domu.

Postaraj się stworzyć przestrzeń do pracy, która nie tylko pomaga w wykonywaniu pracy, ale także chroni Twoje ciało. Może to oznaczać inwestycję w krzesło biurowe, stojące biurko i odpowiednie oświetlenie. Twój pracodawca może chcieć zaoferować pełny lub częściowy zwrot kosztów za te przedmioty, nigdy nie zaszkodzi zapytać.

3. Szybki Internet, któremu możesz zaufać

Czy kiedykolwiek byłeś sfrustrowany, gdy podczas połączenia wideo lub internetowego Twój szef, współpracownik lub klient opóźnił lub powtórzył dźwięk lub zamroził wideo podczas rozmowy? Zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby upewnić się, że nie jesteś winowajcą w takich sytuacjach, zapewniając niezawodny szybki Internet.

Połącz się z zespołem technicznym swojej firmy, aby uzyskać wskazówki, w jaki sposób możesz mieć pewność, że podczas pracy w domu masz stabilną, bezpieczną i szybką usługę internetową.

4. Narzędzia techniczne w gotowości

Twoja praca z domowego stosu technologicznego jest również ważna. W PMG w dużym stopniu polegamy na Slacku, FunctionPoint, naszym pakiecie Google i Zoom, aby zapewnić łączność i współpracę naszego zespołu. Ale między innymi te narzędzia są tak dobre, jak strategia ich użycia.

Pomyśl o najlepszych sposobach dla Twojego zespołu na burzę mózgów, przekazywanie i otrzymywanie aktualizacji oraz wykonywanie pracy. Nie brakuje dostępnych narzędzi, ale ważne jest, aby zobowiązać się do korzystania z tych, które wybierzesz, aby nie marnować zasobów na nieużywaną technologię.

5. Ubierz się!

Kiedy nadchodzi ten deszczowy poniedziałkowy poranek, może być bardzo kuszące, aby zostać w piżamie, wziąć laptopa i wczołgać się do łóżka do pracy. Unikaj tego scenariusza, jeśli możesz. Ubieranie się i pielęgnacja sprawi, że poczujesz się lepiej i ostatecznie będziesz lepiej pracować.

I chociaż na pewno możesz być bardziej swobodny, niż powinieneś być, idąc do biura, nadal chcesz wyglądać reprezentacyjnie i profesjonalnie podczas rozmów wideo. Jest powód, dla którego WalMart informuje, że sprzedaje więcej koszul niż spodni podczas tych dni pracy z domu.

Praca w domu: mentalność

Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy w biurze, utrzymanie koncentracji i radzenie sobie z nowymi i różnymi rozproszeniami, które naturalnie występują w domu, może być trudne. Aby uzyskać najlepsze wyniki i lepszą koncentrację, spróbuj stworzyć typowy dzień biurowy w swoim domowym miejscu pracy.

6. Rób częste przerwy.

Bez naturalnego rytmu dojazdów do pracy, godzin lunchu w biurze i szybkiej przerwy na kawę z kumplami, łatwo jest pozostać przykutym do komputera przez cały dzień, patrząc w górę, by zdać sobie sprawę, że jest godzina piętnasta, a ty jeszcze nie jadłeś lunchu.

Nawet jeśli musisz ustawić alarm, zobowiąż się do wstawania i poruszania się (na zewnątrz, jeśli to w ogóle możliwe), do jedzenia lunchu i zdrowych przekąsek oraz do przerwy psychicznej. Uważam, że 90-minutowe rozciąganie działa dobrze, ale istnieje kilka innych strategii, w tym technika pomodoro.

7. Ustaw godziny pracy i trzymaj się ich.

Jak na ironię, jednym z większych wyzwań, przed którymi stoi nasz zespół, nie jest opieszałość, ale zbyt ciężka praca. Ustalając harmonogram i zobowiązując się do niego, upewnisz się, że jesteś mentalnie bystry w pracy i ogólnie zrównoważony w swoim życiu.

8. Wyłącz alerty i powiadomienia.

Trudno jest skupić się na zadaniu, projekcie lub rozmowie telefonicznej, gdy widzisz i słyszysz sygnały dźwiękowe oraz alerty ze Slacka, poczty e-mail i mediów społecznościowych. Zachęcamy nasz zespół do wyłączenia powiadomień ze Slacka i poczty e-mail, gdy próbują wykonać głęboką pracę.

Równie ważne dla zdrowia psychicznego jest wyłączenie tych alertów, gdy nie pracujesz, więc Twój telefon nie przypomina 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co czeka na Ciebie w pracy.

9. Używaj lub trać muzykę dla skupienia umysłu.

Niektórzy z naszego zespołu kochają muzykę podczas pracy, inni potrzebują ciszy. Lubię muzykę klasyczną lub aplikację Coffitivity, kiedy próbuję się skoncentrować.

10. Wykorzystaj moc na zewnątrz.

Niesamowite badanie wykazało, że spędzenie zaledwie pięciu minut na łonie natury może poprawić Twój nastrój . A natura nie musi być odległym szlakiem turystycznym. Równie dobrze sprawdza się ławka parkowa w mieście lub krzesło na werandzie.  

Wychodź na zewnątrz tak często, jak możesz w ciągu dnia pracy, aby poprawić zdrowie psychiczne.

Praca w domu: emocje

Praca w domu może być samotna, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do bycia otoczonym przez współpracowników przez cały dzień. Nasz zespół składa się z osób, które rozwijają się w samotności i osób, które czerpią energię z przebywania z innymi.

Zespoły wirtualne, które odnoszą największe sukcesy, są zobowiązane do upewnienia się, że wraz z wymaganymi pełnymi wydarzeniami zespołowymi oferują możliwości społeczne dla tych, którzy ich potrzebują – oraz pozwolenie na nieuczestniczenie dla tych, którzy tego nie potrzebują.

11. Regularne meldunki i aktualizacje.

Planowanie regularnych odpraw – w parach, jako zespoły – utrzymuje ludzi w kontakcie i angażuje się w firmę jako całość. Nasz zespół co tydzień organizuje Przemyślane czwartki na szkolenia dla całej agencji i aktualizacje biznesowe. To okazja dla całego zespołu, aby być razem i znaleźć się na tej samej stronie.

12. Ćwicz słuchanie pracowników.

Jeśli nadzorujesz wirtualnych pracowników, stwórz sposoby, dzięki którym będziesz mógł trzymać rękę na pulsie tego, jak się czują i robią w swojej pracy. Nasz klient napisał świetny artykuł o utrzymaniu zaangażowania pracowników domowych podczas COVID-19.

Prosimy nasz zespół o przesłanie nam e-mailem swoich miesięcznych wzlotów i upadków, aby pozostać w kontakcie. Te e-maile pomagają nam regularnie obserwować trendy, czerwone flagi i rzeczy do świętowania. Ankiety NPS dla pracowników są również doskonałym narzędziem do kontaktu z zespołem. Można to zrobić za pomocą prostego formularza Google lub narzędzia Survey Monkey. Pożyczyliśmy nasze pytania NPS od HubSpot, który zadaje wszystkim pracownikom, w skali od 1 do 10, (1) Czy jesteś zadowolony z pracy w HubSpot? oraz (2) Jakie jest prawdopodobieństwo, że polecisz kogoś do aplikowania do pracy w HubSpot?

13. Używaj wideo tak często, jak to możliwe.

Podczas pracy w domu wybieraj wideo zamiast audio tak często, jak to możliwe. Niezależnie od tego, czy jesteś gospodarzem, czy uczestniczysz w rozmowie z klientem, czy wirtualnym po godzinach ze współpracownikami, włącz kamerę. To najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób łączenia się z innymi. Pamiętaj tylko o powyższej wskazówce dotyczącej ubierania się!

14. Wyznacz zabawny kanał Slack.

Stworzenie przestrzeni online lub wątku e-mailowego, w którym Twój zespół może dzielić się piątkowymi zabawami lub przypadkowymi głupstwami, czyni cuda dla relacji. W PMG mamy kanały #Random, #Recipes i #FridayFunny Slack, które są bardzo popularne wśród naszego zespołu i zapewniają nam wszystkim śmiech i kontakt w ciągu tygodnia.

15. Spotkaj się osobiście, kiedy możesz.

Mimo, że zawsze byliśmy w 100% wirtualni, doceniamy siłę kontaktu osobistego i planujemy regularne dni coworkingowe dla członków zespołu, którzy mieszkają blisko siebie, aby pracowali w tym samym miejscu. Mamy również trzydniowe majowe i październikowe wyjazdy zespołowe na rozwój zawodowy i budowanie zespołu. Nic nigdy nie zastąpi energii i dobrych wibracji związanych z fizycznym byciem razem.

Ostatnie przemyślenia na temat strategii pracy zdalnej

Warto zauważyć, że praca w domu właśnie teraz ma miejsce w niezwykle nietypowych czasach. Ludzie obawiają się o swoje zdrowie i swoich bliskich, są przytłoczeni małymi dziećmi w domu w pełnym wymiarze godzin i niepewnymi o finanse i swoją przyszłość.

Zrozumienie, że nikt z nas nie jest w najlepszej formie fizycznej, psychicznej lub emocjonalnej, pomoże Tobie i Twojemu zespołowi w skuteczniejszym poruszaniu się po pracy w domu. A kiedy ten czas się skończy, a okoliczności nieco się unormują, może się okazać, że chociaż w przeszłości opierałeś się pracy z domu, możesz zobaczyć prawdziwe korzyści i równowagę, jaką może ona przynieść.

Wreszcie, nie jest niespodzianką, że w ostatnich dniach opublikowano wiele treści na temat strategii pracy w domu.

Oto kilka dobrych, z którymi się spotkaliśmy:

• 8 wskazówek, jak sprawić, by praca w domu pracowała dla Ciebie
• 32 porady WFH, które możesz zrobić teraz
• 20 wskazówek dotyczących pracy w domu
• Jak skoncentrować się pośród rozproszeń
• Blog Trello — świetny zasób jako wirtualny pracodawca
• Gdzie usiąść podczas pracy w domu

Szukasz więcej? Odwiedź nasze Centrum zasobów na temat COVID-19, aby uzyskać więcej porad, wskazówek i zasobów biznesowych.

A jeśli jesteś ciekawy – zobacz, jak zespół PMG spędza swoją kwarantannę.